Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2012 

(Abril 24)

Asunto: Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales

Con el fin de atender las directrices fijadas por el Departamento Nacional de Estadísticas (DANE), como ente rector, coordinador y regulador del sistema estadístico nacional (SEN), les presentamos a ustedes como productores y usuarios de este sistema, el Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales, el cual debe ser implementado en forma inmediata.

Esta implementación permitirá el mejoramiento de la calidad y credibilidad de las estadísticas del sistema del subsidio familiar, como prerrequisito para asegurar la calidad del proceso estadístico dentro del marco de los principios fundamentales de las Naciones Unidas y de los criterios de calidad considerados por el DANE, como pertinentes para cumplir con los requisitos y necesidades de los usuarios, para generar credibilidad, confiabilidad y transparencia en la producción de dicha información.

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N. del D.: La presente circular externa va dirigida a directores administrativos.

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Departamento Administrativo Nacional de Estadística 

Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales

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Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE)

Jorge Bustamante R.

Director 

Christian R. Jaramillo Herrera

Subdirector 

Alfredo Vargas Abad

Secretario general 

Directores técnicos

Eduardo Efraín Freire Delgado

Metodología y producción estadística 

Bernardo Guerrero Lozano

Censos y demografía 

Nelcy Araque García

Regulación, planeación, estandarización y normalización 

Miguel Ángel Cárdenas Contreras

Geoestadística 

Ana Victoria Vega Acevedo

Síntesis y cuentas nacionales 

Carolina Gutiérrez Hernández

Difusión, mercadeo y cultura estadística 

Equipo técnico:

Líder: Ricardo Valenzuela Gutiérrez.

Fredy Yahirs Rodríguez Galvis, Ivonne Nathalia Cruz Torres, Lina Paola Cardozo Orjuela, Mario Leonardo Nieto Antolínez.

Con el apoyo de: 

Ana María Parra Martínez, Astrid Caro Ramírez, José Alejandro Arango Dechner, Rafael Humberto Zorro Cubides.

Dirección de difusión, mercadeo y cultura estadística.

Diseño y diagramación: David Enrique Jiménez García Impreso en la Imprenta Nacional de Colombia

Octubre de 2011

Presentación

Con el fin de mejorar la calidad en los procesos y la producción de las estadísticas oficiales generadas por las entidades pertenecientes al sistema estadístico nacional (SEN), el DANE, como ente rector, coordinador y regulador del mismo, presenta a productores y usuarios el Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales.

La implementación de este conjunto de reglas prácticas permite el mejoramiento de la calidad y la credibilidad de las estadísticas requeridas para el diseño, la formulación, el seguimiento y la evaluación de planes, programas y políticas públicas.

Conceptos básicos

El Código de Buenas Prácticas es un instrumento técnico y regulador, cuya finalidad es contribuir al mejoramiento continuo de la actividad estadística.

Los principios son normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta, en la generación de estadísticas oficiales.

Las buenas prácticas estadísticas son acciones replicables, basadas en experiencias comprobadas con los mejores resultados, que contribuyen al mejoramiento de la actividad estadística.

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Buenas prácticas

1.1. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística, como ente coordinador del sistema estadístico nacional (SEN), debe establecer las directrices, los planes y los programas para la actividad estadística.

1.2. Las entidades pertenecientes al SEN deben implementar las directrices establecidas por el ente coordinador.

1.3. El ente coordinador del SEN debe participar a nivel internacional, en el desarrollo de temas para mejorar la actividad estadística.

1.4. El ente coordinador del SEN debe fomentar la transmisión del conocimiento técnico a las entidades pertenecientes al sistema.

1.5. Las entidades pertenecientes al SEN deben fortalecer la comunicación interinstitucional.

1.6. Las entidades pertenecientes al SEN deben cooperar en el ámbito estadístico, con el fin de mejorar el funcionamiento del sistema.

1.7. Las entidades pertenecientes al SEN deben priorizar de manera coordinada, la generación de información estadística requerida para la toma de decisiones.

1.8. En el desarrollo del proceso de planificación estadística, las entidades pertenecientes al SEN deben poner a disposición los metadatos de sus operaciones estadísticas.

1.9. Las entidades pertenecientes al SEN deben promover el intercambio y la implementación de buenas prácticas estadísticas.

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Buenas prácticas

2.1. La legislación debe otorgar al ente coordinador, el mandato de recolección de información destinada a la elaboración y difusión de estadísticas oficiales.

2.2. En la legislación se debe establecer que las personas naturales y jurídicas están obligadas a suministrar información al ente coordinador del SEN, contemplando sanciones para quienes incumplan la ley.

2.3. La legislación debe permitir al ente coordinador del SEN, el acceso y uso de registros administrativos para la generación de estadísticas oficiales.

