CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2008 

(Abril 1º)

Asunto: Solicitud información y documentación.

(Nota: Aclarada y Modificada por la Circular Externa 7 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 10 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 14 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

En ejercicio de las funciones de vigilancia, inspección y control de carácter integral (subjetivo y objetivo) atribuidas a la Superintendencia de Puertos y Transporte en virtud de los decretos 101 y 1016 de 2000, modificados por el Decreto 2741 de 2001 y por los fallos del Consejo de Estado radicaciones C-746 del 25 de septiembre de 2001 y 11001-03-15-000-2001-0213-01 del 5 de marzo de 2002, con el propósito de ejercer vigilancia integral frente a la prestación del servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera, para efecto de garantizar que dicho servicio se preste bajo los postulados de seguridad, calidad, sana competencia, libre acceso y comodidad y con fundamento en lo previsto en el artículo 17 del Decreto 171 de 2001, este despacho se permite solicitar el diligenciamiento de la información y suministro de la documentación que a continuación se detalla:

Servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera
Fecha diligenciamiento información: Día ___ Mes ___ Año ___
Información general
Nombre completo de la empresa:
Sigla:
NIT:
Representante legal:(Principal)
(Suplente)
Datos oficina principal
CiudadDomicilioTeléfono(s)
   
FaxE-mail o pág. web
Datos agencias y/o sucursales
CiudadDomicilioTeléfono
   
   
   
   

Tipo sociedad:
Anónima:___ Limitada___ Comandita por acciones___ Comandita simple___ Unipersonal___ Colectiva___ Otra___ Cuál__________________
Cooperativa:___ Tipo o clase______
Personería jurídica (cooperativas)
Resolución Nº ________ Fecha: _________ Ente que la expide_________
Constitución:
Escritura Nº_________________ Notaría _______ Ciudad ___________________
Término de duración: _____________________________________________
Última reforma estatutaria
Escritura Nº_________ Notaría:______ Fecha_________ Ciudad __________________
Inscrita _________ No inscrita __________
Se encuentra en estado de disolución o liquidación Sí ____ No ____
Acciones, cuotas sociales, partes de interés o aportes según el caso:
Nº Total de acciones, cuotas, partes de interés o aportes: __________
Capital para sociedades anónimas
Autorizado $ _______________________ Suscrito $ _____________________
Pagado $ ________________________
Patrimonio líquido año 2007 $ _______________________
Capital para demás sociedades $ __________________________________
Monto mínimo de aportes para cooperativas $ ______________

Estructura organizacional
NombreCargoTipo vinculaciónProf.Técn.Tcgo.Optvo.Experiencia
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
Total       
A, Prof.: Profesional, Técn.: Técnico, Tcgo.: Tecnólogo, Optvo.: Operativo

Salud ocupacional
EPS Entidad
 No  
ARP Entidad
 No  
Caja compensación Entidad
 No  
Entidad que elaboró el programa de salud ocupacional

Panorama de riesgos
Físicos Cuáles
 No  
Químicos Cuáles
 No  
Sicosociales Cuáles
 No  

Medicina preventiva
Exámenes ingreso Cuáles
 No  
Exámenes periódicos FrecuenciaCuáles
     
 No   
     
Exámenes egreso Cuáles
 No  

Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Información financiera
 Presentó vigencia 2006Presentó vigencia 2007Fecha presentación a supertransporteMedio de envío
 NoNoDíaMesAñoVirtualMagnéticoFísico
        NoNoNo
Balance general             
Pérdidas y ganancias             
Estado del patrimonio             
Situación financiera             
Flujo de efectivo             
Notas estados financieros             
Informe revisor fiscal             
Informe de gestión             
Acta asamblea/junta de socios             
 
 Vigencia 2006Vigencia 2007
Capital pagado$$
Patrimonio líquido$$

Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Año 2005Año 2006Obligado a declararObservaciones
 NoNoNo 
Declaración de renta       

Autorizaciones para operar
    Empresa
Resolución NºFechaModalidadHabilitado por dirección territorial del Ministerio de TransporteNueva - Menor de 7 añosAntigua
      
      
      

Constitución de pólizas para operar
Póliza de responsabilidad civil contractual
Póliza NºCompañía aseguradoraTomadorBeneficiarioVr. aseguradoVigenciaAmparos
       
       
       
Póliza de responsabilidad civil extracontractual
Póliza NºCompañía aseguradoraTomadorBeneficiarioVr. aseguradoVigenciaAmparos
       
       
       

Seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT)
PlacaModeloNº PólizaVigenciaCompañía aseguradoraTomador
      
      
      
      
      
SOAT: Seguro obligatorio.

