Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2011 

(Septiembre 7)

Asunto: modificación capítulos XII y XIV de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, le compete a esta superintendencia establecer el régimen de reportes socioeconómicos periódicos y ocasionales que deben presentar las entidades sometidas a su supervisión.

Por tal razón, con el propósito de contar en forma oportuna con la información derivada de las operaciones propias de las organizaciones supervisadas y optimizar su análisis, esta superintendencia modifica algunos apartes de los capítulos XII (presentación de información) y XIV (controles de ley) de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008, como se precisa a continuación:

1. Capítulo XII

Se modifica el numeral 2.2 periodicidad, el cual quedará de la siguiente manera:

Las organizaciones solidarias deberán reportar los formatos del formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 2.1 del presente capítulo, de acuerdo con su nivel de supervisión y la siguiente periodicidad:

Formulario oficial de rendición de cuentas

Formatos vigentes

FormatoDescripciónPrimer nivel supervisiónSegundo nivel supervisiónTercer nivel supervisión
1PUCMensualTrimestralSemestral
2IdentificaciónMensualTrimestralSemestral
3Aplicación de excedentes(1)Anual(1)Anual(1)Anual(1)
4Cuentas no PUC para el cálculo de la relación solvencia (cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualNANA
5Información estadísticaMensualTrimestralSemestral
14DirectivosMensualTrimestralSemestral
15Relación de bienes recibidos en pagoMensualTrimestralSemestral
16Relación de propiedades, planta y equipoMensualTrimestralSemestral
17InversionesMensualTrimestralSemestral
18Informe individual de captaciones (cooperativas que ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales)MensualTrimestralSemestral
19Informe individual de cartera de crédito(2)MensualTrimestralSemestral(2)
20Deudoras por ventas de bienes y serviciosMensualTrimestralSemestral
21Informe individual de aportes o contribucionesMensualTrimestralSemestral
23Red de oficinas y corresponsales no bancarios (cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualTrimestralSemestral
24Informe individual de parentescoTrimestralAnualAnual
25UsuariosMensualTrimestralSemestral
27Fondo de liquidezMensualTrimestralTrimestral
29Riesgo de liquidezMensualTrimestralTrimestral
36Subsidio familiar de vivienda urbana-asignación, desembolsos, renuncias y vencimiento y población vulnerableMensualTrimestralSemestral
37Inversión en programas de educación formalAnualAnualAnual
38Relación de información no reportadaMensualTrimestralSemestral
39Estadística de importaciones y exportacionesAnualAnualAnual
40Información relacionada con grupos de interésAnualAnualAnual
41Activos diferidosMensualTrimestralSemestral
42Operaciones de corresponsales no bancarios (cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualNANA
43Activos castigadosMensualTrimestralSemestral
44Paz y salvo de pago seguridad social en las ctas y pcta(3)MensualTrimestralTrimestral(3)
45Información de operaciones por producto (cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualNANA
46Deudas patronalesMensualTrimestralSemestral
47Compra y venta de cartera de créditosMensualTrimestralTrimestral
48Obligaciones financieras y con tercerosMensualTrimestralTrimestral
49Cuentas por pagar diversasMensualTrimestralSemestral
50Procesos judiciales en contraAnualAnualAnual
51Ingresos recibidos para tercerosMensualTrimestralSemestral
52Contratación(3)TrimestralTrimestralTrimestral(3)
53Retiro e ingreso de asociados(3)MensualTrimestralTrimestral(3)
54Salarios, compensaciones y seguridad social(3)MensualMensualMensual(3)
55Promotoras precooperativas(3)MensualTrimestralTrimestral(3)
56Erogaciones órganos de administración y controlAnualAnualAnual

 

(1) El formato 3 se reportará una vez sea aprobada la distribución de excedentes por parte de la asamblea (si la distribución de excedentes se aprueba en asamblea ordinaria, el reporte se deberá realizar en abril, en caso contrario, se deberá remitir al mes siguiente de realizada la asamblea extemporánea).

(2) El formato 19 será de reporte trimestral obligatorio para aquellas entidades que presenten créditos de vivienda, dentro de los 20 primeros días calendario del mes inmediatamente siguiente a la fecha de corte.

(3) Los formatos 44, 52, 53, 54 y 55, para las cooperativas y precoperativas de trabajo asociado de tercer nivel de supervisión, la fecha de reporte será el día 20 del mes siguiente a la fecha de corte.

 

Se modifica el numeral 2.3 fechas de presentación, el cual quedará de la siguiente manera:

2.3.1 Organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión: las organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas, de acuerdo con lo siguiente:

El reporte de septiembre, octubre y noviembre de 2011, corresponderá a los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada mes. La fecha límite del reporte del cierre de ejercicio a diciembre 31 de 2011, será el último día hábil del mes de enero de 2012.