2.4. Las entidades pertenecientes al SEN deben facilitar el acceso y uso de los registros administrativos para la generación de estadísticas oficiales, salvaguardando la confidencialidad.

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Buenas prácticas

3.1. Las entidades pertenecientes al SEN deben disponer de recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos idóneos, para satisfacer las necesidades de información estadística.

3.2. El alcance, el detalle, el costo y el tiempo para la generación de estadísticas oficiales deben ser proporcionales a las necesidades de información (relación costo-beneficio).

3.3. Las entidades pertenecientes al SEN deben gestionar eficaz y eficientemente los recursos asignados a la actividad estadística.

3.4. Las entidades pertenecientes al SEN deben contar con procedimientos idóneos en la selección de los recursos humanos, físicos y tecnológicos, para la producción de estadísticas oficiales.

3.5. Las entidades pertenecientes al SEN deben implementar mecanismos de control y seguimiento a la gestión de los recursos asignados a la actividad estadística.

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Buenas prácticas

4.1. Contar con una declaración sobre conducta, normas y valores éticos que rijan las prácticas estadísticas.

4.2. Exigir al personal involucrado en la actividad estadística, el cumplimiento de la declaración sobre conducta, normas y valores éticos.

4.3. Contar con acuerdos y protocolos para mantener la imparcialidad en todas las etapas del proceso estadístico.

4.4. Llevar a cabo sus funciones de manera objetiva, con base en criterios técnicos y científicos.

4.5. Garantizar que el proceso estadístico esté protegido de cualquier intervención externa que pueda influir en las estadísticas oficiales.

4.6. Elegir las fuentes de información, los métodos, los procesos, los conceptos y la difusión de los datos, basados en los principios, los criterios estadísticos y mejores prácticas.

4.7. Las estadísticas oficiales se deben dar a conocer a los usuarios de forma objetiva e imparcial.

4.8. Anunciar el calendario de difusión, previo a la publicación de resultados.

4.9. Difundir al mismo tiempo las estadísticas oficiales a todos los usuarios.

4.10. Corregir y comunicar oportunamente los errores identificados en las estadísticas publicadas.

4.11. Formular precisiones frente a las interpretaciones erróneas de las estadísticas oficiales.

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Buenas prácticas

5.1. Informar a las fuentes acerca del compromiso de confidencialidad y/o reserva según el caso.

5.2. Contar con una declaración firmada por las personas que tengan acceso a información de carácter individual o confidencial, que especifique el compromiso de confidencialidad y las sanciones por su incumplimiento.

5.3. Asegurar que la publicación de las estadísticas oficiales no permita la identificación individual de las fuentes.

5.4. Aplicar protocolos para la protección y seguridad de la información.

5.5. Archivar la información, de acuerdo con los protocolos de seguridad y confidencialidad establecidos y con la normatividad vigente.

5.6. El acceso a microdatos anonimizados por parte de los usuarios debe estar sujeto a protocolos que garanticen la confidencialidad.

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Buenas prácticas

6.1. Documentar y permitir el acceso a los planes, programas, conceptos, normas, clasificaciones, métodos, procesos y procedimientos utilizados en la producción de estadísticas oficiales, así como a las evaluaciones de calidad realizadas.

6.2. Documentar las necesidades de información de los usuarios y su priorización.

6.3. Toda modificación que se realice a los aspectos metodológicos de las estadísticas oficiales producidas se debe anunciar de forma anticipada a la publicación de resultados.

6.4. Publicar los metadatos actualizados de las operaciones estadísticas.

6.5. Dar crédito a la fuente original en la difusión de las estadísticas oficiales aplicando normas establecidas para citar fuentes, en caso de haber utilizado datos estadísticos recolectados o producidos originalmente por otros.

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Buenas prácticas

7.1. Promover y fomentar sistemáticamente una cultura de mejora continua en la actividad estadística.

7.2. Garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad de las estadísticas, reconocidos a nivel internacional.

7.3. Evaluar periódicamente la calidad y la utilidad del producto estadístico.

7.4. Promover de manera continua la formación y capacitación especializada del personal involucrado en la actividad estadística.

7.5. Establecer mecanismos de cooperación con expertos y organismos internacionales, para mejorar y fortalecer los métodos, conceptos y procedimientos utilizados en los procesos estadísticos.

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Buenas prácticas

8.1. Evaluar la posibilidad de utilizar los datos de los registros administrativos para fines estadísticos.

8.2. Promover los ajustes necesarios a los registros administrativos, para potenciar su uso estadístico.

8.3. Seleccionar las fuentes con criterio estadístico, considerando el costo de obtener la información necesaria.

8.4. Analizar la carga sobre las fuentes, en relación con el alcance y el detalle de las necesidades de información.

8.5. Utilizar y/o desarrollar técnicas para reducir la carga sobre las fuentes de información.

8.6. Hacer uso de tecnologías informáticas que garanticen la actualización de las bases de datos y su consistencia.

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Buenas prácticas

9.1. Implementar estándares estadísticos definidos o avalados por el ente coordinador del SEN.

9.2. Evaluar la pertinencia de la implementación de estándares estadísticos.

9.3. Tener en cuenta las recomendaciones nacionales e internacionales para la producción estadística, definidas o avaladas por el ente coordinador del SEN.

