CIRCULAR EXTERNA 6 DE 1997 

(Mayo 2)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 5 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

En desarrollo de las funciones otorgadas en el Decreto 2115 de 1992 y en la Ley 222 de 1995, y

en seguimiento de la política de simplificación y agilización de trámites adelantada por el Gobierno Nacional, la Superintendencia de Valores se permite impartir las siguientes instrucciones respecto a las solicitudes que, en virtud de las funciones de control exclusivo sobre los emisores de valores, deben tramitarse ante esta entidad:

1. Aprobación de reglamentos de suscripción de acciones.

La aprobación de los reglamentos de suscripción de acciones de las entidades sometidas a control exclusivo de la Superintendencia de Valores que no se vayan a colocar mediante oferta pública, se sujetará al régimen de autorización general o al de autorización específica, de conformidad con los presupuestos que se indican en los numerales 1.1 y 1.2 de la presente circular. Es de advertir que en cualquier caso la Superintendencia de Valores puede solicitar para su análisis y evaluación cualquier información adicional que considere pertinente para un caso en particular, con el fin de garantizar la seguridad y transparencia del mercado público de valores.

1.1. Autorización general. Sin perjuicio del cumplimiento del deber de información eventual consagrado en el artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995 y en la Circular Externa 12 del mismo año, dentro de la cual debe enviarse a esta superintendencia copia completa del acta de la reunión del órgano social competente en que se autorice la emisión, se entienden autorizados por vía general los reglamentos de suscripción de acciones de sociedades sometidas al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, que cumplan las siguientes condiciones:

— Que el número de acciones que se pretenden colocar sea igual o inferior al 20% de las acciones en circulación.

— Que la oferta de las acciones no se enmarque dentro de los presupuestos que consagrados en el artículo 1.2.1.1 de la Resolución 400 de 1995 que la califican como pública.

— Que la colocación se realice con sujeción al derecho de preferencia.

— Que el reglamento se ajuste en su contenido a lo previsto en el artículo 386 del Código de Comercio.

En relación con los reglamentos autorizados por vía general, el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad emisora deberán remitir a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expiración del plazo de la oferta, la siguiente información:

a) Listado de los suscriptores que después de la suscripción hayan quedado con una participación igual o superior al 10% del total de acciones en circulación de la sociedad, señalando su nombre completo o razón social, nacionalidad, cédula de ciudadanía o NIT, cantidad de acciones suscritas y porcentaje que representan las acciones poseídas por cada uno con respecto al total de acciones en circulación de la sociedad, indicando si con anterioridad a la colocación el suscriptor era accionista de la compañía emisora;

b) Cuadro resumen con la siguiente información:

— Cifra en que se incrementó el capital suscrito y pagado;

— Número total de antiguos accionistas que suscribieron los títulos objeto de la oferta, número total de acciones suscritas por ellos y valor total de las mismas.

— Número de terceros que suscribieron los títulos objeto de la oferta, número total de acciones suscritas por ellos y valor total de las mismas.

— Número total de accionistas de la sociedad al finalizar la oferta.

— Valor del capital suscrito de la sociedad al finalizar la oferta, y

c) Certificado de cámara de comercio donde conste la inscripción del aumento del capital suscrito y pagado.

1.2. Autorización específica. En el evento en que un reglamento de suscripción de acciones no se enmarque dentro del régimen de autorización general contemplado en el numeral 1.1, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido formulen por escrito la solicitud pertinente a la Superintendencia de Valores, a la cual deben anexar los siguientes documentos, a menos que ya reposen en el registro nacional de valores e intermediarios, en cuyo caso deberá indicarse tal hecho en el oficio de solicitud:

a) El poder correspondiente, cuando se actúe a través de apoderado;

b) Copia, debidamente autorizada y con constancia de su aprobación, de la parte pertinente del acta de la reunión del órgano social que aprobó del reglamento de suscripción de acciones, el cual deberá formar parte integral de dicha acta. A falta de norma estatutaria expresa, corresponderá a la junta directiva aprobar dicho reglamento (C. Co., art. 385). En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá acompañarse la copia del acta con la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva, o el escrito en el cual los accionistas o miembros de junta directiva, según sea el caso, expresan el sentido de sus votos.

