CIRCULAR EXTERNA 52 DE 2008 

(Diciembre 12)

Asunto: Adiciones, modificaciones y exclusiones de la Circular Única 47 de 2007 modificada por las circulares 48, 49, 50 y 51 de 2008.

(Nota: Véase Circular Externa 9 de 2012 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 2 de 2011 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 65 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 62 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 61 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 59 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 58 de 2009 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 57 de 2009 de la Superintendencia Nacional de Salud)

I. Adiciones

Adicionar la Circular Externa 047 de 2007 modificada por las circulares 48, 49, 50 y 51 de 2008. Las adiciones se incorporarán a su texto al momento de su publicación, así:

TÍTULO II

Entidades administradoras de planes de beneficios (EAPB)

CAPÍTULO I

Entidades Promotoras de Salud (EPS)

2. Atención inicial de urgencias.

Adicionar como último inciso:

Las entidades promotoras de salud del régimen contributivo y subsidiado deberán establecer y exigir en su red prestadora de servicios un protocolo para la atención de urgencias médicas, encaminado a fijar prioridades así como a exigir efectividad, calidad y rapidez en la atención de sus usuarios en especial a los niños, niñas y adolescentes. Para estos efectos deberán instruir a todo su personal administrativo y médico.

6. Obligaciones especiales de las entidades promotoras de salud.

Adiciónese como inciso segundo del numeral 6º el siguiente:

Las entidades promotoras de salud del régimen contributivo deberán darle estricto cumplimiento a lo dispuesto en las leyes 509 de 1999 y 1023 de 2006 sobre la afiliación de las madres comunitarias al régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud, quienes disfrutarán de todas las prestaciones asistenciales y económicas derivadas de su afiliación a dicho régimen, así como de todos los beneficios que incluye el plan obligatorio de salud del mismo sin discriminación alguna y atendiendo los principios de oportunidad y calidad que garantiza el sistema.

TÍTULO III

Generadores de recursos

CAPÍTULO I

Operadores del juego de lotería tradicional

Adicionar como último inciso:

Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 643 de 2001, los operadores de lotería deben garantizar que el ejercicio de la facultad monopolística se encuentre exenta de fraudes, vicios o intervenciones tendientes a alterar la probabilidad de acertar, o sustraerla del azar, conforme lo determina el literal b) del artículo ibídem.

En tal sentido los operadores de loterías, deben garantizar de manera previa, a la realización de los sorteos, la aplicación tanto de políticas de seguridad, como técnicas y de calidad, que garantice la transparencia de los mismos.

Todo sorteo del juego de lotería tradicional debe realizarse como mínimo, en presencia de las siguientes autoridades:

1. El alcalde del municipio donde se realiza el sorteo o su delegado.

2. El gerente o representante legal de la lotería o su delegado.

3. Un (1) funcionario de la oficina de control interno o de la auditoría interna.

Si la operación se realiza en forma asociada, el sorteo debe ser presenciado además de las autoridades anteriormente señaladas, por un delegado de los titulares del monopolio que se hayan asociado.

Si la operación se realiza mediante terceros, en el sorteo se requiere la presencia de las autoridades enunciadas y del representante legal de la entidad concedente.

La Constitución Política establece, en el artículo 113, que los diferentes órganos del Estado aun cuando tienen funciones separadas, deben colaborar armónicamente para la realización de sus fines; por lo anterior, el operador de lotería tendrá la obligación de realizar la respectiva invitación con la suficiente antelación a la contraloría de la entidad territorial respectiva, a efectos de presenciar la realización del sorteo.

CAPÍTULO II

Operadores del juego de apuestas permanentes —chance—

Adicionar como último inciso:

Las entidades concedentes del juego de apuestas permanentes deberán allegar los contratos de concesión para el juego de apuestas permanentes o chance indicando la rentabilidad mínima mensual y anual de los derechos de explotación, de conformidad con los valores mensuales determinados en el estudio de mercado.

TÍTULO IV

Instituciones prestadoras de servicios de salud

CAPÍTULO I

Disposiciones comunes

3. Atención inicial de urgencias.

Adicionar como primer inciso:

Las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán establecer un protocolo para la atención de urgencias médicas, encaminado a fijar prioridades así como a exigir efectividad, calidad y rapidez en la atención de sus usuarios en especial a los niños, niñas y adolescentes. Para estos efectos deberán instruir a todo su personal administrativo y médico.

Adicionar el siguiente numeral:

7. Reporte de Información.

Las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán reportar al Sivigila en los términos establecidos por el Ministerio de la Protección Social la información allí requerida.

Todas las instituciones prestadoras de servicios oncológicos, deberán notificar con carácter obligatorio al Instituto Nacional de Salud, utilizando el flujo de información del Sivigila, todos los casos de leucemia aguda probable, leucemia linfoide aguda confirmada y leucemia mieloide aguda confirmada, en menores de 15 años.

TÍTULO VII

Protección de los usuarios y la participación ciudadana

CAPÍTULO II

Participación ciudadana

Adicionar como último inciso del numeral 4º lo siguiente:

Los compromisos adquiridos por las entidades en las consultas ciudadanas realizadas por la Superintendencia Nacional de Salud y las acciones para dar respuesta y solución deberán ser reportados a través del enlace que para tal fin se disponga en la página de la Superintendencia www.supersalud.gov.co dentro de los 10 días después de la realización del evento y en las mismas condiciones el reporte del cumplimiento de los compromisos en las fechas acordadas.

TÍTULO X

Glosario

Adiciónese como complemento al significado de cotización, como un segundo inciso el siguiente:

En el caso de las madres comunitarias que están vinculadas al programa hogares comunitarios de Bienestar Familiar, la base de cotización sobre las que realizan los aportes corresponde a la suma que por concepto de bonificación reciban del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y su aporte equivale al 4% de dichas sumas. Las diferencias que resulten entre las unidades de pago por capitación, UPC, no cubiertas con los aportes de las madres comunitarias serán satisfechas por las subcuentas del Fosyga en los términos establecidos en la ley.

II. Modificaciones

Modificar la Circular Externa 047 de 2007 modificada por las circulares 48, 49, 50 y 51 de 2008. Las modificaciones se incorporarán a su texto al momento de su publicación, así:

TÍTULO II

Entidades administradoras de planes de beneficios (EAPB)

CAPÍTULO I

Entidades promotoras de salud (EPS)

1.8. Contenido de la solicitud para modificar la capacidad de afiliación.

Modificar el último inciso del numeral 1.8, en el sentido de que no es de los literales del a al f sino de los numerales del 1.8.1 al 1.8.5 y el 1.8.7.

