CIRCULAR EXTERNA 51 DE 1999 

(Agosto 10)

Ref.: Instrucciones en relación con la administración de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios que constituyan las entidades territoriales, sus descentralizadas y Ecopetrol para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones pensionales.

Con fundamento en lo dispuesto en el literal a), numeral 3º, artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, esta superintendencia se permite impartir algunas instrucciones que deberán ser observadas por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y por las sociedades fiduciarias en el manejo de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios que constituyan las entidades territoriales y sus descentralizadas para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones pensionales, de conformidad con lo establecido en el Decreto 810 de 1998.

Igualmente se imparten instrucciones sobre el manejo de los recursos destinados por la Empresa Colombiana de Petróleos, Ecopetrol, al pago de las obligaciones pensionales a su cargo, de conformidad con lo establecido en el Decreto-Ley 1162 de 1999 y en el Decreto 876 de 1998.

En tal virtud, se adiciona el capítulo sexto al título IV de la circular básica jurídica y el subnumeral 1.7 al capítulo VIII de la circular básica contable y financiera, para lo cual se anexan las hojas correspondientes.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y modifica en lo pertinente las circulares externas 100 de 1995 y 007 de 1996.

Capítulo VIII. Estados financieros intermedios

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Cuando se constituya un nuevo fideicomiso o se cancele uno existente, la fiduciaria informará tal circunstancia por escrito, dentro de los cinco (5) días siguientes, a la división de operaciones de la dirección de informática de esta superintendencia, atendiendo la clasificación descrita anteriormente, bajo los siguientes títulos:

Tipo (inversión, inmobiliario, administración, otros y de garantía).

Subtipo (Los asignados para cada tipo de fideicomiso).

Número (Los asignados secuencialmente por la fiduciaria).

Nombre (El asignado por la fiduciaria).

Fecha de inicio: Fecha en la cual se inicia el negocio fiduciario.

Fecha de cancelación (La cual debe corresponder a la última fecha de rendición de cuentas o finiquito del fideicomiso debidamente aprobado por las partes).

Cuando un fideicomiso sea cancelado, su número no podrá ser reasignado durante un período de cinco (5) años.

1.2.3. Transmisión de la información vía módem.

La información a que se hace referencia, deberá reportarse vía módem de conformidad con la codificación del formato 169 de la proforma F.7000-05 anexa y atendiendo las instrucciones impartidas en el documento técnico SB-DS-003 versión 3.0 “definición del sistema de envío de información contable por línea telefónica y/o medios magnéticos por parte de las entidades vigiladas a la Superintendencia Bancaria”, expedido mediante Circular Externa 057 de 1992 y complementada por las Circulares Externas 078 de 1993, 043 de 1994 y la Carta Circular 12 de 1995.

1.3. Las entidades aseguradoras, reaseguradoras y de capitalización, remitirán trimestralmente sus estados financieros y anexos en las siguientes fechas:

Balance a: Fecha de transmisión 

Marzo 31 Mayo 1 

Junio 30 Agosto 1 

Septiembre 30 Noviembre 1 

Mensualmente, a más tardar el último día hábil de cada mes, se remitirá el cálculo detallado del margen de solvencia y patrimonio técnico de las entidades aseguradoras y relación de solvencia de las sociedades de capitalización, correspondiente al mes inmediatamente anterior, de conformidad con las instrucciones que para el efecto se impartan.

PAR. TRANS.—La primera transmisión de la información contable en las condiciones y términos aquí señalados deberá realizarse a partir de los estados financieros con corte a junio 30 de 1996. Hasta tanto, la transmisión de los estados financieros vía módem, se seguirá efectuando dentro de los 45 días siguientes a la fecha de cada corte trimestral.

1.4. Los intermediarios de seguros y de reaseguros deberán transmitir semestralmente los estados financieros a junio 30 de cada año, dentro de los treinta (30) días comunes siguientes al corte de cada balance.

1.5. El Banco de la República, presentará los estados financieros intermedios a esta superintendencia a más tardar el último día hábil del mes siguiente.

Para aquellos casos en los cuales la fecha límite para la transmisión de estados financieros coincida con un día no hábil, el plazo de transmisión finaliza el día hábil siguiente.