Según lo dispuesto en el artículo 386 del Código de Comercio, el reglamento de suscripción de acciones debe contener:

— La cantidad de acciones que se ofrezca, que no podrá ser inferior a las emitidas.

— La proporción y forma en que podrán suscribirse.

— El plazo de la oferta, que no podrá ser menor de quince (15) días hábiles ni excederá de tres meses.

— El precio al que serán ofrecidas, que no será inferior al valor nominal de las respectivas acciones, y

— Los plazos para el pago de las acciones;

c) Copia debidamente autorizada de la parte pertinente del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas que autorizó la colocación de las acciones sin sujeción al derecho de preferencia, cuando sea del caso.

En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá acompañarse la copia del acta con la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o el escrito en el cual los accionistas expresan el sentido de sus votos;

d) Facsímil o modelo de la acción;

e) Certificado actualizado de existencia y representación legal de la sociedad emisora, con una antigüedad no superior a tres (3) meses, y

f) Copia de los estatutos vigentes de la sociedad.

2. Autorización para la solemnización de reformas estatutarias relativas a la reorganización de las sociedades emisoras.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 4º del Decreto 2115 de 1992, le compete a esta superintendencia autorizar la solemnización de las reformas estatutarias relativas a la reorganización de las sociedades emisoras de valores.

Con el fin de adelantar el trámite relativo a la solemnización de dichas reformas, es necesario que a la solicitud, elevada por el representante legal o apoderado, se acompañen los documentos que se señalan más adelante, siempre y cuando los mismos no reposen ya en el registro nacional de valores e intermediarios, en cuyo caso deberá indicarse tal hecho en el oficio de solicitud. Es de advertir que en cualquier caso la Superintendencia de Valores puede solicitar para su análisis y evaluación cualquier información adicional que considere pertinente para un caso en particular, con el fin de garantizar la seguridad y transparencia del mercado público de valores.

a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio social, con una antigüedad no superior a tres (3) meses;

b) Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado;

c) Copia de los estatutos vigentes de la sociedad;

d) Copia completa del acta contentiva de los hechos sucedidos en la reunión del máximo órgano social en la cual se haya adoptado la reforma respectiva, debidamente autorizada y con constancia de su aprobación.

El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio y los específicos para cada reforma que se señalan a continuación. Es importante resaltar que en ella se deberá dejar constancia de los socios o accionistas que votaron en contra de la decisión, a efecto de verificar lo relacionado con el derecho de retiro.

En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá acompañarse la copia del acta con la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o el escrito en el cual los socios expresan el sentido de sus votos;

e) Cuando de conformidad con los artículos 12 y siguientes de la Ley 222 de 1995, con ocasión de la reforma haya lugar a que los socios o accionistas hagan uso del derecho de retiro, deberá remitirse un listado de los socios ausentes en la reunión del órgano social en que se aprobó la reforma y una certificación suscrita por el representante legal en la que conste si el derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los socios o accionistas que lo ejercieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la opción de compra o el reembolso de los aportes, según corresponda;

f) En el evento en que la sociedad tenga bonos en circulación, y se trate de reformas consistentes en fusión, escisión, transformación o cambio de objeto social, deberá acreditarse el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995 de la Superintendencia de Valores.

Adicionalmente, es necesario que se de cumplimiento a lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 1.2.4.17, adicionado por el artículo 5º de la Resolución 1210 de 1995, en el sentido de elaborar un informe, que previamente se someterá a aprobación de la Superintendencia de Valores, con el propósito de ilustrar a la asamblea de tenedores en forma amplia y suficiente sobre el tema que se someterá a su consideración (reforma relativa a la reorganización de la sociedad) y los efectos del mismo sobre sus intereses, el cual deberá ser presentado a la asamblea de tenedores por un representante de la entidad emisora debidamente calificado con respecto al tema en cuestión. Cabe anotar que en el informe debe incluirse todo hecho relacionado con la respectiva reforma que revista materialidad.

