CIRCULAR EXTERNA 51 DE 1997 

(Diciembre 15)

Asunto: Instrucciones especiales para presentación de estados financieros y para la administración del régimen subsidiado.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular 58 de 1998 de la Superintendencia Nacional de Salud).

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular 82 de 1999 de la Superintendencia Nacional de Salud).

(Nota: Derogada por la Circular Externa 137 de 2002 de la Superintendencia Nacional de Salud).

El Superintendente Nacional de Salud,

en ejercicio de la facultad de “instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto a sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación” (D. 1259/94, art. 7º, num. 6º), y conforme a las facultades conferidas en el Decreto 2357 de 1995 y la Ley 344 de 1996, y con el fin de fijar criterios en materia de tipo contable, administrativo y estadístico, se permite impartir las siguientes instrucciones:

1. Información financiera.

Las entidades promotoras de salud, EPS, deberán presentar la información requerida en los numerales 1º, 2º y 3º de la Circular 025 de enero 29 de 1997, con las siguientes modificaciones, a más tardar el día 25 de febrero de 1998. Dicho plazo está sujeto a la fecha de realización de la asamblea general o junta de socios, por lo tanto, la información se debe allegar a este despacho por lo menos con un mes de antelación a su celebración.

Los estados financieros correspondientes a los numerales 1.1 y 1.2 de la Circular 25 de 1997 (balance general y estado de resultados comparativos) deberán presentarse en los formatos SNS-4000-EF9 y SNS-4000-EF10 anexos a la presente circular.

Se adicionan y modifican los siguientes formatos a los establecidos en el numeral 3.6 de la mencionada circular.

FormatoTema
SNS-4000-EF9Balance general comparativo
SNS-4000-EF10Estado de resultados comparativo
SNS-4000-EF11Deudores
SNS-4000-EF12Costo prestación del servicio
SNS-4000-EF13Reserva régimen subsidiado acuerdo CNSSS
SNS-4000-EF14Inversiones reserva régimen subsidiado.

Se modifica el formato SNS-4000-EF4 por el SNS-4000-EF4 (v. 2).

Se modifica el formato SNS-4000-EF6 por el SNS-4000-EF6 (v. 2).

NOTA: Las entidades que posean programas de entidades promotoras de salud, EPS, deberán presentar los estados financieros correspondientes a dicho programa, en forma independiente de las demás actividades del ente económico de acuerdo con lo establecido en la presente circular, sin perjuicio del envío de los estados financieros consolidados según sea el caso.

2. Administración del régimen subsidiado.

De conformidad con el artículo 216 de la Ley 100 de 1993 sobre las reglas básicas para la administración del régimen de subsidios en salud, se establece en su parágrafo 1º, que los recursos públicos recibidos por las entidades promotoras de salud y/o las instituciones prestadoras de servicios, se entenderán destinados a la compra y venta de servicios en los términos previstos en el artículo 29 de la Ley 60 de 1993.

Así las cosas, esta superintendencia con el fin de vigilar el cumplimiento de las disposiciones de la administración del régimen subsidiado, así como fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten dicho cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación, se permite instruir a las entidades sobre los siguientes aspectos:

Conforme a lo establecido en las leyes 100 de 1993 y 344 de 1996, el Decreto 2357 de 1995, los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y las circulares de esta superintendencia; suscritos los respectivos contratos de administración de recursos del régimen subsidiado con las entidades territoriales, la respectiva entidad promotora de salud, EPS, deberá observar las siguientes instrucciones:

2.1. Contratos con entidades territoriales. La totalidad del importe del contrato con la entidad territorial para la administración de los recursos del régimen subsidiado, se debe registrar en una cuenta de orden deudora por cada contrato. El saldo de esta cuenta debe revelar siempre el importe de las cuotas pendientes de causar y recaudar hasta la fecha de terminación o cancelación del contrato.

