CIRCULAR EXTERNA 53 DE 1997 

(Diciembre 15)

Asunto: Información contable, administrativa y estadística de los programas de administración de recursos del régimen subsidiado de las cajas de compensación familiar.

El Superintendente Nacional de Salud,

en ejercicio de la facultad de “instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación (D. 1259/94, art. 7º, num. 6º), y conforme a las facultades conferidas en el Decreto 2357 de 1995 y la Ley 344 de 1996, y con el fin de fijar criterios en materia de reportes de tipo contable, administrativo y estadístico que las cajas de compensación familiar que cuentan con programas para la administración de recursos del régimen subsidiado deben suministrar a la Superintendencia Nacional de Salud, se permite impartir las siguientes instrucciones.

(Nota: Modificada por la Circular 57 de 1998 de la Superintendencia Nacional de Salud)

1. Estados financieros

Para la presentación de estados financieros con el corte a 31 de diciembre de 1997, este despacho precisa el contenido mínimo de información que deben remitir las cajas de compensación familiar respecto a los programas de administración de recursos del régimen subsidiado a la Superintendencia Nacional de Salud, en el siguiente orden:

1.1. Estados financieros básicos.

Los estados financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas de manera tal, que se suministre una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación financiera y económica de la empresa y el resultado de sus operaciones, mediante los siguientes estados básicos:

1.1.1. Balance general (comparativo con el período inmediatamente anterior).

1.1.2. Estados de resultados (comparativo con el período inmediatamente anterior).

1.1.3. Estados de cambio en el patrimonio.

1 1.4. Estados de cambios en la situación financiera.

1.1.5. Estado de flujo de efectivo.

Adicionalmente, los estados financieros 1.1.1 y 1.1.2 con cortes a diciembre 31 de 1997 se deberán presentar en los formatos SNS-4030-019 (balance general) y SNS-4030-020 (pérdidas y ganancias) y se debe acompañar como anexo los saldos a nivel de subcuenta, de acuerdo con los reportes que arroje el sistema contable.

1.2. Notas a los estados financieros.

Con los estados financieros básicos, es necesario la presentación de las notas como parte integral de los mismos, las cuales estarán debidamente tituladas, identificadas e incluirán como mínimo la siguiente información:

1.2.1. Empresa reportante.

1.2.2. Principales políticas y prácticas contables.

1.2.3. Políticas, manejo y conformación de las cuentas, empleando secuencia lógica que guarde la misma presentación de los estados financieros.

1.3. Información adicional.

A los reportes de fin de período se deberá anexar la siguiente información a los estados financieros básicos y a las notas de los mismos:

1.3.1. Dictamen del revisor fiscal.

1.3.2. La información solicitada por esta superintendencia a través de los formatos anexos a la presente circular y que se relacionan a continuación:

FormatoTema
SNS-4030-006Relación de inversiones
SNS-4030-007Cargos diferidos
SNS-4030-008Valorización propiedades planta y equipo
SNS-4030-009Obligaciones financieras y cuentas por pagar
SNS-4030-010Proveedores servicios de salud
SNS-4030-011Cuentas por cobrar
SNS-4030-012Cuentas de orden
SNS-4030-013Corrección monetaria
SNS-4030-015Relación de IPS y profesionales
SNS-4030-016Información estadística
SNS-4030-017Reserva régimen subsidiado
SNS-4030-018Inversiones reserva régimen subsidiado

No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las empresas podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros.

1.4. Instrucciones especiales en materia de impresos y egresos correspondientes a la administración del régimen subsidiado del sistema general de seguridad social en salud.

Conforme a lo establecido en las leyes 100 de 1993 y 344 de 1996, el Decreto 2357 de 1997, los acuerdos del consejo nacional de seguridad social en salud y las circulares de esta superintendencia; suscritos los respectivos contratos de administración de recursos del régimen subsidiado con las entidades territoriales, la respectiva caja de compensación familiar, deberá observar las siguientes instrucciones para el registro contable de los ingresos y egresos derivados de la administración de los recursos del régimen subsidiado:

1.4.1. En materia de ingresos.

• Los ingresos derivados de los contratos con las entidades territoriales (departamentos, distritos y/o municipios), cualquiera que sea su denominación y fuente de recursos, incluyendo los recursos que deben destinar las cajas de compensación familiar para financiar el régimen de subsidios en salud, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 217 de la Ley 100 constituyen ingresos operacionales por concepto de unidades de pago por capitación subsidiada UPC-S.

• En el caso de los ingresos derivados de tales contratos con las entidades territoriales, se deben registrar en una cuenta de orden por contrato, las cuales se afectan con la causación mensual del respectivo contrato, llevándolas a ingresos UPC-S y trasladando a la cuenta corriente o de ahorros destinada a los recursos de subsidios de salud, en cumplimiento del numeral 2º, artículo 7º del Decreto 2357 de 1995.

• La causación mensual de los ingresos por los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado, deberá efectuarse por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, conforme a las normas, y según la UPC-S mensual de su grupo de edad o grupo etáreo y ubicación geográfica.

