CIRCULAR EXTERNA 6 DE 1999 

(Enero 28)

Ref.: Valoración fondos de pensiones y de cesantía y causación comisión de administración fondos de pensiones.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, considera pertinente modificar el valor de la unidad de los fondos de pensiones y de cesantía que rige para las operaciones del día, pasándolo del valor de la unidad de dos días atrás, al valor de la unidad calculada al cierre del día inmediatamente anterior.

De igual forma, con el fin de que la contabilización de la comisión por administración del fondo de pensiones obligatorias obedezca efectivamente a un hecho económico realizado, se ha considerado conveniente modificar su causación de tal forma que la misma se realice no cuando se adelante el proceso de verificación de planillas de autoliquidación, sino cuando los aportes que la originaron hayan sido abonados a la respectiva cuenta individual de ahorro pensional de cada afiliado.

Así mismo, se adiciona al plan de cuentas de los fondos de pensiones y de cesantía la cuenta 74132 - Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima - en la que se registrará el valor por el cual debe responder la administradora para alcanzar la rentabilidad mínima y se excluye del mismo la cuenta 72502 - Cuentas por pagar - para alcanzar la rentabilidad mínima.

De otra parte, se efectúan algunas correcciones a la Circular Externa 84 de 1998, respecto de las cuentas 71115 - Bancos y otras entidades financieras-, 716 - Cuentas por cobrar-, 725 - Cuentas por pagar - y clase 73 - Cuentas del patrimonio-.

Igualmente, se efectúan cambios en la circular básica contable y financiera anexándose para el efecto las páginas 1 al 5, del capítulo XII entidades administradoras de pensiones y cesantía, así como la proforma F.6000 - 03, - Informe diario - valoración de fondos de pensiones y cesantía, páginas 1 a 4, del anexo l, parte V.

La presente circular rige desde la fecha de su publicación en el Diario Oficial, y aplica a partir de los informes diarios y estados financieros del primero de marzo de 1999 y modifica en lo pertinente la Circular Externa 100 de 1995 y las resoluciones 5070 de 1991, 1720 de 1994 y 3600 de 1988. Se anexan las hojas que fueron modificadas.

Plan de cuentas para fondos de cesantías

Código Nombre 

72 Pasivo 

722 Pactos de recompra  

72210 Compromisos de recompra inversiones negociadas 

7221005 Bancos  

7221010 Corporaciones financieras 

7221015 Compañías de financiamiento comercial 

7221020 Otras entidades financieras 

724 Créditos de bancos y otras obligaciones financieras 

72430 Bancos y otras entidades financieras 

7243005 Créditos 

7243010 Descubiertos en cuenta corriente bancaria 

72495 Otras obligaciones financieras  

725 Cuentas por pagar 

72505 Intereses 

7250510 Pactos de recompra 

7250515 Créditos de bancos y otras obligaciones financieras 

7250595 Otros 

72510 Comisiones y honorarios 

7251005 Comisión por administración del fondo 

7251007 Comisión retiros parciales 

7251010 Honorarios 

72530 Contribución sobre transacciones 

7253035 Autorretención sobre recursos en cuentas 

de depósito en el Banco de la República 

72555 Retenciones en la fuente 

7255505 Rendimientos financieros 

7255510 Honorarios 

7412971 Opciones puts sobre títulos 

7412972 Caps, floors, collars y otras sobre títulos 

7412975 Opciones calls - otros 

7412976 Opciones puts - otros 

7412977 Caps, floors, collars y otras - otras 

74132 Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima 

74160 Recuperaciones 

7416008 Reintegro provisiones cuentas por cobrar 

74195 Diversos 

7419595 Otros 

742 No operacionales 

74225 Recuperaciones 

7422512 Reintegro provisiones de inversiones 

7422513 Reintegro otras provisiones 

7422595 Otras 

74295 Diversos 

7429595 Otros 

75 Gastos y costos 

751 Operacionales 

75103 Intereses créditos de bancos y otras obligaciones financieras 

7510306 Bancos y otras obligaciones financieras 

75104 Otros intereses 

7510403 Compromisos de recompra inversiones negociadas 

7510495 Otros intereses 

75112 Pérdida en la valoración de carruseles 

7511205 Por compromisos de compra 

7511210 Por compromisos de venta 

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 711 Disponible 71115 Bancos y otras 

entidades financieras 

Descripción

Registra los depósitos a la vista constituidos en bancos y otras entidades financieras.

Así mismo, los descubiertos en cuenta corriente bancaria se constituyen en obligaciones a favor del respectivo establecimiento bancario y se deben reflejar en la subcuenta 7243010 - Descubiertos en cuenta corriente bancaria-.

En el código 7111505 - Bancos-, las sociedades administradoras de fondos de cesantía registrarán exclusivamente el movimiento de cuentas corrientes bancarias.

Las transacciones concertadas a través de medios de comunicación inmediata (télex, teléfono, etc.), se registrará el mismo día en el cual se produzcan, debiendo estar reconfirmadas por la documentación pertinente. Las que se originen mediante notas de contabilidad se registrarán el día de recepción de las mismas.

Los saldos de las cuentas bancarias deberán ser conciliados con los respectivos estados de cuenta por lo menos cada mes.

Las partidas que resulten pendientes deberán regularizarse en un plazo no mayor de treinta (30) días calendario.

El valor de los cheques girados por el fondo con cargo a las cuentas individuales que no hayan sido retirados de la administradora dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición, se abonará a la cuenta respectiva del grupo 731 - Cuentas individuales de capitalización-, al valor de la unidad que rige para las operaciones del día en que se efectúe el reintegro a la cuenta individual.

El valor de los cheques girados distintos a los descritos en el párrafo anterior, que no hayan sido cobrados luego de seis (6) meses de su expedición, se abonará a la cuenta 72595 - Cuentas por pagar, diversas-.

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 711 Disponible 71115 Bancos y otras 

entidades financieras 

Dinámica

Débitos

1. Por los depósitos realizados mediante consignaciones

2. Por las notas de abono originadas en razón de los préstamos obtenidos.

3. Por las notas de abono en operaciones de transferencia de fondos.

4. Por el traslado a la cuenta respectiva del grupo 731 - Cuentas individuales de capitalización-, de los cheques girados con cargo a las cuentas individuales no retirados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición.

5. Por el traslado a la cuenta 72595 - Cuentas por pagar - diversas - de los cheques girados y no cobrados luego de seis (6) meses de su expedición, distintos a los descritos en el numeral anterior.

6. Por otras notas de abono.

Créditos

1. Por el valor de los cheques librados.

2. Por las notas de cargo originados en cheques impagados.

3. Por las notas de cargo originadas en operaciones de transferencia de fondos.

4. Por otras notas de cargo.

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 716 Cuentas 71602 Para alcanzar la 

por cobrar rentabilidad mínima 

Descripción

Registra el valor de la suma a abonar por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima, de acuerdo con el procedimiento establecido por esta superintendencia.

Si el valor total de la suma a abonar es superior al saldo de las cuentas por pagar por concepto de comisión de administración del fondo y comisión de retiros parciales, dicha diferencia se registrará el último día de la verificación con cargo a este código y abono a la cuenta 74132, Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima.

La sociedad administradora girará este valor a favor del fondo en un plazo máximo de cinco (5) días comunes contados a partir del día en que se divulgue la rentabilidad acumulada mínima obligatoria por parte de esta superintendencia.

Dinámica

Créditos

1. Por el mayor valor de la suma a abonar sobre los saldos de las cuentas 7251005 - Comisión por administración del fondo y 7251007 - Comisión retiros parciales, con abono a la cuenta 74132 - Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima.

Créditos

2. Por los valores recibidos por parte de la sociedad administradora, para alcanzar la rentabilidad mínima.

Clase Grupo Cuenta 

72. Pasivo 725 Cuentas por 

pagar 

Descripción

Registra los importes pendientes de pago por concepto de intereses, comisiones y honorarios, retenciones en la fuente, contribuciones sobre transacciones Decreto 2331 de 1998 y otras cuentas por pagar diversas.

