CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2005 

(Marzo 29)

Asunto: Requisitos para obtener las autorizaciones que imparte la Superintendencia de Valores en ejercicio del control exclusivo.

(Nota: Incorporada en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Véase Circular Externa 54 de 2008 de la Superintendencia Financiera)

De conformidad con lo previsto en el artículo 5º del Decreto 203 de 2004, la Superintendencia de Valores ejerce respecto de los emisores de valores sometidos a su control exclusivo, entre otras, las siguientes funciones: (i) Autorizar los reglamentos de suscripción de acciones; (ii) Autorizar la solemnización de los siguientes actos societarios: los relativos a la reorganización de la sociedad lo cual incluye procesos tales como la fusión, la escisión y la segregación o escisión impropia; la transformación; la conversión de acciones; la disolución anticipada y la reducción del capital social cuando implique reembolso efectivo de aportes; (iii) Aprobar el avalúo de aportes en especie; (iv) Promover, de oficio o a solicitud de parte, los acuerdos de reestructuración definidos en el artículo 5º de la Ley 550 de 1999, así como las autorizaciones que de conformidad con la misma ley resulten de competencia del nominador del acuerdo, y (v) Aprobar los cálculos actuariales de las reservas para pensiones de jubilación, los bonos y títulos pensionales, cuando a ello haya lugar.

Con el propósito de cumplir adecuadamente las funciones de que trata el inciso anterior y con el ánimo de que esta entidad imparta las respectivas autorizaciones atendiendo los principios de celeridad, eficiencia y economía que rigen las actuaciones administrativas, se imparten las siguientes instrucciones relacionadas con la información legal, financiera y contable que los emisores de valores deben suministrar a efectos de obtener la respectiva autorización.

1. Documentación general.

Con el fin de obtener las autorizaciones que, en ejercicio del control exclusivo sobre emisores corresponde impartir a la Superintendencia de Valores, es necesario que se adjunten los documentos que a continuación se señalan, sin perjuicio de lo dispuesto para cada trámite específico, y siempre y cuando los mismos no reposen ya en los archivos de la Superintendencia de Valores, circunstancia esta que debe indicarse en el escrito de solicitud.

1. Solicitud formulada por el representante legal o apoderado.

2. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la cámara de comercio del domicilio respectivo, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses.

3. En el evento de actuarse por intermedio de apoderado, debe presentarse el poder debidamente otorgado, con constancia de exhibición de la tarjeta profesional de abogado.

4. Compendio de estatutos sociales vigentes y copia de la escritura de constitución y de las escrituras de reformas estatutarias.

5. Copia del aviso de convocatoria a la reunión del órgano social competente donde se sometió a consideración la propuesta de reforma estatutaria, emisión de acciones, disolución anticipada, aporte en especie, conversión de acciones, reducción de capital o admisión a un acuerdo de reestructuración, el cual debe reunir los requisitos establecidos en la ley y en los estatutos sociales.

6. Copia autorizada del acta correspondiente a la reunión del órgano social competente en la cual se haya aprobado la reforma estatutaria, emisión de acciones, disolución anticipada, aporte en especie, conversión de acciones o admisión a un acuerdo de reestructuración, con constancia de su aprobación. A este respecto deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

a) El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio y en ella debe quedar constancia de toda la información suministrada por la administración a los socios, accionistas o miembros de junta directiva acerca de la reforma estatutaria u operación que se somete a su consideración, la cual debe tener la suficiencia necesaria para proporcionarles todos los elementos de juicio requeridos, de orden legal, financiero, comercial o contable, para la adopción de la correspondiente decisión.

b) En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá enviarse también la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o los escritos por medio de los cuales todos los socios o miembros de junta directiva, según corresponda, hayan expresado el sentido de su voto.

c) Constancia en el acta respecto de la verificación de lo establecido en el artículo 185 del Código de Comercio, o en su defecto deberá adjuntarse una certificación del representante legal y el revisor fiscal sobre este punto.

7. Copia de los acuerdos suscritos entre las compañías participantes en la respectiva operación, relacionados con la misma. En caso de no existir dichos acuerdos, tal hecho deberá ser certificado por el representante legal.

8. Copia de los acuerdos entre accionistas relacionados con la operación que hayan sido depositados en la respectiva sociedad emisora o que hayan sido dados a conocer a los administradores del emisor por los accionistas participantes. En caso de no haberse depositado ningún acuerdo entre accionistas o de no haberse dado a conocer la existencia de estos a los administradores del emisor, tal hecho deberá ser certificado por el representante legal.

9. Actualización de la calificación emitida por la sociedad calificadora de riesgos correspondiente, teniendo en cuenta el efecto del proceso proyectado, para los casos en los cuales un emisor de títulos que conforme a la reglamentación vigente requieran calificación, solicite autorización para fusiones, escisiones, segregaciones o reducción de capital con reembolso efectivo de aportes.

10. Cualquier otro documento que el emisor considere pertinente.

2. Documentación adicional.

Además de los documentos relacionados anteriormente, según sea el tipo de reforma estatutaria o acto que se pretenda adelantar, se deberán adjuntar a la solicitud y presentar para su evaluación y estudio por parte de la Superintendencia de Valores, los documentos que se señalan a continuación para cada uno de ellos, siempre y cuando los mismos no reposen ya en los archivos de la Superintendencia de Valores, circunstancia esta que debe indicarse en el escrito de solicitud.

2.1. Documentación básica para fusiones y escisiones. Además de la documentación relacionada en el numeral 1º de la presente circular, a las solicitudes de autorización para la protocolización de una reforma estatutaria de fusión o escisión deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. Aviso publicado en la sección económica de un diario de amplia circulación nacional, que cumpla los requisitos exigidos por el artículo 174 del Código de Comercio sobre aprobación del acuerdo de fusión o de escisión. En el caso de escisión, deberá adjuntarse, además, aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio social de cada una de las entidades participantes que contenga los requerimientos previstos en el artículo 174 del Código de Comercio.

2. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de las sociedades que participan en la fusión o escisión, en donde conste el medio utilizado en relación con todos y cada uno de los acreedores para la comunicación del acuerdo de fusión o escisión, en los términos del inciso 2º del artículo 5º de la Ley 222 de 1995.

3. Certificación suscrita por el representante legal de las sociedades que participan en la fusión o escisión, en la que se informe si los acreedores han exigido garantías satisfactorias y suficientes para el pago de sus créditos, en los términos de los artículos 175 del Código de Comercio y 6 de la Ley 222 de 1995 y, en caso afirmativo, el estado actual de los trámites correspondientes. Podrá presentarse la solicitud de autorización antes del vencimiento del término señalado en las normas citadas. No obstante, esta entidad solo impartirá su aprobación a la protocolización de la reforma cuando reciba la certificación correspondiente, una vez se haya vencido dicho término.

4. Estados financieros básicos correspondientes a la fecha de corte establecida para la fusión o escisión, debidamente certificados, de todas las sociedades que participan en el proceso, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal correspondientes. De conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, la fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión o escisión no puede ser anterior a un (1) mes a la fecha de realización de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social. Según lo dispuesto en el artículo 115, numeral 15, del Decreto 2649 de 1993 se deben revelar los hechos económicos realizados luego de la fecha de corte, que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas del ente económico.