Una vez aprobado por la Superintendencia de Valores, dicho informe deberá colocarse a disposición de los tenedores en las oficinas de la entidad emisora, del representante legal de los tenedores, del administrador de la emisión, de las bolsas de valores en las cuales se encuentren inscritos los títulos y de la Superintendencia de Valores, desde la fecha de la realización de la convocatoria a la asamblea y hasta la fecha de realización de la misma;

g) Cuando se trate de reformas consistentes en la fusión, transformación o escisión, deberá allegarse copia de la convocatoria y una certificación suscrita por el revisor fiscal de la sociedad, en donde conste si el acuerdo de fusión, de escisión o las bases de la transformación, se mantuvieron para consulta de los asociados en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad en su domicilio principal, por los menos con quince (15) días hábiles de antelación a la reunión, y

h) En los eventos en que se requiera para aprobar la respectiva reforma, copia de los estados financieros completos de las sociedades que participan en el proceso, de propósito general o especial, los cuales no pueden tener una fecha de corte superior a un mes a la fecha de la celebración de la reunión del máximo órgano social; dichos estados financieros deberán estar certificados, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, e incluir dictamen y sus respectivas notas.

Si ha transcurrido un lapso superior a tres meses entre la fecha de corte de los estados financieros a que se refiere el inciso anterior y la fecha en que se vaya a presentar a la Superintendencia de Valores la solicitud tendiente a obtener la autorización para la solemnización de la respectiva reforma, adicionalmente deberá incluirse una certificación del representante legal y el revisor fiscal de la(s) respectiva(s) sociedad(es) sobre la ocurrencia o no, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Valores, de eventos que puedan afectar significativamente la situación de dicha(s) entidad(es).

Además de los documentos relacionados anteriormente, según sea el tipo de reforma, se deberán adjuntar a la solicitud y presentar para su evaluación y estudio por parte de la Superintendencia de Valores, los documentos que se señalan a continuación para cada una de las reformas.

2.1. Fusión. a) Aviso publicado en un diario de amplia circulación nacional y en otro de amplia circulación del domicilio social, que cumpla los requisitos exigidos por el artículo 174 del Código de Comercio sobre aprobación del acuerdo de fusión;

b) Una certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de las sociedades que participan en la fusión, en donde conste el medio utilizado en relación con cada acreedor para la comunicación del acuerdo de fusión, en los términos del inciso 2º del artículo 5º de la Ley 222 de 1995;

c) El acuerdo de fusión, el cual ha de constar en el acta de la reunión del órgano social competente que autorizó la reforma. Dicho acuerdo, debe contener conforme a lo establecido en el artículo 173 del Código de Comercio, la siguiente información:

— Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.

— Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de las sociedades que participan en la fusión que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.

— La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las sociedades que participarán en la fusión.

— Anexo explicativo la metodología utilizada para la valoración de las acciones o cuotas sociales de cada compañía y para determinar la relación de intercambio, y

— Estados financieros completos debidamente certificados, de las sociedades que participan en la fusión, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal correspondientes, a la fecha de corte establecida para la fusión, la cual, de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, no puede ser anterior a un mes a la fecha de realización de la asamblea;

d) Documentación requerida, conforme a lo establecido en los numerales 4.2 y 4.3.3 de esta circular, para obtener la aprobación oficial del avalúo de bienes en especie que haya de recibir la sociedad absorbente o la nueva sociedad, cuando a ello hubiese lugar;

e) Copia completa de los estudios técnicos efectuados para la valoración de las acciones o cuotas sociales de cada compañía y para determinar la relación de intercambio, los cuales deberán realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, según el concepto de la Superintendencia de Valores;

f) Reglamento para la colocación de acciones, cuando haya lugar a su elaboración (C. Co., art. 177, ord. 4º). Es de anotar, que no hay lugar a la elaboración de reglamento de colocación cuando solamente se vayan a colocar las acciones que correspondan a los asociados de las sociedades absorbidas en virtud de la relación de intercambio;

g) Estados financieros consolidados que se tendrían a la fecha de corte establecida para la fusión, bajo el supuesto que a dicha fecha ya se hubiera realizado la fusión, con indicación detallada del método de reconocido valor técnico utilizado para la determinación de las cifras contenidas en dichos estados, y

h) De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 177 del Código de Comercio, acreditar que se solicitó ante la Superintendencia de Industria y Comercio el concepto relacionado con el cumplimiento de las normas que regulan las prácticas comerciales restrictivas.

