Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA DE 2015 

(Enero 29)

Asunto: Presentación de cálculos actuariales a 31 de diciembre de 2014.

La Superintendencia de Puertos y Transporte se permite recordar a sus entes vigilados sobre la entrega oportuna para aprobación(1) de sus estudios actuariales a 31 de diciembre de 2014, entrega que debe hacerse como sigue:

A. Plazos

Los estudios actuariales deben entregarse en los plazos establecidos por la normatividad vigente, según el siguiente calendario:

a) Primer plazo:

Para cálculos actuariales de aviadores civiles(2), hasta 27 de febrero de 2015.

b) Segundo plazo:

Para los demás cálculos actuariales(3), según el último dígito del NIT, así:

Último dígito NIT Hasta Último dígito NIT Hasta
114 abril 2015 621 abril 2015
215 abril 2015 722 abril 2015
316 abril 2015 823 abril 2015
417 abril 2015 924 abril 2015
520 abril 2015 027 abril 2015

(Nota: Modificado por la Circular externa 15 de 2015 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

c) Tercer plazo:

Para las sucursales de sociedades extranjeras(4): hasta 23 de octubre de 2015.

B. Lugar de presentación

La entrega deberá realizarse mediante radicación en la ventanilla de correspondencia de la Superintendencia, situada en la calle 63 Nº 9-A-45, piso 2, Bogotá, D. C.

C. Quienes deben presentar estudios actuariales para aprobación

Las empresas que deben contar con estudio actuarial son aquellas que reconocen y pagan pensiones o tienen pasivo a su cargo relacionado con obligaciones pensionales por pensiones legales o extralegales, actuales o futuras, bonos pensionales y títulos pensionales.

Estas empresas deben incorporar los resultados del cálculo actuarial en su contabilidad y estados financieros correspondientes al cierre del ejercicio anual(5).

D. Que se debe presentar

a) Comunicación solicitando la aprobación, la cual deberá mencionar expresamente lo siguiente:

i) Razón social de la empresa

ii) Número del NIT de la empresa

iii) Número y Cámara de Comercio de la matrícula mercantil de la empresa

iv) Fecha de corte a la cual corresponde el cálculo actuarial

v) Número total de personas incluidas en el cálculo actuarial

vi) Valor neto global a cargo de la empresa para el cual se solicita aprobación

vii) Administración de impuestos nacionales que le corresponde a la empresa; y

viii) Dirección de la citada administración de impuestos nacionales.

Esta comunicación de solicitud debe ser suscrita por el representante legal;

b) Resumen de resultados del cálculo actuarial, el cual debe contener la siguiente información:

i) Grupos de cálculo(6).

ii) Número de personas incluidas en cada grupo de cálculo.

iii) Valor total del cálculo actuarial para cada grupo de cálculo.

iv) Valor neto de la porción del cálculo actuarial a cargo de la empresa para cada grupo de cálculo.

v) Totales generales de los conceptos anteriores para todos los grupos de cálculo.

Este resumen de resultados debe ser suscrito por las siguientes personas:

i) por el representante legal, para certificar:

- que se han incluido en el estudio actuarial la totalidad de las personas con derechos pensionales actuales o eventuales, generadores de pasivo a cargo de la empresa;

- que la información básica del personal incluido en los cálculos actuariales corresponde a la suministrada por la empresa al actuario;

- que la empresa conoce el resultado del cálculo actuarial; y

- que el resultado del cálculo actuarial ha sido incorporado a los estados financieros.

ii) por el revisor fiscal(7), para certificar:

- que el resultado del cálculo actuarial ha sido incorporado a los estados financieros;

- que se efectuó la amortización del pasivo dando cumplimiento a las pautas y topes establecidos en la normatividad;

- que el resultado del cálculo actuarial y su alcance, análisis y efectos contables han sido incorporados a las notas a los estados financieros; y

- que se dio cumplimiento a las normas que reglamentan la contabilización y amortización de los resultados del cálculo actuarial.

iii) por el actuario que elaboró el estudio actuarial, para certificar:

- que la información básica del personal incluido en los cálculos actuariales fue la suministrada por la empresa;

- que en los cálculos actuariales se utilizaron las tablas de mortalidad y las tasas de interés aplicables según lo establecido en la normatividad gubernamental;

- que los cálculos actuariales se efectuaron según la nota técnica que se adjunta y forma parte del estudio actuarial; y

- que se dio cumplimiento a las normas que reglamentan la elaboración del cálculo actuarial;

c) Cálculo actuarial detallado de los resultados individuales por persona con sus datos básicos(8) y los resultados de las valoraciones actuariales(9), clasificado y totalizado por grupos y en cada grupo ordenado alfabéticamente según apellidos y nombres.