Autorización de capacidad transportadora
La acreditación del 3% de los vehículos de propiedad y/o socios, que en ningún caso podrá ser inferior a uno (1)
Nº ResoluciónDíaMesAñoGrupoMínimaMáximaActual%
    A    
    B    
    C    
Total    

Autorización de rutas y horarios
Resolución NºFechaNº Rutas por sentido
    Ingreso Terminal
OrigenDestinoVíaCaracterísticasNo
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      

Transporte internacional de pasajeros por carretera
Permiso originario de prestación de servicios
Resolución NºFechaNº PermisoÁmbito de operaciónVigenciaEnte que lo otorga
   RutasFrecuenciasItinerarios  
Permiso complementario de prestación de servicios
Resolución NºFechaNº PermisoVigenciaEnte que lo otorga
     
Póliza andina de seguro de responsabilidad civil
FechaVigenciaAseguradora
    
Incluir vehículos habilitados.

DiscapacitadosAccidentalidad
Vehículos con capacidad igual o superior a 20 pasajerosVehículosAcondicionamientoDispositivo de velocidadCalcomanía
 UsadoNuevoEBRMNoNo
           
           
           
           
           
           

Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Relación del parque automotor
      Contrato vinculaciónClase combustibleEdad Vehí.Tarjeta de operación Nº
PlacaMarcaModeloClasePropioAjenoNoABCAño Serv. 
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
A= ACPM, B= Gas, C= Gasolina.

Revisión y mantenimiento preventivo
      Contratación con taller   
      Nombre   
Existencia de programa de revisión y mantenimiento preventivoEjecución del programaFicha técnica por cada vehículoVigenciaControl mantenimiento en semanas por cada vehículo
NoNoNoDíaMesAño41224
            
Nota: Respecto a la ficha técnica diligenciar anexo 1, por cada vehículo propio y/o vinculado.

Fondo de reposición

Diligenciar anexo 2.

Documentación que se debe remitir:

1. Certificado de existencia y representación legal expedido con una antelación máxima de 30 días hábiles.

2. Fotocopia del organigrama de la empresa o cooperativa.

3. Certificación expedida por el Representante Legal en la que conste el total de personal directivo, profesional, técnico, tecnólogo y operativo y el tiempo de experiencia.

4. Certificación expedida por las respectivas EPS, ARP y caja de compensación en las que conste el número de afiliados de la sociedad o cooperativa y que se encuentra al día con el pago de todos los aportes.

5. Fotocopia del programa de salud ocupacional, debidamente acreditado.

6. Fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad o cooperativa.

7. Fotocopia del acto administrativo que reconoce personería jurídica (cooperativas).

8. Fotocopia de la resolución de habilitación para la prestación del servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros.

9. Fotocopia de los actos administrativos que autorizan rutas, horarios y capacidad transportadora.

10. Fotocopia del permiso originario de prestación de servicios y del permiso complementario de prestación de servicios (transporte internacional de pasajeros por carretera).

11. Certificación expedida por el revisor fiscal (sociedades y cooperativas obligadas a tener revisor fiscal) o por el representante legal en la que conste el número total de acciones, cuotas, partes de interés, o aportes, según el tipo de sociedad o cooperativa.

12. Relación de accionistas, socios o asociados (según sea el caso) y porcentaje de participación.

13. Composición de la junta directiva o junta de administración (según sea el caso).

14. Fotocopia de escritura de la última reforma estatutaria.

15. Fotocopia del acta mediante la cual se aprueba la disolución y liquidación (en caso de encontrarse en esta condición).

16. Fotocopia de los cinco (5) estados financieros básicos y sus correspondientes notas, vigencia 2007 (solamente en caso de no haberse remitido por ningún medio a la supertransporte).