1.6. Las entidades cooperativas con actividad principal o especializada financiera deberán transmitir el balance general y el estado de ganancias y pérdidas (excedentes), según codificación que se establece en el plan único de cuentas para el sistema financiero. Para el corte del 30 de junio de 1998, los estados financieros deberán remitirse dentro de los veinticinco (25) primeros días comunes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo. En

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adelante las transmisiones deberán realizarse con una frecuencia trimestral y se recibirán dentro de los veinte (20) días comunes siguientes al corte de que se trate, reportando los estados financieros de los tres (3) meses correspondientes. Posteriormente, al cierre del mes de junio de 1999, la información requerida se exigirá en forma mensual, dentro de los diez (10) días comunes siguientes al corte mensual respectivo.

1.7. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán transmitir a esta superintendencia, vía módem o RDSI y en forma mensual, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo, la información referente a los estados financieros del mes correspondiente de los patrimonios autónomos de que trata el capítulo sexto, título IV de la circular básica jurídica, de conformidad con la codificación y las instrucciones impartidas a través de la Resolución 1720 de 1998 y demás normas que la adicionen y/o modifiquen.

Dichos estados financieros deberán ser transmitidos vía módem, de acuerdo con las instrucciones impartidas en el documento técnico SB-DS-003 versión 3.0 “definición del sistema de envío de información contable por línea telefónica y/o medios magnéticos por parte de las entidades vigiladas a la Superintendencia Bancaria”.

Para el efecto, deberán utilizar el “Tipo de Fideicomiso o Fondo” “6” “fondos de pensiones”, subtipo 3 - Pasivos pensionales. La asignación de los códigos para los patrimonios autónomos será efectuada directamente por la sociedad administradora en forma secuencial y ascendente. La sociedad administradora previo al envío de los datos deberá comunicar por escrito a la división de operaciones de la Superintendencia Bancaria los códigos asignados a los mismos para que la información no sea rechazada en el sistema.

Así mismo, las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán transmitir vía módem o RDSI a esta superintendencia, en forma mensual y dentro de los cinco primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo, las inversiones clasificadas, de acuerdo con las instrucciones impartidas en el Formato 200, proforma F. 0000-35, Parte I, Anexo I de la circular básica contable y financiera.

2. Anexos y reportes periódicos.

Se reportarán como anexos a los estados financieros intermedios, vía módem o en papel, según el caso, la información referida en el Anexo I “remisión de información” de este instructivo.

No obstante lo anterior, las sociedades fiduciarias remitirán adicionalmente la siguiente información:

— Las conciliaciones del saldo correspondiente al mes anterior al del ejercicio correspondiente de cada una de las cuentas corrientes bancarias, de ahorros y en corporaciones de ahorro y vivienda, del fondo común ordinario, con indicación de la fecha de las partidas conciliatorias, informando respecto de las de más de treinta (30) días las gestiones adelantadas para su regularización.

— Si durante el mes anterior al del ejercicio que se reporta se presentaron descubiertos en algunas de las cuentas corrientes bancarias del fondo común ordinario debe indicarse su período de duración, así como el monto de los mismos y los intereses correspondientes.

— Con relación al portafolio de inversiones (código 713) de los fondos comunes ordinarios, fondos comunes especiales, y fondos de pensiones voluntarias deberá enviarse semanalmente el movimiento diario de las compras y ventas de los títulos del portafolio de inversiones (código 713), de los fondos interbancarios vendidos y pactos de reventa (código 712), de los fondos interbancarios comprados y pactos de recompra (código 722), de los derechos (7150205) y obligaciones (7150210) de los contratos a término y de futuros para proveer cobertura, de los derechos (7150305) y obligaciones (7150310) de los contratos a término y de futuros para

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obtener cobertura y de los derechos en compromisos de compra (7150420) derechos en compromisos de venta (7150425) y obligaciones en compromisos de compra (7150430), obligaciones en compromisos de venta (7150435) de las operaciones carrusel. Esta información se enviará en disquete, bajo ambiente lotus o excel, a más tardar el martes siguiente a la semana del respectivo corte.