El cálculo actuarial debe estar impreso sin sombreados ni resaltados, en papel tamaño carta u oficio, con todas sus páginas numeradas e identificadas con el nombre de la empresa y la fecha a la cual corresponde el cálculo actuarial, y con títulos descriptivos para cada una de las columnas de datos. La fuente, estilo de fuente y tamaño de fuente deben asegurar legibilidad y permitir lectura a simple vista.

El cálculo actuarial debe estar suscrito por el actuario que lo elaboró;

d) Cálculo actuarial en medio magnético, medio óptico o medio electrónico(10), en formato Excel o similar que permita el uso en computador de los valores, cantidades e informaciones del cálculo actuarial sin que sea necesario transcribir o digitar tales valores y cantidades;

e) Nota Técnica que respalda el estudio actuarial, con indicación de la metodología actuarial(11) utilizada, las formulaciones aplicadas y las definiciones de cada una de las variables que intervienen en los cálculos. La Nota Técnica debe mencionar las bases técnicas en las que se basaron los cálculos con expresa referencia a la fecha de corte a la cual corresponde y a las tablas de mortalidad y tasas de interés utilizadas.

La Nota Técnica debe hacer referencia a cada uno de los componentes(12) del cálculo actuarial que fueren aplicables tanto para el causante como para sus beneficiarios, mencionando la aplicación de rentas vitalicias o temporales, inmediatas o diferidas, según el caso, informando sobre las consideraciones en relación con el número de mesadas(13), la indexación de la primera mesada, la afectación por factor de proporcionalidad para tener en cuenta el tiempo de trabajo adicional necesario para tener derecho al reconocimiento de pensión, el tratamiento a las pensiones compartidas con ISS/Colpensiones, etc.; y debe identificar los decretos y demás normatividad en la que se basó el estudio actuarial.

La nota técnica debe utilizar la notación actuarial correspondiente y estar impresa sin sombreados ni resaltados en papel tamaño carta u oficio, con todas sus páginas numeradas e identificadas con el nombre de la empresa y la fecha a la cual corresponde el cálculo actuarial. La fuente, estilo de fuente y tamaño de fuente deben asegurar legibilidad y permitir lectura a simple vista.

La nota técnica debe estar suscrita por el actuario que elaboró el cálculo actuarial, con indicación de su nombre completo e identificación, información que puede complementarse con matrícula profesional, membrecía a asociaciones profesionales u otros datos que se consideren pertinentes;

f) Relación de las variaciones presentadas en el año y novedades acontecidas en el ejercicio frente al cálculo actuarial anterior, en los grupos de cálculo o en los datos básicos, con explicación detallada sobre casos pensionales que se extinguieron, cambiaron, surgieron, o se corrigieron.

La relación de variaciones y novedades debe estar suscrita por la empresa y por el actuario que elaboró el cálculo actuarial;

g) Certificación sobre la amortización de pasivos a cargo de la empresa en la cual se indique:

Con respecto al pasivo estimado por pensiones de jubilación:

i) a 31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros y el cálculo actuarial:

- valor del cálculo actuarial a cargo de la empresa

- valor por amortizar

- valor amortizado (amortización acumulada)

- porcentaje de amortización acumulada sobre cálculo actuarial a cargo.

ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior:

- valor del cálculo actuarial a cargo de la empresa

- valor por amortizar

- valor amortizado (amortización acumulada)

- porcentaje de amortización acumulada sobre cálculo actuarial a cargo.

iii) valor de la amortización en el ejercicio

iv) aumento del porcentaje de amortización acumulada en el ejercicio

v) porcentajes de amortización acumulada previstos para los años siguientes, año en el cual finalizaría la amortización y norma que establece este plazo al cual se acoge la empresa.

Con respecto al pasivo cierto por bonos pensionales y por títulos pensionales(14):

i) a 31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros:

- valor de los bonos o títulos pensionales expedidos

- valor por amortizar

- valor amortizado (amortización acumulada)

- valor de los intereses causados (acumulado)

- porcentaje de amortización acumulada sobre valor de los bonos.

ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior:

- valor de los bonos o títulos pensionales expedidos

- valor por amortizar

- valor amortizado (amortización acumulada)

- valor de los intereses causados (acumulado)

- porcentaje de amortización acumulada sobre valor de los bonos

iii) valor de la amortización en el ejercicio

iv) valor de los intereses causados en el ejercicio

v) aumento del porcentaje de amortización acumulada en el ejercicio

vi) porcentajes de amortización acumulada previstos para los años siguientes, año en el cual finalizaría la amortización y norma que establece este plazo al cual se acoge la empresa.