Clase Grupo Cuenta 

72. Pasivo 725 Cuentas 72510 Comisiones y 

por pagar honorarios 

De acuerdo con el procedimiento establecido por la Superintendencia Bancaria, en el caso en el cual no se alcance la rentabilidad mínima acumulada al cierre de un determinado trimestre y, si la suma a abonar es inferior a los saldos de las subcuentas 7251005 - Comisión de administración del fondo - y 7251007 - Comisión retiros parciales-, dicha suma se descontará, el último día del período de verificación, inicialmente de la cuenta por pagar por concepto de comisión por administración y posteriormente de la comisión por retiros parciales, con abono a la cuenta suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima, código 74132.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de las comisiones y honorarios causados.

Débitos

1. Por la reversión de la comisión por administración del fondo y de la comisión por retiros parciales.

2. Por el valor de las comisiones y honorarios pagados.

Clase Grupo Cuenta 

72. Pasivo 725 Cuentas 72595 Diversas 

por pagar 

Descripción

Registra otras cuentas por pagar por conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de los cheques girados y no cobrados al cabo de seis (6) meses, de conformidad con la descripción de la cuenta 71115 - Bancos y otras entidades financieras-.

2. Por otras cuentas por pagar diversas.

Débitos

1. Por los pagos.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 731 Cuentas 73105 Auxilios y aportes de 

individuales de cesantía 

capitalización 

Descripción

Registra las sumas recibidas por concepto de auxilios y aportes de cesantía, de conformidad con la legislación laboral vigente, las cuales deben ser consignadas por el empleador antes del 15 de febrero del año siguiente a aquel en que se causan, acompañadas de la respectiva liquidación detallada.

Dinámica

Créditos

1. Por los auxilios y aportes de cesantía recibidos.

2. Por los valores trasladados de la cuenta 73305 - Recaudos en proceso-, de la cuenta 73310 - Traspasos de otros fondos en proceso- o de la cuenta 73405 - Auxilios de cesantía-.

3. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuidor-.

4. Por el traslado de la cuenta 71115 - Bancos y otras entidades financieras- de los cheques girados con cargo a las cuentas individuales y no retirados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición.

Débitos

1. Por retiros por muerte del trabajador.

2. Por retiros, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud, cuando termine el contrato de trabajo.

3. Por retiros en los eventos en que la legislación vigente autoriza la liquidación y pago de cesantía durante la vigencia del contrato de trabajo.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 731 Cuentas 73110 auxilios y aportes 

individuales de de cesantía voluntarios 

capitalización 

(Sic) cuenta 73410 - Aportes voluntarios afiliados independientes- o de la cuenta 73105 - Auxilios y aportes de cesantía-.

3. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuidor-.

4. Por el traslado de la cuenta 71115 - Bancos y otras entidades financieras- de los cheques girados con cargo a las cuentas individuales y no retirados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición.

3. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 732 Auxilios 73205 Auxilios 

y aportes de no y aportes de cesantía 

vinculados de no vinculados 

Descripción

Registra los valores recibidos por concepto de auxilios y aportes de cesantía de personas que se hayan identificado y las cuales se encuentran afiliadas a un fondo de cesantía administrado por otra sociedad, los cuales deben ser trasladados en un término no mayor a cinco (5) días hábiles.

Dinámica

Créditos

1. Por las cotizaciones recibidas.

2. Por los valores o traslados de las cuentas 73305 - Recaudos en proceso - o 73310 - Traspaso de otros fondos en proceso-.

3. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por la devolución de los valores recibidos.

2. Por el valor correspondiente a la comisión por concepto de gestión de administración, cuando a ello hubiere lugar.

3. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

4. Por los traslados a la sociedad administradora correspondiente.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 733 Recaudos y 

traspasos en 

proceso 

Descripción

Comprende las cuentas que registran los valores recaudados por concepto de auxilios y aportes de cesantía y valores recibidos de otros fondos, debidamente identificados, hasta tanto se verifique el abono en cuentas individuales de capitalización que debe realizarse en un término no mayor a quince (15) días comunes.

Tanto para la cuenta 73305 - Recaudos en proceso - como para la cuenta 73310 - Traspasos de otros fondos en proceso-, se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Recaudos y traspasos en proceso multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 733 Recaudos y 73305 Recaudos 

traspasos en en proceso 

proceso 

Descripción

Registra los valores recibidos por concepto de auxilios y aportes de cesantía y auxilios y aportes de cesantía voluntarios de afiliados independientes, y auxilio de cesantía de trabajadores retirados que se encuentran en proceso de abono en cuentas individuales de capitalización, lo cual debe verificarse en un término no mayor a quince (15) días comunes.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores recibidos.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por el abono en cuentas individuales de capitalización.

2. Por los traslados a los grupos 732 - auxilios y aportes de no vinculados - y 734 - Auxilios y aportes no identificados-.

3. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 733 Recaudos 73310 Traspasos 

y traspasos en de otros fondos en 

proceso proceso 

Descripción

Registra los valores recibidos por concepto de traspasos de otros fondos de cesantía, los cuales puede transferir voluntariamente el trabajador, previo aviso a la sociedad administradora en la cual se encuentra afiliado y a su empleador, de acuerdo con la forma y plazo que determinen las normas vigentes para tal efecto.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores recibidos.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por el abono en cuentas individuales de capitalización.

2. Por los traslados a los grupos 732 - Auxilios y aportes de no vinculados - y 734 - Auxilios y aportes no identificados-.

3. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 734 Auxilios y 

aportes no 

identificados 

Descripción

Registra las sumas recibidas por concepto de auxilios y aportes de cesantía y de aportes voluntarios de afiliados independientes que no sea posible abonar en cuentas individuales de capitalización, en razón a que no se ha hecho plena identificación del afiliado por circunstancias ajenas a la sociedad administradora.

El uso de este código debe ser excepcional y para efectos de su regularización se debe informar a la Superintendencia Bancaria sobre los trámites adelantados para tal fin, previa solicitud por parte de ésta.

Tanto para la cuenta 73405 - Auxilios de cesantía - como para la cuenta 73410 - Aportes voluntarios afiliados independientes-, se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Auxilios y aportes de no vinculados multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 736 Resultados 

por distribuir 

Descripción

En esta cuenta se registra el valor de las utilidades o pérdidas que se deben abonar en las cuentas que conforman el patrimonio, representado en pesos y no en unidades.

En razón a que las cuentas del patrimonio se deben encontrar registradas al valor de la unidad que rige para las operaciones del día, el abono diario de los rendimientos obtenidos debe realizarse ajustando el número de unidades que componen el saldo inicial de cada cuenta, al valor de la unidad que rige para las operaciones del día.

El abono diario de los resultados en las diferentes cuentas del patrimonio se entiende en forma global, sin que ello implique que a diario deba traducirse en pesos en los auxiliares de la cuenta individual, la cual siempre estará expresada en unidades en favor de cada afiliado.

Así mismo, en el evento en el cual el resultado sea negativo, se cargará en las diferentes cuentas del patrimonio en forma global, sin que ello implique que a diario deba traducirse en pesos en los auxiliares de la cuenta individual.

El saldo de esta cuenta debe corresponder al valor que resulte de multiplicar la diferencia entre el valor de la unidad al cierre del día y la que rige para las operaciones del día, por el número de unidades que conforman las cuentas del patrimonio.

Clase Grupo Cuenta 

74. Ingresos 741 Operacionales 74132 Suma a abonar para 

alcanzar la rentabilidad 

mínima 

Descripción

Registra el valor de la suma a abonar por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de la suma a abonar por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre de ejercicio.

Clase Grupo Cuenta 

75. Gastos y 757 Rendimientos 

costos abonados 

Descripción

Registra el valor de los rendimientos obtenidos, calculados como la diferencia entre ingresos (clase 74) y gastos y costos (grupos 751 y 752), que deben ser abonados en la cuenta 736 - Resultados por distribuir - para que sean repartidos en los diversos conceptos de patrimonio conforme a las unidades de igual monto y características en que se encuentre determinado.