2.2. Escisión. a) Aviso publicado en un diario de amplia circulación nacional y en uno de amplia circulación en el domicilio social, que cumpla los requisitos exigidos por el artículo 174 del Código de Comercio sobre aprobación del proyecto de escisión;

b) Una certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad que se vaya a escindir, en donde conste el medio utilizado en relación con cada acreedor para la comunicación del proyecto de escisión, en los términos del inciso 2º del artículo 5º de la Ley 222 de 1995;

c) El proyecto de escisión, el cual ha de constar en el acta de la reunión del órgano competente que aprobó la escisión. Dicho proyecto debe contener, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley 222 de 1995, las siguientes especificaciones:

— Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.

— El nombre de las sociedades que participarán en la escisión.

— En el caso de creación de nuevas sociedades, los estatutos de las mismas.

— La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la sociedad o sociedades beneficiarias.

— El reparto entre los socios de la sociedad escindente, de las cuotas, acciones o partes de interés que les corresponderán en la sociedades beneficiarias, con explicación de los métodos de valuación utilizados.

— La opción que se ofrecerá a los tenedores de bonos.

— Estados financieros de las sociedades que participen en el proceso de escisión, debidamente certificados y acompañados de un dictamen emitido por el revisor fiscal, o en su defecto por contador público independiente.

— La fecha a partir de la cual las operaciones de las sociedades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la(s) sociedad(es) beneficiaria(s);

d) Cuando conforme a lo establecido en el último inciso del artículo 3º de la Ley 222 de 1995 los socios de la sociedad escindida no participen en el capital de las sociedades beneficiarias en la misma proporción que tenían en aquella, copia completa de los estudios técnicos realizados para la valoración de las acciones o cuotas sociales que corresponderán a cada socio, los cuales deberán realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, a criterio de la Superintendencia de Valores;

e) Cuando sea del caso, la documentación requerida, conforme a lo establecido en los numerales 4.2 y 4.3.3 de esta circular, para obtener la aprobación oficial del avalúo de bienes en especie que haya de recibir la sociedad beneficiaria;

f) Estados financieros que se tendrían para cada una de las sociedades que resulten como producto de la escisión, elaborados a la fecha de corte de aquellos que sirvieron como base para decidir sobre la escisión, bajo el supuesto que a dicha fecha ya se hubiese realizado la citada reforma, especificando claramente cuál sociedad asumirá el cumplimiento de las obligaciones surgidas de las emisiones de títulos que tenga en circulación en el mercado público de valores la sociedad que va a escindirse. Para la determinación de las cifras contenidas en dichos estados financieros deberá utilizarse un método de reconocido valor técnico, el cual será objeto de análisis por parte de la superintendencia, y

g) Reglamento para la colocación de acciones, cuando haya lugar a su elaboración. Es de anotar, que no hay lugar a la elaboración de reglamento de colocación cuando solamente se vayan a colocar las acciones que correspondan a los asociados en virtud del reparto de las cuotas, acciones o partes de interés que le correspondan en razón de la escisión.

2.3. Transformación. a) La aprobación de la transformación ha de constar en el acta de la reunión del órgano competente para el efecto, al igual que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 170 del Código de Comercio, la aprobación del balance que sirva como base para determinar el capital de la sociedad transformada, y

b) Proyecto de los nuevos estatutos ajustados a los requisitos exigidos en el Código de Comercio para la nueva forma societaria, los cuales deben constar en el acta referida o como anexo a la misma.

