CIRCULAR EXTERNA 6 DE 1998 

(Enero 22)

Referencia: Requisitos para la vinculación a los fondos de pensiones voluntarias, de los afiliados independientes a los fondos de cesantía y para la realización de aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias.

En desarrollo de lo establecido en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y de acuerdo con lo establecido en los artículos 102 a 105 del mismo estatuto sobre prevención de actividades delictivas, esta superintendencia se permite impartir instrucciones en materia de requisitos para la vinculación de aportantes a los fondos de pensiones voluntarias, trabajadores independientes a los fondos de cesantía, y para la realización de aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias.

Dentro de un plazo máximo de seis (6) meses las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, las compañías aseguradoras y las sociedades fiduciarias deberán tener actualizada la información de los aportantes a los fondos de pensiones voluntarias, de los afiliados independientes a los fondos de cesantía y de las personas que realicen aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias vinculados con anterioridad al 31 de enero de 1998.

Para los efectos de la presente circular, esta superintendencia se permite adicionar el capítulo quinto al título cuarto de la circular externa 007 de 1996, circular básica jurídica, el cual se anexa.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

(Anexo)

CAPÍTULO V

Conocimiento del cliente en los fondos de pensiones voluntarias, de los afiliados independientes a los fondos de cesantía y de las personas que realicen aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias.

En desarrollo de la atribución contemplada en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y a efectos de dar cumplimiento a lo previsto en los artículos 102 a 105 ibídem sobre prevención de actividades delictivas, esta Superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones en materia de los requisitos mínimos que se deben observar para la afiliación de los trabajadores independientes a los fondos de cesantía, a los fondos de pensiones voluntarias y de las personas que realicen aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias.

1. Conocimiento del cliente en los fondos de pensiones voluntarias y de las personas que realicen aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias

Al momento de la afiliación a un fondo de pensiones voluntarias o cuando se decide efectuar aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias, deberá diligenciarse un formulario, el cual contendrá como mínimo la siguiente información:

1.1 Cuando los aportes voluntarios se realicen con recursos del afiliado:

a) Datos generales

• Nombres y apellidos completos

• Número de documento de identidad, lugar y fecha de expedición

• Lugar y fecha de nacimiento

• Dirección y teléfono residencia

• Ocupación, oficio o profesión y actividad económica (Trabajador independiente, dependiente o socio).

• Nombre, dirección, fax y teléfono de la empresa o negocio donde trabaja

• Declaración voluntaria de origen de fondos

• Registro de la huella dactilar y de la firma del aportante

b) Información financiera.

• Monto, periodicidad y origen de los aportes voluntarios

• Ingresos laborales mensuales

• Otros ingresos mensuales (indique concepto y valor)

• Egresos mensuales

c) Anexos

Al formulario deberá anexarse lo siguiente:

• Fotocopia del documento de identificación: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería, según el caso.

• Fotocopia de la declaración de renta o certificado de ingresos y retenciones, según el caso.

1.2 Cuando los aportes se realicen con recursos del empleador, el formulario deberá contener:

1.2.1 Persona jurídica.

a) Datos generales.

• Razón social

• Número de identificación tributaria, NIT.

• Nombre y número de documento de identidad del representante legal.

• Dirección, teléfono, fax y domicilio actual de la oficina principal. Si se trata de una sucursal o agencia, el de ésta y de la oficina principal.

• Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras.

• Actividad económica principal: comercial, industrial. transporte, etc.

• Número de empleados

• Declaración voluntaria de origen de fondos

• Registro de la huella dactilar y firma del representante legal

b) Información financiera.

• Monto, periodicidad y origen de los aportes

• Ingresos y egresos mensuales.

c) Anexos

A este formulario se deberá anexar:

• Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente.

• Fotocopia del número de identificación tributaria, NIT.

• Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

• Balance general y estado de pérdidas y ganancias del último ejercicio.

• Fotocopia de la declaración de renta del año gravable inmediatamente anterior.

1.2.2 Persona natural.

a) Datos generales.

• Nombres y apellidos completos

• Número del documento de identidad, lugar y fecha de expedición

• Lugar y fecha de nacimiento

• Dirección y teléfono residencia y oficina.

• Ocupación, oficio o profesión y actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, etc.

• Número de empleados.

• Declaración voluntaria de origen de fondos.

• Registro de la huella dactilar y firma del aportante.

b) información financiera.

• Monto, periodicidad y origen de los aportes.

• Ingresos y egresos mensuales.

c) Anexos

Al formulario deberá anexarse:

• Fotocopia del correspondiente documento de identificación

• Balance general y estado de pérdidas y ganancias del último ejercicio.

• Fotocopia de la declaración de renta del año gravable inmediatamente anterior.

1. Conocimiento del cliente en los fondos de cesantía

Para efectos de lo dispuesto en la presente circular, al momento de la vinculación a un fondo de cesantía los trabajadores independientes deberán diligenciar un formulario que contenga la información descrita en el subnumeral 1.1., a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a la vinculación. Las sociedades administradoras de dichos fondos realizarán todas las gestiones necesarias para el diligenciamiento efectivo del formulario mencionado.

Disposiciones generales

La entidad debe verificar que el citado formulario se diligencie completamente de manera clara y precisa y que se acompañen los anexos correspondientes.

La entidad deberá confirmar toda la información registrada en el formulario, dejando evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento. En el evento en que no se suministre o no pueda confirmarse tal información, la operación será calificada como inusual.

Con el objeto de conocer las modificaciones en los datos del aportante de manera clara y oportuna, la entidad deberá incluir como cláusula adicional en los formularios de vinculación —y procurará adicionarla en los ya existentes— la obligación del aportante de actualizar por lo menos anualmente la información. En el evento en que la información no pueda actualizarse, la operación será calificada como inusual.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, sociedades administradoras de fondos de cesantía, sociedades fiduciarias y compañías de seguros.

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