• Se debe realizar un balance a 31 de diciembre de 1997, para lo cual a los recaudos efectivamente recibidos programa de administración de los recursos del régimen subsidiado de la caja de compensación familiar se debe descontar el valor a que tiene derecho por concepto de UPC-S, en caso de ser superavitario se tiene que reclasificar el ingreso registrado por ese valor y trasladarlo a una cuenta por pagar a favor del Fosyga, y caso de ser deficitario, se registrará el ingreso, al igual que una cuenta por cobrar al Fosyga.

1.4.2. En materia de egresos.

Los contratos suscritos por las cajas de compensación familiar para la prestación de los servicios de salud incluidos en el plan obligatorio de salud subsidiado, POS-S, con las instituciones prestadoras de servicios de salud, IPS, y/o con los profesionales de la salud, cualquiera sea su denominación o su naturaleza jurídica, constituyen costos.

• Tales contratos se deben registrar en una cuenta de orden por contrato. Si el contrato es por capitación se deberá efectuar la causación mensual del respectivo contrato, llevándolas al costo en la cuenta respectiva contra cuentas por pagar POS-S; cuando se efectúe el pago, se debe registrar el movimiento en las cuentas del disponible y en las cuentas por pagar POS-S. Si el contrato es por evento, se deberá causar en el momento de la presentación de la factura y cuenta de cobro respectiva, observando lo señalado en la Circular Externa 015 de 1996 de esta superintendencia y en el Decreto 723 de 1997, registrando los movimientos en las cuentas señaladas; si al final del mes no se han presentado las facturas o cuentas de cobro por la totalidad de los servicios de salud autorizados en el mes o fecha de corte, se deberá efectuar una provisión equivalente al 60% de las autorizaciones otorgadas, valoradas a tarifas SOAT.

En el año de 1997 las cajas de compensación familiar deberán seguir las siguientes directrices para efectos del cálculo del porcentaje mínimo de la UPC-S destinado a la prestación de servicios de salud a sus afiliados.

• Las cajas de compensación familiar, administradoras del régimen subsidiado deberán destinar, como mínimo el 80% de los ingresos totales efectivamente recibidos por concepto del importe de la UPC-S, para financiar la prestación de los servicios de salud de su población afiliada.

• Al finalizar cada ejercicio anual, deberá efectuarse un balance entre la cuenta ingresos UPC-S efectivamente recibida (A) y los costos POS-S efectivamente gastados, incluyendo en costos el valor de las actividades de promoción, prevención y el valor por el reaseguro de las enfermedades de alto costo (B). Para ello se debe diligenciar el formato anexo SNS-4030-017.

• Si el valor efectivamente gastado es inferior al 80% de la UPC-S recibida, es decir, si B/A es menor a 0.8, las cajas de compensación familiar deberán constituir una reserva por el valor equivalente a la diferencia entre el 80% de A y el resultado obtenido en el balance. Dicho valor será igual a: (A x 0.8) - B.

• Para efectos de la constitución de la reserva conforme a lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, las cajas de compensación familiar una vez efectuado el corte del ejercicio anual, procederá a determinar su valor y efectuar su registro como reserva obligatoria.

• Los recursos con los que se constituya esta reserva, deberán invertirse de conformidad con las normas aplicables al margen de solvencia de las entidades promotoras de salud, esto es: cuentas de ahorro, CDT o TES, y sólo podrán utilizarse en prestación de servicios de salud para el régimen subsidiado contemplados en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

Una vez registrada la reserva, se afectará con la constitución de las inversiones en títulos emitidos, avalados o aceptados por instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria o adquiridas a través de procesos de titularización o encargos fiduciarios autorizados legalmente. Las cajas de compensación familiar remitirán en el formato anexo SNS-4030-018, la composición del portafolio constituido con los recursos de dicha reserva.

De igual forma en notas a los estados financieros se revelará como hecho subsecuente la constitución y destinación de dicha reserva.

Teniendo en cuenta que al efectuar la causación de las UPC-S, se va a reflejar una posible utilidad al ente económico, se recomienda a la asamblea o junta de socios adoptar las medidas tendientes a preservar la debida prestación de los servicios de salud del régimen subsidiado en los períodos siguientes.

• Adicionalmente, el 40% del valor UPC-S efectivamente destinado a la prestación de servicios de salud, deberá ser contratado con las instituciones prestadoras de servicios de salud, IPS, (hospitales, ESE''s, centros y puestos de salud) de carácter público.

1.5. Copia del acta de asamblea general o consejo directivo.

Copia del acta de la reunión de la asamblea general, consejo directivo y/o el órgano que haga sus veces, en la que se presenten y discutan los estados financieros de fin de ejercicio, elaborada y aprobada conforme lo establecen las normas vigentes, deberá ser enviada a esta superintendencia por el representante legal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión.

Es de advertir, que la información solicitada en los numerales 1.1, 1.2 y 1.3, debe ser enviada a esta superintendencia treinta (30) días hábiles antes de la realización de la asamblea general, junta de asociados y/o el órgano que haga sus veces. Sobre esta información, la Superintendencia Nacional de Salud podrá pronunciarse.