17. Fotocopia del informe del revisor fiscal vigencia 2007 (sociedades y cooperativas obligadas a tener revisor fiscal) o del representante legal (solamente en caso de no haberse remitido por ningún medio a la supertransporte).

18. Fotocopia del Informe de gestión vigencia 2007 (solamente en caso de no haberse remitido por ningún medio a la supertransporte).

19. Actas asamblea ordinaria/junta de socios/asambleas de asociados. Vigencia 2007.

20. Fotocopia declaración de renta vigencia 2005 y 2006.

21. Si los activos de la sociedad o cooperativa están representados en:

a) Inmuebles: Allegar fotocopia del contrato(s) de compraventa y del (los) certificado(s) de matrícula inmobiliaria respectivo(s);

b) Vehículos: Allegar fotocopia del contrato(s) de compraventa y de las licencias de tránsito respectivos;

c) Otros: Allegar fotocopia de la documentación soporte que acredite la propiedad o titularidad de la empresa o cooperativa respecto del bien que representa el activo.

22. Fotocopia de pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual vigentes.

23. Fotocopia de la póliza andina de seguro de responsabilidad civil vigente. (transporte internacional de pasajeros por carretera).

24. Relación del parque automotor propio y vinculado indicando clase de vehículo, marca, placa, modelo, capacidad, número tarjeta de operación y vigencia.

25. Relación del parque automotor habilitado para prestar servicio público de transporte internacional de pasajeros por carretera, indicando clase de vehículo, marca, placa, modelo, capacidad, número tarjeta de operación y vigencia.

26. Fotocopia de los certificados de habilitación del parque automotor que presta servicio público de transporte internacional de pasajeros por carretera.

27. Fotocopia del programa de revisión y mantenimiento preventivo que desarrolló la empresa a la totalidad de vehículos propios y vinculados, durante el año 2007, detallando por cada vehículo los mantenimientos realizados.

28. Fotocopia del contrato celebrado con taller o Serviteca que realizó mantenimiento preventivo durante el año 2007 a los vehículos de la empresa o cooperativa. En caso de tener instalaciones propias para el mantenimiento certificarlo y enviar hoja de vida de quienes realizan dicha actividad.

29. Fotocopia de la revisión técnico mecánica y de gases de vehículos del parque automotor.

30. Fotocopias de las licencias de tránsito de los vehículos propios y vinculados.

31. Fotocopia de los contratos de vinculación o administración de los vehículos afiliados.

Información y documentación relacionada con el fondo de reposición

32. Fotocopia del reglamento del fondo de reposición y del acta de creación y aprobación debidamente registrada en el libro de actas de asambleas de asociados o cooperados, de asambleas de accionistas o juntas de socios (según sea el caso), debidamente inscritas en la cámara de comercio respectiva (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

33. Relación del parque automotor propio y vinculado que operó durante los años 2005 y 2006 indicando propietario, clase de vehículo, marca, placa, modelo, capacidad, número tarjeta de operación y vigencia (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

34. Relación del parque automotor propio y vinculado que operó durante el año 2007 indicando propietario, clase de vehículo, marca, placa, modelo, capacidad, número tarjeta de operación y vigencia.

35. Consolidado del valor del fondo de reposición, recaudado durante los años 2005 y 2006 por propietario, clase de vehículo, placa, modelo, capacidad, número tarjeta de operación y vigencia, especificando los respectivos rendimientos financieros (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

36. Consolidado del valor del fondo de reposición, recaudado durante el año 2007, por propietario, clase de vehículo, placa, modelo, capacidad, número tarjeta de operación y vigencia, especificando los respectivos rendimientos financieros.

37. Estados financieros comparativos vigencias 2005 y 2006 con sus respectivas notas, en los cuales se evidencie la cuenta especial fondo de reposición, detallando la cuantía de los recursos existentes (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

38. Estados financieros comparativos vigencias 2006 y 2007 con sus respectivas notas, en los cuales se evidencie la cuenta especial fondo de reposición, detallando la cuantía de los recursos existentes.