Esta certificación debe estar suscrita por el contador y el revisor fiscal(15) de la empresa.

h) Relación de los movimientos mensuales incorporados a la contabilidad en el ejercicio por concepto de pagos de mesadas pensionales; expediciones, intereses(16) y redenciones de bonos y títulos pensionales; diferencias por nuevos montos o resultados del cálculo actuarial; amortización de pasivos relacionados con pensiones, bonos y títulos pensionales, etc.:

i) sobre las cuentas de balance:

- código de cuenta y subcuenta a 6 dígitos

- denominación de la subcuenta

- saldo al inicio del ejercicio

- cantidad y valor de los débitos

- cantidad y valor de los créditos

- saldo al final del ejercicio

- explicaciones que se consideren pertinentes

ii) sobre las cuentas de resultado:

- código de cuenta y subcuenta a 6 dígitos

- denominación de la subcuenta

- cantidad y valor de los débitos

- cantidad y valor de los créditos

- movimiento neto en el ejercicio

- explicaciones que se consideren pertinentes.

Esta relación debe estar suscrita por el contador y el revisor fiscal(17) de la empresa;

i) Copia de la nómina de pensionados correspondiente a uno de los tres últimos meses del ejercicio anual(18). Esta copia puede ser remitida en forma impresa y/o en medio magnético, óptico o electrónico;

j) En el caso de cálculos actuariales de aviadores civiles de empresas de transporte aéreo se debe adjuntar copia de la comunicación de envío a Caxdac(19) del cálculo actuarial que se presenta para aprobación.

E. Revelaciones en las notas a los estados financieros

Sin perjuicio de las revelaciones exigidas por normatividad específica, la Superintendencia de Puertos y Transporte recomienda incluir en las notas a los estados financieros la siguiente información(20):

a) políticas y prácticas contables en relación con los pasivos estimados y los pasivos ciertos relacionados con pensiones, bonos pensionales y títulos pensionales indicando si los pagos pensionales son cargados directamente a resultados;

b) origen de la responsabilidad pensional(21) y beneficios cubiertos(22) mencionando si se trata de pensiones compartidas o que dan origen a cuotas partes por cobrar o por pagar;

c) número de personas y valores total y a cargo de la empresa de los cálculos actuariales correspondientes a 31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros y el cálculo actuarial; y a 31 de diciembre del año anterior;

d) saldos por amortizar y amortizados del pasivo a cargo relacionado con obligaciones pensionales correspondientes a 31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros y el cálculo actuarial; a 31 de diciembre del año anterior y valor de la amortización en el ejercicio;

e) porcentajes de amortización a 31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros y el cálculo actuarial; a 31 de diciembre del año anterior e incremento del porcentaje en el ejercicio;

f) porcentajes de amortización previsto para los siguientes ejercicios;

g) año en el cual se tiene previsto finalizar la amortización; e

h) información adicional que la administración, el representante legal, el contador o el revisor fiscal consideren de importancia sobre los temas actuariales y pensionales que puedan afectar los estados financieros.

F. Normas internacionales de contabilidad

La normatividad aplicable para la elaboración de los cálculos actuariales de obligaciones pensionales se mantiene sin cambio para la vigencia 2014.

Los supuestos, cálculos, mediciones, resultados, riesgos, técnicas, valoración, análisis de sensibilidad y ganancias y pérdidas actuariales así como la mortalidad, pensiones, rotación, tasas de descuento y demás suposiciones demográficas y financieras a que se refieren las normas NIC / NIIF 19 y 26 no tienen aplicación en los estudios actuariales correspondientes a la vigencia 2014.

Lo anterior resulta de tener en cuenta, entre otros aspectos, que las normas internacionales de contabilidad (nuevo marco técnico normativo de información financiera o nuevos estándares) se empezarán a aplicar en los ejercicios 2015 o 2016 y por lo tanto la normatividad tradicional colombiana de contabilidad se aplica integralmente en el ejercicio 2014.

Las empresas que no requieren contar con estudio actuarial deben abstenerse de enviar informaciones, certificaciones o respuestas a esta circular.

Dada en Bogotá D. C. a 29 de enero de 2015.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a sociedades portuarias, operadores portuarios, concesionarios de infraestructura, terminales de transporte, transportadores aéreos, fluviales, masivo, por cable, terrestres y demás vigilados de la Superintendencia de Puertos y Transporte

(1) Es función de la Superintendencia “Aprobar las reservas o cálculos actuariales en los casos en que haya lugar”. (Numeral sexto del artículo 86 de la Ley 222 de 1995).