1.6. Publicación de estados financieros.

El balance general y el estado de resultados a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deberán ser publicados dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados por el órgano competente, previa autorización de esta superintendencia, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, expresado en miles de pesos.

2. Información administrativa.

2.1. Contratos de administración de recursos del régimen subsidiado.

Cuando las cajas de compensación familiar suscriban un contrato de administración de recursos del régimen subsidiado con una entidad territorial (departamento, distrito o municipio), deberá remitir una copia del mismo a la Superintendencia Nacional de Salud, dirección general para entidades promotoras de salud y entidades de prepago, dentro de los quince (15) días siguientes a su perfeccionamiento o legalización, reportando en el oficio remisorio los siguientes datos:

• Razón social y código de la caja de compensación familiar asignado por Supersalud.

• Nombre y código del departamento y distrito o municipio con el que se suscribió el contrato.

• Número del contrato.

• Vigencia del contrato (desde: día/mes/año - hasta: día/mes/año).

• Valor total del contrato.

• Fuentes de financiamiento del contrato (ICN municipio, Fosyga, transformación oferta-demanda, recursos artículo 217 Ley 100).

• Número de beneficiarios contratados, por grupos de edad.

Además deberá remitir una relación de las IPS y/o profesionales de la salud, con los cuales haya suscrito contratos para la prestación de los servicios del POS-S, conforme al formato SNS-4030-015 anexo a la presente circular.

2.2. Cambio de representante legal, miembros junta directiva, administradores y revisores fiscales.

Cuando se presenten cambios de representante legal, revisores fiscales y otros directivos de la empresa, se deberá informar por escrito a la dirección general para entidades promotoras de salud y entidades de prepago, dentro de los cinco días siguientes al registro de dicho cambio.

Al ocurrir cambio de representante legal, a esta información se deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal expedido por autoridad competente.

2.3. Reaseguro para enfermedades de alto costo.

Las cajas de compensación familiar deberán informar a la Superintendencia Nacional de Salud, dirección general para entidades promotoras de salud y entidades de prepago, el mecanismo adoptado para garantizar el cubrimiento de las enfermedades de alto costo. Tal información deberá ser reportada en el mes de febrero de cada año, y posteriormente se comunicarán las novedades que se presenten en el transcurso del año. La información correspondiente a 1997, deberá reportarse a más tardar el 30 de septiembre del año en curso.

Cuando se trate de pólizas de seguro, deberá informarse, como mínimo, los siguientes datos:

• Razón social y código de las cajas de compensación familiar asignado por Supersalud.

• Razón social de la entidad de seguros que expide la póliza.

• Número de la póliza.

• Vigencia de la póliza.

• Valor total e individual asegurado.

• Valor de la prima mensual que debe pagar la caja de compensación familiar a la entidad de seguros.

• Servicios de salud asegurados.

• Número de afiliados por los que se suscribe la póliza.

3. Información estadística.

Respecto a la información de beneficiarios de subsidios, las cajas de compensación familiar, tendrán que mantener una base de datos con la información por beneficiario que se señala a continuación:

• Nombres y apellidos completos de cada beneficiario.

• Documento de identidad.

• Fecha de nacimiento y edad.

• Sexo.

• Lugar de residencia (municipio, barrio, vereda, corregimiento, etc.).

• Dirección y/o teléfono.

• Fecha de afiliación.

• Estrato (indígena, indigente, nivel 1, no indigente, nivel 2, nivel 3, según Sisben).

• Número encuesta Sisben.

• Número del carné.

• Número del contrato con el ente territorial.

• Vigencia del contrato con el ente territorial.

• Fecha de desafiliación.

Con la periodicidad que se determine en el numeral siguiente, las cajas de compensación familiar, deberán reportar a la Superintendencia Nacional de Salud, la información estadística de beneficiarios de subsidios por contrato con cada entidad territorial (departamentos, distritos y municipios) por grupos de edad, conforme al formato SNS-4030-016.

4. Plazos.

4.1. Información financiera, administrativa y estadística de 1997 y años siguientes.

La información relacionada en los numerales 1.1, 1.2, 1.3 y 3, en los formatos establecidos en la presente circular, deberá presentarse ante esta Superintendencia Nacional de Salud, dirección general para entidades promotoras de salud y entidades de prepago, con corte a 31 de diciembre de 1997, en los formatos establecidos en la presente circular, en un plazo improrrogable que vence el 28 de febrero de 1998.

La información solicitada en la presente circular deberá ser presentada en forma impresa y en medio magnético. La forma impresa deberá contener la totalidad de la información solicitada debidamente refrendada con las firmas del representante legal de la empresa y su revisor fiscal cuando sea de su competencia. El medio magnético deberá contener la misma información de la forma impresa, elaborada en lotus, Qpro o Excel, en disquete “3½” de alta densidad 1.44 MB.

5. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Salud, capítulo Superintendencia Nacional de Salud y su incumplimiento dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993, y en los numerales 23 y 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994 y la Resolución 1320 de 1996 de esta superintendencia.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, juntas directivas, contadores, revisores fiscales de los programas de administración de recursos del régimen subsidiado de las cajas de compensación familiar.

(Nota: Modificada por la Circular 57 de 1998 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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