2.4. Disolución anticipada de una sociedad. Debe enviarse el acta de la reunión del órgano social competente que aprobó la disolución, la cual deberá contener, además de la referida decisión, el nombramiento del liquidador.

Adicionalmente, conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2.4.25 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, en los casos en los que la sociedad que se vaya a disolver haya colocado bonos ordinarios u obligatoriamente convertibles en acciones, éstos se harán exigibles por su valor nominal más los intereses que se causen hasta el día en que se produzca su pago o se podrá solicitar su conversión anticipada en acciones.

3. Disminución del capital por reembolso de aportes a socios.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 4º del Decreto 2115 de 1992, le compete a esta superintendencia autorizar la solemnización de las reformas estatutarias relativas a la disminución del capital por reembolso de aportes a los socios de las sociedades emisoras de valores.

La aprobación para llevar a cabo la reforma consistente en la disminución del capital social en las entidades sometidas al control de la Superintendencia de Valores, se sujetará al régimen de autorización general o al de autorización específica, de acuerdo con los parámetros que se indican en los numerales 3.1 y 3.2 de la presente circular. Resulta pertinente advertir que en cualquier caso la Superintendencia de Valores puede solicitar para su análisis y evaluación cualquier información adicional que considere pertinente para un caso en particular, con el fin de garantizar la seguridad y transparencia del mercado público de valores.

3.1. Autorización general. Sin perjuicio del cumplimiento del deber de información eventual consagrado en el artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995 y en la Circular Externa 12 del mismo año, se entienden autorizadas por vía general la reforma consistente en la disminución del capital por reembolso de aportes a socios en las sociedades sometidas al control de esta entidad, en las cuales el valor que represente la disminución del capital social, no supere el cinco por ciento (5%) del valor del capital suscrito, según los estados financieros que se hayan presentado a consideración del máximo órgano social para efectos de decidir sobre la reforma en cuestión, sin que exceda la suma equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales.

El representante legal de la sociedad deberá remitir a esta superintendencia, una vez se solemnice la reforma estatutaria a que se refiere este numeral, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, los siguientes documentos:

a) Copia completa del acta contentiva de los hechos sucedidos en la reunión del máximo órgano social en la cual se haya adoptado la reforma respectiva, debidamente autorizada y con constancia de su aprobación.

El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio y en ella debe constar la aprobación de la reducción del capital por reembolso de aportes a los socios. El acta debe presentarse con todos los anexos y documentos a que haya lugar;

b) Copia de los estados financieros de propósito especial, según lo establecido por los artículos 24 y 29 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, presentados al máximo órgano social y que sirvieron como base para la toma de la decisión;

c) Comunicación donde se relacione el origen de los fondos con los cuales se procedió al reintegro de aportes a los socios y las medidas que se tomaron para la consecución de los mismos;

d) Copia de la escritura pública, contentiva de la reforma estatutaria, en la cual deben protocolizar los estados financieros que sirvieron de base para la adopción de la decisión;

e) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio social, en el que conste la inscripción en el registro mercantil de la aludida reforma;

f) Certificado suscrito por el representante legal y el revisor fiscal, en el que conste la cuantía y representación porcentual de la disminución de capital llevada a cabo, calculado sobre la base establecida anteriormente;

g) Copia del documento en que los acreedores sociales acepten expresamente y por escrito la reducción del capital, de ser el caso;

h) Relación de la totalidad de los acreedores sociales y de los montos adeudados a cada uno, a la fecha de aprobación de la reforma por parte del máximo órgano social, suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad. Si la sociedad no tiene revisor fiscal, dicha relación deberá estar certificada por un contador público independiente, e

i) Cuando en el pasivo figuren prestaciones sociales, será necesario acreditar la aprobación del funcionario competente del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

3.2. Autorización específica. En los eventos en que la disminución de capital no se enmarque dentro de los presupuestos establecidos para el régimen de autorización general, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido, eleve a la Superintendencia de Valores la solicitud pertinente, anexando los documentos que a continuación se relacionan, a menos que los mismos reposen en el registro nacional de valores e intermediarios, en cuyo caso deberá consignarse tal hecho en el oficio de solicitud:

a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio social, con una antigüedad no superior a tres (3) meses.

b) Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado;

c) Copia de los estatutos vigentes de la sociedad;

d) Copia completa del acta contentiva de los hechos sucedidos en la reunión del máximo órgano social en la cual se haya adoptado la reforma, debidamente autorizada y con constancia de su aprobación.