39. Fotocopia de los extractos bancarios mensuales de la cuenta especial fondo de reposición expedidos por la entidad financiera o fiduciaria correspondientes a los años 2005 y 2006 (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

40. Fotocopia de los extractos bancarios mensuales de la cuenta especial fondo de reposición expedidos por la entidad financiera o fiduciaria correspondientes al año 2007.

41. Detalle pormenorizado de las inversiones realizadas con los recursos que integran el fondo de reposición precisando tipo, entidad financiera, o fiduciaria a través de la cual se administran los recursos del fondo, cuantía, saldos y rendimientos generados, correspondientes a los años 2005 y 2006. Anexar la respectiva documentación soporte (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

42. Detalle pormenorizado de las inversiones realizadas con los recursos que integran el fondo de reposición precisando tipo, entidad financiera, o fiduciaria a través de la cual se administran los recursos del fondo, cuantía, saldos y rendimientos generados correspondientes al año 2007.

43. Fotocopia del contrato celebrado entre la empresa de servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros y la entidad financiera o fiduciaria.

44. Reportes mensuales del fondo de reposición realizados al Ministerio de Transporte, durante los años 2005 y 2006, con el soporte del radicado y fecha. Anexar fotocopia de las planillas de aportes detallando placa del vehículo, modelo, propietario, valor del aporte mensual y el acumulado (solamente en caso de no haberse remitido a la supertransporte).

45. Reportes mensuales del fondo de reposición realizados al Ministerio de Transporte, durante el año 2007, con el soporte del radicado y fecha. Anexar fotocopia de las planillas de aportes detallando placa del vehículo, modelo, propietario, valor del aporte mensual y el acumulado.

46. Relación del parque automotor desvinculado durante los años 2005 y 2006, indicando propietario, clase de vehículo, marca, placa, modelo, capacidad, fecha de desvinculación y saldo correspondiente a cada año.

47. Relación del parque automotor desvinculado durante el año 2007, indicando propietario, clase de vehículo, marca, placa, modelo, capacidad, fecha de desvinculación y saldo respectivo.

48. Relación de los traslados de dineros del fondo de reposición durante los años 2005, 2006 y 2007 (detallada por placa de vehículo, propietario, clase, marca, modelo y saldo por cada año) a través de la entidad financiera o fiduciaria al fondo de reposición de otras empresas, remitiendo (por cada vehículo) la siguiente documentación:

— Fotocopia de la certificación expedida por la empresa en la que conste la desvinculación del vehículo.

— Fotocopia de la solicitud de traslado de aportes a fondo de reposición de la empresa a la que se vinculó el vehículo.

— Fotocopia del documento soporte de la cancelación de la tarjeta de operación.

— Certificación de la entidad financiera o fiduciaria en la que conste el traslado de los aportes al fondo de reposición de la empresa a la cual se vinculó el vehículo, indicando número de cuenta, fecha de traslado y valor, o fotocopia del comprobante de consignación respectivo.

49. Si los aportes al fondo de reposición fueron objeto de devolución al propietario del vehículo durante los años 2005, 2006 y 2007, por presentarse alguna de las circunstancias previstas en los artículos 4º (excepción destrucción total o pérdida del vehículo), 5º y 6º de la Resolución 364 de 2000 expedida por el Ministerio de Transporte, se debe remitir:

— Relación detallada por placa de vehículo, propietario, clase marca y modelo y valor objeto de devolución.

— Fotocopia de la solicitud de devolución efectuada por el propietario del vehículo a la empresa.

— Liquidación del valor de los aportes por parte de la empresa.

— Fotocopia de la certificación expedida por la empresa siderúrgica en la que conste la desintegración (chatarrización del vehículo).

— Fotocopia de certificación expedida por el organismo de tránsito respectivo en el que conste la cancelación del registro o matrícula del vehículo.

— Fotocopia del comprobante de consignación de los valores objeto de devolución al propietario del vehículo.

50. En el evento de haberse otorgado créditos para reposición de vehículos durante los años 2005, 2006 y 2007, se debe allegar:

— Relación detallada por placa de vehículo, propietario, clase marca, modelo y valor del crédito.

