CIRCULAR EXTERNA 52 DE AGOSTO 29 DE 2008

 

CIRCULAR EXTERNA 52 DE 2008 

(Agosto 29)

Referencia: Instrucciones sobre algunos aspectos puntuales de la implementación de la planilla.

Tras haberse cumplido la primera etapa de la fase de implementación de la planilla integrada de liquidación de aportes, PILA, habiéndose logrado el propósito de incluir en este mecanismo de pago a la generalidad de los cotizantes al sistema de la protección social, aún cuando debemos reconocer que se presentaron algunos traumatismos, consideramos necesario precisar algunos aspectos relacionados con la operación de la misma:

1. PIN único. Con base en las experiencias obtenidas en los últimos dos meses, se observa una debilidad en el esquema consistente en la necesidad de que cada cotizante deba ineludiblemente comunicarse o acudir ante el operador de información para obtener el código que habilita el pago o Pin, cada mes, pues ello genera congestiones innecesarias cuando se trata de trabajadores independientes que no presentan novedades. Es por ello que debemos insistir en la necesidad de adelantar todas las gestiones correspondientes para eliminar este obstáculo del esquema de pago.

2. Remisión de archivos. Dado que ya nos encontramos iniciando la fase de consolidación de este esquema de pago, resulta de la mayor importancia que los mecanismos de dispersión de información cumplan con los plazos establecidos para su remisión a las administradoras.

Al respecto, hemos podido constatar la falta de suficiente capacitación en los encargados del tema en diversas administradoras, que pueden no conocer suficientemente la manera de obtener sus registros diariamente, lo cual ha generado una serie de solicitudes a este ministerio en el sentido de obtener los registros, función que corresponde cumplir al operador de información que hubiere seleccionado cada administradora.

Con ocasión de tales solicitudes, el ministerio ha verificado que los registros sí han sido debidamente remitidos a través del Banco de la República, pero en un porcentaje, la administradora no ha logrado obtenerlos del mecanismo establecido por cada operador para tal remisión, generando la apariencia de un retardo en el pago que en realidad no existe o una divergencia entre los registros de la información financiera y los datos detallados de la planilla innecesaria.

Es por ello que les solicitamos insistir en la capacitación a las respectivas administradoras, pues la ausencia de la información oportuna puede generar perjuicios a los afiliados, dada la eventualidad de la negación de los servicios.

3. Fecha límite de pago. Como es de su conocimiento, dados los eventos irresistibles que se presentaron inicialmente en el desarrollo de la última fase de implementación de la planilla, este ministerio reconoció la ocurrencia de un evento de fuerza mayor y solicitó aceptar los pagos realizados, con independencia de las fechas correspondientes.

En atención a que ya se ha avanzado en esta etapa, corresponde modificar las validaciones correspondientes a efectos de que los pagos se realicen en el momento oportuno, mediante la verificación de la correspondencia entre la fecha de pago y el número del documento de identificación de cada cotizante trabajador independiente.

Para el efecto, se solicita incluir las validaciones o modificaciones pertinentes en los sistemas del operador de información destinados a la operación de la planilla, de manera que no exista posibilidad de que esta modificación llegue a generar alguna dificultad en el normal desarrollo de los pagos que los aportantes al sistema de la protección social deben efectuar a través de la planilla integrada de liquidación de aportes, PILA.

Con tal fin, se deben tomar en cuenta los contenidos de los manuales y normas que el operador de información o su soporte tecnológico tengan implementados para la inclusión de modificaciones o actualizaciones a sus sistemas de información, no sin antes haber agotado los correspondientes pasos señalados por los sistemas de desarrollo y pruebas y haber tenido en cuenta las recomendaciones de la ISO 27001 para ser implementado en sus sistemas de producción.

También en este punto, resulta necesario que antes de poner en producción esta modificación, cada cotizante conozca con precisión su fecha límite de pago, con el propósito de que tenga total claridad a partir de que momento pueden generarse intereses de mora, con la finalidad de evitar confusiones y equívocos entre los usuarios de la planilla, especialmente entre los trabajadores independientes. Finalmente, se solicita dejar las evidencias necesarias de los procedimientos aquí establecidos.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los operadores de información de la planilla integrada de liquidación de aportes, administradoras del sistema de protección social.

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