El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio y en ella debe constar la adopción de la determinación a que hace referencia la solicitud presentada ante la superintendencia. El acta debe presentarse con todos los anexos y documentos a que haya lugar;

e) Certificación del revisor fiscal que acredite que la sociedad carece de pasivo externo, o que hecha la reducción, los activos totales representan no menos del doble del pasivo externo, si es del caso. Si la sociedad no tiene revisor fiscal, la certificación deberá expedirla un contador público independiente;

f) Relación de la totalidad de los acreedores sociales y de los montos adeudados a cada uno, a la fecha de presentación de la solicitud, suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad. Si la sociedad no tiene revisor fiscal, dicha relación deberá estar certificada por un contador público independiente;

g) Si para proceder a la disminución del capital se cuenta con la aceptación expresa de la totalidad de acreedores de la sociedad, se debe presentar una copia del documento en que los acreedores sociales acepten expresamente y por escrito la reducción del capital;

h) Comunicación donde se relacione el origen de los fondos con los cuales se procederá al reintegro de aportes a los socios y las medidas que se tomaron para la consecución de los mismos, e

i) Cuando en el pasivo figuren prestaciones sociales, será necesario acreditar la aprobación del funcionario competente del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Además de la documentación relacionada anteriormente, con la finalidad de informar de manera adecuada y completa al mercado público de valores, la Superintendencia podrá solicitar cualquier otra información que considere necesaria para cada caso en particular.

4. Aprobación de los avalúos de los aportes en especie.

La aprobación de los avalúos de los aportes en especie en las entidades sometidas al control de la Superintendencia de Valores, se sujetará al régimen de autorización general o al de autorización específica, de acuerdo con los parámetros que se indican en los numerales 4.1 y 4.2. de la presente circular. Al respecto se recuerda que adicionalmente la respectiva sociedad deberá cumplir con los deberes de suministro de información eventual establecidos en el artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995 y en la Circular Externa 12 del mismo año, o en las demás normas que los modifiquen o sustituyan.

(Nota: Derogado el numeral 4º por la Circular Externa 2 de 1998, numeral 2 del título III de la Superintendencia de Valores)

4.1. Autorización general. Se entienden autorizados por vía general los avalúos de los aportes en especie en las sociedades sometidas al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: que el valor total de los aportes correspondientes no represente más del cinco por ciento (5%) del valor del capital suscrito más el superávit por prima en colocación de acciones del respectivo emisor, sin que exceda la suma equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales.

Una vez culminado el proceso respectivo, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, deberá allegarse a esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Copia autorizada del acta del máximo órgano social donde consten los motivos y soportes técnicos que justifiquen el valor asignado a cada bien aportado;

b) Copia de las escrituras públicas necesarias para la solemnización del aporte;

c) Certificado suscrito por el representante legal y el revisor fiscal, en el que conste la cuantía y participación porcentual de los aportes en especie efectuados, calculada respecto al valor del capital suscrito más el superávit por prima en colocación de acciones del respectivo emisor;

d) Copia de los estudios técnicos realizados para la valoración de los bienes o activos que se aportan, elaborados de conformidad con los criterios establecidos por este organismo, cuya antigüedad no debe ser mayor de un año con respecto a la fecha de presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Valores,

e) Documentos que acrediten la idoneidad y trayectoria de los avaluadores, según lo establecido en el numeral 4.3.3. de la presente circular.

