CIRCULAR EXTERNA 50 2003 

(Octubre 30)

Asunto: Trámite en línea registro nacional de exportadores de bienes y servicios.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 62 de 2004 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Para su conocimiento y aplicación me permito informarles que se ha establecido un nuevo procedimiento, para la inscripción, renovación y modificación del registro nacional de exportadores de bienes y servicios en línea con el objeto de hacer más ágil el trámite:

1. El usuario debe entrar a la página web del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, portal de la página www.mincomercio.gov.co, luego debe acceder por el enlace que se encuentra en la parte derecha, cuyo nombre es: “Registro nacional de exportadores“. Luego debe ingresar por el icono: Genere aquí su contraseña: digitando el número del NIT y la cédula del representante legal, sin guiones, puntos, ni otro carácter diferente de número y sin dígito de verificación; el sistema le generará automáticamente una contraseña con la que deberá ingresar al icono: Registro nacional de exportadores en línea, para hacer su trámite de inscripción, renovación o modificación. En caso de olvidar la contraseña este módulo le permitirá generar una nueva contraseña de ingreso.

El sistema obliga automáticamente a cambiar la contraseña generada, por una personal e intransferible, la cual deberá tener 8 dígitos y quedará bajo la responsabilidad total de quien la modifica.

La forma 001 dispuesta para el trámite del registro nacional de exportadores en línea, a partir de la vigencia de la presente circular, no exige el diligenciamiento de los bienes, es decir, el exportador no tendrá que relacionar los productos que fabrica si es productor o que exporta si es comercializador.

Se debe marcar en la casilla “Tipo de registro“ si radica bienes, servicios, o bienes y servicios. En caso de que la radicación sea para servicios o bienes y servicios, luego de “grabar“ la primera parte de la información de su solicitud, el sistema le pedirá diligenciar la información correspondiente a servicios, ingresando los datos allí requeridos.

Por último, el grupo operativo en Bogotá y las direcciones territoriales y puntos de atención en otras ciudades, evaluarán las solicitudes y las aprobarán o rechazarán, de acuerdo con el cumplimiento del Decreto 2681 de 1999 y de los requisitos establecidos para este trámite.

2. El sistema presentará las siguientes opciones: radicación, consulta trámite, consulte Nº de radicación, consulta registro nacional de exportadores y consulta tablas generales.

2.1. Radicación. El usuario podrá realizar las siguientes operaciones:

2.1.1. Inscripción. Es el trámite mediante el cual, una persona natural o jurídica solicita ser incluida en el registro nacional de exportadores de bienes y servicios por primera vez, cumpliendo con lo señalado en el Decreto 2681 de 1999 y normas complementarias. Si se elige esta opción, el sistema mostrará la forma 001 para ser diligenciada de manera completa y correcta.

2.1.2. Renovación. Es el trámite mediante el cual una persona natural o jurídica actualiza la información del registro nacional de exportadores de bienes y servicios, con el fin de darle un nuevo año de vigencia. Si la aprobación de la solicitud se realiza dentro de la vigencia del registro, el sistema automáticamente genera el vencimiento respetando el día y mes del registro vigente. Si la aprobación se realiza vencido el registro, la fecha de la nueva renovación será el día, mes y año en que sea aprobado por el grupo operativo o la oficina territorial respectiva. Lo anterior, en cumplimiento de lo señalado en el Decreto 2681 de 1999 y normas complementarias. Las renovaciones sólo se aceptarán durante el último mes de vigencia del registro o cuando éste se encuentre vencido

En esta operación el sistema pedirá el número de aprobación del último registro y mostrará la información para que el exportador proceda a realizar los correspondientes cambios en las casillas pertinentes, en especial las relacionadas con los numerales: 2. “Información financiera“ y 4. “Características de los servicios exportados o facturados a exportadores“, datos que corresponden a operaciones del año inmediatamente anterior.

