CIRCULAR EXTERNA 56 DE 2007

(Noviembre 2)

Ref.: Modificación de la Circular Externa 28 de 2007.

En atención a que una adecuada estructura de prácticas de gobierno corporativo ayuda a las entidades emisoras de valores a atraer inversión, crecer y competir exitosamente, con el ánimo de proteger la confianza de los inversionistas mediante la identificación, fortalecimiento y suficiencia de la información a la que pueden acceder, este despacho, en ejercicio de sus atribuciones, en especial las consagradas en los incisos 3º y 4º del artículo 100 de la Ley 100 de 1993, el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005 y el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, considera pertinente modificar la Circular Externa 28 de 2007 mediante la cual se adopta la obligación de diligenciar y remitir la encuesta sobre la adopción de las recomendaciones del Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia (en adelante Código País), en los siguientes términos:

ART. 1º—La Circular Externa 28 de 2007 quedará así:

“1. Ámbito de aplicación. El presente instructivo es aplicable a todas las entidades que se encuentren inscritas o que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE excepto la Nación; los patrimonios autónomos fiduciarios; las carteras colectivas de que trata el Decreto 2175 de 2007, las universalidades de que trata la Ley 546 de 1999; las entidades territoriales a que se refiere el artículo 286 de la Constitución Política; los organismos multilaterales de crédito; los gobiernos extranjeros y las entidades públicas extranjeras; las sucursales de sociedades extranjeras y las entidades extranjeras.

2. Alcance del Código de Mejores Prácticas Corporativas y Adopción de la Encuesta. El Código País se construyó bajo el principio de “cumpla o explique” y por lo tanto, sus recomendaciones son de adopción voluntaria para los emisores de valores; no obstante lo anterior, los destinatarios del presente instructivo deberán dar a conocer esta información al mercado, mediante el diligenciamiento y remisión anual a la Superintendencia Financiera de Colombia de la encuesta de mejores prácticas corporativas, cuyo objeto es la revelación general sobre las prácticas de gobierno corporativo de cada emisor y sobre la adopción de las recomendaciones del Código País. Dicha encuesta se incorpora al presente instructivo mediante el anexo 1.

Adicionalmente, dada la naturaleza jurídica diferente que pueden tener los emisores de valores, en el anexo 3 se desagrega por tipo de emisores las preguntas que deben responder.

En todos los casos, el emisor deberá responder si adoptó o no las medidas recomendadas para el período que esté revelando. Cuando su respuesta sea afirmativa, el emisor deberá explicar la forma y mecanismos por los cuales se asegura tal adopción. Si la respuesta es negativa, la explicación al mercado es optativa.

A pesar de que la encuesta exige un pronunciamiento concreto sobre las recomendaciones del Código País, lo anterior no impide que las entidades puedan voluntariamente agregar cualquier información adicional o aclaración relacionada con la adopción de otras prácticas de gobierno corporativo, siempre que éstas resulten relevantes para la comprensión de las respuestas.

El diligenciamiento de la encuesta deberá reflejar la situación del emisor frente a las recomendaciones del Código País durante el período comprendido entre enero y diciembre del año inmediatamente anterior a su diligenciamiento, reporte y envío.

3. Estructura del Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia. El Código cuenta con un conjunto de medidas y recomendaciones concretas que pueden ser adoptadas por los emisores de valores en materia de: (i) Asamblea general de accionistas, (ii) Junta directiva, (iii) Revelación de información financiera y no financiera, y (iv) Solución de controversias. El texto del Código de Recomendaciones de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia se encuentra incorporado al presente instructivo mediante el anexo 2.

4. Diligenciamiento de la encuesta. La encuesta está integrada por ochenta preguntas y cada una guarda estricta relación con las recomendaciones del código país, por tal razón, mantiene su estructura: (i) Asamblea general de accionistas, (ii) Junta directiva, (iii) Revelación de información financiera y no financiera, y (iv) Solución de controversias. Para su diligenciamiento y remisión deberá ingresar a la página de Internet de la Superintendencia Financiera de Colombia www.superfinanciera.gov.co en el vínculo trámites y sanciones.