Si ha transcurrido un lapso superior a tres (3) meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la fusión o escisión y la fecha en que se presente la solicitud ante la Superintendencia de Valores, deberá entregarse una certificación del representante legal y del revisor fiscal sobre la ocurrencia o no, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud, de eventos que puedan afectar significativamente la situación de las entidades.

5. Cuando de conformidad con los artículos 12 y siguientes de la Ley 222 de 1995, con ocasión de la reforma haya lugar a que los socios o accionistas hagan uso del derecho de retiro, deberá remitirse un listado de los socios ausentes en la reunión de la asamblea de accionistas o junta de socios en que se aprobó la reforma. Adicionalmente, deberá remitirse una certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal en la que conste si el derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los socios o accionistas ausentes o disidentes que lo ejercieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la compra o el reembolso de los aportes, según corresponda.

6. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad, en donde conste si el proyecto de fusión o de escisión se mantuvo para consulta de los asociados en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad en su domicilio principal, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la reunión.

7. Reglamento para la colocación de acciones, cuando haya lugar a su elaboración (C. Co., art. 177, ord. 4º). Es de anotar, que no hay lugar a la elaboración de reglamento de colocación cuando solamente se vayan a colocar las acciones que correspondan a los socios de las sociedades participantes como producto de la respectiva operación.

8. Copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la fusión o escisión. En el caso en que no se haya autorizado la respectiva reforma, deberá acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

9. Copia del concepto favorable o de no objeción emitido por la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 177 del Código de Comercio y del numeral 1º del artículo 8º de la Ley 222 de 1995, cuando sea del caso.

Si bien con el propósito de agilizar el trámite, para efectos de la presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Valores bastará con que se acredite que se presentó ante la Superintendencia de Industria y Comercio la solicitud correspondiente, esta entidad solo impartirá su aprobación a la protocolización de la reforma cuando reciba la copia del concepto favorable o la no objeción de la Superintendencia de Industria y Comercio a la mencionada operación.

En los demás casos se allegará certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal en donde se indique que la sociedad se encuentra dentro del régimen de autorización general conforme al artículo 2.1.1 de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Copia de los estudios técnicos elaborados para determinar el valor actualizado de los activos de la sociedad solicitante representados en propiedad, planta y equipo; intangibles, inversiones y otros activos, cuando sea del caso, los cuales deben cumplir con la totalidad de requisitos indicados en el numeral 2.12 de la presente circular.

11. Documentos que, de conformidad con lo señalado en el numeral 2.13 de la presente circular acrediten la idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia de quienes realicen los estudios de valoración.

12. Con el propósito de verificar el valor que por concepto de valorizaciones de propiedad planta y equipo, intangibles y otros activos se refleja en el balance general, se deberá presentar un anexo en que se indique:

a) Descripción del bien (por unidades o grupos homogéneos).

b) Los bienes que conforman los terrenos y construcciones, los cuales deberán relacionarse uno a uno. Los demás bienes se presentarán a nivel de cuenta.

c) Saldo en libros (costo histórico, ajustes por inflación, menos la depreciación ajustada por inflación).

d) Valor del avalúo.

e) Valorización o desvalorización (si se ha constituido provisión, se revelará lo pertinente en notas a los estados financieros).

En las notas a los estados financieros deberá revelarse la fecha del último avalúo, el nombre del avaluador, la fecha en que se hizo el ajuste, si es del caso, el indicador utilizado y su valor.

Respecto de las inversiones representadas en acciones, cuotas o partes de interés, deberá presentarse un anexo que indique:

a) Nombre de la sociedad receptora de la inversión y NIT.

b) Número de acciones, cuotas o partes de interés poseídas.

c) Porcentaje de participación.

d) Costo ajustado de la inversión a la fecha de corte de los estados financieros.

e) Valor intrínseco o de mercado a la fecha de corte de los estados financieros.

f) Método de valuación utilizado.

g) Valorización o provisión.

En cuanto al rubro de intangibles, deberá señalarse lo siguiente:

a) Clase de intangible.

b) Monto total del intangible y criterios utilizados para su determinación.

c) Costo ajustado del intangible a la fecha de corte de los estados financieros.

d) Vida útil estimada de explotación del intangible.

e) Valor anual de amortización.

f) Valor acumulado de amortización.

g) Método contable de amortización.

h) Contingencias que puedan ajustar o acelerar su amortización.

13. Copia completa de los estudios técnicos efectuados para la valoración de las acciones o cuotas sociales de cada una de las empresas que participan en la operación y para determinar la relación de intercambio, adjuntando en medio magnético (disquete o disco compacto) el archivo en el cual consten los cálculos efectuados. Dichos estudios deberán realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta el principio de empresa en marcha y cumpliendo, en lo que les sea aplicable, los criterios generales señalados en el numeral 2.12 de la presente circular.

Por regla general el método de valor en libros no se considera adecuado para la valoración de empresas, salvo en los eventos en los cuales exclusivamente se vayan a adquirir los activos del ente y se pueda demostrar que no se continuará con las actividades que el mismo ha ejercido en desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, podrá optarse por su utilización en los siguientes casos:

a) En los procesos de fusión en los cuales el capital de todas las sociedades participantes en el proceso pertenezca en su totalidad a un mismo beneficiario real, o en el que todos los asociados formen parte de un mismo grupo empresarial, situación que deberá acreditarse.

b) En los procesos de escisión en los que los accionistas de la sociedad originaria mantengan igual proporción a la que poseían en esta, en todas y cada una de las sociedades beneficiarias.

En todo caso, es necesario, como mínimo, que el valor en libros de las propiedades, planta y equipo se determine mediante avalúos que cumplan con los requisitos establecidos en las normas vigentes sobre la materia, utilizando el método de reconocido valor técnico que resulte más apropiado a las circunstancias, teniendo en cuenta la naturaleza, características y situación específicas de cada activo en particular. Dicho avalúo no puede tener una antelación superior a un (1) año.

En los procesos de escisión, los estudios técnicos deberán realizarse para la valoración de las acciones o cuotas sociales que corresponderán a cada socio, cuando conforme a lo establecido en el último inciso del artículo 3º de la Ley 222 de 1995 los socios de la sociedad escindida no participen en el capital de las sociedades beneficiarias en la misma proporción que tenían en aquella.

A los estudios técnicos a que se refiere este numeral deberá anexarse copia de la documentación que acredite la idoneidad profesional, experiencia e independencia de quienes efectuaron la valoración de cada sociedad, según lo requerido en el numeral 2.13 de la presente circular.

2.2. Documentación específica para fusiones. Además de la documentación relacionada en los numerales 1 y 2.1 de la presente circular, a las solicitudes de autorización para la protocolización de una reforma estatutaria de fusión deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. Copia del acuerdo de fusión, el cual ha de constar en el acta de la reunión del órgano social competente que autorizó la reforma. Dicho acuerdo debe contener, conforme a lo establecido en el artículo 173 del Código de Comercio, la siguiente información:

a) Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.

b) Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de las sociedades que participan en la fusión que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.

c) La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las sociedades que participarán en la fusión.

d) Anexo explicativo de la metodología utilizada para la valoración de las acciones o cuotas sociales de cada compañía y para determinar la relación de intercambio, y

e) Estados financieros básicos de todas las sociedades que participan en la fusión, correspondientes a la fecha de corte establecida para dicha reforma, los cuales deben cumplir con la totalidad de requisitos señalados en el numeral 4º del numeral 2.1 de la presente circular.