9.4. El ente coordinador del SEN debe revisar la aplicación de los estándares estadísticos utilizados en la producción de las estadísticas.

9.5. Al incorporar nuevos estándares, se debe garantizar la comparabilidad de las series históricas.

9.6. El ente coordinador del SEN debe garantizar la concordancia entre las clasificaciones nacionales e internacionales.

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Buenas prácticas

10.1. Las metodologías, los cuestionarios, los manuales, los aplicativos informáticos y demás instrumentos se deben probar y validar, antes de iniciar el proceso de recolección de datos para cualquier operación estadística.

10.2. Revisar y actualizar periódicamente los marcos estadísticos.

10.3. Evaluar periódicamente y realizar los ajustes pertinentes de las metodologías de las encuestas y de los registros administrativos para fines estadísticos.

10.4. Revisar o actualizar las etapas del proceso estadístico.

10.5. Establecer mecanismos de control en el operativo de campo, que garanticen encuestar al informante idóneo o seleccionado.

10.6. Los procesos de diseño, ejecución y análisis de datos deben emplear técnicas estadísticas.

10.7. Realizar revisiones con procesos normalizados y sistemáticos de acuerdo con el cronograma establecido.

10.8. Utilizar sistemas informáticos actualizados en los procesos de captura y procesamiento de la información.

10.9. Garantizar la coherencia de las estadísticas oficiales, permitiendo la posibilidad de empalmar distintas series de datos.

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Buenas prácticas

11.1. Contar con mecanismos permanentes de consulta, para identificar las necesidades de los usuarios.

11.2. Identificar, evaluar y documentar las necesidades de los usuarios en materia de información estadística.

11.3. Realizar encuestas de satisfacción a los usuarios, incluyendo la percepción acerca de los servicios estadísticos, la calidad y presentación de los datos, la periodicidad y el calendario de publicación.

11.4. Consolidar y analizar las sugerencias, las solicitudes y los reclamos de los usuarios, respecto a la información estadística, planteando acciones de mejora o correctivas cuando sea necesario.

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Buenas prácticas

12.1. Evaluar y validar los datos originales, los resultados intermedios y los finales generados por una operación estadística con métodos directos e indirectos.

12.2. Medir, evaluar, ajustar y documentar los diferentes errores que se presenten en las etapas del proceso estadístico.

12.3. Examinar y documentar los errores muestrales y los errores no muestrales (sólo para operaciones estadísticas por muestreo).

12.4. Realizar pruebas a los cuestionarios antes de la recolección, para validar los módulos, la redacción y la secuencia de las preguntas, así como los flujos de las mismas.

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Buenas prácticas

13.1. El tiempo transcurrido entre el período de referencia y la disponibilidad de las estadísticas debe garantizar la oportunidad de la información, de acuerdo con las necesidades de los usuarios.

13.2. Presentar las estadísticas oficiales de forma oportuna y puntual, cumpliendo el calendario de difusión establecido previamente, y en caso de retraso en la publicación se deben comunicar los motivos.

13.3. Establecer la periodicidad de recolección y difusión de las estadísticas oficiales, teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios.

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Buenas prácticas

14.1. Garantizar a todos los usuarios el acceso directo a las estadísticas oficiales y a su documentación.

14.2. Publicar las estadísticas oficiales de manera clara, de tal forma que permitan una interpretación adecuada y su uso correcto.

14.3. La difusión de las estadísticas oficiales se debe realizar utilizando diferentes medios y tecnología, que respondan a las necesidades de los usuarios y garanticen una mayor cobertura.

14.4. Definir el protocolo para el acceso de los usuarios a las estadísticas oficiales producidas.

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Buenas prácticas

15.1. El ente coordinador del SEN debe implementar estrategias para fortalecer y fomentar la cultura estadística de productores y usuarios de la información.

15.2. Propender por el fortalecimiento de la cultura estadística.

15.3. Sensibilizar a las fuentes sobre la importancia de suministrar información veraz.

15.4. Implementar procesos para asesorar, capacitar e informar a los usuarios respecto de los productos estadísticos.

15.5. Fomentar en los usuarios la correcta interpretación y uso de las estadísticas oficiales.

15.6. Promover la participación de los gremios, la academia y las organizaciones sectoriales en la actividad estadística.

15.7. Fomentar la cultura estadística a través de medios masivos de comunicación a nivel local, regional y departamental.

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