Dinámica

Débitos

1. Por el valor de los rendimientos obtenidos, con abono a la cuenta 736 - Resultados por distribuir-.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Créditos

1. Por el valor del resultado negativo, con cargo a la cuenta 736 - Resultados por distribuir-.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Plan de cuentas para fondos de pensiones

Código Nombre 

71999 Provisión otros activos 

7199995 Otras provisiones 

72 Pasivo 

722 Pactos de recompra  

72210 Compromisos de recompra inversiones negociadas 

7221005 Bancos 

7221010 Corporaciones financieras 

7221015 Compañías de financiamiento comercial 

7221020 Otras entidades financieras 

724 Créditos de bancos y otras obligaciones financieras 

72430 Bancos y otras entidades financieras 

7243005 Créditos 

7243010 Descubiertos en cuenta corriente bancaria 

72495 Otras obligaciones financieras 

725 Cuentas por pagar 

72505 Intereses 

7250510 Pactos de recompra 

7250515 Créditos de bancos y otras obligaciones financieras 

7250595 Otros 

72510 Comisiones y honorarios 

7251005 Comisiones 

7251010 Honorarios - revisoría fiscal 

7251095 Otros 

72555 Retenciones en la fuente 

7255505 Rendimientos financieros 

7412960 Opciones calls sobre divisas 

7412961 Opciones puts sobre divisas 

7412962 Caps, floors, collars y otras sobre divisas 

7412965 Opciones calls sobre tasas de interés 

7412966 Opciones puts sobre tasas de interés 

7412967 Caps, floors, collars y otras sobre tasas de interés 

7412970 Opciones calls sobre títulos 

7412971 Opciones puts sobre títulos 

7412972 Caps, floors, collars y otras sobre títulos 

7412975 Opciones calls - otros 

7412976 Opciones puts - otros 

7412977 Caps, floors, collars y otras - otras 

74132 Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima 

74160 Recuperaciones 

7416008 Reintegro provisiones cuentas por cobrar 

74195 Diversos 

7419595 Otros 

742 No operacionales 

74225 Recuperaciones 

7422512 Reintegro provisiones de inversiones 

7422513 Reintegro otras provisiones 

7422595 Otras 

74295 Diversos 

7429595 Otros 

75 Gastos y costos 

751 Operacionales 

75103 Intereses créditos de bancos 

y otras obligaciones financieras 

7510306 Bancos y otras obligaciones financieras 

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 711 Disponible 71115 Bancos y otras 

entidades financieras 

Descripción

Registra los depósitos a la vista constituidos en bancos y otras entidades financieras.

Así mismo, los descubiertos en cuenta corriente bancaria se constituyen en obligaciones a favor del respectivo establecimiento bancario y se deben reflejar en la subcuenta 7243010 - Descubiertos en cuenta corriente bancaria-.

En el código 7111505 - Bancos-, las sociedades administradoras de fondos de pensiones registrarán exclusivamente el movimiento de cuentas corrientes bancarias.

Las transacciones concertadas a través de medios de comunicación inmediata (télex, teléfono, etc.), se registrarán el mismo día en el cual se produzcan, debiendo estar reconfirmadas por la documentación pertinente. Las que se originen mediante notas de contabilidad se registrarán el día de recepción de las mismas.

Los saldos de las cuentas bancarias deberán ser conciliados con los respectivos estados de cuenta por lo menos cada mes.

Las partidas que resulten pendientes deberán regularizarse en un plazo no mayor de treinta (30) días calendario.

El valor de los cheques girados por el fondo con cargo a las cuentas individuales que no hayan sido retirados de la administradora dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición, se abonará a la cuenta respectiva del grupo 731 - Cuentas individuales de ahorro pensional-, al valor de la unidad que rige para las operaciones del día en que se efectúa el reintegro a la cuenta individual.

El valor de los cheques girados distintos a los descritos en el párrafo anterior, que no hayan sido cobrados luego de seis (6) meses de su expedición, se abonará a la cuenta 72595 - Cuentas por pagar, diversas-.

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 711 Disponible 71115 Bancos y otras 

entidades financieras 

Dinámica

Débitos

1. Por los depósitos realizados mediante consignaciones.

2. Por las notas de abono originadas en razón de los préstamos obtenidos.

3. Por las notas de abono en operaciones de transferencia de fondos.

4. Por el traslado a la cuenta respectiva del grupo 731 -Cuentas individuales de ahorro pensional - de los cheques girados con cargo a las cuentas individuales no retirados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición.

5. Por el traslado a la cuenta 72595 - Cuentas por pagar - diversas - de los cheques girados no cobrados luego de seis (6) meses de su expedición, distintos a los descritos en el numeral anterior.

6. Por otras notas de abono.

Créditos

1. Por el valor de los cheques librados.

2. Por las notas de cargo originadas en cheques impagados.

3. Por las notas de cargo originadas en operaciones de transferencia de fondos.

4. Por otras notas de cargo.

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 716 Cuentas 

por cobrar 

Descripción

Registra los importes pendientes de cobro, tales como intereses por concepto de pactos de reventa inversiones negociadas y demás sumas por cobrar devengadas por cualquier otro concepto.

Para efectos de la evaluación de que tratan las resoluciones 1980 y 2195 de 1994, se deberá efectuar un seguimiento permanente de las cuentas por cobrar a favor del fondo de pensiones, para lo cual se deben asimilar a créditos de consumo. En consecuencia, los procedimientos para la evaluación y calificación de las cuentas por cobrar, en este sentido, se ceñirán a los mismos criterios establecidos en el grupo 16 del plan de cuentas para la sociedad administradora.

Para una adecuada presentación de los estados financieros, el saldo de este grupo se mostrará deducido por el saldo de la cuenta 71696 - Provisión cuentas por cobrar-.

Para efectos de cumplir con los artículos 4º, 11 y 53, entre otros, del Decreto 2649 de 1993, se entiende que no podrán compensarse provisiones entre subcuentas y, por ende, tampoco entre cuentas de provisiones.

Clase Grupo Cuenta 

71. Activo 716 Cuentas 71602 Para alcanzar la  

por cobrar rentabilidad mínima 

Descripción

Registra el valor de la suma a abonar por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima, de acuerdo con el procedimiento establecido por la Superintendencia Bancaria.

Esta suma será registrada el último día del período de verificación, con abono a la cuenta suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima, código 74132. Dicho valor deberá ser girado al fondo en un plazo máximo de cinco (5) días comunes contados a partir del día en que se divulgue la rentabilidad acumulada mínima obligatoria por parte de esta superintendencia.

Dinámica

Débitos

1. Por los valores pendientes de cobro, con abono a la cuenta 74132 - Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima-.

Créditos

1. Por los valores recibidos por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima-.

Clase Grupo Cuenta 

71. Pasivo 725 Cuentas 

por pagar 

Descripción

Registra los importes pendientes de pago por concepto de intereses, honorarios, retenciones en la fuente y otras cuentas por pagar diversas.

Clase Grupo Cuenta 

72. Pasivo 725 Cuentas 72595 Diversas 

por pagar 

Descripción

Registra otras cuentas por pagar por conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de los cheques girados y no cobrados, al cabo de seis (6) meses, de conformidad con la descripción de la cuenta 71115.

2. Por otras cuentas por pagar diversas.

Débitos

1. Por los pagos.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 731 Cuentas 

individuales de 

ahorro 

pensional 

Descripción

Representa los valores consolidados de las sumas recibidas por concepto de cotizaciones de pensiones.