TÍTULO III

Generadores de recursos

CAPÍTULO I

Operadores del juego de lotería tradicional

Modificar la numeración del juego de lotería tradicional así:

1. Juego de lotería tradicional.

CAPÍTULO IV

Bebidas alcohólicas

2. Instrucciones.

Modifíquese los subnumerales del numeral 2º, los cuales quedarán así:

2.1. Productores de licores, vinos, aperitivos y similares nacionales.

Los archivos que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser remitidos por parte de los productores de licores, vinos, aperitivos y similares nacionales, cualquiera que sea su naturaleza jurídica. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, solo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Archivo planoPeriodicidadPlazo
Declaraciones impoconsumoMensual10 primeros días calendario de cada mes
ExportacionesMensual
Inventario de insumo envasesMensual
Inventario de productos terminadosMensual
Ventas a San AndrésMensual
ReenvíosMensual
DescontablesMensual
Estados financierosAnual10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.
Registro sanitario InvimaMensual10 primeros días calendario de cada mes, cuando se realicen modificaciones o se tramiten nuevos registros

Los estados financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del revisor fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

2.2. Productores de cervezas y sifones nacionales.

Los archivos que se relacionan a continuación deberán ser remitidos por parte de los productores de cervezas y sifones nacionales, cualquiera que sea su naturaleza jurídica. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, solo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Archivo planoPeriodicidadPlazo
LiquidaciónMensual10 primeros días calendario de cada mes
Ventas a San AndrésMensual
ReenvíosMensual
Inventario de productos terminadosMensual
Estados financierosAnual10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los estados financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del revisor fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

2.3. Fondo cuenta de impuestos al consumo de productos extranjeros.

Los archivos que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser remitidos por parte de la Federación Nacional de Departamentos - fondo cuenta de impuestos al consumo de productos extranjeros. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, solo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Archivo planoPeriodicidadPlazo
Giros realizadosMensual10 días calendario después de la fecha de vencimiento para realizar los giros.
Cobros efectuadosMensual
ImportacionesMensual
Estados financierosAnual10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los estados financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del revisor fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

La opción de segundo envío de información solo podrá ser utilizada por aquellas entidades que por motivos especiales se vean obligadas a modificar los reportes inicialmente enviados y solo podrá ser utilizada una vez por cada reporte enviado. El trámite debe hacerse a través de comunicación escrita firmada por el representante legal o los funcionarios del orden territorial, a quienes se dirige la presente circular, en la cual solicite, de una parte, la eliminación explicando claramente los motivos y la información que debe ser borrada y, de otra parte, la autorización para retransmitirla.

Una vez la dirección general para la inspección y vigilancia de los generadores de recursos de salud autorice la eliminación y retransmisión, le será enviada una comunicación vía fax, correo físico o correo electrónico, y a partir de ese momento podrá ingresar la información corregida, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en la presente circular.

En la medida en que se realicen cambios en la razón social, dirección, teléfono o fax, representante legal de la entidad, y funcionarios del orden territorial, deberán ser informados a la Superintendencia Nacional de Salud, por correo físico o correo electrónico (licores@supersalud.gov.co).

En caso de que la empresa posea productos nuevos que no aparezcan en las tablas del sistema, el representante legal o los funcionarios del orden territorial, a quienes se dirige la presente circular, deberán efectuar la solicitud por correo electrónico a esta entidad (licores@supersalud.gov.co), para que sea asignado el código correspondiente. El mensaje deberá contener nombre completo del productor y del producto, grados alcoholimétricos y presentaciones autorizadas. Adicionalmente, deberá remitir copia de la resolución expedida por el Invima.

Modifíquese el contenido del título IX, el cual quedará así:

TÍTULO VII

Protección de los usuarios y la participación ciudadana

CAPÍTULO I

Protección al usuario

El inciso quinto del numeral 2.3 quedará así:

Los números telefónicos que se tengan destinados a los fines de esta circular deberán ser reportados por las entidades a través de la página de la Superintendencia www.supersalud.gov.co, en el enlace que para tal fin se disponga, en los primeros diez días de los meses de enero, abril, julio y octubre, y sus modificaciones inmediatamente suceda el cambio.

CAPÍTULO II

Participación ciudadana

Los incisos seis y siete del numeral 2.1.1 quedarán así:

Las entidades administradoras o prestadoras del servicio deberán reportar a través del enlace que para tal fin se disponga en la página de la Superintendencia www.supersalud. gov.co la información de las asociaciones de usuarios conformadas durante los primeros 10 días de los meses de enero, abril, julio y octubre, y sus modificaciones inmediatamente suceda el cambio.

Igualmente los representantes de las EAPB reportarán a través de este enlace copia de las actas de reuniones mensuales con las asociaciones; así mismo informarán los correctivos pertinentes y el resultado de esta gestión, de acuerdo con las problemáticas y/o acciones de mejoramiento en la prestación de servicios consignados en las actas.

El título y el inciso primero y tercero del numeral 3º quedarán así:

3. Rendición de cuentas.

Inciso primero:

Las entidades administradoras o prestadoras del servicio deberán reportar a través del enlace que para tal fin se publique en la página de la Superintendencia www.supersalud. gov.co la información de la fecha de programación y lugar de realización de la audiencia pública de rendición de cuentas, a más tardan el día 10 del mes de abril de cada año y sus modificaciones en las mismas condiciones, inmediatamente suceda el cambio.

Inciso tercero:

La realización y resultado de la audiencia pública de rendición de cuentas deberán ser informadas por las EAPB y prestadoras de servicios a la superintendencia delegada para la protección al usuario y la participación ciudadana de la Superintendencia Nacional de Salud, a través del mismo enlace, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la celebración en el formato técnico anexo a la presente circular.

TÍTULO IX

Medidas especiales

CAPÍTULO I

Marco legal de las acciones y medidas especiales

1. Reseña histórica.

A partir de la Ley 1122 de 2007, la Superintendencia Nacional de Salud, en el cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control, tendrá como base, entre otros, el eje de acciones y medidas especiales en la aplicación de procesos de intervención forzosa administrativa para administrar o liquidar las entidades sometidas a su vigilancia, enunciadas en el numeral 5º del artículo 37 de la ley en mención; la intervención técnica y administrativa a las direcciones territoriales de salud, y ejercerá inspección, vigilancia y control sobre los derechos de los afiliados y los recursos del sector salud en los casos de liquidaciones voluntarias. Por lo anterior, se considera necesario establecer en el presente título, la información que deben reportar a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, los agentes interventores, agentes liquidadores y contralor y/o revisor fiscal de entidades sometidas a las medidas especiales enunciadas.

En el mismo sentido, es preciso retomar lo establecido en el artículo 68 de la Ley 715 de 2001, en cuanto a la competencia de la Superintendencia Nacional de Salud de realizar la inspección, vigilancia y control, del cumplimiento de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del mismo, ejerciendo la intervención forzosa administrativa para administrar o liquidar las entidades vigiladas que cumplan funciones de explotación u operación de monopolios rentísticos, cedidos al sector salud, empresas promotoras de salud e instituciones prestadoras de servicios de salud de cualquier naturaleza, así como para intervenir técnica y administrativamente las direcciones territoriales de salud, en concordancia con el Decreto 1015 de 2002, el procedimiento previsto en el Decreto-Ley 663 de 1993, la Ley 510 de 1999, el Decreto 2211 de 2004 y las demás disposiciones que lo complementen o modifiquen.