(Nota: Derogado el numeral 4º por la Circular Externa 2 de 1998, numeral 2 del título III de la Superintendencia de Valores)

4.2. Autorización específica. En los eventos en que el avalúo de aportes en especie no se enmarque dentro de los presupuestos establecidos para el régimen de autorización general, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido, eleven ante esta superintendencia la solicitud pertinente, anexando los documentos que se señalan a continuación, a menos que los mismos reposen en el registro nacional de valores e intermediarios, en cuyo caso debe consignarse tal hecho en el oficio de solicitud:

a) Copia del acta de la reunión del máximo órgano social en la cual se aprobó el avalúo, junto con los anexos y documentos a que haya lugar. En dicha acta deben constar expresamente la fijación y aprobación del valor de los aportes, incluyendo las justificaciones necesarias en cada caso;

b) Copia de los estudios técnicos realizados para la valoración de los bienes o activos que se aportan, elaborados de conformidad con los criterios establecidos por este organismo, cuya antigüedad no debe ser mayor de un año con respecto a la fecha de presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Valores, y

c) Documentos que acrediten la idoneidad y trayectoria de los avaluadores, según lo establecido en el numeral 4.3.3 de la presente circular.

(Nota: Derogado el numeral 4º por la Circular Externa 2 de 1998, numeral 2 del título III de la Superintendencia de Valores)

4.3. Requisitos que deben cumplir los avalúos que se presenten para aprobación de la Superintendencia de Valores. En los avalúos que se presenten a consideración de la Superintendencia de Valores para su aprobación, se deberán observar los criterios técnicos que se establecen a continuación:

(Nota: Derogado el numeral 4º por la Circular Externa 2 de 1998, numeral 2 del título III de la Superintendencia de Valores)

4.3.1. Práctica del avalúo. a) En la práctica de los avalúos se deberán respetar siempre las normas técnicas específicas adecuadas para la clase de activo correspondiente, según lo establecido en el capítulo II, sección I, del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan, salvo en los casos en que al respecto exista una reglamentación especial por parte de esta superintendencia. En todo caso, en el avalúo deben reconocerse las contingencias de pérdida respecto al activo en cuestión, cualificándolas y cuantificándolas de conformidad con la información disponible al momento de formular el respectivo avalúo;

b) En ningún caso se deben practicar avalúos únicamente con base en las relaciones analíticas o documentación relativa al activo que presente el contratante para tal propósito, ni sobre avalúos practicados por otro avaluador. Esto es, cuando se trate de activos tangibles o representados en objetos tangibles, los avalúos deben estructurarse, en primer lugar, según lo observado en la inspección física hecha directamente por el avaluador, pudiendo utilizar como complemento cualquier otra información adicional de que se disponga y que según su criterio pudiera resultar útil;

c) Por tanto, cuando se trate de activos tangibles, la práctica del avalúo debe comprender la verificación mediante inspección ocular del 100% de los bienes a valuar, según la relación proporcionada por el contratante, con el fin de constatar su existencia y recabar información respecto al estado físico de conservación y deterioro, así como para estructurar el correspondiente avalúo según los bienes inspeccionados físicamente;

d) El contratante, ya sea la entidad emisora o el accionista aportante, debe suministrar al avaluador toda aquella información que este último considere pertinente para efectuar el estudio respectivo. Dicha información debe ser comprensible, suficiente, pertinente y confiable, incluyendo los elementos necesarios para que el avaluador establezca los elementos esenciales de su análisis, como por ejemplo, la vida útil remanente probable y el grado de conservación y obsolescencia de los bienes, tomando en consideración el período restante en que serán económicamente productivos;

e) Para la valuación de los activos correspondientes se deben usar métodos de reconocido valor técnico, acordes a la naturaleza de los mismos, a criterio de la Superintendencia de Valores. Para el efecto, deberá presentarse a consideración de la entidad el estudio técnico respectivo, el cual deberá incluir una descripción detallada de la metodología utilizada;

f) En todo caso, los terrenos deben ser valuados en función del uso actual de los mismos, y no de acuerdo al uso probable por circunstancias diferentes, salvo que se acredite plenamente ante la Superintendencia de Valores, que se encuentran en marcha proyectos que en el corto plazo cambien dicha destinación. En tal caso deben adjuntarse a la solicitud los estudios, presupuestos y demás documentos que demuestren la factibilidad del proyecto, y

g) El avaluador junto con el contratante deben señalar los criterios a seguir para resolver problemas específicos del avalúo, de acuerdo con las características del sector económico o actividad a que pertenezca la entidad receptora de los aportes. Una breve reseña de los problemas significativos encontrados, así como de la solución que se les dio deberá incluirse en el informe del avalúo.

