Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 547-000005 DE 2012 

(Octubre 24)

Asunto: Implementación de la notificación por medios electrónicos de los actos administrativos de carácter particular proferidos por la Superintendencia de Sociedades.

En aras de adecuar la normatividad alusiva al procedimiento administrativo a los fines del Estado social de derecho y a los principios que deben caracterizar la función administrativa que se señalan en la Constitución Nacional, especialmente los de publicidad, celeridad y eficacia, entre otros, y dado el reconocimiento jurídico de los mensajes de datos efectuado por la Ley 527 de 1999, el actual Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contenido en la Ley 1437 de 2011, introdujo una serie de modificaciones al procedimiento aludido, entre las cuales figura la opción de notificar los actos administrativos de carácter particular a través de medios electrónicos, a la que se alude en el artículo 56 de dicha ley.

Es así como, con el fin de articular la actuación de la Superintendencia de Sociedades a la precitada norma y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, esta entidad se permite exponer el procedimiento a través del cual, en los eventos que los administrados así lo acepten, se les notificarán los actos expedidos por la entidad a través de medios electrónicos.

1. Ámbito de aplicación: Todos los actos administrativos de carácter particular de la Superintendencia, entre estos, los que impartan órdenes, dispongan citaciones, resoluciones que inicien una investigación, impongan sanciones, resuelvan recursos, etc., cualquiera sea la forma de su expedición, podrán notificarse de manera electrónica. Se exceptúan aquellos que por ley deban ser notificados por otros medios que excluyan el electrónico.

2. Medio: La notificación electrónica de los actos expedidos por la Superintendencia se efectuará a través de la red oficial de correos de Servicios Postales Nacionales - 4-72, entidad debidamente autorizada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones para prestar el servicio de correo electrónico certificado, el cual otorga plena certeza de la entrega por medio electrónico de la documentación necesaria para que la notificación a que esta se refiere se surta en debida y legal forma.

3. Notificación electrónica de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Sociedades: Es el procedimiento para la notificación de los actos administrativos expedidos por la entidad, que se surte de manera electrónica a través del servicio de correo electrónico certificado de 4-72, gracias al cual la entidad pone en conocimiento de los administrados los actos administrativos producidos, ya sea por ese mismo medio, o por cualquiera otro que el organismo disponga para el efecto. La notificación aquí prevista se realizará así:

3.1 A la dirección electrónica que haya sido registrada expresamente para tales efectos por el administrado ante la Superintendencia de Sociedades. En el correspondiente registro de correo electrónico para efectos de notificación, el administrado expresará su consentimiento en la utilización de esta modalidad por medios electrónicos y autorizará su utilización para efectos de notificación.

3.2. A la dirección electrónica registrada por la correspondiente persona jurídica de derecho privado en los registros públicos que llevan las cámaras de comercio. Las direcciones electrónicas registradas en las diferentes cámaras de comercio para efectos de notificaciones judiciales o administrativas no requerirán autorización expresa por parte del administrado en su uso dentro del sistema de notificación electrónica, entendiéndose que este dio su autorización al momento del registro en la correspondiente cámara de comercio.

Lo anterior, no obsta para que los actos posteriores al que fue notificado en los anteriores términos, sean notificados por otro medio, o a otra dirección de correo electrónico, para lo cual, la persona jurídica deberá solicitar, por escrito, que así sea.

3.3. Para todos los efectos legales, la notificación electrónica se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse o constancia de recibo de la misma emitido por Servicios Postales Nacionales 4-72, de conformidad con el artículo 20 y 21 de la Ley 527 de 1999. El servicio prestado por Servicios Postales Nacionales 4-72 integrará la hora de la notificación electrónica que será la correspondiente a la hora oficial colombiana. Igualmente, para todos los efectos legales, los términos empezarán a correr a partir del día hábil siguiente a aquel en que se surtió la notificación.

3.4. Cuando la Superintendencia de Sociedades no pueda efectuar la notificación de las actuaciones a la dirección electrónica del administrado, podrá realizarla a través de las demás formas previstas, según el tipo de acto que se trate.

3.5. En todo caso, aquellos peticionarios que inicien un trámite por medios electrónicos ante la Superintendencia de Sociedades, deben diligenciar el campo de la dirección electrónica, la cual podrá ser utilizada para dar respuesta al mismo.

3.6. La Superintendencia podrá realizar la notificación por aviso a través de su página web, esto es, www.supersociedades.gov.co, en el enlace correspondiente a la cartelera virtual de notificaciones.

Esta circular se expide en la ciudad de Bogotá, D.C., y regirá a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales - empresas unipersonales y sucursales extranjeras.