Toda vez que el artículo 21 del Decreto 1018 de 2007, determina que corresponde a la superintendencia delegada para las medidas especiales, ejercer, entre otras funciones, el seguimiento de la gestión de los agentes interventores, agentes liquidadores y contralor y/o revisor fiscal; e inspección, vigilancia y control a las liquidaciones voluntarias, sobre los derechos de los afiliados y los recursos del sector salud.

A su vez, la Resolución 1212 de 27 de julio de 2007 señala los procedimientos aplicables a los vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud respecto de las investigaciones administrativas sancionatorias, de acuerdo a las facultades legales impartidas por el Gobierno Nacional.

Están obligadas a dar cumplimiento al presente título de la circular única, las entidades que se encuentren sometidas a las siguientes medidas especiales:

1. Intervención forzosa administrativa para administrar.

2. Intervención forzosa administrativa para liquidar.

3. Intervención técnica administrativa.

4. Liquidaciones voluntarias (supresión y liquidación).

Los agentes interventores, liquidadores, y contralores y/o revisores fiscales, serán designados por el Superintendente Nacional de Salud, en los casos de intervención forzosa administrativa para administrar, intervención forzosa administrativa para liquidar e intervención técnica administrativa, quienes junto con los liquidadores y revisores fiscales en los casos de las liquidaciones voluntarias también, serán los responsables, de remitir la información a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales.

En todo proceso de intervención forzosa administrativa para administrar o liquidar, o intervención técnica administrativa y liquidaciones voluntarias el agente interventor o agente liquidador, deberá presentar un informe preliminar dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad. El informe debe contener los componentes: económico, jurídico, laboral, administrativo y técnico-científico.

Toda la información remitida a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales en cumplimiento al título IX de esta circular, debe ser firmada, avalada, certificada y dictaminada según sea el caso por el agente interventor, liquidador, contralor y/o revisor fiscal, por lo tanto debe constituirse la firma digital tanto para el agente interventor o liquidador como la firma para el contralor y/o revisor fiscal.

CAPÍTULO II

Intervención forzosa administrativa para administrar

1. Información que debe reportar el agente interventor.

1.1. Informe preliminar.

El agente interventor de la entidad sometida a intervención forzosa administrativa para administrar, debe remitir un Informe preliminar en medio físico, dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad. Dicho informe debe contener:

1.1.1. Plan de acción del proceso de intervención, el cual debe incluir las actividades a realizar con miras a subsanar los hechos que dieron origen a la toma de posesión.

1.1.2. Inventario de activos y pasivos, conforme a lo establecido en el artículo 4º del Decreto 2211 de 2004.

1.2. Informes mensuales de gestión.

El agente interventor de la entidad sometida a intervención forzosa administrativa para administrar debe remitir, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe de gestión en medio físico de acuerdo con el desarrollo del plan de acción.

Estos informes deben presentarse mensualmente mientras dure la intervención forzosa; en dicho informe debe reportar la ejecución del plan de acción.

1.3. Informe trimestral de seguimiento de acuerdo a esta circular.

El agente interventor de la entidad sometida a intervención forzosa administrativa para administrar, deberá reportar trimestralmente y de acuerdo a las fechas indicadas en esta circular y mientras dure la intervención forzosa, la información de los componentes administrativos, económicos, jurídicos, laborales y técnicos científicos, en los tipos de archivos aquí señalados, aclarando que si no figura el tipo de archivo, se entiende que debe ser remitido en medio físico.

A su vez deberá reportar trimestralmente a la Superintendencia Nacional de Salud la información relacionada con los demás títulos de la presente circular según su naturaleza y objeto social.

1.3.1. Componente administrativo.

La información del componente administrativo debe contener:

1.3.1.1. Datos generales de la entidad (véase anexo archivo tipo 301).

1.3.1.2. Datos generales del agente interventor y revisor fiscal (véase anexo archivo tipo 302).

1.3.1.3. Organigrama de la entidad. (Medio físico).

1.3.1.4. Existencia de estatutos y manuales de la entidad (relacionar su existencia). (Medio físico).

1.3.1.5. Procesos de planificación, organización, dirección y control (relacionar su existencia). (Medio físico).

1.3.2. Componente económico.

La información del componente económico debe contener:

1.3.2.1. Presupuesto de la entidad. (Medio físico).

1.3.2.2. Balance general de la entidad (véase anexo archivo tipo 303).

1.3.2.3. Estado de resultados de la entidad (véase anexo archivo tipo 304).

1.3.2.4. Gastos administrativos - causación y pago de la entidad (véase anexo archivo tipo 305).

1.3.2.5. Flujo de tesorería - ingresos y gastos de la intervención de la entidad (véase anexo archivo tipo 306).

1.3.2.6. Relación UPC-S por cobrar de la entidad (véase anexo archivo tipo 307).

Relación de deudores excepto UPC-S por cobrar de la entidad (véase anexo archivo tipo 308).

1.3.2.8. Relación propiedad planta y equipo de la entidad (véase anexo archivo tipo 309).

1.3.2.9. Cuentas por pagar de la entidad (véase anexo archivo tipo 310).

1.3.3. Componente jurídico.

La información del componente jurídico debe contener:

1.3.3.1. Relación de procesos judiciales en curso a favor o en contra de la entidad (véase anexo archivo tipo 312).

1.3.3.2. Relación detallada de los procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentren en curso (véase anexo archivo tipo 314).

1.3.3.3. Relación de actos administrativos expedidos por el agente especial (véase anexo archivo tipo 315).

1.3.4. Componente laboral.

La información del componente laboral debe contener:

1.3.4.1. Planta de personal, personal del contrato y órdenes de prestación de servicios según su área (véase anexo archivo tipo 316).

1.3.4.2. Aplicación de convenciones colectivas (medio físico).

1.3.5. Componente técnico-científico.

El componente técnico-científico debe contener la información pertinente a las características de la entidad intervenida de acuerdo a su actividad misional en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

1.4. Informe final.

Al concluir la intervención forzosa administrativa, el agente interventor de la entidad designado por la Superintendencia Nacional de Salud, debe enviar a esta delegada para medidas especiales, un informe final de gestión en medio físico, en el que se indique la finalización del plan de acción del proceso de intervención, sin perjuicio de la información exigida en los demás títulos de la presente circular según su naturaleza y objeto social.

En el evento en que sea removido de su cargo el agente interventor designado por esta entidad o el apoderado general designado por el agente interventor, debe remitir el agente interventor designado por esta superintendencia, el informe final de su gestión realizada a la fecha de su retiro, en medio físico.

2. Periodos de presentación por parte del agente interventor.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

2.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad.

2.2. Siguientes informes:

2.2.1. Informes de gestión mensuales mientras dure la intervención.

2.2.2. Informes trimestrales de seguimiento: A más tardar, los días treinta (30) de abril, treinta y uno (31) de julio, treinta y uno (31) de octubre y el día veinticinco (25) de febrero del siguiente año.

