CIRCULAR EXTERNA 55 DE 2008 

(Octubre 31)

Ref.: Modificación al título IV de la Circular Externa 7 de 1996.

Este despacho, en uso de sus facultades legales y en particular en uso de las establecidas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, el literal b) del artículo 160 y el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con el literal b) del artículo 15 del Decreto 656 de 1994, considera necesario modificar el régimen de gastos admisibles para el fondos de pensiones obligatorias y de cesantías.

De esta manera, se adicionan como gastos admisibles para los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía, los gastos en los que haya de incurrirse en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, así como los gastos correspondientes al acceso a tales sistemas.

De igual forma se adicionan como gastos admisibles, aquellos en que incurran en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte, los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones, los gastos derivados del registro de valores y los del depósito centralizado de valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencias temporal de valores (TTVs) y simultáneas.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica los capítulos segundo y tercero del título IV de la Circular Externa 7 de 1996 para lo cual se adjuntan las hojas que sufren modificaciones.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras de pensiones y cesantías.

TÍTULO IV

CAPÍTULO III

Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

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18. Retención de cesantías.

En aquellos eventos |en que el empleador esté autorizado para retener la cesantía, o abonar a gravámenes o préstamos su pago, la sociedad administradora efectuará la retención correspondiente o el pago, según el caso, previa solicitud presentada por aquel, acompañada de prueba que demuestre el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley laboral sobre el particular.

19. Comisión de manejo.

Siempre que se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el numeral 12 del presente literal, la sociedad administradora tendrá derecho a cobrar por la administración del fondo, la comisión que al efecto determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la Superintendencia Bancaria.

20. Contratos con entidades financieras.

La sociedad administradora podrá celebrar contratos para la utilización de la red de oficinas de los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, como apoyo para la ejecución de sus negocios, en los casos y con sujeción a las condiciones señaladas en el numeral 2º del artículo 158 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en las normas que en el futuro lo modifiquen, adicionen o reformen.

21. Duración del fondo.

El fondo tendrá una duración igual a la de la sociedad administradora, sin perjuicio de que, previa autorización de la Superintendencia Bancaria se produzca su disolución anticipada.

22. Disolución del fondo.

Serán causales de disolución del fondo las siguientes:

— La expiración del plazo establecido para su duración; y

— La orden de autoridad competente debidamente ejecutoriada.

23. Modificaciones y adiciones.

Cualquier adición o modificación que se pretenda introducir al reglamento deberá ser previamente sometida a la aprobación de la Superintendencia Bancaria, para lo cual deberá indicarse en la referencia el trámite 201, fondos de cesantía.

b) Régimen de aprobación individual

Los reglamentos que no reúnan los requisitos mínimos enunciados en al acápite anterior deberán obtener, de manera individual, la previa aprobación de la Superintendencia Bancaria.

Así mismo, cuando el reglamento contenga previsiones adicionales o que no se ajusten en su contenido, total o parcialmente, a las señaladas en el acápite anterior, deberán someterse a aprobación de la Superintendencia Bancaria pero únicamente con respecto a tales previsiones.

Para estos efectos, las sociedades administradoras indicarán en la solicitud respectiva las previsiones del reglamento materia de la aprobación correspondiente, acompañando copia íntegra del reglamento y copia auténtica del acta de la junta directiva o del órgano social competente en la cual conste su adopción.

c) Información a la Superintendencia Bancaria

Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que el fondo de cesantía vaya a entrar en operación, la sociedad administradora informará por escrito a la Superintendencia Bancaria acerca de la adopción del respectivo reglamento de administración, acompañando copia del mismo y del acta de la junta directiva, o del órgano social competente, en la cual conste su correspondiente aprobación.

2.2. Régimen de gastos admisibles para el fondo de cesantías.

Con cargo al fondo de cesantía se sufragarán exclusivamente los siguientes gastos, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el reglamento de administración del mismo:

a) Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del fondo, cuando las circunstancias así lo exijan;

b) Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los correspondientes al acceso a tales sistemas.

c) El valor de la garantía que otorgue el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras;

d) Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones “repo” u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas, así como la prima por amortizar que deba cancelarse en la adquisición de títulos que conforman el portafolio;

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e) La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la superintendencia, y

f) La comisión de manejo en favor de la sociedad administradora, en la forma establecida por la Superintendencia Financiera, que se causará siempre y cuando se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el Decreto 1141 de 1995 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o reformen.

g) Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995.

h) Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.

i) Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.

j) Los gastos derivados del registro de valores y los del depósito centralizado de valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTVs) y simultáneas.

2.3. Auxilio de cesantía.

a) Consignación del auxilio de cesantías y afiliación de trabajadores

Con el objeto de recibir de los empleadores la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantía de sus trabajadores, las administradoras están en obligación de exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un “formato de consignación” que será suministrado por ellas, el cual deberá contener, al menos, la siguiente información:

1. Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignación.

2. Nombre o razón social de la empresa que efectúa la consignación y su NIT o el nombre del empleador y su documento de identificación si es persona natural.