Para la cuenta 73105 - Cotizaciones de pensión - se tendrán registros en libros auxiliares, en donde se reflejarán los movimientos débitos y créditos en unidades por concepto de ingresos, devoluciones y anulaciones de cada afiliado, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo; pero, en todo caso, el total de unidades de cada afiliado se traducirá a pesos por lo menos una vez al finalizar el mes calendario.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Cuentas individuales de ahorro pensional multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 731 Cuentas 73105 Cotizaciones de pensión 

individuales de 

ahorro pensional 

4. Por los valores trasladados de las cuentas 73305 -recaudos en proceso-, 73310 - Traslado de régimen o a otros fondos en proceso o 734 - Cotizaciones no identificados-.

5. Por el valor correspondiente a la participación de las utilidades de la póliza de seguro de invalidez y sobrevivencia con participación, cuando a ello hubiere lugar.

6. Por el traslado de la cuenta 71115 - Bancos y otras entidades financieras-, de los cheques girados no retirados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su expedición.

4. Por la devolución al fondo de solidaridad pensional de los subsidios recibidos por el mismo en los eventos en que las disposiciones vigentes lo exijan.

5. Por el valor de la prima de seguro de vida individual que, de conformidad con los planes alternativos de pensiones debidamente autorizados, decidan tomar los afiliados.

6. Por la comisión de administración de afiliados cesantes y aportes voluntarios.

7. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 732 Cotizaciones 

de no vinculados 

Descripción

Comprende los valores recaudados por concepto de cotizaciones obligatorias, voluntarias y para el fondo de solidaridad pensional de personas que se hayan identificado que se encuentran afiliadas a un fondo de pensiones administrado por otra sociedad.

Para la cuenta 73205 - Cotizaciones de pensión de no vinculados-, se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El uso de esta cuenta debe ser de carácter temporal y su utilización no debe superar los cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se conozca el destinatario correcto, tiempo durante el cual deben ser trasladados los aportes a la sociedad administradora correspondiente junto con sus valorizaciones, es decir, en unidades.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Cotizaciones de no vinculados multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 732 Cotizaciones de 73205 Cotizaciones de pensión 

no vinculados de no vinculados 

Descripción

Registra los valores recibidos por concepto de cotizaciones de personas que se hayan identificado que se encuentran afiliadas a un fondo de pensiones administrado por otra sociedad, los cuales deben ser trasladados en un término no mayor a cinco (5) días hábiles.

Dinámica

Créditos

1. Por las cotizaciones recibidas.

2. Por los valores trasladados de las cuentas 73305 -Recaudos en proceso - o 73310 - Traslado de régimen a otros fondos en proceso-.

3. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por la devolución de los valores recibidos.

2. Por el valor correspondiente a la comisión por concepto de gestión de administración, cuando a ello hubiere lugar.

3. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

4. Por los traslados a la sociedad administradora correspondiente.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 733 Recaudos y 

traslados en 

proceso 

Descripción

Comprende las cuentas que registran los valores recaudados por concepto de cotizaciones de pensiones y valores recibidos de otros fondos debidamente identificados, hasta tanto se verifique el abono en cuentas individuales de ahorro pensional que debe realizarse en un término no mayor a veinte (20) días comunes.

Tanto para la cuenta 73305 - Recaudos en proceso-, como para la cuenta 73310 - Traslado de régimen o a otros fondos en proceso-, se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Recaudos y traspasos en proceso multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 733 Recaudos y 73305 Recaudos en proceso 

traslados en 

proceso 

Descripción

Registra los valores recibidos por concepto de recaudo de cotizaciones que se encuentran en proceso de abono en cuentas individuales de ahorro pensional, lo cual debe verificarse en un término no mayor a veinte (20) días comunes.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores recibidos.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por el abono en cuentas individuales de ahorro pensional.

2. Por los traslados a los grupos 732 - Cotizaciones de no vinculados - y 734 - Auxilios y aportes no identificados-.

3. Por los traslados a la cuenta 738 - Comisiones y seguros por trasladar a la administradora-.

4. Por el traslado a la cuenta 739 - Fondo de solidaridad pensional-.

5. Por el traslado a la cuenta 73605 - Aportes en exceso-.

6. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 733 Recaudos y 73310 Traslado de régimen o a 

traslados en otros fondos en proceso 

´ proceso 

Descripción

Registra los valores recibidos por concepto de traslados de régimen o a otros fondos en proceso, los cuales puede transferir voluntariamente el afiliado, previo aviso a la sociedad administradora en la cual se encuentra y a su empleador, de acuerdo con la forma y plazo que determinen las normas vigentes para tal efecto.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores recibidos.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por el abono en cuentas individuales de ahorro pensional.

2. Por los traslados a los grupos 732 - Cotizaciones de no vinculados - y 734 - Cotizaciones no identificadas-.

3. Por los traslados a las cuentas 738 - Comisiones y seguros por trasladar a la administradora - y 739 - Fondo de solidaridad pensional.

4. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 734 Cotizaciones 

no identificadas 

Descripción

Registra las sumas recibidas por concepto de cotizaciones de pensiones y aportes para el fondo de solidaridad pensional que no sea posible abonar en cuentas individuales de ahorro pensional y al fondo de solidaridad pensional en razón a que no se ha hecho plena identificación del afiliado por circunstancias ajenas a la sociedad administradora.

El uso de este código debe ser excepcional y para efectos de su regularización se debe informar a la Superintendencia Bancaria sobre los trámites adelantados para tal fin, previa solicitud por parte de ésta.

Para la cuenta 73405 - Cotizaciones de pensión no identificadas-, se tendrán registros en libros en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Cotizaciones no identificadas multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 734 Cotizaciones 73405 Cotizaciones 

no identificadas no identificadas 

Descripción

Ver descripción del Grupo 734 - Cotizaciones no identificadas-.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores trasladados de la cuenta 73305 o de la cuenta 73310.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por los abonos en cuentas individuales de ahorro pensional - Cuenta 73105-.

2. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

3. Por el traslado a otros fondos o su devolución, cuando a ello hubiere lugar.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 735 Reserva de 

estabilización de 

rendimientos 

Descripción

Registra el valor de la reserva de estabilización de rendimientos que deberá mantener la sociedad administradora del fondo de pensiones, de conformidad con lo dispuesto en las disposiciones vigentes, la cual deberá estar representada en unidades.

Para esta cuenta se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta Reserva de estabilización de rendimientos multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores recibidos de la sociedad administradora.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por la liberación de excesos en el valor de la reserva de estabilización de rendimientos.

2. Por el valor del resultado negativo con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

3. Por el valor destinado a la suma a abonar cuando no se alcance la rentabilidad mínima y se tenga que hacer uso de la reserva de estabilización.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 736 Resultados por 

distribuir 

Descripción

En esta cuenta se registra el valor de las utilidades o pérdidas que se deben abonar en las cuentas que conforman el patrimonio, representado en pesos y no en unidades.

En razón a que las cuentas del patrimonio se deben encontrar registradas al valor de la unidad que rige para las operaciones del día, el abono diario de los rendimientos obtenidos debe realizarse ajustando el número de unidades que componen el saldo inicial de cada cuenta, al valor de la unidad que rige para las operaciones del día.

El abono diario de los resultados en las diferentes cuentas del patrimonio se entiende en forma global, sin que ello implique que a diario deba traducirse en pesos en los auxiliares de la cuenta individual, la cual siempre estará expresada en unidades en favor de cada afiliado.

Así mismo, en el evento en el cual el resultado sea negativo, se cargará en las diferentes cuentas del patrimonio en forma global, sin que ello implique que a diario deba traducirse en pesos en los auxiliares de la cuenta individual.

El saldo de esta cuenta debe corresponder al valor que resulte de multiplicar la diferencia entre el valor de la unidad al cierre del día y la que rige para las operaciones del día, por el número de unidades que conforman las cuentas del patrimonio.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 737 Aportes en 

exceso 

Descripción

Registra los valores trasladados de la cuenta 73305 - Recaudos en proceso-, debido a que en el proceso de verificación se determinan excesos en las sumas aportadas.

Para la cuenta 73705 - Aportes en exceso-, se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta aportes en exceso multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 737 Aportes en 73705 Aportes en exceso 

exceso 

Descripción

Ver descripción del Grupo 737 - Aportes en exceso-.