— Con relación al portafolio de inversiones tanto de las sociedades fiduciarias y de los almacenes generales de depósito (código 13 del PUC), así como del portafolio de inversiones (código 713) de los fondos comunes ordinarios, fondos comunes especiales, fondos de pensiones voluntarias y demás fideicomisos de inversión deberá enviarse mensualmente la siguiente información:

Secuencia; identificación del título; denominación del título; emisor; valor de compra; valor nominal; fecha de compra; fecha de emisión; fecha de vencimiento; tasa nominal y periodicidad de pago; vigencia de la tasa variable; TIR de compra o de emisión, señalando con C o E según sea el caso, respectivamente; margen inicial (en términos efectivos); margen actual (en términos efectivos); TIR de resumen; valor presente al cierre; y días al vencimiento. Esta información se remitirá en disquete, bajo ambiente excel, a más tardar los diez días siguientes al cierre del respectivo mes a la división de análisis financiero y contable de servicios financieros.

En cuanto al portafolio de inversiones (código 713 del PUC), de los fideicomisos inmobiliarios, de administración y otros, deberá enviarse trimestralmente la información señalada en el inciso anterior.

3. Tasa de cambio aplicable para reexpresión de cifras en moneda extranjera.

Para efectos de la presentación de estados financieros (intermedios y fin de ejercicio), las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera que, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, deban ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada por la Superintendencia Bancaria, se reexpresará al tipo de cambio que resulte de calcular el promedio aritmético del valor de dicha tasa correspondiente a los últimos cinco (5) días hábiles anteriores al cierre del respectivo período, mensual, trimestral o semestral, según el caso.

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CAPÍTULO SEXTO

Disposiciones relacionadas con los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios que constituyan las entidades territoriales, sus descentralizadas y Ecopetrol para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones pensionales.

1. Autorización. De conformidad con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 810 de 1998, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias están autorizadas para administrar los patrimonios autónomos que, en virtud y bajo las reglas del mencionado decreto, deben constituir las entidades territoriales y sus descentralizadas. En consecuencia, para la administración de dichos patrimonios autónomos, tales sociedades no requieren autorización especial de esta superintendencia.

Las sociedades fiduciarias podrán administrar los recursos de los encargos fiduciarios a que se refiere el numeral 2.1 siguiente, debiendo, para el efecto, contar con la capacidad técnica y administrativa suficiente para su ejecución, teniendo en cuenta la naturaleza y características específicas de las actividades a desarrollar y las instrucciones contenidas en este capítulo.

2. Objeto exclusivo de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios.

2.1. Para las entidades territoriales o sus descentralizadas que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones y no hubieren sido sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial. En este caso los patrimonios autónomos se constituirán para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del sistema general de pensiones en el respectivo departamento, distrito o municipio.

Entiéndese por pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del sistema general de pensiones, aquellas en las cuales el cumplimiento de los requisitos legales, tanto para adquirir el derecho a la respectiva pensión como para iniciar su disfrute, se dio en una fecha posterior a la entrada en vigencia del sistema general de pensiones en el respectivo nivel territorial.

Para el efecto debe recordarse que, según lo establecido en el parágrafo del artículo 151 de la Ley 100 de 1993, para los servidores públicos del nivel departamental, distrital y municipal, el sistema general de pensiones entró en vigencia en la fecha en que así lo determinara la respectiva autoridad gubernamental y, en todo caso, a más tardar el 30 de junio de 1995.

Los recursos a que se refiere este subnumeral también podrán ser administrados mediante la celebración de encargos fiduciarios, caso en el cual su administración le corresponderá en forma exclusiva a las sociedades fiduciarias.

Los encargos fiduciarios se constituirán como encargos irrevocables, no obstante lo cual podrán terminarse en forma anticipada cuando se demuestre la ocurrencia de una conmutación pensional con el Instituto de Seguros Sociales o la celebración de contratos de renta vitalicia que produzcan los efectos de una conmutación pensional.

2.2. Para las entidades territoriales o sus descentralizadas que fueron sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial. En este caso, de conformidad con el artículo 5º, numeral 5º, del Decreto 1296 de 1994, el objeto de los patrimonios autónomos es proveer recursos para el pago de sus obligaciones pensionales, tales como pensiones, bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensiones.