2. Estados financieros consolidados que se tendrían a la fecha de corte establecida para la fusión, bajo el supuesto que a dicha fecha la misma ya se hubiera realizado, con indicación detallada del método de reconocido valor técnico utilizado para la determinación de las cifras contenidas en dichos estados financieros y de los supuestos empleados, adjuntando copia del archivo correspondiente en Excell.

2.3. Documentación específica para escisiones. Además de la documentación relacionada en los numerales 1º y 2.1 de la presente circular, a las solicitudes de autorización para la protocolización de una reforma estatutaria de escisión deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. El proyecto de escisión, el cual ha de constar en el acta de la reunión del órgano competente que aprobó la escisión. Dicho proyecto debe contener, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley 222 de 1995, las siguientes especificaciones:

a) Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.

b) El nombre de las sociedades que participarán en la escisión.

c) En el caso de creación de nuevas sociedades, los estatutos de las mismas.

d) La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la sociedad o sociedades beneficiarias.

e) El reparto entre los socios de la sociedad escindente, de las cuotas, acciones o partes de interés que les corresponderán en las sociedades beneficiarias, con explicación de los métodos de valuación utilizados.

f) Estados financieros de las sociedades que participen en el proceso de escisión, debidamente certificados y acompañados de sus notas y el dictamen emitido por el revisor fiscal.

g) La fecha a partir de la cual las operaciones de las sociedades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la(s) sociedad(es) beneficiaria(s).

h) La opción que se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2. Estimativo de los estados financieros que se tendrían para cada una de las sociedades que resulten de la escisión, elaborados a la fecha de corte de aquellos que sirvieron como base para decidir sobre la escisión, bajo el supuesto que a dicha fecha ya se hubiese realizado la citada reforma. En los mismos deberá especificarse claramente cuál sociedad asumirá el cumplimiento de las obligaciones surgidas de las emisiones de títulos que tenga en circulación en el mercado público de valores la sociedad que va a escindirse. Para la determinación de las cifras contenidas en dichos estados financieros deberá utilizarse un método de reconocido valor técnico e informarse claramente los supuestos tenidos en cuenta para su elaboración.

2.4. Documentación específica para transformaciones. Además de la documentación relacionada en el numeral 1º de la presente circular, a las solicitudes para que se autorice la protocolización de una reforma estatutaria de transformación deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. Constancia de aprobación del balance que servirá como base para determinar el capital de la sociedad transformada, la cual debe estar incluida en el acta de la reunión del órgano social competente que aprobó la transformación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 170 del Código de Comercio.

2. Proyecto de los nuevos estatutos ajustados a los requisitos exigidos en el Código de Comercio para la nueva forma societaria, los cuales deben constar en el acta referida o como anexo a la misma.

3. Copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la transformación, o en caso de que no se haya autorizado la respectiva reforma deberá acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

4. Cuando de conformidad con los artículos 12 y siguientes de la Ley 222 de 1995, con ocasión de la reforma haya lugar a que los socios o accionistas hagan uso del derecho de retiro, deberá remitirse un listado de los socios disidentes en la reunión de la asamblea de accionistas o junta de socios en que se aprobó la reforma. Adicionalmente, deberá remitirse una certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal en la que conste si el derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los socios o accionistas ausentes o disidentes que lo ejercieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la compra o el reembolso de los aportes, según corresponda.

2.5. Documentación específica para disolución anticipada. Además de la documentación relacionada en el numeral 1º de la presente circular, a las solicitudes para que se autorice la disolución anticipada de una sociedad deberá adjuntarse:

1. Acta de la reunión del órgano social competente que aprobó la disolución, en la cual deberá constar el nombramiento del liquidador.

2. Estados financieros básicos de la sociedad, cuya antigüedad no puede ser anterior a un (1) mes respecto a la fecha de la convocatoria para la reunión del máximo órgano social en que se vaya a considerar la disolución, acompañados de sus notas, debidamente certificados conforme con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados por el revisor fiscal, conforme con lo dispuesto en el artículo 38 ibídem, y adjuntando los documentos indicados en los numerales 10, 11 y 12 del numeral 2.1 de la presente circular.

3. En los casos en que la sociedad que se vaya a disolver haya colocado títulos de deuda o bonos convertibles en acciones, las condiciones y plazos en los que procederá a pagar a los tenedores de tales títulos de conformidad con lo dispuesto por los artículos 1.2.4.25 de la Resolución 400 de 1995 y 244 del Código de Comercio.

2.6. Documentación específica para otras formas de reorganización. Además de la documentación relacionada en el numeral 1º de la presente circular, a las solicitudes para que se autorice el cambio de objeto social, la segregación o escisión impropia u otros actos societarios, diferentes a la fusión, escisión o transformación, que impliquen reorganización empresarial y que afecten la situación patrimonial, la actividad principal o el riesgo de las sociedades emisoras de valores sometidas al control exclusivo de esta superintendencia, deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. Documentos presentados a consideración de la asamblea de accionistas, junta de socios u órgano social competente, mostrando las consideraciones de orden jurídico, financiero, comercial, contable, tributario y de cualquier otra índole que sustentan la procedencia de la respectiva operación y el impacto de la misma sobre la situación futura de la sociedad, adjuntando copia de los estudios técnicos elaborados para el efecto.

2. Tratándose de cambios en el objeto social, copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la modificación al objeto social o, en caso de que no se haya autorizado la respectiva reforma, deberá acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

3. Para el caso de las segregaciones o escisiones impropias, deberán adjuntarse los siguientes documentos adicionales:

a) Estados financieros básicos de las sociedades que participarán en la operación, acompañados de sus notas, debidamente certificados conforme con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados por el revisor fiscal, según lo dispuesto en el artículo 38 ibídem, y adjuntando los documentos indicados en los numerales 10, 11 y 12 del numeral 2.1 de la presente circular.

b) Informe completo sobre la participación que actualmente tienen las líneas de negocio que se pretende segregar en los activos, pasivos, flujo de efectivo, ingresos, egresos y resultados de la empresa segregante.

c) Cuando la segregación incluya la enajenación de uno o varios establecimientos de comercio, deberá enviarse copia completa de los estudios técnicos realizados para su valoración, los cuales deberán efectuarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta el principio de empresa en marcha, y cumpliendo, en lo que les sea aplicable, los criterios generales señalados en el numeral 2.12 de la presente circular. A dichos estudios deberá anexarse copia de la documentación que acredite la idoneidad profesional, experiencia e independencia de quienes efectuaron la valoración, según lo requerido en el numeral 2.13 de la presente circular.

d) Cuadro explicativo de la composición accionaria, o de capital, que tiene la sociedad o sociedades beneficiarias, y la que tendrá después de realizarse la operación, indicando el nombre de cada accionista o socio, NIT, número de acciones o cuotas partes poseídas, porcentaje de participación, valor nominal de las acciones o cuotas partes, valor patrimonial, forma de pago (en efectivo o en especie) y plazo.

e) Relación de todos los activos a transferir, con su respectivo valor según el avalúo más reciente de que se disponga y justificación del precio al cual se entregarán, si este difiere del avalúo.

f) Relación de todos y cada uno de los pasivos y contratos que se entregan a las sociedades beneficiarias, indicando el nombre o razón social del acreedor o contratante, NIT, dirección, valor actual de la respectiva acreencia o contrato y documento de soporte correspondiente.

g) Explicación acerca de los mecanismos jurídicos que se utilizarán para efectos de transferir o enajenar los activos, pasivos o contratos objeto de la segregación.

h) Identificación de los activos y pasivos que quedarán en la sociedad segregante, con su respectivo valor.

i) Indicación del número de acciones o participación en el capital de la sociedad beneficiaria que recibirá la sociedad segregante, así como su precio y justificación del mismo.