Dinámica

Créditos

1. Por los valores trasladados de las cuentas 73305 - Recaudos en proceso- o 73310 - Traslado de régimen o a otros fondos en proceso-.

2. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por los abonos en cuentas individuales de ahorro pensional cuenta - 73105-.

2. Por el valor del resultado negativo con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

3. Por la devolución al afiliado o empleador, según el caso.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 738 Comisiones y 

seguros por trasladar 

a la administradora 

Descripción

Registra el valor de las cotizaciones recibidas y pendientes de transferir a la sociedad administradora, destinadas al pago de comisión por la administración del fondo y primas de seguro. Los citados valores serán registrados en esta cuenta sólo cuando los aportes que los originaron hayan sido abonados a la respectiva cuenta individual de ahorro pensional de cada afiliado.

Al momento de girar estos recursos a la administradora se les dará el tratamiento de operaciones anuladas, retirando del patrimonio las mismas unidades que ingresaron y teniendo en cuenta que los rendimientos devengados por el mayor valor de la unidad no pertenecen al afiliado y, por tanto, serán repartidos el día de la anulación como un ingreso del fondo.

Tanto para cuenta 73805 - Comisión por administración del fondo-, como para la cuenta 73810 - Seguros recibidos pendientes de transferir-, se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejan los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta comisiones y seguros por trasladar a la administradora multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, debe corresponder, en todo momento, al saldo de la cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 738 Comisiones y 73805 Comisión por 

seguros por trasladar a administración del fondo 

la administradora 

Descripción

Ver descripción del grupo 738 - Comisiones y seguros por trasladar a la administradora-.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de las cotizaciones recibidas correspondientes a la comisión por la administración del fondo pendientes de transferir a la sociedad administradora.

2. Por los valores trasladados de la cuenta 733 - Recaudos y traslados en proceso-.

3. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por la transferencia a la sociedad administradora de las cotizaciones recibidas una vez los aportes se hayan abonado a la cuenta individual de ahorro pensional de cada afiliado.

2. Por el valor del resultado negativo con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 738 Comisiones y 73810 Seguros recibidos 

seguros por trasladar a pendientes de transferir 

la administradora 

Descripción

Ver descripción del grupo 738 - Comisiones y seguros por trasladar a la administradora-.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de las cotizaciones recibidas correspondientes a las prima de seguros pendientes de transferir a la sociedad administradora.

2. Por los valores trasladados de la cuenta 733 - Recaudos y traslados en proceso.

3. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Débitos

1. Por la transferencia a la sociedad administradora de las cotizaciones recibidas una vez los aportes se hayan abonado a la cuenta individual de ahorro pensional de cada afiliado.

2. Por el valor del resultado negativo, con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 739 Aportes por 

trasladar al fondo de 

solidaridad pensional 

Descripción

Registra el valor de las cotizaciones recibidas a favor del fondo de solidaridad pensional. El traslado de las mismas deberá efectuarse en unidades y a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a aquel en el cual se recibió la cotización. Para determinar el valor a trasladar, se debe tener en cuenta el valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realice el traslado.

Para esta cuenta se tendrán registros en libros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dará como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo.

El saldo del libro auxiliar en unidades de la cuenta aportes por trasladar al fondo de solidaridad pensional multiplicado por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día debe corresponder, en todo momento, al saldo de esta cuenta.

Clase Grupo Cuenta 

73. Patrimonio 739 Aportes por 73905 Cotizaciones recibidas 

trasladar al fondo de pendientes de transferir 

solidaridad pensional 

Descripción

Ver descripción del Grupo 739 - Aportes por trasladar al fondo de solidaridad pensional-.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de las cotizaciones recibidas pendientes de transferir al fondo de solidaridad pensional.

2. Por los intereses de mora cancelados por los empleadores sobre las cotizaciones a abonar al fondo de solidaridad pensional no consignadas dentro de los plazos señalados por las disposiciones vigentes.

3. Por los valores trasladados del grupo 733 - Recaudos y traslados en proceso-.

4. Por los rendimientos abonados con cargo al grupo 736 - Resultados por distribuidor-.

Débitos

1. Por la transferencia al fondo de solidaridad pensional de las cotizaciones e intereses recibidos.

2. Por el valor del resultado negativo con abono al grupo 736 - Resultados por distribuir-.

Clase Grupo Cuenta 

74. Ingresos 741 Operacionales 74132 Suma a abonar para 

alcanzar la rentabilidad 

mínima. 

Descripción

Registra el valor de la suma a abonar por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima.

Dinámica

Créditos

1. Por el valor de la suma a abonar por parte de la sociedad administradora para alcanzar la rentabilidad mínima.

Débitos

2. Por la cancelación de saldos al cierre de ejercicio.

Clase Grupo Cuenta 

75. Gastos y 757 Rendimientos 

costos abonados 

Descripción

Registra el valor de los rendimientos obtenidos, calculados como la diferencia entre ingresos (clase 74) y gastos y costos (grupos 751 y 752), que deben ser abonados en la cuenta 736 - Resultados por distribuir - para que sean repartidos en los diversos conceptos de patrimonio conforme a las unidades de igual monto y características en que se encuentre determinado.

Dinámica

Débitos

1. Por el valor de los rendimientos obtenidos con abono a la cuenta 736 - Resultados por distribuir-.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Créditos

1. Por el valor del resultado negativo, con cargo a la cuenta 736 - Resultados por distribuir-.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio

Clase Grupo Cuenta 

1. Activo 16 Cuentas por cobrar 1610 Comisiones 

Descripción

Registra el valor de las comisiones devengadas y pendientes de cobro, resultantes de la creación de aceptaciones bancarias, cartas de crédito, avales, garantías bancarias, operaciones relacionadas con negocios fiduciarios y otros servicios prestados por la entidad.

En la subcuenta 161053 - Comisiones, administración fondo de cesantía - las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía durante el respectivo mes, registrarán la comisión de manejo sobre el valor del fondo administrado, única para todos los afiliados establecida por la sociedad administradora, la cual se liquida en forma diaria sobre el valor del fondo de cesantía administrado, con un máximo actual del cuatro por ciento (4%) anual con abono a la subcuenta 411553 - Comisión de administración fondo de cesantía-. Cuando no se esté cumpliendo con la obtención de la rentabilidad mínima acumulada, la comisión causada durante el período transcurrido en el trimestre debe corresponder a la comisión registrada como gasto en la contabilidad del fondo —código 7511505— menos el valor de la suma a abonar (esta deducción debe hacerse hasta el monto del gasto registrado en el fondo). Dicha comisión sólo se cancelará cuando la administradora acredite que ha cumplido con la obligación de haber obtenido la rentabilidad mínima acumulada en el fondo de cesantía en el período trimestral que culmine en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre.

En la subcuenta 161060 - Administración fondo de pensiones obligatorias - las sociedades que administren fondos de pensiones registrarán el valor de la comisión por concepto de administración de dichos fondos, una vez los aportes que las originaron hayan sido abonados a la respectiva cuenta individual de ahorro pensional de cada afiliado.

Anexo l - Remisión de información

Parte V - Proforma F.6000

Tema: Valoración fondos de pensiones y de cesantía

Nombre de proforma: Informe diario - Valoración de fondos de pensiones y de cesantía

Número de proforma: F. 6000 - 03

Número de formato: 135 Valores de unidad 136 Valoración del fondo 137 Rentabilidad del fondo

Objetivo: Mantener información oportuna y actualizada del comportamiento del portafolio de inversiones de los fondos de pensiones y de cesantía.