Si la fecha de envío no es día hábil, deberá remitirse la información el último día hábil del mes.

2.3. Informe final: Al concluir la intervención.

Las entidades sometidas a intervención forzosa administrativa para administrar, deben enviar a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales la información establecida en este título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el título correspondiente de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud.

Los informes trimestrales que debe remitir el agente interventor a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

Las entidades sometidas a intervención forzosa administrativa para administrar deben enviar la información establecida en este título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el título correspondiente de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Informes que debe reportar el contralor y/o revisor fiscal.

El contralor ejerce funciones propias de un revisor fiscal conforme lo establece el inciso 2º numeral 10 del artículo 295 del Decreto-Ley 663 de 1993.

El contralor y/o revisor fiscal deberá remitir un informe preliminar en medio físico dentro de los treinta días (30) calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo, en que incluya las observaciones y recomendaciones sobre aspectos relacionados con la situación administrativa, financiera, jurídica, laboral y técnico-científica. En este mismo informe, debe presentar el plan de trabajo que va a adelantar y el acta de nombramiento como contralor y/o revisor fiscal.

Igualmente, debe rendir un informe de sus actividades en el desempeño de sus funciones como contralor y/o revisor fiscal en medio físico, independiente del informe de gestión del agente interventor, cada treinta (30) días hasta la culminación del proceso de intervención.

Cuando el contralor y/o revisor fiscal se separe del cargo, deberá presentar un (1) informe en medio físico consolidado de las actividades realizadas durante su permanencia en la entidad objeto de intervención, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de su retiro.

Al concluir la intervención forzosa administrativa, el contralor y/o revisor fiscal de la entidad debe enviar a esta delegada para medidas especiales, un dictamen en medio físico de acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley 43 del 1990, en el que se indique la finalización del proceso de intervención.

En caso de que se requiera modificar el plan de trabajo, el contralor y/o revisor fiscal deberá presentar el nuevo plan a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales.

4. Periodos de presentación por parte del contralor y/o revisor fiscal.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

4.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo.

4.2. Informes actividades: Mensualmente mientras dure la intervención.

4.3. Informe mensualmente mientras dure la intervención.

4.4. Dictamen: Al concluir la intervención.

Los informes trimestrales que deber emitir el agente interventor a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

Las entidades sometidas, a intervención forzosa administrativa para administrar deben enviar la información establecida en este título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el título correspondiente de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud.

CAPÍTULO III

Intervención forzosa administrativa para liquidar

1. Información que debe reportar el agente interventor.

1.1. Informe preliminar.

El agente liquidador de la entidad sometida a intervención forzosa administrativa para liquidar, debe remitir un informe preliminar en medio físico, dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad. Dicho informe debe contener:

1.1.1. Presupuesto de la liquidación.

1.1.2. Cronograma (véase anexo archivo tipo 347).

1.1.3. Estados financieros con cierre contable al de las operaciones a la fecha en que se inició la toma de posesión.

1.1.4. Inventario de activos: El agente liquidador debe dar cumplimiento al artículo 31 del Decreto 2211 de 2004, el cual dispone que dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha en que se adoptó la medida de intervención forzosa administrativa para liquidar, debe presentar el inventario detallado de los activos de propiedad de la institución objeto de liquidación. Este plazo podrá ser prorrogado por la Superintendencia Nacional de Salud -delegada para medidas especiales ante circunstancias excepcionales. Así mismo, el artículo 32 del Decreto 2211 de 2004 dispone que, dentro del mes siguiente a la fecha en que haya vencido el término para la elaboración del inventario, el liquidador, con base en avalúos técnicos, mediante resolución aceptará la valoración de los activos del mismo.

1.2. Informes mensuales de gestión.

El agente liquidador de la entidad sometida a intervención forzosa administrativa para liquidar debe remitir, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe de gestión en medio físico de acuerdo con el desarrollo del cronograma de actividades de la liquidación.

Estos informes deben presentarse mensualmente mientras dure la liquidación; en dicho informe se debe reportar la ejecución del cronograma de actividades de la liquidación.

1.3. Informe trimestral de seguimiento de acuerdo a esta circular.

El agente liquidador de la entidad sometida a intervención forzosa administrativa para liquidar, deberá reportar trimestralmente y de acuerdo con las fechas indicadas en esta circular y mientras dure la liquidación, la información de los componentes administrativos, económicos, jurídicos, laborales y técnicos científicos, en los tipos de archivos aquí señalados, aclarando que si no figura el tipo de archivo, se entiende que debe ser remitido en medio físico.

1.3.1. Componente administrativo.

La información del componente administrativo debe contener:

1.3.1.1. Datos generales de la entidad objeto de liquidación (véase anexo archivo tipo 331).

1.3.1.2. Datos generales del agente liquidador y contralor y/o revisor fiscal (véase anexo archivo tipo 332).

1.3.1.3. Presupuesto de ingresos y gastos de la liquidación (véase anexo archivo tipo 341).

1.3.1.4. Situación del Archivo. (Medio físico).

1.3.1.5. Datos básicos de la junta asesora y personas evaluadas (véase anexo archivo tipo 346).

El agente liquidador debe presentar los avances de las actividades descritas en el cronograma, así como las justificaciones pertinentes en el caso de las actividades con retrasos en la ejecución.

Cuando por razones absolutamente justificadas el agente liquidador considere necesario ajustar el presupuesto de gastos administrativos o el cronograma de actividades, deberá contar con el concepto favorable del contralor y/o revisor fiscal para estas modificaciones. Estos ajustes deben informarse a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales con la correspondiente justificación.

1.3.2. Componente económico.

La información del componente económico debe contener:

1.3.2.1. Balance general (véase anexo archivo tipo 333).

1.3.2.2. Clasificación, recuperación de cartera, circularización e información de las gestiones adelantadas dirigidas a la liquidación de contratos y al cobro de cartera. (Medio físico).

1.3.2.3. Estado de resultados de la entidad (véase anexo archivo tipo 334).

1.3.2.4. Gastos administrativos - causación y pagos (véase anexo archivo tipo 335).

1.3.2.5. Flujo de tesorería - ingresos y gastos de la liquidación (véase anexo archivo tipo 336).

1.3.2.6. Relación UPC-S por cobrar (véase anexo archivo tipo 337).

1.3.2.7. Relación de deudores excepto UPC-S por cobrar (véase anexo archivo tipo 338).

1.3.2.8. Relación propiedad, planta y equipo (véase anexo archivo tipo 339).

1.3.2.9. Acreencias reconocidas (véase anexo archivo tipo 340).

1.3.2.10. Pagos de acreencias de la masa liquidatoria y la no masa liquidatoria (véase anexo archivo tipo 348).

1.3.2.11. Pagos de acreencias pasivo cierto no reclamado (véase anexo archivo tipo 349).

1.3.2.12. Descripción detallada del pago de impuestos tributarios de la entidad. (Medio físico).

Tanto el agente liquidador como el contralor y/o revisor fiscal, deben expresar por escrito que efectivamente los inventarios se verificaron físicamente y cotejaron contra los datos que reposan en los libros de contabilidad. Así mismo, deben relacionarse los bienes que existan en la entidad que no se encuentren registrados en los libros de contabilidad y aquellos que aparezcan registrados en los libros, pero que no hayan sido recibidos o encontrados físicamente.