2.2. Registro ingreso UPCS. La causación mensual de la UPCS derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado, deberá efectuarse por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, conforme a las normas, y según la UPCS mensual de su grupo de edad o grupo etáreo y ubicación geográfica. Para el efecto, se registra la exigibilidad de la cuenta por cobrar y el ingreso realizado respectivos.

2.3. Contratos con prestadores de servicios. La totalidad de los contratos suscritos por las entidades promotoras de salud, EPS, para la prestación de los servicios de salud incluidos en el plan obligatorio de salud subsidiado, POSS, con las instituciones prestadoras de servicios de salud, IPS, y/o con los profesionales de la salud se deben registrar en una cuenta de orden acreedora por cada contrato. Si el contrato es por capitación se deberá efectuar la causación mensual del respectivo contrato, llevándolas al costo en la cuenta respectiva, contra proveedores POSS. Si el contrato es por evento o por cualquier otra modalidad, se deberá causar en el momento de la presentación de la factura y cuenta de cobro respectiva, observando lo señalado en la Circular Externa 015 de 1996 de esta superintendencia y en el Decreto 723 de 1997, registrando los movimientos en las cuentas señaladas; si al final del mes no se han presentado las facturas o cuentas de cobro por la totalidad de los servicios de salud autorizados en el mes o fecha de corte, se deberá efectuar una provisión equivalente al 60% de las autorizaciones otorgadas, valoradas a las tarifas establecidas en el Decreto 2423 de 1996, o en las normas que lo adicionen o modifiquen.

2.4. Constitución reserva UPCS e inversión de la misma. Al finalizar el ejercicio anual de 1997, deberá efectuarse un balance entre la UPCS efectivamente recibida (A) y los costos POSS efectivamente gastados, incluyendo en costos el valor de las actividades de promoción, prevención y el valor por el reaseguro de las enfermedades de alto costo (B). Para ello se debe diligenciar el formato Nº SNS-4000-EF13. Si el valor es inferior al 80% de la UPCS recibida, es decir, si B/A es menor a 0.8, la EPS deberá constituir una reserva por el valor equivalente a la diferencia entre el 80% de A y el resultado obtenido en el balance. Dicho valor será igual a: (A x 0.8) - B.

Los recursos de esta reserva deberán invertirse de conformidad con las normas aplicables al margen de solvencia establecidas en la Circular 016 de 1996 y sólo podrán utilizarse en prestación de servicios de salud del régimen subsidiado.

Para efectos de la constitución de la reserva conforme a lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, la EPS una vez efectuado el corte del ejercicio anual, procederá a determinar su valor y efectuar su registro como reserva obligatoria.

Una vez registrada la reserva, se afectará con la constitución de las inversiones en títulos emitidos, avalados o aceptados por instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria o adquiridos a través de procesos de titularización o encargos fiduciarios autorizados legalmente. Las EPS-ARS remitirán en el formato Nº SNS-4000-EF14 la composición del portafolio constituido con los recursos de dicha reserva, el cual deberá ser enviado con el reporte de esta circular y posteriormente con la misma periodicidad del reporte de margen de solvencia.

De igual forma en notas a los estados financieros se revelará como hecho subsecuente la constitución y destinación de dicha reserva.

Teniendo en cuenta que al efectuar la causación de las UPCS, se va a reflejar una posible utilidad al ente económico, se recomienda a la asamblea o junta de socios adoptar las medidas tendientes a preservar la debida prestación de los servicios de salud del régimen subsidiado en los períodos siguientes, de conformidad con el parágrafo 1º del artículo 216 de la Ley 100 de 1993, anteriormente citado.

2.5. Cuentas por cobrar UPCS. La Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de realizar el seguimiento a los recursos de las cuentas por cobrar por UPCS durante el período siguiente y su destinación en la prestación de los servicios de salud de la población afiliada, requiere la presentación del formato Nº SNS-4000-EF11 anexo a la presente circular, con la misma periodicidad del reporte de la Circular Externa 01 de 1996.