2.1.3. Modificación. Es el trámite mediante el cual, una persona natural o jurídica reporta algún cambio en la información suministrada en la ultima solicitud de inscripción o renovación. Las modificaciones se deben hacer según lo establecido en la Circular Externa Mincomex Nº 21 de marzo 1º de 2002. La modificación no genera nuevo número ni nueva fecha de vigencia al registro nacional de exportadores, puesto que la vigencia se cuenta a partir de la fecha de inscripción o de la última renovación del registro.

El sistema solamente le permitirá modificar datos en los once primeros meses de la vigencia del registro, tales como el cambio de razón social, dirección, teléfono, representante legal, clase de persona, tipo de empresa.

Para agregar nuevos servicios en el numeral 4, de la forma 001 durante el año de vigencia del registro, no es necesario efectuar modificación. Tales servicios se relacionarán en la siguiente renovación.

Terminado el procedimiento de diligenciamiento de la Forma 001, ya sea para inscripción, renovación o modificación, se debe elegir el botón “Grabar”; en ese momento el sistema generará un número de radicación. El grupo operativo o la oficina territorial correspondiente revisará la solicitud y la aprobará o devolverá, según la verificación y exactitud en el diligenciamiento.

La verificación la realizará el funcionario que aprueba ó rechaza el trámite con bases de datos históricos, así como interinstitucionales (Confecámaras). Sin embargo, en caso de no existir el NIT en la base de datos de Confecámaras, o que se trate de una solicitud de inscripción, es decir registro por primera vez, se deberán remitir vía fax al grupo operativo, dirección territorial o punto de atención que está atendiendo la radicación, los siguientes documentos:

• Fotocopia del NIT de la sociedad, de la cédula de ciudadanía del representante legal o la cédula de ciudadanía del exportador.

• Para las personas jurídicas y comerciantes, certificado de existencia y representación legal o registro mercantil expedido por la cámara de comercio donde se encuentra domiciliada la sede principal de las actividades de la sociedad o del comerciante con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses a la fecha de presentación.

El número de fax al que deben enviar estos documentos lo encontrarán en el icono de consulta a tablas generales, como “Fax. Of. Mincomercio“

La sola radicación de la solicitud a través de la web por parte del usuario, no significa la inscripción, renovación o modificación del registro nacional de exportadores correspondiente. Estas solicitudes quedarán en firme, solamente cuando el ministerio asigne el número de aprobación al registro.

Cuando la inscripción se realice por parte de un usuario exportador que tenga como objetivo el ejercicio de las profesiones liberales, no necesita certificado de cámara de comercio, por cuanto no son comerciantes de acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio en el numeral 5º del artículo 23, “No son comerciantes... La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales“. Para este caso, además de radicar vía web la forma 001, deberá enviar vía fax fotocopia de la cédula de ciudadanía únicamente.

2.2. Consulta trámite. Por esta opción el usuario podrá ingresar y verificar el avance en el estudio de su solicitud digitando el número de radicación entregado inicialmente por el sistema. En caso de olvido, puede consultarse el número de radicación en la opción 2.3 “Consulte Nº de radicación“.

En caso de ser aprobado el registro, el exportador encontrará en esta opción la forma 001 con número y fecha de aprobación y tendrá la alternativa de imprimirlo por medio del navegador que utilice; de no ser aprobado encontrará el icono “modificar solicitud”, donde se indicarán los motivos por los cuales se rechazó la solicitud para que se corrija y se envíe nuevamente, este nuevo envío conservará el número de radicación original.

2.3. Consulta registro nacional. Esta opción permite a los usuarios consultar datos básicos del registro bien sea por razón social o por el NIT del exportador.

2.4. Tablas generales. En esta opción se puede consultar el arancel, la clasificación industrial internacional uniforme (CIIU), códigos y descripción de países, los códigos de la clasificación central de productos (CPC) y los números de fax del grupo operativo, direcciones territoriales y puntos de atención del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Esta circular deroga la Circular Externa 98 del 20 de diciembre de 2002.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a usuarios y funcionarios Ministerio de Comercio Industria y Turismo.

(Nota: Derogada por la Circular 62 de 2004 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

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