1.3.3. Componente jurídico.

La información del componente jurídico debe contener:

1.3.3.1. Relación de resoluciones expedidas por el liquidador (véase anexo archivo tipo 350).

1.3.3.2. Relación de procesos judiciales a favor o en contra de la entidad (véase anexo archivo tipo 342).

1.3.3.3. Relación detallada de procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentran en curso (véase anexo archivo tipo 343).

1.3.4. Componente laboral.

La información del componente laboral debe contener:

1.3.4.1. Planta de personal, personal del contrato y órdenes de prestación de servicios según su área (véase anexo archivo tipo 344).

1.3.4.2. Situación de los pensionados a cargo de la entidad (véase anexo archivo tipo 345).

1.3.4.3. Relación de personal que trabaja en la realización del proceso liquidatorio con la debida justificación, discriminando: salarios, honorarios y comisiones. (Medio físico).

1.3.5. Componente técnico-científico.

El componente técnico-científico debe contener la información pertinente a las características de la entidad en proceso de liquidación de acuerdo a su actividad misional en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

1.4. Rendición de cuentas e informe final.

Al concluir la intervención forzosa administrativa para liquidar, el agente liquidador de la entidad designado por la Superintendencia Nacional de Salud debe enviar a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, un informe final de gestión en medio físico, en el que se indique la finalización del cronograma de actividades del proceso liquidatorio.

Igualmente el agente liquidador deberá rendir cuentas de su gestión al cierre de cada año calendario y cuando se separe del cargo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 297 del Decreto-Ley 663 de 1993 (estatuto orgánico del sistema financiero).

Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 2º artículo 297 del Decreto-Ley 663 de 1993, el informe anual de rendición de cuentas debe presentarse al contralor y/o revisor fiscal, el treinta y uno (31) de enero, y a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, el día quince (15) de febrero.

Cuando se trate de separación del cargo del agente liquidador, por retiro o terminación del proceso, el informe de rendición de cuentas se debe presentar al contralor y/o revisor fiscal, dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la separación del cargo; y a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, dentro de los diez (10) días siguientes, con la información correspondiente al último trimestre, las notas a los estados financieros básicos y el dictamen del contralor y/o revisor fiscal sobre los estados financieros.

Para la expedición del acto administrativo de terminación de la existencia legal de la entidad, el agente liquidador debe remitir previamente a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, la respectiva rendición de cuentas conforme a lo establecido en el literal i) del artículo 52 del Decreto 2211 de 2004, adjuntando los estados financieros con corte a la culminación del proceso en liquidación.

2. Periodos de presentación por parte del agente liquidador.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

2.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad.

2.2. Siguientes informes:

2.2.1. Informes de gestión mensuales mientras dure la liquidación.

2.2.2. Informes trimestrales de seguimiento: A más tardar, los días treinta (30) de abril, treinta y uno (31) de julio, treinta y uno (31) de octubre y el día veinticinco (25) de febrero del siguiente año.

Si la fecha de envío no es día hábil, deberá remitirse la información el último día hábil del mes.

2.3. Rendición de cuentas e informe final:

2.3.1. Rendición de cuentas por el cierre de cada: Presentación a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada medidas especiales el 15 de febrero.

2.3.2. Rendición de cuentas por separación del cargo: Presentación a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, dentro de los diez (10) días siguientes a la separación del cargo.

2.3.3. Informe final: al terminarse la liquidación con todos los soportes del caso.

Los informes trimestrales que debe remitir el agente liquidador a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

3. Informes que debe reportar el contralor y/o revisor fiscal.

El contralor ejerce funciones propias de un revisor fiscal conforme lo establece el inciso 2º numeral 10 del artículo 295 del Decreto-Ley 663 de 1993.

El contralor y/o revisor fiscal deberá remitir un informe preliminar en medio físico dentro de los treinta días (30) calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo, en que incluya las observaciones y recomendaciones sobre aspectos relacionados con la situación administrativa, financiera, jurídica, laboral y técnico-científica. En este mismo informe, debe presentar el plan de trabajo que va a adelantar y el acta de nombramiento como contralor y/o revisor fiscal.

Igualmente, debe rendir un informe de sus actividades en el desempeño de sus funciones como contralor y/o revisor fiscal en medio físico, independiente del informe de gestión del agente liquidador, cada treinta (30) días hasta la culminación del proceso de liquidación.

Cuando el contralor y/o revisor fiscal se separe del cargo, deberá presentar un (1) informe en medio físico consolidado de las actividades realizadas durante su permanencia en la entidad objeto de liquidación, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de su retiro.

Al concluir la intervención forzosa administrativa para liquidar, el contralor y/o revisor fiscal de la entidad debe enviar a esta delegada para medidas especiales, un dictamen en medio físico de acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley 43 del 1990, en el que se indique la finalización del proceso de liquidación.

En caso de que se requiera modificar el plan de trabajo, el contralor y/o revisor fiscal deberá presentar el nuevo plan a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales.

4. Periodos de presentación por parte del contralor y/o revisor fiscal.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

4.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo.

4.2. Informes actividades: Mensualmente mientras dure la liquidación.

4.3. Dictamen:Al concluir la liquidación.

Los informes trimestrales que deben remitir el agente liquidador a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

CAPÍTULO IV

Intervención técnica y administrativa

1. Informes que debe reportar el agente interventor.

1.1. Informe preliminar.

El agente interventor de la entidad sometida a intervención técnica administrativa debe remitir, un Informe preliminar en medio físico, dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad. Dicho informe debe contener:

1.1.1. Plan de acción del proceso de intervención, el cual debe incluir las actividades a realizar con miras a subsanar los hechos que dieron origen a la toma de posesión.

1.1.2. Inventario de activos y pasivos, conforme a lo establecido en el artículo 4º del Decreto 2211 de 2004.

1.2. Informes mensuales de gestión.

El agente interventor de la entidad sometida a intervención técnica administrativa, debe remitir dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe de gestión en medio físico de acuerdo con el desarrollo del plan de acción.

Estos informes deben presentarse mensualmente mientras dure la Intervención; en dicho informe debe reportar la ejecución del plan de acción.

1.2. Informe trimestral de seguimiento de acuerdo a esta circular.

El agente interventor de la entidad sometida a intervención técnica administrativa, deberá reportar trimestralmente y de acuerdo a las fechas indicadas en esta circular y mientras dure la Intervención forzosa, la información de los componentes administrativos, económicos, jurídicos, laborales y técnicos científicos, en los tipos de archivos aquí señalados, aclarando que, si no figura el tipo de archivo, se entiende que debe ser remitido en medio físico.