3. Prohibiciones. En el caso de las entidades territoriales o sus descentralizadas que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones y no hubieren sido sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios en ningún caso implicará o podrá ser utilizada para:

la conmutación pensional de obligaciones a cargo de las entidades constituyentes;

el pago de pensiones completas o compartidas, legales, extralegales o convencionales, etc.

Igualmente, en el caso de las entidades territoriales o sus descentralizadas que fueron sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, la constitución de los patrimonios autónomos en ningún caso implicará o podrá ser utilizada para la conmutación pensional de obligaciones a cargo de las entidades constituyentes.

La constitución de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, según sea el caso, no exime a las entidades constituyentes de las responsabilidades que por obligaciones pensionales les correspondan.

4. Valor de los activos e integración de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias, en forma previa a la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, deberán verificar que las entidades territoriales o sus descentralizadas constituyentes hayan dado cumplimiento a los siguientes aspectos:

a) Que en el programa de constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios se establezca que el valor de los activos deberá ser igual o superior al monto de las obligaciones garantizadas, teniendo en cuenta que:

— El valor de los activos líquidos aportados deberá ser suficiente para atender, por lo menos, las obligaciones que se hagan exigibles dentro del respectivo año.

— El valor de los activos deberá cubrir anualmente un valor esperado de imprevistos de que trata el artículo 4º del Decreto 810 de 1998, así:

Para calcular el citado valor deberá utilizarse las probabilidades contenidas en las tablas de mortalidad de rentistas y de invalidez de activos, hombres y mujeres, contenidas en la Resolución 585 de 1994 de esta superintendencia, o en las normas que la modifiquen o adicionen.

El monto de los imprevistos se calculará para cada sexo, así:

_

E(B) = [ p(x) + i(x) ]*B* n, donde:

_

E(B) = Valor esperado de los imprevistos por pago anticipado de bonos

_

p(x) = Probabilidad de muerte a la edad promedio x

_

i(x) = Probabilidad de invalidez a la edad promedio x

_

B = Valor promedio de los bonos

n = Número de elementos del grupo.

— El valor total de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios deberá integrarse en un plazo máximo de 30 años, señalando su forma de integración y la programación para la amortización y transferencia periódica de activos.

b) Que el valor de las obligaciones a garantizar se haya establecido con base en un cálculo actuarial o atendiendo, en lo pertinente, la metodología señalada en la Circular 03 de 1996 de la oficina de obligaciones pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o en las que la modifiquen o adicionen.

Los estudios que sirvan de base para la determinación de la suficiencia del monto de las obligaciones a garantizar, deberán comprender la totalidad de beneficiarios de bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensión y, cuando sea del caso, pensiones completas o compartidas, legales, extralegales o convencionales.

Que la aceptación de activos diferentes a dinero no afecte la estructura de liquidez del patrimonio autónomo o del encargo fiduciario prevista en el literal a) de este numeral. Además deberán tener en cuenta que su enajenación no puede exceder de dos (2) años.

Para la aceptación de estos activos diferentes a dinero, las administradoras de los patrimonios autónomos o de los encargos fiduciarios deben exigir que previamente se haya elaborado un avalúo comercial de reconocido valor técnico y deberán, también en forma previa a su aceptación, efectuar un análisis de las posibilidades de enajenación dentro del término señalado en el inciso anterior. Para el efecto, las entidades administradoras deberán actuar con la prudencia, diligencia y compromiso que se le exige a un buen hombre de negocios.

En caso de no poderse realizar los activos mencionados en el término previsto, las entidades administradoras de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios deberán provisionarlos en un ciento por ciento (100%).

Cuando la entidad constituyente haya transferido al patrimonio autónomo o al encargo fiduciario, según sea el caso, sumas superiores a las reservas acordadas para un determinado período, tendrá derecho a que en el período siguiente se reduzca en forma equivalente el monto de la transferencia que para éste corresponda según el respectivo programa.