Tipo de entidad a la que aplica: Sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía del régimen de ahorro individual con solidaridad (formatos 135 - 136 - 137) Caja de Auxilios y Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles, Caxdac (formatos 136 - 137)

Periodicidad: Diaria

Fecha de reporte: Diaria

Fecha de corte de la información: Diaria

Documento técnico: SB-DS-003 Versión 3.0 o SB-DS-015 Versión 2.0

Tipo y número del informe: 17 Informe diario de valoración de los fondos de pensiones y cesantía

Medio de envío: Módem - RDSI

Dependencia usuaria: División de análisis financiero y contable de ahorro individual (formatos relativos a sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía del régimen de ahorro individual con solidaridad) división de análisis financiero y contable de prima media (formatos relativos a la Caja de Auxilios y Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles, Caxdac.

Instructivo

Consideraciones a tener en cuenta para la transmisión: Conformación del archivo: Cada fondo a reportar deberá ser identificado a través del registro tipo 2 y a continuación los registros tipo 4 con la información correspondiente a los formatos, conservando las especificaciones y clasificación consignadas en el documento técnico SB-DS-003 Versión 3.0 o SB-DS-015 Versión 2.0.

Otras consideraciones:

a) Transmitir diariamente un (1) solo archivo. Éste debe contener la información de todos los fondos administrados por la entidad. El mismo debe comenzar con aquella del fondo de cesantías, continuar con la del fondo de pensiones obligatorias y finalizar con las de los fondos de pensiones voluntarias. Caxdac transmitirá exclusivamente la información correspondiente a los fondos legales;

b) Cualquier transmisión extemporánea debe ser previamente autorizada por las divisiones de análisis financiero y contable de ahorro individual o de prima media, según corresponda, de la delegatura para entidades administradoras de pensiones y cesantía de esta superintendencia;

c) La Superintendencia Bancaria comunicará a la entidad cualquier suspensión temporal del proceso durante el día, y acordará las acciones tendientes a corregir las inconsistencias, el siguiente día hábil;

d) El día lunes de cada semana deben transmitirse tres (3) archivos consecutivamente, con la información del jueves, viernes y sábado; igual criterio debe aplicarse a la transmisión que se efectúa después de cualquier día festivo, semana santa o autorizaciones de cierre de oficinas como las de fin de año;

e) Los datos en pesos ($) y porcentajes (%) deben ser transmitidos con dos (2) decimales, y los datos correspondientes a las unidades con seis (6) decimales;

f) Todos los valores deben ser positivos, excepto el valor de anulaciones y rendimientos abonados en el día (formato 136, unidad de captura 01, subcuenta 035 y unidad de captura 02, subcuenta 050) que, en caso de ser negativos, se les antepondrá el signo menos (-), y

g) La Caja de Auxilios y de Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles, Caxdac, sólo diligenciará las columnas correspondientes a pesos ($). Para la descripción que se da en los siguientes formatos, se considera que se está transmitiendo información del día t.

Formato 135 valores de unidad

Unidad Subcta. Columna Descripción 

captura

01 006 01 Valor de la unidad al inicio del día o de operación: Es el valor de la unidad calculado al cierre del día anterior (Vut-1). Corresponde al valor de la unidad que rige para las operaciones del día. 

01 011 01 Valor de la unidad al final del día: Es el valor calculado al cierre de las operaciones del día que se está reportando (Vut). 

Formato 136 valoración del fondo

Unidad Subcta. Columna Descripción 

captura

01 005 01,02 Valor del fondo al inicio de operaciones (NUt, VFt): Es el valor del fondo al cierre del día anterior, expresado en unidades y en pesos ($). 

01 011 01,02 Aportes y traslados recibidos (NUATt, ATt): En el caso de pensiones se incluirá en este rubro el valor de los traslados recibidos y el monto bruto de los aportes, es decir, incluye comisiones, seguros, aportes al fondo de solidaridad pensional e intereses de mora, si los hubiere, expresado en unidades y en pesos ($). En el caso de Caxdac, también incluye los valores por transferencias de las empresas y sus respectivos intereses de mora. 

01 016 01,02 Mesadas pensionales (NUMPt, MPt): Corresponde al valor pagado en el día t, por concepto de mesadas pensionales, expresado en unidades y en pesos ($). 

01 021 01,02 Devolución de saldos o retiros de cesantía (NUDRt, DRt): Corresponde al valor de los retiros efectuados por los afiliados en el día t por concepto de devolución de saldos, en el caso de fondos de pensiones, y al valor de los retiros parciales y definitivos, tratándose de fondos de cesantía, expresado en unidades y en pesos ($). En el caso de Caxdac, corresponde al valor pagado por indemnizaciones sustitutivas. 

01 026 01,02 Traslados a otras administradoras (NUTRt, TRt): Es la suma de todos los retiros del fondo efectuados en el día t, por concepto de traslados a otras administradoras, expresada en unidades y en pesos ($). En el caso de Caxdac, incluye la suma de los bonos pensionales pagados en el día t. 

01 031 01,02 Otros retiros (NUORt, ORt): Corresponde a la suma de los retiros del fondo, efectuados de acuerdo con las normas vigentes, distintos a mesadas pensionales, devoluciones de saldos o retiros de cesantía y traslados a otras administradoras. En este campo se registrarán los retiros por concepto de seguros previsionales, comisión por administración del fondo de pensiones y auxilios funerarios, en los casos en que hubiere lugar, expresado en unidades y en pesos ($). En el caso de Caxdac también incluye los bonos de reconocimiento a que haya lugar. 

01 035 01,02 Anulaciones (NUANt, ANt): Es el valor de todas las anulaciones de operaciones en el día t, expresado en unidades y en pesos ($). Este valor podrá ser positivo o negativo según el caso. 

01 040 01,02 Valor del fondo al cierre del día - antes de rendimientos (NUCt, VFCt): Corresponde al resultado de sumarle al valor del fondo al inicio de operaciones, los aportes y traslados recibidos y restarle el pago de mesadas pensionales, la devolución de saldos o retiros de cesantía, los traslados a otras administradoras, otros retiros y las anulaciones, expresado en unidades y en pesos ($). 

01 045 01,02 Valor del fondo al cierre del día - incluidos los rendimientos (NUCt, VFCr): Este valor debe corresponder a la suma del valor del fondo al cierre del día —antes de rendimientos— y el valor de los rendimientos abonados en el día. Su saldo debe ser igual al registrado en el código 73 del balance general de cada fondo. Expresado en unidades y en pesos ($). 

02 050 01,02 Rendimientos abonados en el día (INGt- GTSt): El valor registrado en este campo debe ser igual al movimiento diario presentado en la cuenta 757 del estado de resultados. Expresado en pesos ($). Este valor podrá ser positivo o negativo según el caso. 

Formato 137 rentabilidad del fondo

Unidad Subcta. Columna Descripción 

captura

01 005 01 Rentabilidad diaria: Es el resultado de la siguiente operación: ((Rendimientos abonados en el día/Valor del fondo al inicio de operaciones) + 1)^365) -1 

01 010 01 Rentabilidad acumulada del fondo: Esta rentabilidad será reportada diariamente. Corresponde a la tasa interna de retorno, en términos anuales, del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor inicial del fondo al primer día de dicho período y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo y como egreso el valor del fondo al cierre del día —incluidos los rendimientos—, del último día del período de cálculo. Se entenderá como valor neto de los aportes diarios (valor del fondo al cierre del día, menos valor del fondo al inicio de operaciones), el valor que resulte de deducir a los aportes y traslados recibidos, los pagos de mesadas pensionales, las devoluciones de saldos o retiros de cesantía, otros retiros, las anulaciones y los traslados a otras administradoras. El período de cálculo para los fondos de pensiones obligatorias será los últimos 36 meses, para los fondos de cesantía los últimos 24 meses y para los fondos de pensiones voluntarias los últimos doce (12) meses. Para la Caja de Auxilios y Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles, Caxdac, el período de cálculo será el comprendido entre el 1º de enero de cada año y el día t. 

NOTA: El formulario anexo a la presente circular (Informe diario - Valoración de fondos de pensiones y cesantías) puede ser consultado en las oficinas de Superintendencia Bancaria.