No obstante lo anterior, las entidades promotoras de salud deberán tener en cuenta los principios de realización y prudencia necesarios para evaluar sus activos y los bienes de la entidad y soportarlos con provisiones técnicamente reconocidas.

3. Contratos de administración de recursos del régimen subsidiado.

Cuando la EPS suscriba un contrato de administración de recursos del régimen subsidiado con una entidad territorial (departamento, distrito o municipio), deberá remitir una copia del mismo a la Superintendencia Nacional de Salud, dirección general para entidades promotoras de salud y entidades de prepago, dentro de los quince (15) días siguientes a su perfeccionamiento o legalización, reportando en el oficio remisorio los siguientes datos:

• Razón social y código de la EPS asignado por Supersalud.

• Nombre y código del departamento y distrito o municipio con el que se suscribió el contrato.

• Número del contrato.

• Vigencia del contrato (desde: día/mes/año-hasta: día/mes/año).

• Valor total del contrato.

• Fuentes de financiamiento del contrato (ICN municipio, Fosyga, transformación oferta-demanda).

• Número de beneficiarios contratados, por grupos de edad.

4. Reaseguro para enfermedades de alto costo.

La EPS deberá informar a la Superintendencia Nacional de Salud, dirección general para entidades promotoras de salud y entidades de prepago, el mecanismo adoptado para garantizar el cubrimiento de las enfermedades de alto costo. Tal información deberá ser reportada en el mes de febrero de cada año, y posteriormente se comunicarán las novedades que se presenten en el transcurso del año. La información correspondiente a 1997, deberá reportarse a más tardar el 20 de diciembre del año en curso.

Cuando se trate de pólizas de seguro, deberá informarse, como mínimo, los siguientes datos:

• Razón social y código de la EPS asignado por Supersalud.

• Razón social de la entidad de seguros que expide la póliza.

• Número de la póliza.

• Vigencia de la póliza.

• Valor total e individual asegurado.

• Valor de la prima mensual que debe pagar la EPS a la entidad de seguros.

• Servicios de salud asegurados.

• Primas canceladas durante la vigencia de la póliza.

• Siniestralidad pagada desde la vigencia de la póliza.

• Número de afiliados por los que se suscribe la póliza.

5. Información estadística.

Respecto a la información de beneficiarios de subsidios, las EPS, tendrán que mantener una base de datos con la información por beneficiario que se señala a continuación:

• Nombres y apellidos completos de cada beneficiario.

• Documento de identidad.

• Fecha de nacimiento y edad.

• Sexo.

• Lugar de residencia (municipio, barrio, vereda, corregimiento, etc.).

• Dirección y/o teléfono.

• Fecha de afiliación.

• Estrato (indígena, indigente, nivel 1 no indigente, nivel 2, nivel 3, según Sisben).

• Número encuesta Sisben.

• Número del carné.

• Número del contrato con el ente territorial.

• Vigencia del contrato con el ente territorial.

• Fecha de desafiliación.

6. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Salud, capítulo Superintendencia Nacional de Salud y modifica en lo pertinente la Circular 25 de enero 29 de 1997. Su incumplimiento dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993, y en los numerales 23 y 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

N del D.: Esta circular va dirigida para: representantes legales, juntas directivas, contadores, revisores fiscales de entidades promotoras de salud EPS.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular 58 de 1998 de la Superintendencia Nacional de Salud).

(Nota: Los Anexos de la Circular 76 de 1998 de la Superintendencia Nacional de Salud, reemplazó los formatos SNS-4000-EF4(V2) y SNS-4000-EF11 anexos a la presente Circular).

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular 82 de 1999 de la Superintendencia Nacional de Salud).

(Nota: Derogada por la Circular Externa 137 de 2002 de la Superintendencia Nacional de Salud).

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