PAR.—Se entiende por segregación o escisión impropia la operación mediante la cual una sociedad, que se denomina “segregante” destina una o varias partes de su patrimonio a la constitución de una o varias sociedades o al aumento de capital de sociedades ya existentes, que se denominarán “beneficiarias”, generalmente en forma de aportes en especie. Como contraprestación, la sociedad segregante recibe acciones, cuotas o partes de interés de las sociedades beneficiarias.

Se considerará que un aporte en especie constituye segregación cuando, como resultado del mismo, se entregue una línea de negocio, establecimiento de comercio o se produzca un cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante.

Se presume que se ha producido un cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante cuando el valor neto de los bienes aportados equivalga o sea superior al veinticinco por ciento (25%) del total del patrimonio de la respectiva sociedad o cuando los activos aportados generen el treinta por ciento (30%) o más de los ingresos operacionales de la misma, tomando como base los estados financieros correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.

2.7. Disminución de capital con reembolso efectivo de aportes. Para la autorización de la disminución de capital con reembolso efectivo de aportes de los emisores de valores existirá un régimen de autorización general y uno de autorización específica.

2.7.1. Autorización general. Sin perjuicio del cumplimiento del deber de información eventual, se entiende autorizada por vía general la reforma consistente en la disminución del capital por reembolso de aportes a socios en las sociedades sometidas al control exclusivo de esta entidad, en las cuales se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que el valor que represente la disminución del capital social no supere el cinco por ciento (5%) del valor del capital suscrito, según los estados financieros que se hayan presentado a consideración del máximo órgano social para efectos de decidir sobre la reforma en cuestión, y

2. Que el monto total de la disminución prevista no exceda la suma equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales.

El representante legal de la sociedad deberá remitir a esta superintendencia, a título informativo, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se solemnice la reforma estatutaria de disminución del capital, los documentos señalados en el numeral siguiente.

2.7.2. Autorización específica. En los eventos en que la disminución del capital no se enmarque dentro de los presupuestos establecidos para el régimen de autorización general indicado en el numeral anterior, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido, eleve a la Superintendencia de Valores, en forma previa a su protocolización, la solicitud pertinente, anexando los documentos señalados en el numeral 1º de la presente circular y adicionalmente los siguientes:

1. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad, en la cual conste:

a) Que la sociedad carece de pasivo externo o, si lo tiene, que hecha la reducción los activos totales representan no menos del doble del pasivo externo.

b) Relación de la totalidad de los acreedores sociales y de los montos adeudados a cada uno, a la fecha de presentación de la solicitud.

c) Origen y disponibilidad de los fondos con los cuales se procederá al reintegro de aportes a los socios y las medidas adoptadas para la consecución de los mismos. En caso de que se proyecte enajenar activos, deberán identificarse claramente los que se enajenarían o que se utilizarían como medio de pago para el reembolso, precisando si tales activos son no operacionales u operacionales y explicando claramente el efecto que su enajenación tendría sobre el desarrollo del objeto social de la compañía.

En todos los casos, incluso si se va a hacer uso de las propias disponibilidades de caja de la compañía, deberá adjuntarse un estudio que contemple las proyecciones de flujo de caja para los tres (3) años siguientes al reembolso y un análisis sobre el impacto del mismo en la estructura financiera de la compañía.

d) El monto total capitalizado durante la existencia del ente económico, proveniente de la cuenta revalorización del patrimonio, el cual debe coincidir con las cuentas de orden correspondientes.

e) Que se ha verificado que la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes no proviene, total ni parcialmente, de la capitalización de la revalorización del patrimonio.

2. Estados financieros básicos de la sociedad, acompañados de sus notas, debidamente certificados conforme con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados por el revisor fiscal, según lo dispuesto en el artículo 38 ibídem, adjuntando los documentos indicados en los numerales 10, 11 y 12 del numeral 2.1 de la presente circular.

De conformidad con lo previsto en el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, la fecha de los estados financieros preparados para decidir sobre la disminución de capital no puede tener una antelación mayor de un mes respecto de la fecha de la reunión del máximo órgano social en la que se vaya a considerar la reforma estatutaria, lo cual puede implicar la presentación de estados financieros de períodos intermedios, con la antelación propia de un estado financiero de carácter extraordinario. Respecto de las sucursales de sociedades extranjeras, los estados financieros respectivos deberán tener un corte cuya antelación respecto a la fecha de la reunión del órgano competente de la casa matriz que deba adoptar la decisión no debe ser superior a un mes.

Estos estados financieros, al reflejar la situación del ente económico al corte correspondiente, se constituyen en una de las principales herramientas de que dispone la superintendencia para verificar el cumplimiento del artículo 145 del Código de Comercio.

En el evento en que la superintendencia autorice la disminución de capital de una sociedad con estados financieros correspondientes a un corte determinado, el reembolso del mismo debe hacerse una vez se hayan cumplido las formalidades o solemnidades exigidas, con el fin de que no se presenten cambios significativos de los activos frente a los pasivos respecto de la situación que se haya verificado al estudiar la solicitud e impartir la autorización.

Si ha transcurrido un lapso superior a tres (3) meses entre la fecha de los estados financieros utilizados para decidir sobre la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes y la fecha en que se presente la solicitud ante la Superintendencia de Valores, deberán enviarse unos estados financieros intermedios, con el corte más cercano posible a la fecha de presentación de la solicitud ante esta entidad, certificados y acompañados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Así mismo, el representante legal y el revisor fiscal deben manifestar si se mantienen los presupuestos establecidos por el artículo 145 del Código de Comercio.

3. Si para proceder a la disminución del capital se cuenta con la aceptación expresa de la totalidad de acreedores de la sociedad, se debe presentar una copia del documento en que los acreedores sociales acepten expresamente y por escrito la reducción del capital.

4. Cuando en el pasivo figuren prestaciones sociales, será necesario acreditar la aprobación del funcionario competente del Ministerio de Protección Social, de conformidad con lo exigido en el inciso final del artículo 145 del Código de Comercio.

5. Para las sociedades que tengan pensiones a cargo, copia del cálculo actuarial correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, en el evento en que este no haya sido enviado con anterioridad a la Superintendencia de Valores, con indicación del porcentaje que del mismo se tenga amortizado.

6. Copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la disminución del capital o, en caso que ellos no hayan autorizado la reducción, deberá acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2.8. Documentación específica para la aprobación del avalúo de aportes en especie. Además de la documentación relacionada en el numeral 1º de la presente circular, a las solicitudes para que se apruebe el avalúo de aportes en especie que reciban los emisores de valores sometidos a control exclusivo de la Superintendencia de Valores, deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. Estudios que contengan las consideraciones de orden jurídico, financiero, comercial, contable, tributario y de cualquier otra índole que se hayan presentado a consideración de la asamblea de accionistas o junta de socios para demostrar la procedencia del respectivo aporte en especie.

2. Relación de todos los activos a transferir como aporte en especie, valor en libros de los mismos y valor total por el cual serán recibidos por la sociedad receptora del aporte.

3. Si en el aporte se incluyen bienes que se clasifiquen dentro del grupo de “propiedad, planta y equipo”, presentar para los mismos un cuadro explicativo en el cual se indique:

a) Identificación del bien.

b) Saldo en libros del respectivo bien (costo histórico, ajustes por inflación, menos la depreciación ajustada por inflación).

c) Fecha del último avalúo realizado.

d) Nombre del avaluador.

e) Metodología específica utilizada para su valuación (no basta con señalar que se trata de un método de reconocido valor técnico).

f) Valor del bien determinado por el avalúo.

g) Valorización o desvalorización resultante.

h) Precio al cual serán entregados los bienes a la sociedad receptora del aporte.

Cuadro explicativo de la composición accionaria o de capital que tiene la sociedad actualmente y tendrá después de recibir el aporte, indicando el nombre de los veinte (20) principales accionistas o socios, NIT, número de acciones o cuotas partes poseídas, porcentaje de participación, valor nominal de las acciones o cuotas partes, valor patrimonial, plazo y forma de pago (en efectivo o en especie).

5. Copia de los estudios técnicos, elaborados para determinar el valor actualizado de los activos que se aportarán, los cuales no deben tener una antelación superior a un año respecto a la fecha de la solicitud y deben cumplir con la totalidad de requisitos indicados en el numeral 2.12 de la presente circular.

6. Documentos que, de conformidad con lo señalado en el numeral 2.13. de la presente circular acrediten la idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia de quienes realicen los estudios de valoración a que se refiere el numeral anterior.

7. Si el aporte incluye uno o varios establecimientos de comercio, deberá enviarse copia completa de los estudios técnicos realizados para su valoración, los cuales deberán efectuarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta el principio de empresa en marcha, y cumpliendo, en lo que les sea aplicable, los criterios generales señalados en el numeral 2.12 de la presente circular. A dichos estudios deberá anexarse copia de la documentación que acredite la idoneidad profesional, experiencia e independencia de quienes efectuaron la valoración, según lo requerido en el numeral 2.13 de la presente circular.

2.9. (Derogado).* Documentación para la aprobación de cálculos actuariales. Para efectos de la autorización de los cálculos actuariales de las reservas para pensiones de jubilación, los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deberán presentar los siguientes documentos:

1. Solicitud suscrita por el representante legal de la entidad o, en su defecto, por apoderado debidamente constituido, en la cual deberá indicarse el valor total del pasivo pensional para el cual se solicita autorización, así como el número de identificación tributaria del emisor y la oficina de la Dirección de Impuestos y Aduanas que le corresponda, incluyendo la dirección de la misma.

2. Estudio técnico suscrito por el actuario que lo elaboró y el representante legal de la sociedad emisora, el cual deberá contener:

a) Una nota técnica en la que se mencionen y expliquen detalladamente los parámetros técnicos utilizados, y en todo caso como mínimo:

1. Tasas de interés utilizadas y fuente de esta información.

2. Tablas de mortalidad empleadas.

3. Grupos poblacionales incluidos.

4. Clases de pensiones incluidas.

5. Significado de cada una de las abreviaturas u otras convenciones empleadas en el estudio.

6. Factores que determinan la inclusión de una persona al cálculo actuarial.

7. En general, toda aquella información necesaria para una adecuada comprensión del estudio remitido.

b) Relación detallada de cada una de las personas incluidas en el estudio actuarial, indicando para cada una de ellas el valor de las mesadas ordinarias, de las mesadas adicionales correspondientes a los meses de junio y diciembre de cada año, el auxilio funerario y el valor del bono o título pensional a que haya lugar. Así mismo deberán indicarse las variaciones presentadas (ingresos o retiros de personas) con respecto al cálculo correspondiente al año anterior, adjuntando en medio magnético (disquete o disco compacto) el archivo en el cual consten los cálculos efectuados.

c) Monto total del pasivo pensional estimado a cargo del ente emisor de valores.

d) Manifestación expresa de que todas las personas que debe considerar la sociedad al calcular la provisión para el pasivo pensional, están incluidas en el mismo, debidamente suscrita por el representante legal de la entidad y el revisor fiscal de la misma.

e) Anexo explicativo que indique todos los cambios de la información básica respecto del cálculo correspondiente al ejercicio anterior, tales como modificaciones en los grupos poblacionales por ingreso o retiro de beneficiarios, traslados de régimen pensional y, en general, toda aquella información necesaria para la determinación de los cambios introducidos que afecten el monto del cálculo efectuado.

3. Copia de los pactos o convenciones colectivas de trabajo vigentes a la fecha de corte del cálculo actuarial presentado o manifestación expresa de no tener celebrados tales acuerdos.

4. Hoja de vida de la persona que elaboró el cálculo actuarial, adjuntando una certificación expedida por la agremiación de actuarios a la cual pertenezca, así como los documentos que demuestren que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en la elaboración de estudios de esta naturaleza, lo cual podrá acreditarse a través de certificaciones expedidas por las sociedades para las cuales haya elaborado los mencionados estudios o, en su defecto, por una declaración conferida bajo la gravedad de juramento.

PAR.—La presentación de la solicitud de aprobación del cálculo actuarial, hace responsables tanto al representante legal del ente económico como a la persona que elaboró el estudio actuarial, por la información contenida en el aludido estudio y por el cumplimiento de las normas que reglamentan lo relacionado con el cálculo actuarial por pensiones de jubilación.

(Nota: Derogado el numeral 2.9 por la Circular Externa 39 de 2009 de la Superintendencia Financiera)

2.10. Reglamentos de suscripción de acciones. La aprobación de los reglamentos de suscripción de acciones de las entidades sometidas a control exclusivo de la Superintendencia de Valores que no se vayan a colocar mediante oferta pública, se sujetará al régimen de autorización general o al de autorización específica, de conformidad con los presupuestos que se indican en los numerales 2.10.1 y 2.10.2.

2.10.1. Autorización general. Sin perjuicio del cumplimiento del deber de información eventual consagrado en el artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995, se entienden autorizados por vía general los reglamentos de suscripción de acciones ordinarias de sociedades sometidas al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, que cumplan las siguientes condiciones:

— Que el número de acciones que se pretenden colocar sea igual o inferior al 20% de las acciones en circulación.

— Que la oferta de las acciones no se enmarque dentro de los presupuestos consagrados en el artículo 1.2.1.1 de la Resolución 400 de 1995 que la califican como pública.