3. La dirección y el teléfono del empleador.

4. El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías.

5. El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo; de los cheques, se deberá indicar el código del banco y el número del cheque.

Los formatos de consignación deberán estar acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos:

6. El nombre y documento de identidad del trabajador.

7. La dirección de la residencia y el número del teléfono.

8. El nombre del empleador, la dirección y el teléfono.

9. El valor de la cesantía que se consigna, con su liquidación detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (aaaa/mm/dd), período de liquidación (aaaa), número de días base de liquidación y salario base de liquidación.

10. El valor de la sanción por mora en la consignación de las cesantías.

Adicionalmente, en las proformas de consignación deberá indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2º del artículo 98 de la Ley 50 de 1990 o si, por el contrario, ha decidido acogerse voluntariamente a dicho régimen, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del mismo artículo.

Las sociedades administradoras comunicarán mensualmente a la Superintendencia Bancaria, como anexo a los estados financieros de los fondos administrados, el número de afiliados a los mismos, indicando cuántos de ellos se han acogido voluntariamente al nuevo sistema de cesantías.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía quedan autorizadas para recibir la anterior información por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos y acompañada de fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.

No obstante lo anterior, se hace necesario aclarar que la firma del trabajador en la relación que debe acompañar la correspondiente consignación no se requerirá cuando sea el empleador quien escoja el respectivo fondo de cesantía, ante el silencio de aquel sobre el particular.

El valor total de la consignación que aparezca en el “formato de consignación” deberá coincidir con el que dé como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el segundo párrafo del presente literal.

Así mismo, al “formato de consignación” deberá anexarse fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.

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No sobra advertir que, teniendo en cuenta que la ley no prescribe ninguna formalidad especial, se entenderá que la afiliación de los trabajadores al fondo de cesantía se producirá con la sola consignación que de sus cesantías realice el empleador. En consecuencia, no se requerirá diligenciar, adicionalmente, formularios o solicitudes de afiliación.

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad

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1.4. Comisiones.

a) Comisión por administración de pensiones bajo la modalidad de retiro programado

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones podrán cobrar por la administración de los recursos de los pensionados bajo la modalidad de retiro programado, un valor no superior al 1% de los rendimientos abonados durante el mes en la respectiva cuenta individual de ahorro pensional, sin que en ningún momento el valor de dicha comisión exceda el 1.5% de la mesada pensional. La comisión por este concepto podrá cobrarse por cada mes vencido a partir del primer mes en que deba reconocerse la respectiva mesada.

b) Comisión por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes

Las sociedades administradoras de pensiones podrán percibir en forma mensual como ingreso por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes, un valor no superior al 4.5% de los rendimientos abonados durante el mes en la cuenta individual.

En todo caso, el valor mensual de esta comisión no podrá ser superior al valor que resulte de aplicar al último ingreso base de cotización del afiliado cesante, el 50% del porcentaje de comisión de administración de cotizaciones obligatorias que se encuentre cobrando la administradora a sus afiliados cotizantes. Para tal efecto, el último ingreso base de cotización se reajustará el primero de enero de cada año según la variación porcentual del índice de precios al consumidor certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.

Con el fin de proceder al cobro de la comisión prevista en este literal, se entenderá que un afiliado dependiente se encuentra cesante durante el lapso comprendido entre la fecha de novedad de terminación del vínculo laboral, legal o reglamentario y el reporte del nuevo vínculo. No podrá cobrarse comisión a los afiliados cuyos empleadores se encuentren en mora. Se presumen en mora los empleadores que no han continuado haciendo los aportes respectivos y no han reportado a la administradora la novedad del retiro.

Se presume que un trabajador independiente está cesante, cuando ha dejado de cotizar durante por lo menos tres meses (3) consecutivos.

c) Comisión por traslado de afiliados

En el evento en que un afiliado al fondo de pensiones opte por trasladarse a otra sociedad administradora del régimen de ahorro individual con solidaridad o al régimen de prima media con prestación definida, la entidad administradora de la cual se traslada el afiliado podrá descontar por concepto de comisión de traslado, un valor no superior al 1% del ingreso base de cotización sobre el cual se efectuó el último recaudo, sin que en ningún caso exceda del 1% de cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Esta comisión será descontada de la cuenta individual en el momento en que se coloque a disposición de la administradora a la cual se traslada el afiliado el valor de los recursos a trasladar.

2. Disposiciones relacionadas con los fondos administrados.

2.1. Régimen de gastos admisibles para el fondo de pensiones.

Con cargo a los fondos de pensiones se sufragarán exclusivamente los gastos que se señalan a continuación, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el correspondiente reglamento de administración:

a) Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del fondo, cuando las circunstancias así lo exijan;

b) Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

c) Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones “repo” u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas;

d) La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la superintendencia,

e) La remuneración correspondiente al revisor fiscal del fondo.

f) Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995.

g) Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.

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h) Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.

i) Los gastos derivados del registro de valores y los del depósito centralizado de valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTVs) y simultáneas.

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