Superintendencia Bancaria de Colombia

CAPÍTULO XII

Entidades administradoras de pensiones y de cesantía

1. Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía

1.1. Valoración del fondo. El valor del fondo se determinará en forma diaria y se expresará en pesos y en unidades.

1.1.1. Valor del fondo y su expresión en unidades. Las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y representan cuotas partes del valor patrimonial del fondo; el mayor valor de la unidad representa los rendimientos que se han obtenido.

Los aportes de empleados y de afiliados independientes, los pagos de mesadas pensionales, las devoluciones de saldos en los fondos de pensiones, los retiros definitivos y anticipados de cesantía, los traslados y las anulaciones tendrán expresión en unidades y tal conversión se efectuará al valor de la unidad calculado al cierre del día inmediatamente anterior.

Tales movimientos deben registrarse en unidades con una precisión de mínimo seis (6) decimales.

1.1.2. Valor al cierre del día - antes de rendimientos. Al valor del fondo al inicio de operaciones del día t (VFt) se le sumarán los aportes y traslados recibidos durante el día y se le deducirán los pagos de mesadas pensionales, las devoluciones de saldos o retiros de cesantía, los traslados a otras administradoras, otros retiros y las anulaciones, todos ellos expresados también en unidades, al valor de la unidad que rija para las operaciones de ese día. El resultado será el valor del fondo al cierre del día antes de rendimientos (VFCt), cuya expresión se determina en pesos, así:

VFCt = VFt + ATt - MPt - DRt - TRt - ORt ± ANt

Donde:

VFCt = Valor del fondo al cierre del día t - antes de rendimientos

VFt = Valor del fondo al inicio de operaciones del día t

ATt = Valor de los aportes y traslados recibidos de afiliados en el día t; incluye consignaciones por auxilios y aportes de cesantía, aportes de la sociedad administradora, si los hubiere, y tratándose de los fondos de pensiones se incluirá en este rubro el valor bruto del aporte, es decir, incluye comisiones, seguros y aportes al fondo de solidaridad pensional

MPt = Valor de las mesadas pensionales pagadas en el día t

DRt = Valor de las devoluciones de saldos, en el caso de los fondos de pensiones, y los retiros de cesantía en el día t

TRt = Valor de los traslados de aportes efectuados a otras administradoras

ORt = Valor de otros retiros efectuados en el día t

ANt = Valor de las anulaciones de operaciones en el día t

Y en unidades, así:

NUCt = NUt + NUATt - NUMPt - NUDRt - NUTRt - NUORt ± NUANt

Donde:

NUCt = Número de unidades del fondo al cierre del día t

NUt = Número de unidades del fondo al inicio de las operaciones del día t

NUATt = Número de unidades recibidas por concepto de aportes y traslados en el día t

NUMPt = Número de unidades retiradas en el día t por concepto de mesadas pensionales

NUDRt = Número de unidades retiradas durante el día t por concepto de devolución de saldos, tratándose de fondos de pensiones, y retiros anticipados y definitivos de cesantía

NUTRt = Número de unidades retiradas por concepto de traslados efectuados a otras administradoras

NUORt = Número de unidades por concepto de otros retiros efectuados en el día t

NUANt = Número de unidades anuladas en el día t

Para el día en que se inicie la operación del fondo, el valor de la unidad será de $1.000 (Vut = $1.000), de acuerdo con la reglamentación vigente.

1.1.3. Valor del fondo al cierre del día t - incluidos los rendimientos. Sobre el valor del fondo de cesantía al cierre del día t - antes de rendimientos (VFCt) se calculará el valor de la comisión que cobrará la sociedad administradora. Una vez hecho el cálculo, se procederá a obtener el valor del fondo al cierre del día t - incluidos los rendimientos (VFCr) aplicando los ingresos y gastos inherentes al fondo, a saber:

Los ingresos del fondo: (ING)

— Los rendimientos financieros generados por los activos que conforman el fondo

— La utilidad en las operaciones de compra/venta de activos

— Los ajustes positivos en los cobros de rendimientos

— Los rendimientos provenientes de anulación de aportes

— Cualquier otro ingreso a favor del fondo

Los gastos propios del fondo: (GTS)

— Tratándose de fondos de cesantía, la comisión de manejo sobre el valor del fondo que cobre la sociedad administradora, liquidada diariamente, en la forma como se estableció anteriormente.

— Los gastos por la defensa de los intereses del fondo.

— Las sumas destinadas al pago de las primas que establezca el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras.

— Los gastos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones repo u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas.

— Las pérdidas en venta de inversiones o bienes recibidos en dación de pago.

— En el caso de los fondos de pensiones, la remuneración al revisor fiscal.

— Cualquier otro gasto autorizado por la Superintendencia Bancaria.

En consecuencia, el valor del fondo al cierre del día “t” - incluidos los rendimientos es:

VFCr = VFCt + INGt - GTSt

Donde:

VFCr = Valor del fondo al cierre del día t incluidos los rendimientos, es decir, valor del fondo al inicio de operaciones del día t+1

VFCt = Valor del fondo al cierre del día t

INGt = Ingresos del fondo en el día t

GTSt = Gastos del fondo en el día t

Los pagos a comisionistas de bolsa deben quedar incluidos en el valor de compra de los títulos, por lo que no se deben incluir como gastos.

Los gastos de defensa de los intereses del fondo, al igual que cualquier otro gasto que debiera diferirse o amortizarse, deberán causarse siguiendo las instrucciones definidas por esta superintendencia, de forma equitativa para los afiliados del fondo durante el período en que deba causarse el gasto.

1.1.4. Valor de la unidad al final del día t. Una vez determinado el nuevo valor del fondo al cierre del día t - incluidos los rendimientos (VFCr) conforme al numeral anterior, se procederá a calcular el valor de la unidad al final del día, dividiendo el valor del fondo al cierre del día t - incluidos los rendimientos, entre el número de unidades al cierre de día (NUCt). El valor que de allí resulte será el valor de la unidad al final del día.

VFCr 

VUt = ————

NUCt 

Donde:

VUt = Valor de la unidad al final del día

VFCr = Valor del fondo al cierre del día t - incluidos los rendimientos

NUCt = Número de unidades del fondo al cierre del día t, que es también el número de unidades del fondo al inicio de operaciones del día t + 1

1.2. Cálculo de la rentabilidad obtenida por el fondo

1.2.1. Rentabilidad diaria. El cálculo de la rentabilidad diaria efectiva anual (RD) obtenida por el fondo deberá hacerse conforme a la siguiente fórmula:

= {(___Rendimientos abonados en el día ) + 1 }365 -1

Valor del fondo al inicio de operaciones 

1.2.2. Rentabilidad acumulada del fondo. Esta rentabilidad será reportada diariamente. Corresponde a la tasa interna de retorno en términos anuales, del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor inicial del fondo al primer día de dicho período y el valor neto de los aportes diarios efectuado durante el mismo y como egreso el valor del fondo al cierre del último día del período de cálculo incluidos los rendimientos.

Se entenderá como “valor neto de los aportes diarios” el valor que resulte de deducir a los aportes y traslados recibidos, los pagos de mesadas pensionales, las devoluciones de saldos o retiros de cesantía, los traslados a otras administradoras, otros retiros y las anulaciones. (Valor del fondo al cierre del día antes de rendimientos, menos valor del fondo al inicio de operaciones).

El período de cálculo para los fondos de pensiones obligatorias será los últimos treinta y seis (36) meses, para los fondos de cesantía los últimos veinticuatro (24) meses y para los fondos de pensiones voluntarias los últimos doce (12) meses.

Tratándose de fondos de pensiones obligatorias y de cesantía que se encuentren operando al 1º de julio de 1995, el período de cálculo se contará a partir de dicha fecha.

1.3. Valoración del portafolio de inversión. La valoración de los portafolios de inversión de los fondos de pensiones y de cesantía se deberá efectuar de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo primero de este instructivo y demás normas que la adicionen o modifiquen.