4.3.2. Requisitos que deben cumplir quienes realicen el avalúo de activos cuya aprobación se solicite a la Superintendencia de Valores. a) Los avalúos de cuentas y documentos por cobrar, así como de inventarios e inversiones podrán ser efectuados por funcionarios de la entidad propietaria de los bienes o de la entidad receptora, siempre y cuando se acredite a satisfacción de la Superintendencia de Valores que dichos funcionarios poseen los conocimientos y experiencia requeridos para el efecto;

b) Los avalúos sobre terrenos y/o construcciones sólo podrán ser realizados por avaluadores miembros de la lonja de propiedad raíz o por el Instituto Agustín Codazzi;

c) El avalúo de otros bienes deberá ser elaborado por una persona o entidad inscrita en la agremiación respectiva, si ella existe. En caso de no existir, el avalúo puede ser efectuado por quien acredite la formación académica requerida para el efecto, según el tipo de activo, así como experiencia en la elaboración de estudios de esta naturaleza y de similar magnitud, a juicio de la Superintendencia de Valores, y

d) Salvo en los casos en que de conformidad con el literal a) de este numeral, se permite la realización del avalúo por parte de funcionarios de la entidad solicitante, el avaluador no deberá tener con el contratante ninguna relación que pueda dar origen a conflictos de interés, entendiendo que puede ser causante de conflicto de interés toda situación en la cual entre el avaluador y el contratante existan nexos u operaciones paralelas que involucren un interés que real o potencialmente impida un pronunciamiento justo y equitativo, ajustado a la realidad del activo específico.

4.3.3. Documentación que deberá presentarse respecto al avaluador. a) Certificación expedida por la respectiva lonja o agremiación en donde se halle inscrito el avaluador, si es del caso;

b) Certificaciones expedidas por las entidades para las cuales haya elaborado avalúos similares, las cuales deben indicar la fecha del estudio, la clase de bienes objeto del avalúo y el valor asignado al mismo;

c) En el caso de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal, con una antigüedad no superior a tres (3) meses;

d) En los casos en que el avaluador sea una persona natural, deberá adjuntarse su hoja de vida y copia de los títulos y demás documentos que acrediten sus conocimientos y experiencia relacionados con la clase de activos objetos del avalúo, y

e) Cualquier otro documento que acredite ante la Superintendencia de Valores la idoneidad del avaluador.

En los casos en que se trate de avalúos de inmuebles efectuados por el Instituto Agustín Codazzi, no se requerirá adjuntar a la solicitud ninguno de los documentos señalados en este numeral.

(Nota: Derogado el numeral 4º por la Circular Externa 2 de 1998, numeral 2º del título III de la Superintendencia de Valores)

5. Aplicación.

Las normas contenidas en la presente circular rigen para los emisores de valores con títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios que no estén sometidos a inspección y vigilancia de las superintendencias Bancaria, de Sociedades, de Salud o por Dancoop.

6. Régimen sancionatorio.

Esta superintendencia considera necesario advertir que, en el evento en que un emisor se acoja a los regímenes de autorización general consagrados en esta circular, sin cumplir con los requisitos establecidos para cada caso, estará sujeto a las sanciones que establezcan las normas legales y en especial las consagradas en el artículo 6º de la Ley 27 de 1990. Dichas sanciones se aplicarán igualmente respecto a cualquier incumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente circular.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 10 de julio 27 de 1994.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los representantes legales de emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 5 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

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