A su vez deberá reportar trimestralmente a la Superintendencia Nacional de Salud la información relacionada con los demás títulos de la presente circular según su naturaleza y objeto social.

1.3.1. Componente administrativo.

La información del componente administrativo debe contener:

1.3.1.1. Datos generales de la entidad (véase anexo archivo tipo 301).

1.3.1.2. Datos generales del agente interventor y revisor fiscal (véase anexo archivo tipo 302).

1.3.1.3. Organigrama de la entidad. (Medio Físico).

1.3.1.4. Existencia de estatutos y manuales de la entidad (relacionar su existencia). (Medio Físico).

1.3.1.5. Procesos de planificación, organización, dirección y control (relacionar su existencia). (Medio Físico).

1.3.2. Componente económico.

La información del componente económico debe contener:

1.3.2.1. Presupuesto de la entidad. (Medio físico).

1.3.2.2. Balance general de la entidad (véase anexo archivo tipo 303).

1.3.2.3. Estado de resultados de la entidad (véase anexo archivo tipo 304).

1.3.2.4. Gastos administrativos - causación y pago de la entidad (véase anexo archivo tipo 305).

1.3.2.5. Flujo de tesorería - ingresos y gastos de la intervención de la entidad (véase anexo archivo tipo 306).

1.3.2.6. Relación UPC-S por cobrar de la entidad (véase anexo archivo tipo 307).

1.3.2.7. Relación de deudores excepto UPC-S por cobrar de la entidad (véase anexo archivo tipo 308).

1.3.2.8. Relación propiedad planta y equipo de la entidad (véase anexo archivo tipo 309).

1.3.2.9. Cuentas por pagar de la entidad (véase anexo archivo tipo 310).

1.3.3. Componente jurídico.

La información del componente jurídico debe contener:

1.3.3.1. Relación de procesos judiciales en curso a favor o en contra de la entidad. (véase anexo archivo tipo 312).

1.3.3.2. Relación detallada de los procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentren en curso (véase anexo archivo tipo 314).

1.3.3.4. Relación de actos administrativos expedidos por el agente especial (véase anexo archivo tipo 315).

1.3.4. Componente laboral.

La información del componente laboral debe contener:

1.3.4.1. Planta de personal, personal del contrato y órdenes de prestación de servicios según su área (véase anexo archivo tipo 316).

1.3.4.2. Aplicación de convenciones colectivas (medio físico).

1.3.5. Componente técnico-científico.

El componente técnico-científico debe contener la información pertinente a las características de la entidad intervenida de acuerdo a su actividad misional en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

1.4. Informe final.

Al concluir la intervención técnica administrativa, el agente interventor de la entidad designado por la Superintendencia Nacional de Salud, debe enviar a esta delegada para medidas especiales, un informe final de gestión en medio físico, en el que se indique la finalización del plan de acción del proceso de intervención, sin perjuicio de la información exigida en los demás títulos de la presente circular según su naturaleza y objeto social.

En el evento en que sea removido de su cargo el agente interventor designado por esta entidad o el apoderado general designado por el agente interventor, debe remitir el agente interventor designado por esta superintendencia, el informe final de su gestión realizada a la fecha de su retiro, en medio físico.

2. Periodos de presentación por parte del agente interventor.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

2.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad.

2.2. Siguientes informes:

2.2.1. Informes de gestión mensuales mientras dure la intervención.

2.2.2. Informes trimestrales de seguimiento: A más tardar, los días treinta (30) de abril, treinta y uno (31) de julio, treinta y uno (31) de octubre y el día veinticinco (25) de febrero del siguiente año.

Si la fecha de envío no es día hábil, deberá remitirse la información el último día hábil del mes.

2.3. Informe final: Al concluir la intervención. Las entidades sometidas a intervención técnica administrativa deben enviar a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales la información establecida en este título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el título correspondiente de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud.

Los informes trimestrales que debe remitir el agente interventor a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

Las entidades sometidas a intervención técnica administrativa deben enviar la información establecida en este título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el título correspondiente de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Informes que debe reportar el contralor y/o revisor fiscal.

El contralor ejerce funciones propias de un revisor fiscal conforme lo establece el inciso 2º numeral 10 del artículo 295 del Decreto-Ley 663 de 1993.

El contralor y/o revisor fiscal deberá remitir un informe preliminar en medio físico dentro de los treinta días (30) calendarios posteriores a la toma de posesión de su cargo, en que incluya las observaciones y recomendaciones sobre aspectos relacionados con la situación administrativa, financiera, jurídica, laboral y técnico-científica. En este mismo informe, debe presentar el plan de trabajo que va a adelantar y el acta de nombramiento como contralor y/o revisor fiscal.

Igualmente, debe rendir un informe de sus actividades en el desempeño de sus funciones como contralor y/o revisor fiscal en medio físico, independiente del informe de gestión del agente interventor, cada treinta (30) días hasta la culminación del proceso de intervención.

Cuando el contralor y/o revisor fiscal se separe del cargo, deberá presentar un (1) informe en medio físico consolidado de las actividades realizadas durante su permanencia en la entidad objeto de intervención, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de su retiro.

Al concluir la intervención técnica administrativa, el contralor y/o revisor fiscal de la entidad debe enviar a esta delegada para medidas especiales, un dictamen en medio físico de acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley 43 del 1990, en el que se indique la finalización del proceso de intervención.

En caso de que se requiera modificar el plan de trabajo, el contralor y/o revisor fiscal deberá presentar el nuevo plan a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales.

4. Periodos de presentación por parte del contralor y/o revisor fiscal.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

4.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo.

4.2. Informes actividades: Mensualmente mientras dure la intervención.

4.3. Dictamen:Al concluir la intervención.

Los informes trimestrales que debe remitir el agente interventor a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

Las entidades sometidas a intervención técnica administrativa deben enviar la información establecida en este título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el título correspondiente de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud.

CAPÍTULO V

Liquidación voluntaria (supresión y liquidación)

1. Información que debe reportar el agente interventor.

1.1. Informe preliminar.

El agente liquidador de la entidad sometida a liquidación voluntaria, pública y privada, o entidades objeto de supresión y liquidación, debe remitir un informe preliminar en medio físico, dentro de los treinta (30) días calendarios posteriores a la toma de posesión de la entidad. Dicho informe debe contener:

1.1.1. Estatutos.

1.1.2. Acta de aprobación de la disolución y liquidación de la entidad de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995.

