Superintendencia de Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2013

(Abril 26)

Asunto: Cumplimiento Decreto 721 de abril 15 de 2013, afiliación de trabajadores del servicio doméstico al sistema de compensación familiar.

De conformidad con lo señalado en los numerales 1º y 4º del artículo 2º del Decreto–Ley 2595 de 2012, son funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar: “1. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organización y funcionamiento de las cajas de compensación familiar; las demás entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.

4. Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

El Gobierno Nacional expidió el Decreto 721 del 15 de abril de 2013, “por el cual se reglamenta el numeral 4º del artículo 7º de la Ley 21 de 1982 y se regula la afiliación de los trabajadores del servicio doméstico al sistema de compensación familiar”, en virtud del cual todos los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes en el servicio doméstico, están obligados a pagar el subsidio familiar, para lo cual tienen que afiliarse a una caja de compensación familiar.

En cuanto al mencionado Decreto 721 de 2013, se hace necesario precisar los siguientes aspectos:

De la afiliación de los empleadores

Todo empleador de trabajador(es) del servicio doméstico deberá tramitar la afiliación de este(os) ante una caja de compensación familiar, anexando los documentos que para el efecto hace referencia el artículo 139 del Decreto-Ley 19 de 2012, que modificó el artículo 57 de la Ley 21 de 1982. No podrá exigírseles ningún requisito adicional.

La disposición legal en cita, consagra:

“ART. 139.—Afiliación a las cajas de compensación familiar. El artículo 57 de la Ley 21 de 1982, quedará así:

“ART. 57.—Afiliación a las cajas de compensación familiar. Las cajas de compensación familiar tienen la obligación de afiliar a todo empleador, trabajador independiente y pensionado, quienes deben hacer entrega de los siguientes documentos:

a. En el caso de los empleadores:

1. Comunicación escrita en la que informe: nombre del empleador, domicilio, identificación, lugar donde se causen los salarios y manifestación sobre si estaba o no afiliado a alguna caja de compensación familiar con anterioridad a la solicitud.

2. (...) en caso de ser persona natural, fotocopia de la cédula de ciudadanía.

3. Certificado de paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja. Y

4. Relación de trabajadores y salarios, para el caso de los empleadores.

(...).

Las cajas de compensación familiar deben comunicar por escrito todo rechazo o aprobación de afiliación, dentro de un término no superior a tres (3) días, contados a partir de la fecha de presentación de la respectiva solicitud.

En caso de rechazo, la respuesta especificará los motivos determinantes del mismo. Una copia de la comunicación será enviada dentro del mismo término, a la Superintendencia del Subsidio Familiar la cual podrá improbar la decisión y ordenar a la caja de compensación familiar la afiliación del solicitante, en protección de los derechos de los beneficiarios”. (Negrilla fuera de texto).

Las cajas de compensación familiar al momento de tramitar la afiliación del empleador de trabajador(es) del servicio doméstico deberán tener en cuenta que se pueden presentar las siguientes circunstancias: i) que en la base de datos aparezca reportada una persona como empleadora y trabajadora; ii) que un empleador (empresa - persona natural) se afilie y relacione unos trabajadores por desarrollar una actividad económica y por otro lado se afilie y relacione a un(os) trabajador(es) del servicio doméstico; iii) Si el empleador (empresa - persona natural), se acogió a la Ley 1429 de 2010, no podrá incluir a los trabajadores del servicio doméstico como parte de este beneficio. Por lo tanto, las cajas de compensación deberán adoptar los mecanismos necesarios para evitar que se presente información que desvirtúe la realidad de la afiliación.

Cuando los trabajadores del servicio doméstico tengan varios empleadores, según lo señalado en el Decreto Reglamentario 721 de 2013, será afiliado en la caja de compensación familiar que escoja el primer empleador que realice la afiliación, siempre y cuando el trabajador preste sus servicios en el mismo departamento. Los demás empleadores deberán tramitar ante la caja de compensación familiar elegida por el primer empleador, la respectiva afiliación.

Pago del aporte a la caja de compensación familiar

El empleador realizará el pago de los aportes a través de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA y la base de cotización no podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente cuando el trabajador labore mes completo. Sin embargo, atendiendo a lo establecido en el artículo 7º del citado Decreto Reglamentario 721 de 2013, los empleadores realizarán el pago de aportes siguiendo las reglas generales, es decir, el pago de aportes será proporcional al número de horas o días laborados, con base en un salario mínimo legal mensual vigente.