A partir de enero de 2012, la fecha de presentación corresponderá a los primeros diez (10) días calendario siguientes al cierre de cada mes. La fecha límite del reporte del cierre de ejercicio a diciembre 31 y, en adelante, será los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre.

En el evento en que el día señalado para la presentación de la información coincida con un día festivo, el reporte deberá efectuarse el siguiente día hábil.

2.3.2 Organizaciones solidarias de segundo y tercer nivel de supervisión: las organizaciones de segundo nivel deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas con corte a marzo, junio, septiembre; las de tercer nivel lo harán con corte a junio. En ambos casos, las fechas de reporte dependerán del último dígito del NIT, así:

Último dígito del NITFecha de presentación después del respectivo corte
0 – 1Lunes de la quinta semana, después del corte
2 – 3Martes de la quinta semana, después del corte
4 – 5Miércoles de la quinta semana, después del corte
6 – 7Jueves de la quinta semana, después del corte
8 – 9Viernes de la quinta semana, después del corte

 

En el evento en que alguno de los días señalados para la presentación de la información coincida con un día festivo, el reporte deberá efectuarse el siguiente día hábil.

Para el caso del cierre de ejercicio a diciembre 31, la fecha límite del reporte será de la siguiente manera:

Último dígito del NITFecha de presentación después del respectivo corte
0 – 1Lunes de la sexta semana, después del corte
2 – 3Martes de la sexta semana, después del corte
4 – 5Miércoles de la sexta semana, después del corte
6 – 7Jueves de la sexta semana, después del corte
8 – 9Viernes de la sexta semana, después del corte

 

De otro lado, si la asamblea general llegare a modificar cualquier cifra o valor y aprueba un balance diferente al reportado a esta superintendencia, la organización solidaria deberá solicitar previamente la autorización de retransmisión, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la realización de la asamblea.

La modificación realizada quedará sujeta al estudio de la superintendencia, quien autorizará la retransmisión de los estados financieros.

El incumplimiento de las instrucciones contenidas en el párrafo anterior acarreará las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y el Decreto 186 de 2004, al gerente, consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces y al revisor fiscal o quien haga sus veces.

2. Capítulo XIV

a) Se modifica el numeral 1.5 presentación de informes, el cual quedará de la siguiente manera:

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir el monto del fondo de liquidez y su composición en el formato 27, adjuntando copia de los extractos de las cuentas de ahorro, fotocopia de los títulos correspondientes a CDT, CDATS, bonos ordinarios y la certificación de custodia correspondiente, y/o extracto de cuenta expedido por la sociedad fiduciaria y comisionistas de bolsa según sea el caso, teniendo en cuenta para la remisión de esta información el cumplimiento de lo señalado en la Carta Circular 2 de agosto de 2006. Este informe deberá presentarse debidamente validado y auditado por parte del revisor fiscal, con la siguiente periodicidad:

• El reporte de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2011, se deberá efectuar los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada mes.

• A partir de 2012, el reporte deberá efectuarse los primeros diez (10) días calendario siguientes al cierre de cada mes.

Si bien es cierto que el Decreto 790 de 2003 obliga a reportar el fondo de liquidez mensualmente, para el caso de los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas que capten ahorro, deberán mantener a disposición de la superintendencia, las certificaciones y soportes de los títulos y demás valores que componen el fondo de liquidez, en caso de que esta la requiera.

b) Se modifica el numeral 2.8.4 frecuencia de evaluación, el cual quedará de la siguiente manera:

La evaluación y medición del riesgo de liquidez se deberá realizar en forma mensual. Para su reporte se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito deberán reportar mensualmente a través del Sigcoop el formato 29 de riesgo de liquidez así:

• El reporte de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2011, se deberá efectuar los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada mes.

• A partir de 2012, el reporte deberá efectuarse los primeros diez (10) días calendario siguientes al cierre de cada mes.

Para los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas, el formato 29 riesgo de liquidez se deberá reportar a través del Sigcoop con la periodicidad señalada en el formulario oficial de rendición de cuentas.

Los soportes de la evaluación y medición del riesgo de liquidez se deberán mantener a disposición de la superintendencia, en caso de que esta la requiera.

3. Otras disposiciones

La nueva periodicidad del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas iniciará de la siguiente manera:

• Para las organizaciones de primer nivel de supervisión, el reporte mensual iniciará con la información al corte 30 de septiembre de 2011.

• Para las organizaciones de segundo nivel de supervisión, el reporte trimestral iniciará con la información al corte de diciembre de 2011.

• Para las organizaciones de tercer nivel de supervisión, el reporte semestral iniciará con la información al corte de diciembre de 2011.

La presente circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2º, 3º y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.

Las normas establecidas en la presente circular deberán ser cumplidas en lo pertinente por todas las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por esta superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998.

Las circulares externas expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria en materia de periodicidad de reporte del formulario oficial de rendición de cuentas, quedan derogadas.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración y revisores fiscales de organizaciones de la economía solidaria.