1.1.3. Escritura pública.

1.1.4. Registro de Cámara y Comercio.

1.1.5. Presupuesto de la liquidación.

1.1.6. Cronograma (véase anexo archivo tipo 347).

1.1.7. Estados financieros con cierre contable al de las operaciones a la fecha en que se inició la toma de posesión.

1.1.8. Inventario de activos: el agente liquidador debe dar cumplimiento al artículo 31 del Decreto 2211 de 2004, el cual dispone que dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha en que se adoptó la medida de intervención forzosa administrativa para liquidar, debe presentar el inventario detallado de los activos de propiedad de la institución objeto de liquidación. Este plazo podrá ser prorrogado por la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales ante circunstancias excepcionales. Así mismo, el artículo 32 del Decreto 2211 de 2004, dispone que dentro del mes siguiente a la fecha en que haya vencido el término para la elaboración del inventario, el liquidador, con base en avalúos técnicos, mediante resolución aceptará la valoración de los activos del mismo.

1.2. Informes mensuales de gestión.

El agente liquidador de la entidad sometida a liquidación voluntaria, pública y privada, o entidades objeto de supresión y liquidación, debe remitir dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe de gestión en medio físico de acuerdo con el desarrollo del cronograma de actividades de la liquidación.

Estos informes deben presentarse mensualmente mientras dure la liquidación en dicho informe debe reportar la ejecución del cronograma de actividades de la liquidación.

1.3. Informe trimestral de seguimiento de acuerdo con esta circular.

El agente liquidador de la entidad sometida a liquidación voluntaria, pública y privada, o entidades objeto de supresión y liquidación, deberá reportar trimestralmente y de acuerdo a las fechas indicadas en esta circular y mientras dure la liquidación, la información de los componentes administrativos, económicos, jurídicos, laborales y técnicos científicos, en los tipos de archivos aquí señalados, aclarando que si no figura el tipo de archivo, se entiende que debe ser remitido en medio físico.

1.3.1. Componente administrativo.

La información del componente administrativo debe contener:

1.3.1.1. Datos generales de la entidad objeto de liquidación (véase anexo archivo tipo 331).

1.3.1.2. Datos generales del agente liquidador y contralor y/o revisor fiscal (véase anexo archivo tipo 332).

1.3.1.3. Presupuesto de ingresos y gastos de la liquidación (véase anexo archivo tipo 341).

1.3.1.4. Situación del archivo. (Medio físico).

1.3.1.5. Datos básicos de la junta asesora y personas evaluadas (véase anexo archivo tipo 346).

El agente liquidador debe presentar los avances de las actividades descritas en el cronograma, así como, las justificaciones pertinentes en el caso de las actividades con retrasos en la ejecución.

Cuando por razones absolutamente justificadas, el agente liquidador considere necesario ajustar el presupuesto de gastos administrativos o el cronograma de actividades, deberá contar con el concepto favorable del contralor y/o revisor fiscal para estas modificaciones. Estos ajustes deben informarse a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales con la correspondiente justificación.

1.3.2. Componente económico.

La información del componente económico debe contener:

1.3.2.1. Balance general (véase anexo archivo tipo 333).

1.3.2.2. Clasificación, recuperación de cartera, circularización e información de las gestiones adelantadas dirigidas a la liquidación de contratos y al cobro de cartera. (Medio físico).

1.3.2.3. Estado de resultados de la entidad (véase anexo archivo tipo 334).

1.3.2.4. Gastos administrativos - causación y pagos (véase anexo archivo tipo 335).

1.3.2.5. Flujo de tesorería - ingresos y gastos de la liquidación (véase anexo archivo tipo 336).

1.3.2.6. Relación UPC-S por cobrar (véase anexo archivo tipo 337).

1.3.2.7. Relación de deudores excepto UPC-S por cobrar (véase anexo archivo tipo 338).

1.3.2.8. Relación propiedad, planta y equipo (véase anexo archivo tipo 339).

1.3.2.9. Acreencias reconocidas (véase anexo archivo tipo 340).

1.3.2.10. Pagos de acreencias de la masa liquidatoria y la no masa liquidatoria (véase anexo archivo tipo 348).

1.3.2.11. Pagos de acreencias pasivo cierto no reclamado (véase anexo archivo tipo 349).

1.3.2.12. Descripción detallada del pago de impuestos tributarios de la entidad. (medio físico).

Tanto el agente liquidador como el contralor y/o revisor fiscal, deben expresar por escrito que efectivamente los inventarios se verificaron físicamente y cotejaron contra los datos que reposan en los libros de contabilidad. Así mismo, deben relacionarse los bienes que existan en la entidad que no se encuentren registrados en los libros de contabilidad y aquellos que aparezcan registrados en los libros, pero que no hayan sido recibidos o encontrados físicamente.

1.3.3. Componente jurídico.

La información del componente jurídico debe contener:

1.3.3.1. Relación de resoluciones expedidas por el liquidador (véase anexo archivo tipo 350).

1.3.3.2. Relación de procesos judiciales a favor o en contra de la entidad (véase anexo archivo tipo 342).

1.3.3.3. Relación detallada de procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentran en curso (véase anexo archivo tipo 343).

1.3.4. Componente laboral.

La información del componente laboral debe contener:

2.3.4.1. Planta de personal, personal del contrato y órdenes de prestación de servicios según su área (véase anexo archivo tipo 344).

2.3.4.2. Situación de los pensionados a cargo de la entidad (véase anexo archivo tipo 345).

2.3.4.3. Relación de personal que trabaja en la realización del proceso liquidatorio con la debida justificación, discriminando: Salarios, honorarios y comisiones. (Medio físico).

1.3.4. Componente técnico-científico.

El componente técnico-científico debe contener la información pertinente a las características de la entidad en proceso de liquidación de acuerdo a su actividad misional en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

1.4. Rendición de cuentas e informe final.

Al concluir la liquidación voluntaria, pública y privada, el agente liquidador de la entidad debe enviar a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, un informe final de gestión en medio físico, en el que se indique la finalización del cronograma de actividades del proceso liquidatorio.

Igualmente el agente liquidador deberá rendir cuentas de su gestión al cierre de cada año calendario y cuando se separe del cargo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 297 del Decreto-Ley 663 de 1993 (estatuto orgánico del sistema financiero).

Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 2º artículo 297 del Decreto-Ley 663 de 1993, el informe anual de rendición de cuentas debe presentarse al contralor y/o revisor fiscal, el treinta y uno (31) de enero, y a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, el día quince (15) de febrero.

Cuando se trate de separación del cargo del agente liquidador, por retiro o terminación del proceso, el informe de rendición de cuentas se debe presentar al contralor y/o revisor fiscal, dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la separación del cargo; y a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, dentro de los diez (10) días siguientes, con la información correspondiente al último trimestre, las notas a los estados financieros básicos y el dictamen del contralor y/o revisor fiscal sobre los estados financieros.

Para la expedición del acto administrativo de terminación de la existencia legal de la entidad, el agente liquidador debe remitir previamente a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, la respectiva rendición de cuentas conforme a lo establecido en el literal i) del artículo 52 del Decreto 2211 de 2004; adjuntando los estados financieros con corte a la culminación del proceso en liquidación.

2. Periodos de presentación por parte del agente liquidador.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

2.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de la entidad.