— Que la colocación se realice con sujeción al derecho de preferencia.

— Que el reglamento se ajuste en su contenido a lo previsto en el artículo 386 del Código de Comercio.

— Que se hayan adoptado medidas tendientes a preservar los derechos de los tenedores de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, si es del caso.

En relación con los reglamentos autorizados por vía general, el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad emisora deberán remitir a esta superintendencia, a título informativo y dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expiración del plazo de la oferta, la documentación prevista en el numeral 3 del numeral siguiente.

2.10.2. Autorización específica. En el evento en que un reglamento de suscripción de acciones no se enmarque dentro del régimen de autorización general, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido formulen por escrito la solicitud pertinente a la Superintendencia de Valores, a la cual deben anexar los documentos que se señalan en los numerales 1º, 2º, 3º, 4º y 5º del numeral 1º de la presente circular, y adicionalmente los siguientes:

1. Copia del reglamento de suscripción de acciones, el cual deberá formar parte integral del acta de la reunión del órgano social que lo aprobó. A falta de norma estatutaria expresa, corresponderá a la junta directiva aprobar dicho reglamento (C. Co., art. 385).

Según lo dispuesto en el artículo 386 del Código de Comercio, el reglamento de suscripción de acciones debe contener como mínimo:

La cantidad de acciones que se ofrecerán, que no podrá ser inferior a las emitidas;

• La proporción y forma en que podrán suscribirse;

• El plazo para aceptación de la oferta, en cada una de las vueltas en que se divida. Es de advertir que el plazo total de la oferta no podrá ser menor de quince (15) días hábiles ni superar los tres meses;

• El precio al que serán ofrecidas, que no será inferior al valor nominal de las respectivas acciones;

• Los plazos para el pago de las acciones;

• En el caso de las acciones privilegiadas o con dividendo preferencial y sin derecho a voto, deberá establecerse claramente los derechos que otorgan, su duración y los plazos y condiciones de acumulación. En consecuencia, no podrá establecerse que los derechos que confieran este tipo de acciones o su duración serán determinados en el futuro por la asamblea de accionistas u otro órgano social, debiendo precisarse claramente dichas prerrogativas en el acto de creación de los respectivos títulos.

Adicionalmente, según lo dispuesto en el artículo 1.2.4.29 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, las sociedades que tengan bonos convertibles en acciones deberán acreditar que con la emisión de acciones proyectada no se afectan los derechos de los tenedores de dichos bonos, para lo cual se podrán ofrecer acciones a los tenedores, en condiciones equivalentes a las de los actuales accionistas.

2. Facsímil o modelo de la acción.

3. Una vez autorizada la oferta de acciones, y dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expiración del plazo de la oferta, el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad deberán presentar a la Superintendencia de Valores la siguiente información:

1. Listado de los suscriptores que después de la suscripción hayan quedado con una participación igual o superior al 10% del total de acciones en circulación de la sociedad, señalando su nombre completo o razón social, nacionalidad, cédula de ciudadanía o NIT, cantidad de acciones suscritas y porcentaje que representan las acciones poseídas por cada uno con respecto al total de acciones en circulación de la sociedad, indicando si con anterioridad a la colocación el suscriptor era accionista de la compañía emisora.

2. Cuadro resumen con la siguiente información:

• Cifra en que se incrementó el capital suscrito y pagado;

• Número total de antiguos accionistas y, cuando sea el caso, de tenedores de bonos convertibles en acciones que suscribieron los títulos objeto de la oferta, número total de acciones suscritas por ellos y valor total de las mismas;

• Número de terceros que suscribieron los títulos objeto de la oferta, número total de acciones suscritas por ellos y valor total de las mismas;

• Número total de accionistas de la sociedad al finalizar la oferta;

• Valor del capital suscrito de la sociedad al finalizar la oferta;

3. Certificado de cámara de comercio donde conste la inscripción del aumento del capital suscrito y pagado.

2.11. Conversión de acciones. Para efectos de solicitar ante la Superintendencia de Valores autorización para la solemnización de una reforma estatutaria de conversión de acciones deberán presentarse los documentos relacionados en el numeral 1º de la presente circular. Cuando las acciones se conviertan en privilegiadas o con dividendo preferencial y sin derecho a voto, en el acta de la reunión de la asamblea de accionistas en la cual se haya aprobado la conversión de acciones deberá dejarse constancia expresa de los derechos específicos que las acciones otorgan, su duración y los plazos y condiciones de acumulación. En consecuencia, no podrá establecerse que los derechos que confieran este tipo de acciones o su duración serán determinados en el futuro por la asamblea de accionistas u otro órgano social, debiendo precisarse claramente dichas prerrogativas en el acto de creación de los respectivos títulos.

2.12. Condiciones generales de los avalúos y otros estudios de valoración. En la práctica de un avalúo se deben observar las normas técnicas específicas que correspondan a los recursos o hechos que constituyan el objeto del mismo, según lo establecido en el capítulo II, sección I del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, así como la reglamentación especial que les sea aplicable.

En todos los casos, el estudio debe reconocer las contingencias de pérdida que afecten el objeto del mismo, cualificarlas y cuantificarlas de conformidad con la información disponible al momento de formular el respectivo avalúo, con el objeto de determinar las provisiones o valorizaciones que correspondan.

Los estudios de valuación deberán sujetarse a los siguientes criterios:

a) Objetividad. Deberán efectuarse con base en criterios objetivos y datos comprobables.

b) Certeza de fuentes. La información, índices, precios unitarios, curvas de depreciación o proyecciones que se utilicen deben provenir de fuentes verificables, de reconocida profesionalidad. Cuando se trate de bienes materiales, los avalúos se deben estructurar con base en los resultados de la inspección física del respectivo activo, la cual debe ser hecha de forma directa por el avaluador, con el propósito de constatar su existencia y recabar toda la información necesaria sobre su estado físico y condiciones de conservación o deterioro.

c) Transparencia. En los estudios de valuación deberá darse claridad respecto de todas las limitaciones y posibles fuentes de error en la metodología, en la información utilizada o en cualquier otro aspecto del trabajo realizado, así como revelarse todos los supuestos que se hayan tomado en cuenta.

d) Integridad y suficiencia. Los documentos que se produzcan como resultado de la valuación realizada deberán contener toda la información que permita a un tercero interesado conocer el valor total del avalúo y el alcance del concepto emitido, sin necesidad de recurrir a fuentes externas al texto. Adicionalmente, debe ser posible verificar todos los cálculos que soporten el resultado final y los intermedios. El informe que se presente deberá incluir al menos los siguientes elementos:

i) Indicación de la clase de avalúo que se realizó y la justificación de por qué es el apropiado para el propósito pretendido.

ii) Explicación de la metodología utilizada. En el caso de valoración de acciones, cuotas sociales y partes de interés, el estudio deberá realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico y teniendo en cuenta las instrucciones para imparta para el efecto por la Superintendencia de Valores.

iii) Identificación y descripción de los bienes o derechos avaluados, precisando la cantidad y estado o calidad de sus componentes.

iv) Los valores de referencia o unitarios que se utilicen y sus fuentes.

v) Las cantidades de que se compone el bien o derecho valorado, que se utilizaron para realizar los cálculos.

vi) El valor resultante del avalúo.

vii) La vigencia del avalúo, que no podrá ser inferior a un año.

viii) La identificación de la persona que realiza el avalúo.

ix) Cuando la metodología del avalúo utilice un sistema de depreciación, se debe indicar el método de depreciación utilizado y la razón por la cual se considera que resulta más apropiado que los métodos alternativos.

x) Cuando la metodología utilice proyecciones, se deben señalar todos y cada uno de los supuestos y el procedimiento usado para proyectar. En el caso de variables proyectadas se deben incluir las fuentes de donde fueron tomadas y/o los supuestos que se tuvieron en cuenta para realizar la proyección.

xi) Si la metodología del avalúo utiliza índices, se debe señalar cuáles se utilizaron y la fuente de donde fueron tomados.