Las administradoras deberán mantener a disposición de esta superintendencia el programa de constitución del patrimonio autónomo o encargo fiduciario y el contrato que se celebre con cada entidad constituyente.

5. Bonos pensionales. Las administradoras de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios podrán asesorar a las entidades constituyentes en la emisión de bonos pensionales, pudiendo también administrar dichas emisiones.

La emisión y expedición de los bonos pensionales estará a cargo de la respectiva entidad territorial o su descentralizada, la cual deberá ceñirse a las disposiciones que para el efecto se le apliquen.

6. Régimen de inversiones. Mientras el Gobierno Nacional expide las reglas para los contratos de fiducia que se celebren para administrar las reservas de pensiones del Instituto de Seguros Sociales, los recursos de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios tendrán el mismo régimen de inversiones de los fondos de pensiones obligatorias, con excepción de las inversiones en acciones. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias valorarán estas inversiones en la forma y con la periodicidad establecida para los fondos de pensiones obligatorias.

Desde el momento de la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, las entidades administradoras deberán integrar los activos recibidos en inversiones admisibles de acuerdo con el citado régimen, salvo lo dispuesto en el subnumeral 4º, literal c) de este capítulo y durante el plazo allí previsto.

7. Garantía de rentabilidad mínima. En el evento en que las administradoras de los patrimonios autónomos se comprometan a garantizar una rentabilidad mínima, deberán mantener una reserva de estabilización de rendimientos equivalente al uno por ciento (1%) del valor del respectivo patrimonio, en los términos y condiciones establecidos para los fondos de pensiones obligatorias. De acuerdo con la ley, las sociedades fiduciarias no pueden garantizar una rentabilidad mínima.

8. Separación contable. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias deberán mantener los activos y pasivos de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios de que trata este capítulo separados entre sí y de los demás activos de su propiedad y de los fondos administrados.

Igualmente, por cada patrimonio autónomo o encargo fiduciario deberán mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas exclusivamente a manejar los recursos de cada uno de ellos, identificando claramente el nombre de la entidad a la cual corresponde.

En el evento en que una entidad territorial o descentralizada decida constituir un solo patrimonio autónomo o encargo fiduciario para la garantía y pago de bonos, cuotas partes de bonos pensionales, cuotas partes pensionales u otras obligaciones pensionales, según corresponda de conformidad con lo establecido en el numeral 2º de este capítulo, la entidad administradora del mismo deberá identificar el valor de los aportes, los retiros y el saldo de cada uno de dichos conceptos, tanto en unidades como en pesos. Para el efecto, su registro contable en las cuentas patrimoniales se identificará a nivel de 7 u 8 dígitos y los libros auxiliares de dichas cuentas revelarán el movimiento y saldo de cada concepto.

9. Fondos de pensiones voluntarios. De acuerdo con lo establecido en el artículo 169, numeral 3º, inciso segundo, del estatuto orgánico del sistema financiero, las prestaciones percibidas en virtud de los planes voluntarios de pensiones administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones, las sociedades fiduciarias o las compañías de seguros son independientes del régimen de seguridad social y de cualquier otro régimen pensional. En consecuencia, los recursos a que se refiere el Decreto 810 de 1998 en ningún caso podrán ser administrados a través de fondos voluntarios de pensiones.

10. Entidades autorizadas para administrar los recursos correspondientes a pasivos pensionales a cargo de la empresa colombiana de petróleos. De acuerdo con lo establecido en el Decreto-Ley 1162 de 1999, Ecopetrol debe constituir uno o varios patrimonios autónomos como garantía y fuente de pago de su pasivo pensional, los cuales podrán ser administrados por sociedades administradoras de fondos de pensiones o por sociedades fiduciarias según lo previsto en el Decreto 876 de 1998.

Las sociedades administradoras de dicho patrimonio o patrimonios autónomos deberán observar, en cuanto fuere pertinente y de acuerdo con la naturaleza del respectivo contrato, las instrucciones contenidas en el presente capítulo. En todo caso deberán identificar, a nivel de cuentas auxiliares, el manejo de cada uno de los pasivos (bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y otras obligaciones pensionales plenamente identificadas).

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a los miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía y de las sociedades fiduciarias.

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