Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2013

(Abril 4)

Asunto: Prestación de servicios de recaudo

La Superintendencia de la Economía Solidaria, con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2º, 3º y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, imparte las siguientes instrucciones para aquellas entidades que prestan o pretendan prestar servicios de recaudo a empresas públicas y/o privadas.

1. Las organizaciones de economía solidaria podrán prestar servicios de recaudo, siempre y cuando cuenten con autorización del consejo de administración o junta directiva, el cual deberá estar soportado o instrumentado en un contrato de mandato.

2. Se deberán realizar los registros contables en las cuentas del PUC establecidas para tal efecto.

3. Los dineros recaudados por estos convenios no podrán apalancar las operaciones propias del objeto social de la organización solidaria (capital de trabajo).

4. Cuando se trate de organizaciones no autorizadas para ejercer la actividad financiera, en el contrato de mandato deberán estipular que los dineros recaudados se registrarán en la cuenta “Exigibilidades por servicios de recaudo”.

En todo caso, estos recursos deberán ser entregados al mandante en los términos establecidos en el contrato.

5. Las cooperativas autorizadas para ejercer la actividad financiera, en el contrato de mandato deberán estipular que los dineros recaudados se registrarán en la cuenta “Exigibilidades por servicios de recaudo” o en cuentas de ahorro, caso en el cual, la cooperativa deberá verificar el cumplimiento de lo señalado en el artículo 21 de la Ley 79 de 1988.

En todo caso, los recursos recaudados deberán ser entregados al mandante en los términos establecidos en el contrato.

6. Cuando las organizaciones de economía solidaria realicen este tipo de convenios establecerán mecanismos adecuados de autocontrol, con la finalidad de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.

7. Los contratos de mandato deberán contener, como mínimo, los siguientes requisitos:

7.1. Identificación plena de las partes, domicilio, clase de organización.

7.2. Responsabilidad de las partes: horarios de recaudo, documentos para la aceptación y elementos de validez del pago.

7.3. Obligaciones de la organización de la economía solidaría: Prestar el servicio en el horario convenido, entregar los recursos en los términos y plazos establecidos por el mandante, realizar las conciliaciones diarias, oportunidad para la entrega de comprobantes y mecanismos de reporte, garantizando la adecuada revelación contable del proceso.

7.4. Obligaciones del mandante: Informar de manera escrita si el convenio se manejará a través de la cuenta “Exigibilidades por servicios de recaudo” o por cuentas de ahorro (solo para el caso de cooperativas que ejercen la actividad financiera), establecer las garantías para suscribir el contrato de mandato, valor del servicio de recaudo y/o la comisión si se conviene entre las partes, duración del contrato, términos para el control de las operaciones de recaudo y el plazo para la entrega de los recursos.

Las normas establecidas en la presente circular deberán ser cumplidas en lo pertinente por todas las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por esta superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998 y rige a partir de su publicación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de organizaciones de la economía solidaria.