2.13. Condiciones generales de los avaluadores. Los avalúos que realicen los emisores de valores para determinar el valor de realización o valor actual de sus activos, ya sea en cumplimiento de las normas contables vigentes o para sustentar alguna solicitud ante esta Superintendencia, deben ser practicados por personas de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia.

Para acreditar el cumplimiento de los requisitos señalados, el avaluador deberá presentar, por conducto de la sociedad emisora propietaria de los activos o de la que solicite la autorización para la respectiva reforma estatutaria u operación, los siguientes documentos:

1. Hoja de vida de las personas que realizaron directamente el estudio, precisando sus calidades y experiencia.

2. Certificados de estudio y de experiencia laboral.

3. Certificado de inscripción en el registro de avaluadores, en la especialidad que corresponda según el activo avaluado, o de afiliación a la agremiación del ramo, si es del caso.

4. (Modificado).* Declaración juramentada respecto a que carece de vínculos con el propietario del activo valuado, su representante legal o socios con participación superior al 10% del capital social, o con los acreedores del propietario del activo valuado y que no tiene ningún interés, directo o indirecto, en el resultado del estudio de valoración o en sus posibles utilizaciones.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 35 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

2.14. Documentación específica para solicitar la promoción de un acuerdo de reestructuración. Para efectos de solicitar la admisión de una sociedad a un acuerdo de reestructuración, en términos de lo establecido en la Ley 550 de 1999, deberán presentarse a la Superintendencia de Valores los siguientes documentos:

1. Solicitud suscrita por el representante legal de la entidad solicitante o su apoderado, en el cual se acredite el cumplimiento de los requisitos señalados en el inciso segundo del artículo 6º de la Ley 550 de 1999 para que proceda la admisión al acuerdo de reestructuración.

2. Propuesta de bases para la negociación del acuerdo, la cual debe contener los estados de resultados, balances y flujos de efectivo proyectados, con el detalle de los procedimientos y supuestos utilizados, así como de las fuentes de información empleadas.

3. Balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo y estado de inventario, cortados al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de la promoción al acuerdo, debidamente certificados y dictaminados, en términos de lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

4. Notas a los estados financieros a que se refiere el numeral anterior, elaboradas con el pleno cumplimiento de los requisitos de revelación establecidos en los artículos 15 y 113 a 121 del Decreto 2649 de 1993.

Como información complementaria del estado de inventario deberán presentarse los siguientes documentos:

a) Listado discriminado de los inmuebles de propiedad de la sociedad, indicando su ubicación, número de matrícula inmobiliaria; número de escritura, notaría, ciudad y fecha; dirección de la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente, valor comercial según el último avalúo realizado y gravámenes constituidos sobre ellos.

b) Certificado de tradición y libertad de los bienes inmuebles.

c) Relación discriminada de otros activos sociales cuyo valor sea superior a 20 salarios mínimos legales mensuales, indicando los datos de identificación respectivos, ubicación, valor comercial según el último avalúo realizado y gravámenes constituidos sobre ellos.

d) Copia de los avalúos más recientes que se hayan realizado respecto de los activos sociales.

e) Relación completa y actualizada de los acreedores, con indicación del nombre, domicilio y dirección de cada uno; relación o vínculo existente entre el acreedor y la sociedad emisora, sus socios, administradores o controlantes; cuantía y naturaleza de los créditos, tasas de interés, documentos en que consta la obligación, fecha de origen y vencimiento, nombre, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación de los codeudores, fiadores o avalistas. En caso de ignorar los mencionados lugares, el deudor deberá manifestarlo expresamente.

f) Para obligaciones tributarias: discriminación por clase de impuestos, identificando su cuantía, tasas de interés, sanciones y las declaraciones tributarias correspondientes.

g) Para obligaciones laborales: relación de los trabajadores, indicando cargo que desempeñan, vínculos adicionales con la sociedad (accionista, miembro de junta directiva, etc.), domicilio y dirección de cada uno; del personal jubilado a su cargo y de los ex trabajadores a quienes se adeude sumas de carácter laboral, indicando monto de cada acreencia.

5. Relación de los procesos judiciales y de cualquier procedimiento o actuación administrativa de carácter patrimonial adelantada por la sociedad emisora solicitante o que cursen contra ella, indicando el juzgado o la oficina donde se encuentren radicados y el estado en que se encuentren.

6. Relación completa de los accionistas de la sociedad, indicando el valor de su aporte y su porcentaje de participación en el capital social.

PAR.—Cuando la solicitud de admisión al acuerdo de reestructuración sea presentada por uno o varios acreedores, bastará con que se presenten los siguientes documentos: la solicitud requerida en el punto 1 del presente numeral; el certificado de existencia y representación legal de los acreedores que sean personas jurídicas, expedido por la cámara de comercio del domicilio respectivo, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses; en el evento de actuarse por intermedio de apoderado, el poder debidamente otorgado, con constancia de exhibición de la tarjeta profesional de abogado y cualquier medio probatorio que de forma clara demuestre que los supuestos previstos en el inciso segundo del artículo 6º de la Ley 550 de 1999 se han configurado.

2.15. Documentación específica para solicitar autorización para la realización de las operaciones a que se refiere el artículo 17 de la Ley 550 de 1999. A las solicitudes que, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 550 de 1999, se presenten ante la Superintendencia de Valores para que autorice a una sociedad en reestructuración la realización de reformas estatutarias, operaciones que no correspondan al giro ordinario de su negocio, venta de activos no operacionales, constitución o ejecución de garantías o cauciones, compensación, pago anticipado de acreencias incluidas en el acuerdo, arreglo, conciliación o cualquiera de las otras operaciones previstas en la norma mencionada, deberán adjuntarse los siguientes documentos:

1. Solicitud suscrita por el representante legal de la empresa en reestructuración o por el representante legal del acreedor interesado, si es del caso, en la cual se indique el detalle completo de la operación para la cual se solicita autorización, así como las razones de urgencia, necesidad y conveniencia para la empresa deudora, que justifican la realización de la operación o reforma estatutaria.

2. Concepto del promotor del acuerdo respecto de la reforma u operación que se solicita autorizar a la Superintendencia de Valores, para lo cual, además de las razones de urgencia, necesidad y conveniencia de la misma para la empresa, deberá verificar que el empresario se encuentre atendiendo oportunamente los gastos administrativos que se hayan causado con posterioridad a la promoción del acuerdo.

3. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad deudora y de la acreedora, si es del caso, expedido por la cámara de comercio del domicilio respectivo, con fecha de expedición no superior a tres meses.

4. Documentos en que conste la obligación, si es del caso.

5. Avalúos actualizados de los activos que se pretenda enajenar, si es del caso, los cuales deberán cumplir en su totalidad con los requisitos señalados en los artículos 60 y 61 de la Ley 550 de 1999, en concordancia con el Decreto 422 de 2000, y en numerales 2.12. y 2.13. de la presente circular.

6. Copia autorizada o auténtica del acta correspondiente a la reunión del órgano social competente en la cual se haya aprobado la reforma estatutaria, pago, conciliación u operación específica para la cual se solicita la autorización de la superintendencia, con constancia de su aprobación.

2.16. Documentación específica para solicitar autorización de la fórmula de normalización del pasivo pensional en los acuerdos de reestructuración en términos de la Ley 550 de 1999. Para efectos de solicitar la autorización de los mecanismos de normalización del pasivo pensional, según lo previsto en el artículo 41 de la Ley 550 de 1999, los emisores de valores que se encuentren en acuerdo de reestructuración deberán presentar los siguientes documentos:

1. Carta de solicitud suscrita por el representante legal del emisor en reestructuración y por el promotor del acuerdo, en la cual se indique el detalle completo del mecanismo elegido por la sociedad para la normalización del pasivo pensional, en los términos establecidos en el artículo 41 de la Ley 550 de 1999 y en los decretos 1260 de 2000 y 941 de 2002, así como en aquellos que los modifiquen o adicionen.

2. Copia completa del proyecto de acuerdo que se someterá a consideración de los acreedores.

3. Copia auténtica del acta de junta directiva u órgano social competente en la cual se haya aprobado el mecanismo a utilizar para efectos de la normalización del pasivo pensional y las condiciones del mismo.

4. Copia del cálculo actuarial, con pleno cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 2.9 de la presente circular, cuya fecha de corte no podrá ser superior a seis (6) meses respecto de la fecha de presentación de la solicitud.

5. Concepto del Ministerio de Protección Social acerca de la pertinencia y conveniencia para los pensionados del mecanismo propuesto por la empresa para la normalización del pasivo pensional.

6. Cuando el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la conmutación pensional, copia del documento mediante el cual el Instituto de Seguros Sociales o la entidad administradora de pensiones correspondiente acepte la conmutación pensional y establezca los términos de la misma, en los casos en los cuales el mecanismo elegido.

7. Cuando el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la constitución de un patrimonio autónomo pensional o de garantía, proyecto del contrato de fiducia respectivo.

8. Cuando el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la constitución de gravámenes hipotecarios o prendarios, copia de los documentos que acrediten la propiedad y los avalúos de los activos sobre los cuales se constituirán las garantías mencionadas. Dichos avalúos deben cumplir con los requisitos señalados en los numerales 2.12 y 2.13 de la presente circular, e incluir un análisis sobre las condiciones del mercado de los respectivos activos y las posibilidades razonables de su enajenación en el corto plazo.

9. En los casos en los cuales el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la negociación o transferencia de pasivos, deberán presentarse adicionalmente los siguientes documentos:

a) Copia completa, autorizada, del acta correspondiente a la reunión de la asamblea de accionistas, junta de socios o máximo órgano social de la entidad cesionaria, donde se haya sometido a su consideración la propuesta de negociación o transferencia de pasivos pensionales, indicando claramente el monto del pasivo pensional que se asume, con base en el cálculo actuarial y demás características de la operación, el impacto de la misma para cada una de las entidades participantes en el proceso, especialmente en términos de variación en el endeudamiento y liquidez; la procedencia de los recursos con los cuales se pagarán las obligaciones pensionales que se asumirán, el costo de las fuentes de financiación y las contraprestaciones que recibirá la entidad que asumirá el pago de las obligaciones pensionales, de ser el caso, adjuntando el aviso de convocatoria respectivo y la totalidad de documentos suministrados a los socios o accionistas para ilustrarlos acerca del tema a debatir, incluyendo los estados financieros a que se refiere el literal siguiente.

b) Compendio de estatutos sociales vigentes y copia de la escritura de constitución y de las escrituras de reformas estatutarias de las entidades participantes en el proceso.

c) Estados financieros básicos, individuales y consolidados, debidamente certificados y dictaminados, de todas las entidades que participan en el proceso, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal correspondientes. La fecha de corte de los referidos estados financieros no puede ser anterior a un (1) mes a la fecha de realización de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social.

d) Si ha transcurrido un lapso superior a tres meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la negociación o transferencia de pasivos pensionales y la fecha en que se presente la solicitud ante la superintendencia, deberá entregarse una certificación del representante legal y del revisor fiscal sobre la ocurrencia o no, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud, de eventos que puedan afectar significativamente la situación de las entidades.

e) Copia de los acuerdos suscritos respecto a la negociación o transferencia de obligaciones pensionales entre la administración o los accionistas de las diferentes empresas participantes en el proceso, o certificación acerca de la inexistencia de los mismos.

f) Proyecto de los contratos que se firmarán para efectos de la negociación o transferencia de pasivos pensionales.

2.17. Solicitud de información adicional. Para efectos de otorgar las autorizaciones a que se refiere la presente circular, la Superintendencia de Valores podrá solicitar información adicional a la aquí señalada.

2.18. Perfeccionamiento de las reformas estatutarias o del acto autorizado. Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria de la resolución por medio de la cual se autorice la solemnización de la respectiva reforma estatutaria o del acto correspondiente, el representante legal deberá enviar a la Superintendencia de Valores copia notarial o auténtica de la escritura pública respectiva, con la constancia de su inscripción en la cámara de comercio del domicilio principal de la compañía y en el de las sucursales si las hubiere, o de los documentos en los cuales conste la ejecución del acto autorizado. En caso de no haberse elevado a escritura pública e inscrito en el registro mercantil dentro de ese término, o de no haberse realizado el acto autorizado, la superintendencia evaluará la permanencia de los fundamentos de hecho y de derecho que sirvieron como base para impartir la autorización, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 66 del Código Contencioso Administrativo.

2.19. Reserva de la información suministrada. De conformidad con el artículo 14 del Decreto 1169 de 1980 la información que sea suministrada a la Superintendencia de Valores para efectos de otorgar las autorizaciones de que trata esta circular tiene carácter reservado, salvo que la Sala General de la entidad considere indispensable hacerla pública para proteger la estabilidad y regularidad del mercado y para garantizar la defensa de los intereses de los inversionistas.

Tampoco se predicará reserva respecto de aquellos documentos que por su naturaleza tengan el carácter de públicos.

2.20. Vigencia y derogatorias. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 6 del 2 de mayo de 1997, el numeral 3.4 del capítulo IV del título I de la Circular Externa 2 de 1998 y el numeral 6º de la Circular Externa 11 de 1998.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de marzo de 2005.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales de emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores.

(Nota: Véase Circular Externa 54 de 2008 de la Superintendencia Financiera)

(Nota: Incorporada en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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