— Fotocopia de la solicitud de crédito efectuada por el propietario del vehículo a la empresa.

— Fotocopia del documento mediante el cual se acredita la propiedad del vehículo por reponer.

— Fotocopia del acta de aprobación del crédito por parte del comité creado para tal efecto, en la cual se estipulen las condiciones del crédito, en cuanto a monto, plazo, intereses, etc.

— Fotocopia de los documentos que acreditan el desembolso de los recursos para reposición de vehículo.

— Fotocopia del contrato de compraventa del vehículo objeto del crédito.

— Fotocopia de la tarjeta de operación del vehículo adquirido a través del crédito otorgado para reposición.

— Para los créditos vigentes, fotocopias de los recibos de consignación de los pagos mensuales de amortización al crédito.

Envío de información y documentación

La información solicitada mediante la presente circular deberá diligenciarse en formato Excel según instructivo (los cuales estarán disponibles en la página web de la entidad www.supertransporte.gov.co, a partir del día siete (7) de abril de 2008). Una vez diligenciada debe ser enviada a esta entidad de la siguiente forma:

Grabada toda la información solicitada en formato CD ROM, acompañada de los anexos y documentación soporte requerida y remitida a la Superintendencia Delegada de Tránsito y Transporte - grupo de vigilancia e inspección, ubicada en calle 13 Nº 18-24, piso 3, Bogotá.

Nota: Se debe constatar que el CD ROM permita su apertura y verificación de contenido; en caso contrario, se entenderá como no remitida la información solicitada.

Los medios magnéticos remitidos (CD ROM), con archivos Excel deben estar marcados con el nombre o razón social de la empresa, Nit, año de la información y tema, guardados en estuche plástico, el cual deberá venir sellado con un sticker.

Si el sello se encuentra roto al momento de recibo, la supertransporte no asume responsabilidad respecto de la información contenida en dicho medio.

Forma de presentación de la documentación

La documentación solicitada en la presente circular, se debe presentar en carpeta celuguía tamaño oficio; debidamente foliada con lápiz en la parte superior derecha de cada hoja y tener en cuenta que, en cada carpeta, no se deben adjuntar más de 180 folios en forma consecutiva para el total de los documentos remitidos (Ej. 1-180, 181-360, 361-540, etc.).

La información y documentación solicitada se debe remitir en las siguientes fechas:

 Empresas de servicio público de transporte terrestre automotor de carga con domicilio principal en los siguientes dptos.:Fecha de presentación de la documentación
1Valle del Cauca, Cundinamarca y AntioquiaDesde el 6 hasta el 30 de mayo de 2008
2Boyacá, Norte de Santander, Santander y AraucaDesde el 3 hasta el 16 de junio de 2008
3Nariño, Cauca y PutumayoDesde el 17 de junio hasta el 1º de julio de 2008
4Caldas, Quindío, Risaralda y ChocóDesde el 2 hasta el 15 de julio de 2008
5Magdalena, Atlántico y BolívarDesde el 16 hasta el 30 de julio de 2008
6Guajira, Cesar, Sucre y CórdobaDesde el 1º hasta el 15 de agosto de 2008
7Tolima, Huila y CaquetáDesde el 19 de agosto hasta el 1º de septiembre de 2008
8Meta, Guainía, Vichada, Amazonas, Vaupés, Casanare y GuaviareDesde el 2 hasta el 15 de septiembre de 2008

Régimen sancionatorio

Las instrucciones insertas en la presente circular son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de la misma y su inobservancia dará lugar a las acciones administrativas que competen a esta superintendencia, de conformidad con lo previsto en el literal c) del artículo 46 y en el literal a) de su parágrafo, así como en los artículos 50 y 51 de la Ley 336 de 1996, en concordancia con lo preceptuado en los artículos 24 y 51 del Decreto 3366 de 2003.

Derogatorias

La presente circular deroga los artículos 10 y 11 de la Circular Externa 5 del 30 de marzo de 2007 emanada de la Superintendencia de Puertos y Transporte y todas las demás que le sean contrarias.

Publicación

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a empresas prestatarias del servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera.

(Nota: Aclarada y Modificada por la Circular Externa 7 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 10 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 14 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

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