2.2. Siguientes informes:

2.2.1. Informes de gestión mensuales mientras dure la liquidación.

2.2.2. Informes trimestrales de seguimiento: A más tardar, los días treinta (30) de abril, treinta y uno (31) de julio, treinta y uno (31) de octubre y el día veinticinco (25) de febrero del siguiente año.

Si la fecha de envío no es día hábil, deberá remitirse la información el último día hábil del mes.

2.3. Rendición de cuentas e informe final:

2.3.1. Rendición de cuentas por el cierre de cada presentación a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada medidas especiales el 15 de febrero.

2.3.2. Rendición de cuentas por separación del cargo: Presentación a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, dentro de los diez (10) días siguientes a la separación del cargo.

2.3.3. Informe final: al terminarse la liquidación con todos los soportes del caso.

Los informes trimestrales que deben remitir el agente liquidador a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

3. Informes que debe reportar el contralor y/o revisor fiscal.

El contralor ejerce funciones propias de un Revisor Fiscal conforme lo establece el inciso 2º numeral 10 del artículo 295 del Decreto-Ley 663 de 1993.

El contralor y/o revisor fiscal deberá remitir un informe preliminar en medio físico dentro de los treinta días (30) calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo, en que incluya las observaciones y recomendaciones sobre aspectos relacionados con la situación administrativa, financiera, jurídica, laboral y técnico-científica. En este mismo informe, debe presentar el plan de trabajo que va a adelantar y el acta de nombramiento como contralor y/o revisor fiscal.

Igualmente, debe rendir un informe de sus actividades en el desempeño de sus funciones como contralor y/o revisor fiscal en medio físico, independiente del informe de gestión del agente liquidador, cada treinta (30) días hasta la culminación del proceso de liquidación.

Cuando el contralor y/o revisor fiscal se separe del cargo, deberá presentar un (1) informe en medio físico consolidado de las actividades realizadas durante su permanencia en la entidad objeto de liquidación, dentro de los cinco (5) días calendario siguiente a la fecha de su retiro.

Al concluir la liquidación voluntaria, pública y privada, el contralor y/o revisor fiscal de la entidad, debe enviar a esta delegada para medidas especiales, un dictamen en medio físico de acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley 43 del 1990, en el que se indique la finalización del proceso de liquidación.

En caso que se requiera modificar el plan de trabajo, el contralor y/o revisor fiscal deberá presentar el nuevo plan a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medias especiales.

4. Periodos de presentación por parte del contralor y/o revisor fiscal.

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad y pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes periodos:

4.1. Informe preliminar: Dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la toma de posesión de su cargo.

4.3. Informes actividades: Mensualmente mientras dure la liquidación.

4.4. Dictamen:Al concluir la liquidación.

Los informes trimestrales que deben remitir el agente liquidador a la Superintendencia Nacional de Salud - delegada para medidas especiales, deben ser validados, certificados y dictaminados con la firma digital del contralor y/o revisor fiscal y número de matrícula profesional.

Transitorio. Las entidades que se encuentren en procesos de intervención forzosa administrativa para administrar, intervención forzosa administrativa para liquidar, intervención técnica administrativa y en procesos de liquidación voluntaria que a la fecha no hayan podido enviar la información requerida por la Superintendencia por ausencia del anexo técnico respectivo tendrán plazo para actualizar la información hasta el 30 de enero de 2009.

IV. Vigencia.

La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

V. Sanciones

La inobservancia e incumplimiento de las instrucciones consignadas en la presente circular acarrearán la imposición de las sanciones, tanto a título personal como institucional, que las normas determinan dentro de las competencias de la Superintendencia Nacional de Salud, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, penales o civiles que ellas conlleven.

VI. Firma

El Superintendente Nacional de Salud (E.).

NOTA: Los anexos técnicos podrán ser consultados en la entidad.

(...).

III. Exclusiones

Exclúyase del capítulo segundo del título I la referencia a la línea de atención al usuario 6500870- Bogotá D.C., y línea gratuita nacional 018000910383.

Exclúyase del título XI anexo técnicos los siguientes archivos:

• Archivo tipo 233, denominado inventario de otros insumos – etiquetas.

• Archivo tipo 235, denominado inventario de alcoholes.

• Archivo tipo 250, denominado registro sanitarios Invima (modificación).

• Archivo tipo 311, denominado presupuesto de gastos administrativos.

• Archivo tipo 313, denominado relación detallada de los procesos de contratación de servicios.

• Archivo tipo 317, denominado situación de los pensionados a cargo de la empresa.

• Archivo tipo 350, denominado relación de actos administrativos expedidos por el agente especial.

Exclúyase del título XI anexo técnicos los siguientes archivos adicionales:

• Archivo tipo 500, indicadores de monitoreo interno del sistema de información para la calidad.

• Archivo tipo 501, indicadores de monitoreo externo del sistema de información para la calidad.

• Archivo tipo 503, monitoreo semestral al plan de mejoramiento.

• Archivo tipo 520, programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud, Pamec.

• Archivo tipo 521, plan anual de mejoramiento.

• Archivo tipo 522, monitoreo anual al plan de mejoramiento.

• Archivo tipo 523, monitoreo semestral al plan de mejoramiento.

• Archivo tipo 510, programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud, Pamec.

• Archivo tipo 511, plan anual de mejoramiento.

• Archivo tipo 512, monitoreo anual al plan de mejoramiento.

• Archivo tipo 513, monitoreo semestral al plan de mejoramiento.

• Archivo tipo 514, indicadores de monitoreo interno del sistema de información para la calidad.

• Archivo tipo 515, indicadores de monitoreo externo del sistema de información para la calidad.

Exclúyase del título XI anexo técnicos del subtítulo intervención forzosa administrativa para administrar e intervención técnica administrativa las siguientes tablas anexas:

• Tabla Nº 1

• Tabla Nº 2

• Tabla Nº 3

• Tabla Nº 4

• Tabla Nº 5

• Tabla Nº 8

Exclúyase del título XI anexo técnicos del subtitulo intervención forzosa administrativa para liquidar y liquidación voluntaria las siguientes tablas anexas:

• Tabla Nº 1

• Tabla Nº 2

• Tabla Nº 3

• Tabla Nº 4

• Tabla Nº 5

IV. Vigencia

La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

V. Sanciones

La inobservancia e incumplimiento de las instrucciones consignadas en la presente circular acarrearán la imposición de las sanciones, tanto a título personal como institucional, que las normas determinan dentro de las competencias de la Superintendencia Nacional de Salud, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, penales o civiles que ellas conlleven.

VI. Firma

El Superintendente Nacional de Salud (E.).

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a las entidades promotoras de salud del régimen contributivo y subsidiado, instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada, pública y mixta, entidades territoriales, y usuarios de la salud.

(Nota: Véase Circular Externa 57 de 2009 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 58 de 2009 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 59 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 61 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 62 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 65 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 2 de 2011 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 9 de 2012 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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