Pago del subsidio familiar al trabajador de servicio doméstico

Las cajas de compensación familiar deberán tener en cuenta que de conformidad con lo señalado en el Decreto Reglamentario 721 de 2013, los trabajadores del servicio doméstico podrán acceder a todos los derechos y beneficios que reconoce el sistema del subsidio familiar, en los mismos términos que se aplican para la generalidad de los trabajadores afiliados.

En este orden de ideas, al tenor de lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 789 de 2002, los trabajadores del servicio doméstico tendrán derecho a la cuota monetaria siempre y cuando:

1. El empleador o empleadores se encuentren al día en el pago de aportes.

2. Laboren más de la mitad de la jornada máxima legal ordinaria, o totalicen un mínimo de noventa y seis (96) horas de labor durante el respectivo mes. Cuando el trabajador preste sus servicios a más de un empleador, se tendrá en cuenta para efectos del cómputo anterior el tiempo laborado para todos ellos.

3. Que individualmente el trabajador reciba una remuneración mensual fija o variable, que no sobrepase los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, smlmv.

4. Que sumados sus ingresos con los de su cónyuge o compañero (a), no sobrepasen seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes, smlmv, y

5. Tengan personas a cargo que causen este derecho.

El trabajador beneficiario tendrá derecho a recibir el subsidio familiar en dinero durante el período de vacaciones anuales y en los días de descanso o permiso remunerado de ley, convencionales o contractuales; períodos de incapacidad por motivo de enfermedad no profesional (laboral), maternidad, accidentes de trabajo y enfermedad profesional (laboral).

Pago del subsidio familiar en servicios

Las cajas de compensación familiar aplicarán lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 3º de la Ley 789 de 2002, en el sentido que los empleados de servicio doméstico tendrán derecho a subsidio familiar en especie y servicios, adicionalmente para todos los demás servicios sociales los trabajadores cuya remuneración mensual fija o variable, no sobrepase los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, smlmv, y tendrán derecho a estos subsidios las personas a cargo de estos trabajadores, incluyendo el (la) cónyuge y el trabajador.

Las cajas de compensación familiar, tal como lo señala el artículo 9º del Decreto Reglamentario 721 de 2013, promoverán el acceso a los servicios de los trabajadores del servicio doméstico en condiciones de igualdad respecto de los demás trabajadores afiliados.

Los consejos directivos a más tardar el 15 de octubre de 2013, deberán adoptar la política de servicios y acceso para los trabajadores del servicio doméstico, dentro de los cuales podrán incorporar programas específicos para la atención en servicios sociales.

Dentro de este mismo plazo, los consejos directivos podrán adoptar esquemas de promoción de la afiliación de los trabajadores de servicio doméstico.

Por lo tanto, los directores administrativos de las cajas de compensación familiar deberán enviar a esta Superintendencia, a más tardar el 15 de noviembre de 2013, un informe en el que señalen cuáles fueron las políticas de servicios y acceso para los trabajadores del servicio doméstico, así como los esquemas de promoción de la afiliación, adoptados. Este informe deberá estar acompañado de la copia del acta del consejo directivo en la que conste el cumplimiento de la disposición del Decreto Reglamentario 721 de 2013.

Formularios de afiliación del empleador a la caja de compensación

Los formularios de afiliación de los empleadores a la caja de compensación familiar, deberán contener la opción para que los empleadores de trabajadores de servicio doméstico puedan identificar claramente la actividad que desarrollan, es decir, según lo establecido en el Código Industria Internacional Uniforme– CIIU: 9700: Actividad de los hogares individuales como empleadores de personal doméstico.

Formularios de afiliación de los trabajadores de servicio doméstico a la caja de compensación

Los formularios de afiliación de los trabajadores de servicio doméstico a la caja de compensación familiar, deberán contener la opción para que estos puedan indicar claramente si laboran para más de un empleador, el tiempo laborado para cada uno de ellos y el salario recibido. Igualmente, debe permitir la identificación plena de cada uno de los empleadores.

Reportes estadísticos de las cajas de compensación familiar

Con el fin de efectuar el adecuado seguimiento a la gestión de las cajas de compensación familiar y el estricto cumplimiento de esta directriz, el reporte de las variables trazadoras fijadas en la Circular Externa 03 de 2013, se continuará haciendo en forma mensual. En acto administrativo posterior, se ajustarán los formatos para la presentación de la información estadística relacionada con la actividad económica del servicio doméstico.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a los directores administrativos, consejos directivos, y revisores fiscales de cajas de compensación familiar.