Las setenta y nueve (79) preguntas iniciales podrán responderse afirmativa o negativamente señalando la casilla que corresponda según se cumpla o no con la recomendación referida, siempre y cuando la situación del emisor se encuadre dentro del supuesto que allí se plantea, en caso contrario, el emisor tendrá la opción de responder No Aplica. Adicionalmente, cada pregunta cuenta con un espacio para que, en caso de que la respuesta sea afirmativa el emisor explique la forma y mecanismo de adopción.

En la parte final de la encuesta se plantea una pregunta opcional de respuesta abierta que tiene como objetivo incluir toda la información que ayude al mercado a conocer la forma mediante la cual el emisor ha incorporado prácticas de gobierno corporativo que sean adicionales, complementarias o diferentes a las previstas por el Código País.

Toda la información debe ajustarse a los principios de transparencia, integralidad y veracidad, por tal razón no podrá incluirse información sesgada, insuficiente, no verificable, o cualquier otra que pueda inducir a error o confusión, o no permita al mercado en general y a los inversionistas hacerse un juicio fundado y objetivo sobre la entidad.

Así mismo, las respuestas y explicaciones, deberán estar redactadas en un lenguaje claro y preciso, de forma tal que no de lugar a la formación de un juicio erróneo entre sus destinatarios.

La responsabilidad por el diligenciamiento y remisión de la encuesta, así como por la integralidad y veracidad acerca del contenido de las respuestas, corresponde al representante legal de la entidad emisora.

En los casos en los cuales exista pluralidad de representantes legales, deberá designarse a uno de estos como funcionario responsable por el diligenciamiento y envío de la información. Dicha designación, así como cualquier modificación temporal o definitiva de la misma, deberá ser comunicada al Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE, en la forma y oportunidad establecida para la divulgación de información relevante.

El acceso para el diligenciamiento y transmisión requerirá la firma digital del representante legal designado.

Simultáneamente con la remisión a la Superintendencia Financiera de Colombia, la encuesta deberá publicarse por el emisor en su página de Internet y deberá actualizarla con la misma periodicidad con la que se reporte a esta entidad. La encuesta hará parte del Registro Nacional de Valores y Emisores por considerarla información relevante para el mercado, en atención a lo definido en el parágrafo 5º del artículo 1.1.2.18 de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores.

5. Contextualización de las preguntas. Cuando por su naturaleza el emisor no cuente con el órgano específico al que se refiere la medida sobre la cual se pregunta, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que al interior de la entidad sea equivalente o haga sus veces.

6. Periodicidad y vigencia. En adelante, los emisores de valores obligados a diligenciar y remitir la encuesta deberán hacerlo anualmente, entre el 8 y el 30 de abril. El reporte enviado por los emisores hará referencia al período enero-diciembre del año inmediatamente anterior, a excepción del primer diligenciamiento y transmisión, el cual, se efectuará entre el 15 y el 30 de abril de 2008, informando la situación del emisor en el periodo comprendido entre la fecha de entrada en vigencia de la Circular Externa 28 de 2007 y diciembre de ese año.

A efectos de garantizar una adecuada remisión de la encuesta, los emisores de valores deberán efectuar pruebas de transmisión entre el 15 y el 31 de octubre de 2007.

La presente circular externa rige a partir de su publicación. Se adjuntan los siguientes anexos:

Anexo 1: Encuesta de mejores prácticas corporativas.

Anexo 2: Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia.

Anexo 3: Preguntas obligatorias por tipo de entidad emisora”.

ART. 2º—Vigencia. La presente circular entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de emisores de valores.

NOTA: Los anexos que hacen parte integral de la presente circular externa pueden ser consultados en la Superintendencia Financiera de Colombia.

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