CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2008 

(Julio 31)

Asunto: Notificaciones en materia de propiedad industrial. Modificación del numeral 5.7, capítulo quinto, título I de la circular única.

1. Objeto.

Los progresos e innovaciones tecnológicas en el campo de las telecomunicaciones y los programas informáticos, han permitido el surgimiento de nuevos medios de comunicación a través de redes informáticas, las cuales hoy en día están a disposición de los usuarios de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tales medios de comunicación se concretan en la posibilidad de intercambio real de datos, que permiten la transmisión digital de la información, incluidos los actos administrativos proferidos por la entidad, de manera descentralizada, respondiendo eficazmente a las nuevas tendencias planteadas con la globalización.

En este sentido, la Superintendencia de Industria y Comercio, como ente encargado de administrar el sistema nacional de la propiedad industrial, implementó un sistema que permite a los usuarios la notificación en línea de los actos administrativos a través de internet. Para ello, se requiere la aceptación del usuario de los “Términos y condiciones de uso de medios electrónicos para el servicio de notificación en línea a través de Internet de los actos proferidos por la delegatura para la propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio” que para el efecto se encuentran publicados en la página web de la entidad.

2. Fundamento legal.

La Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina, en lo relacionado con las notificaciones establece, en el artículo 6º, que “La oficina nacional competente podrá establecer un sistema de notificación que permita comunicar adecuadamente sus decisiones a los interesados”.

Asimismo, el artículo 273 de la mencionada Decisión 486, en su inciso 1º, señala que “Para los efectos de la presente decisión, entiéndase como oficina nacional competente, al órgano administrativo encargado del registro de la propiedad industrial”.

En Colombia, de acuerdo al numeral 6º del artículo 2º del Decreto 2153 de 1992, a la Superintendencia de Industria y Comercio le corresponde “Administrar el sistema nacional de la propiedad industrial y tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma”.

Igualmente, el numeral 23 del artículo 4º del mismo decreto consagra la facultad del Superintendente de Industria y Comercio de expedir reglamentos y manuales instructivos que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la entidad.

3. Instructivo.

Modifíquese el numeral 5.7 del Capítulo Quinto, del título I de la circular única, “Reglamento del Servicio de Notificación en Línea a través de Internet”, el cual será del siguiente tenor:

“5.7. Reglamento del servicio de notificación en línea a través de Internet.

5.7.1. Requerimientos para acceder al servicio de notificación en línea a través de Internet.

Todo interesado que manifieste expresamente su voluntad de ser notificado en línea a través de Internet, deberá disponer de una dirección de correo electrónico principal y preferiblemente otra secundaria, habilitadas para ello, que serán las únicas para todas las posibles notificaciones a practicar por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El buzón de correo deberá cumplir al menos con los requisitos establecidos en el Manual del Usuario, disponible en la página web de la entidad.

5.7.2. Solicitud para acceder al servicio de notificación en línea a través de Internet.

El interesado deberá solicitar por escrito el servicio de notificación en línea a través de Internet, anexando, debidamente firmado, el documento contentivo de los “Términos y condiciones de uso de medios electrónicos para las notificaciones en línea a través de Internet de los actos proferidos por la delegatura para la propiedad industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio”, el cual se encontrará disponible en la página web de la entidad, indicando la disponibilidad de la o las direcciones electrónicas de correo descritas en el numeral anterior.

5.7.3. Asignación de nombre de usuario y contraseña para la notificación en línea a través de Internet.

Una vez el usuario acepta los “Términos y condiciones de uso de medios electrónicos para las notificaciones en línea a través de Internet de los actos proferidos por la delegatura para la propiedad industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio”, se le envía un correo electrónico informativo, en el cual se le asigna un nombre de usuario y dos contraseñas cuyo uso será privativo del usuario y de su responsabilidad exclusiva.

5.7.4. Para realizar la notificación en línea a través de Internet, se procederá de la siguiente manera:

Proferido un acto administrativo, de los que pueden ser notificados por este sistema, se remitirá a las personas que deban ser notificadas el correspondiente aviso de citación para notificación personal de acuerdo con lo establecido en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, en el que se prevendrá, además, que si lo prefiere el usuario y ha aceptado los “Términos y condiciones de uso de medios electrónicos para las notificaciones en línea a través de Internet de los actos proferidos por la delegatura para la propiedad industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio” referidos en el numeral 5.7.2 de este instructivo y tiene su nombre de usuario y contraseña asignado, podrá notificarse en línea a través de Internet, dentro del mismo término que tendría para la notificación personal.

Para acceder al sistema de notificación en línea a través de Internet, el usuario deberá ingresar en el sitio web habilitado para ello y digitar su nombre de usuario y contraseña, lo cual le permitirá decidir si acepta la notificación por este medio. Surtido este procedimiento, el usuario tendrá acceso al texto del acto administrativo.

La notificación se entenderá surtida desde el momento en que el usuario confirme su decisión de notificarse en línea a través de Internet. Los términos de ejecutoria empezarán a contarse desde el día hábil siguiente al de la fecha de la notificación.

Cuando se trate de un acto administrativo de concesión de un derecho de propiedad industrial que permita renuncia a términos, estos podrán ser renunciados mediante opción habilitada para este efecto, con lo cual estará disponible, si es del caso, la impresión del respectivo certificado.

5.7.5. Horarios.

El servicio de notificación en línea a través de Internet estará habilitado las veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana. Para efectos de la notificación se utilizará la hora legal de Colombia y la hora de cambio de fecha será a las 0:00 horas.

5.7.6. Texto del acto administrativo.

El sistema de notificación en línea a través de Internet está habilitado para que una vez notificado el acto, se permita la visualización del mismo, con la opción de guardarlo o imprimirlo. El acto notificado en línea por Internet tiene la validez de una copia simple. Sin embargo, si así lo solicita el usuario al momento de la notificación, podrá ponerse a disposición del mismo, en la Secretaría General de la Entidad, una copia auténtica del acto administrativo una vez notificado”.

4. Vigencia.

La presente Circular Externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular va dirigida a usuarios de la delegatura para la propiedad industrial.

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