(2) Plazo establecido por el artículo 5º del Decreto 1269 de 2009.

(3) Plazos establecidos por el artículo 9º del Decreto 331 de 1976 y los artículos 11, 12 y 13 del Decreto 2623 de 2014.

(4) Plazo establecido por el artículo 9º del Decreto 331 de 1976 y el parágrafo 1º del artículo 12 del Decreto 2623 de 2014.

(5) “Los entes económicos obligados como patronos por normas legales o contractuales a reconocer y pagar pensiones de jubilación y/o a emitir bonos y/o títulos pensionales, deberán al cierre de cada período, elaborar un estudio actuarial en forma consistente, de acuerdo con el método señalado por la entidad encargada de ejercer la inspección, vigilancia y/o control, con el objeto de establecer el valor presente de todas las obligaciones futuras” (Artículo 77 del Decreto 2649 de 1993, modificado por el artículo 1º del Decreto 4565 de 2010).

(6) Pensionados totalmente por la empresa, pensionados con pensión compartida con Colpensiones, pensionados por la empresa y en expectativa de compartir con pensión de Colpensiones, pensionados inválidos, activos con requisitos cumplidos para pensión, etc.

(7) El resumen de resultados debe ser suscrito por el contador cuando la empresa no tiene revisor fiscal.

(8) Nombre completo e identificación; fechas de nacimiento, sexo y estado civil de causante y beneficiario; tiempos de servicio y de cotizaciones efectuadas al ISS/Colpensiones; valor de salario y/o mesada pensional; fecha a partir de la cual se reconoció la pensión; número de mesadas anuales; etc.

(9) Para pensiones de jubilación: valor presente actuarial (total, a cargo de Colpensiones y neto a cargo de la empresa) para pensión del causante, pensión del beneficiario, auxilio funerario, reajuste salud, cotizaciones por efectuar al ISS/Colpensiones, etc.; para bonos y títulos pensionales: salario base y fecha base; salario de referencia, fecha de referencia y pensión de referencia; valor del bono o título a fecha de traslado, intereses causados, valor del bono o título a fecha de cálculo, valor a cargo de la empresa, etc.

(10) Preferiblemente en CD, el cual debe estar claramente identificado con el nombre de la empresa y la fecha a la cual corresponde el cálculo actuarial.

(11) Rentas contingentes crecientes fraccionarias vencidas u otra metodología pertinente, con su debida justificación.

(12) Mesadas pensionales ordinarias, mesada(s) adicional(es), auxilio funerario, reajuste por el incremento en la cotización para salud, cotizaciones a Colpensiones para compartir la pensión, etc.

(13) 13 o 14 mesadas: 13 mesadas para las pensiones superiores a tres salarios mínimos causadas a partir del 25 de julio de 2005 y todas las pensiones causadas a partir del 31 de julio de 2011; y 14 mesadas para las pensiones causadas antes del 25 de julio de 2005 y para las pensiones inferiores a tres salarios mínimos causadas entre el 25 de julio de 2005 y el 30 de julio de 2011. (Acto Legislativo 01 de 2005)

(14) Las cifras para bonos pensionales y para títulos pensionales deben presentarse por separado

(15) La certificación debe ser suscrita por el contador únicamente cuando la empresa no tiene revisor fiscal.

(16) Intereses en el caso de que los bonos o títulos hayan sido expedidos.

(17) La relación debe ser suscrita por el contador únicamente cuando la empresa no tiene revisor fiscal.

(18) La copia de la nómina de pensionados solamente deberán remitirla las empresas que efectivamente pagan mesadas directamente a sus pensionados.

(19) Caja de Auxilios y Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles

(20) Presentando por separado las informaciones para pensiones, para bonos pensionales y para títulos pensionales.

(21) Pensiones convencionales, legales de vejez consolidadas antes de establecido el amparo pensional por parte del ISS, otras legales de vejez, legales de regímenes especiales, reconocidas por sentencia judicial, legales de invalidez por riesgo común no cubiertas por el sistema general de pensiones, legales de invalidez originadas en accidente de trabajo o enfermedad profesional no cubiertas por el sistema general de riesgos profesionales, legales de sobrevivientes originadas en accidente de trabajo o enfermedad profesional no cubiertas por el sistema general de riesgos profesionales, sanción, extralegales, voluntarias, etc.

(22) Mesadas pensionales ordinarias, mesada(s) adicional(es), auxilio funerario, reajuste por el incremento en la cotización para salud, cotizaciones a Colpensiones para compartir la pensión, etc.