1.4. Procedimiento para los cierres trimestrales y cortes mensuales de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía. Con ocasión de la expedición del Decreto 806 del 2 de mayo de 1996, la verificación del cumplimiento de la rentabilidad mínima de los fondos de pensiones y de cesantía se efectuará en forma trimestral.

En consecuencia y con el objeto de facilitar la debida aplicación de los cierres trimestrales y cortes mensuales, se deberán seguir las siguientes instrucciones:

1.4.1. Cierres trimestrales

1.4.1.1. Rentabilidad acumulada del fondo. La sociedad administradora determinará al cierre de cada trimestre, los días 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, la rentabilidad acumulada alcanzada por el fondo durante el período de cálculo, conforme a la siguiente fórmula:

365

RAF = (1 + TIRd) - 1

Donde:

RAF : Rentabilidad acumulada del fondo

TIRd :Tasa interna de retorno diaria. Corresponde a la tasa interna de retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor inicial del fondo al primer día de dicho período y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo, y como egreso el valor del fondo - incluidos los rendimientos al último día del período de cálculo.

Se entenderá como “valor neto de los aportes diarios” el valor que resulte de deducir a los aportes y traslados recibidos, los pagos de mesadas pensionales, las devoluciones de saldos o retiros de cesantía, los traslados a otras administradoras, otros retiros y las anulaciones.

El período de cálculo para los fondos de pensiones corresponderá a los últimos 36 meses y para los fondos de cesantía a los últimos 24 meses.

Tratándose de fondos de pensiones y de cesantía que se encuentren operando al 1º de julio de 1995, el período de cálculo se contará a partir de dicha fecha.

Durante los primeros 36 meses de existencia de cada fondo de pensiones o los primeros 24 meses de existencia de cada fondo de cesantía, se entenderá por período de cálculo el lapso comprendido entre el día de inicio de operaciones y la fecha de verificación.

1.4.1.2. Rentabilidad acumulada mínima obligatoria. La rentabilidad acumulada mínima obligatoria para los fondos de pensiones y de cesantía será calculada por la Superintendencia Bancaria, conforme a lo dispuesto en el Decreto 806 del 2 de mayo de 1996, la cual será divulgada a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de cada cierre.

1.4.1.3. Cálculo de la suma a cubrir por la sociedad administradora en caso de no cumplir con la rentabilidad acumulada mínima obligatoria. Si no se alcanzó la rentabilidad acumulada mínima obligatoria durante el período de cálculo, la sociedad administradora determinará el nuevo valor del fondo con el cual se hubiese cumplido con la rentabilidad requerida.

El valor de la suma por la cual debe responder la sociedad administradora con cargo a su propio patrimonio corresponderá a la diferencia entre el nuevo valor del fondo con el cual se cumple la rentabilidad acumulada mínima obligatoria y el valor del fondo a la fecha de cierre, según la siguiente fórmula:

SA = NVF - VFC

SA = Suma a abonar al fondo cuando no se alcance la rentabilidad acumulada mínima obligatoria.

NVF = Valor del fondo al cierre del período de verificación con el cual se cumple la rentabilidad acumulada mínima obligatoria.

VFC = Valor del fondo al cierre del período de verificación con el cual se obtuvo la rentabilidad acumulada del fondo.

1.4.1.3.1. Fondo de pensiones. El valor a cubrir por la sociedad administradora será equivalente a la suma a abonar “SA”. Dicho valor deberá ser girado en efectivo al fondo en un plazo máximo de cinco (5) días comunes contados a partir del día en que se divulgue la rentabilidad acumulada mínima obligatoria por parte de esta superintendencia. Esta suma será registrada el último día del período de verificación en el código 71602 - Cuentas por cobrar para alcanzar la rentabilidad mínima-, con abono al código 74132 - Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima-, hasta tanto sea girada al fondo.

1.4.1.3.2. Fondo de cesantía. Si el valor “SA” es inferior al saldo de las cuentas por pagar por concepto de comisión por administración del fondo y comisión retiros parciales, dicha suma se descontará, el último día del período de verificación, inicialmente de la cuenta por pagar por concepto de comisión por administración y posteriormente de la comisión por retiros parciales, con abono al código 74132 - Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima-, pudiendo efectuar la administradora el cobro de la suma restante de las comisiones por pagar.

Si el valor “SA” es superior al saldo de la cuenta por pagar por concepto de comisión por administración del fondo y comisión retiros parciales, la sociedad administradora cubrirá en efectivo dicha diferencia a favor del fondo en un plazo máximo de cinco (5) días comunes contados a partir del día en que se divulgue la rentabilidad acumulada mínima obligatoria por parte de esta superintendencia. Esta suma será registrada el último día del período de verificación en el código 71602 - Cuentas por cobrar, para alcanzar la rentabilidad mínima-, con abono al código 74132 - Suma a abonar para alcanzar la rentabilidad mínima-, hasta tanto sea girada al fondo.

1.4.2. Cortes mensuales. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía constituirán provisiones en los períodos intermedios (mensuales) para cubrir las contingencias de pérdida probable cuando la rentabilidad acumulada del fondo de los últimos treinta y seis (36) meses, en el caso de los fondos de pensiones, y de los últimos veinticuatro (24) meses, tratándose de fondos de cesantía, sea inferior a la rentabilidad acumulada mínima obligatoria para el mismo período de tiempo. Para el efecto, la Superintendencia Bancaria divulgará ésta última durante los primeros diez (10) días comunes del mes siguiente a aquel en el cual se efectúa el corte.

La provisión a que se refiere el presente numeral se constituirá por el valor de la suma a abonar “SA” que resultaría si se tuviese que cumplir al final del respectivo mes con la rentabilidad acumulada mínima en mención, siguiendo el procedimiento descrito en el numeral 1.3 del presente instructivo, la cual se registrará con cargo al código 517073 - Provisiones fondo de pensiones - y abono al código 289595 - Diversos otros-, tratándose de fondos de pensiones. En el caso de los fondos de cesantía, dicha suma a abonar, en primer lugar disminuirá el valor del ingreso por concepto de comisión de administración causado durante el trimestre por parte de la sociedad administradora y la respectiva cuenta por cobrar y cuando el valor de la suma a abonar exceda la cuenta por pagar por administración del fondo y retiros parciales causados por el fondo durante el trimestre, dicho exceso se registrará con cargo al código 517072 - Provisiones fondo de cesantías y abono al código 289595 - Diversos -otros.

1.5. Causación comisión por concepto de administración fondo de pensiones obligatorias. Con el propósito de contar con un procedimiento uniforme para todas las administradoras de pensiones en la causación del ingreso de la referencia, es conveniente aclarar:

1.5.1. De conformidad con lo dispuesto en la descripción de la cuenta 1610 - Comisiones - del plan único de cuentas del sistema financiero, en la subcuenta 161060 - Administración fondos de pensiones obligatorias - “las sociedades que administren fondos de pensiones registrarán el valor de la comisión por concepto de administración de dichos fondos, una vez los aportes que la originaron hayan sido abonados a la respectiva cuenta individual de ahorro pensional de cada afiliado”.

Así las cosas, no es aceptado por esta superintendencia el procedimiento utilizado por algunas administradoras mediante el cual establecen el valor a causar por concepto de comisión de administración del fondo de pensiones obligatorias como un porcentaje de los valores recaudados o el valor determinado una vez realizado el proceso de verificación, sin haber efectuado el proceso de abono a la respectiva cuenta individual.

1.5.2. Teniendo en cuenta que el valor causado por concepto de comisión por trasladar a la sociedad administradora, código 73805, en la contabilidad del fondo de pensiones obligatorias debe traducirse en unidades, en tanto que la causación de dicho ingreso en la contabilidad de la sociedad, código 161060, debe efectuarse por el valor registrado en el formulario de autoliquidación de aportes, los saldos de dichas cuentas no coinciden, en razón a que el primero se encuentra incrementado por el abono de los rendimientos diarios. No obstante, al momento de ser trasladado a la administradora debe hacerse por el valor recibido y no por las unidades valoradas.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y Caxdac.

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