CIRCULAR EXTERNA 51 DE 2002

 

CIRCULAR EXTERNA 51 DE 2002 

(Diciembre 17)

Ref.: Modificación al capítulo IX de la circular básica contable y financiera.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artículo 95 y literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, considera necesario impartir instrucciones en relación con los dictámenes que deben rendir los revisores fiscales sobre el balance general y el estado de resultado de los negocios fiduciarios, patrimonios autónomos y fondos que administren las entidades vigiladas, así como modificar las instrucciones vigentes en materia de remisión a la Superintendencia Bancaria de la copias de actas de asamblea.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente al capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, para lo cual se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

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CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

1. Plazo para la presentación.

Los estados financieros de fin de ejercicio de las entidades vigiladas deberán transmitirse a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha de corte respectivo. En todo caso, se transmitirán por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

El cierre de ejercicio de los negocios fiduciarios o patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía y compañías de seguros deberá efectuarse con la misma periodicidad del cierre de los estados financieros de la entidad vigilada que los administre, salvo que contractualmente se haya pactado un período de corte menor.

2. Presentación de documentos para asamblea.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral deberá remitirse y radicarse por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de anexos y reportes, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, una vez confrontada con la lista de chequeo definida por la Superintendencia Bancaria. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Bancaria deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que esta superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

2.1. Estados financieros básicos.

Las entidades vigiladas deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estado de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de flujos de efectivo.

2.1.1. En el caso de los negocios fiduciarios, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantía, patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y compañías de seguros, así como en el de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales, la entidad administradora sólo deberá elaborar el balance general y el estado de resultados, salvo que el respectivo contrato prevea la elaboración de estados financieros adicionales.

Los estados financieros correspondientes a la administración de los fondos o recursos que a continuación se indican, deberán dictaminarse de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 2.3.11 del presente capítulo:

a) Fondos comunes de inversión;

b) Fiducia pública (negocios en los que se administren directa o indirectamente recursos públicos);

c) Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales (Fonpet L. 549/99);

d) Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional, Fopep;

e) Fondos Territoriales de Pensiones (D.L. 1296/94);

f) Fondo Prestacional del Sector Salud, en lo relacionado con pensiones;

g) Patrimonios autónomos para la administración de pasivos pensionales y reactivación económica de que trata la Ley 550 de 1999;

h) Los recursos a que hace referencia el Decreto 810 de 1998;

i) Los recursos destinados a la garantía y pago de bonos pensionales y cuotas partes de bonos pensionales (D. 1299/94);

j) Fondos de pensiones obligatorias;

k) Fondos de cesantía;

l) Fondos de pensiones de jubilación e invalidez (Fondos de pensiones voluntarias);

m) Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga;

n) Fondo de solidaridad pensional;

o) Fondo de riesgos profesionales;

p) Fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida;

q) Fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales;

CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

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r) Los recursos a que hace referencia el artículo 54 de la Ley 100 de 1993;

s) Los recursos destinados a la garantía y pago de obligaciones pensionales legales a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y Ecopetrol;

t) Los demás que solicite la Superintendencia Bancaria;

u) Los demás que manejen recursos del Sistema de Seguridad Social, y

v) Los demás negocios fiduciarios seleccionados por el revisor fiscal hasta tanto la Superintendencia Bancaria establezca la metodología estadística correspondiente para determinar la muestra.

De los negocios señalados, con excepción de los correspondientes a los dos (2) últimos literales, deberán remitirse los estados financieros y sus notas, siguiendo para el efecto las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades que administran dichos recursos, conforme a las instrucciones señaladas en el presente instructivo.

El revisor fiscal de la sociedad fiduciaria deberá pronunciarse e informar las observaciones y salvedades que detecte en cualquiera de los negocios fiduciarios administrados por ésta.

2.2. Notas a los estados financieros.

Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deberán presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberán contener como mínimo la siguiente información:

CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

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2.5. Publicaciones informativas de estados financieros:

Cuando se trate de publicaciones que deban hacerse atendiendo instructivos de otras entidades de control, deberá advertirse en el cuerpo de la misma si han sido o no autorizados por la Superintendencia Bancaria.

2.6. Acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o asociados:

De acuerdo con el artículo 432 del Código de Comercio el revisor fiscal de la entidad debe remitir a la Superintendencia Bancaria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión, copia autorizada del acta de asamblea general de accionistas o asociados. De acuerdo con lo señalado en el artículo 189 del Código de Comercio, dicha copia debe estar firmada por el secretario o un representante legal de la entidad.

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