CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2002 

(Abril 12)

Asunto: Presentación de información.

(Nota: Véase Circular Externa 1 de 2003 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Véase Circular Conjunta 2 de 2003 de Superintendencia de la Economía Solidarial - Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas).

En desarrollo de lo previsto en la Ley 454 del 4 de agosto de 1998, el Decreto 1401 del 28 de julio de 1999 y el Decreto 2159 del 4 de noviembre de 1999 y con el fin de fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las entidades sometidas a la supervisión de esta superintendencia, este despacho ha considerado conveniente, a partir de la presentación de información con corte a marzo 31 de 2002, impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

Las entidades sometidas a supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán reportar la siguiente información:

— Formulario oficial de rendición de cuentas

— Información financiera de cierre de ejercicio

1. Formulario oficial de rendición de cuentas:

Está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, que se relacionan a continuación:

Formato Nº 1 PUC

Formato Nº 2 Identificación

Formato Nº 3 Aplicación de excedentes

Formato Nº 4 Cuentas NO PUC para el cálculo de la relación de solvencia

Formato Nº 5 Información estadística

Formato Nº 6 Brecha de liquidez

Formato Nº 7 Productos y servicios - crédito

Formato Nº 8 Productos y servicios - vivienda

Formato Nº 9 Productos y servicios - educación

Formato Nº 10 Productos y servicios - transporte

Formato Nº 11 Productos y servicios - consumo

Formato Nº 12 Productos y servicios - comercialización

Formato Nº 13 Productos y servicios - otros servicios

Formato Nº 14 Directivos

Formato Nº 15 Relación de bienes recibidos en dación en pago

Formato Nº 16 Relación de propiedades, planta y equipo

Formato Nº 17 Relación de inversiones de renta variable

Formato Nº 18 Informe individual de captaciones

Formato Nº 19 Informe individual de cartera de créditos

Formato Nº 20 Informe individual de cuentas por venta de bienes y servicios

Formato Nº 21 Informe individual de aportes

Formato Nº 22 Relación de inversiones de renta fija

Formato Nº 23 Red de oficinas

Formato Nº 24 Informe individual de parentescos

Formato Nº 25 Usuarios

Formato Nº 26 Evaluación de cartera de créditos

Formato Nº 27 Fondo de liquidez

Formato Nº 28 Endeudamiento administradores y vinculados

Formato Nº 29 Riesgo de liquidez.

1.1. Medio de reporte.

La entidad encargada de efectuar la distribución del software y sus actualizaciones será Confecoop. Los sitios de distribución de dicho software, la dirección de los sitios de recepción, así como las fechas, medios y formas, serán informados por la confederación, en un diario de amplia circulación nacional con por lo menos quince días (15) de antelación a la fecha de presentación del reporte generado por el software.

Las entidades clasificadas en primero y segundo nivel de supervisión deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas únicamente vía Internet a la siguiente dirección: efinancieros@portalcooperativo.com y Confecoop emitirá el respectivo control de recepción.

Las entidades pertenecientes al tercer nivel supervisión podrán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas vía Internet o por medio magnético a la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, en los sitios y medios de recepción designados por ésta, identificados con la siguiente información:

— Nombre completo de la entidad

— Sigla

— Número de identificación tributaria, NIT

— Fecha de corte de la información contenida

— Tipo de entidad de acuerdo con el siguiente cuadro

Para efectos del diligenciamiento del software se entienden por tipos de entidad los siguientes:

Tipo de entidadDescripción
1Cooperativas especializadas de ahorro y crédito
2Cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito
3Cooperativas especializadas diferentes de ahorro y crédito
4Cooperativas multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito
5Instituciones auxiliares del cooperativismo
6Organismos de segundo grado
7Organismos de tercer grado
8Fondos de empleados
9Asociaciones mutualistas
10Cooperativas de aportes y crédito
11Cooperativas de trabajo asociado

Al verificar el contenido del archivo entregado por la entidad, Confecoop expedirá a la entidad supervisada el control de recepción en el que conste la relación de formatos entregados.

La presentación del formulario oficial de rendición de cuentas sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

La información del formulario oficial de rendición de cuentas debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar los hechos económicos de la entidad. La responsabilidad de la calidad de la información recae sobre el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

Cuando por algún motivo fuere necesaria la retransmisión de esta información, las entidades deberán indicar las razones y enviar la información completa (con todos los formatos que debe reportar) por los medios señalados en esta circular, a la Confederación de Cooperativas de Colombia.

1.2. Periodicidad.

Las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán reportar los formatos del formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 1.1 de la presente circular, con la siguiente periodicidad, de acuerdo con su nivel de supervisión, así:

Las entidades de primer nivel de supervisión trimestralmente, excepto los formatos mensuales que se señalan en el siguiente cuadro.

Las entidades del segundo nivel de supervisión semestralmente.

Las entidades de tercer nivel de supervisión anualmente.

Formatos del formulario oficial de rendición de cuentas

Formato descripciónPrimer nivel de supervisiónSegundo nivel de supervisiónTercer nivel de supervisión
1. PUCTrimestralSemestralAnual
2. IdentificaciónTrimestralSemestralAnual
3. Aplicación de excedentesAnualAnualAnual
4. Cuentas NO PUC para el cálculo de la relación de solvenciaTrimestralN.A.N.A.
5. Información estadísticaTrimestralAnualAnual
6. Brecha de liquidezN.A.(*)(*)
7. Productos y servicios – créditoAnualAnualAnual
8. Productos y servicios – viviendaAnualAnualAnual
9. Productos y servicios – educaciónAnualAnualAnual
10. Productos y servicios – transporteAnualAnualAnual
11. Productos y servicios – consumoAnualAnualAnual
12. Productos y servicios – comercializaciónAnualAnualAnual
13. Productos y servicios – otros serviciosAnualAnualAnual
14. DirectivosTrimestralAnualAnual
15. Relación de bienes recibidos en dación en pagoAnualAnualAnual
16. Relación de propiedades, planta y equipoAnualSemestralAnual
17. Relación de inversiones de renta variableTrimestralAnualAnual
18. Informe individual de captacionesMensual(*)(*)
19. Informe individual de cartera de créditosTrimestralSemestralAnual
20. Informe individual de cuentas por venta de bienes y serviciosTrimestralAnualAnual
21. Informe individual de aportesTrimestralAnualAnual
22. Relación de inversiones de renta fijaTrimestralAnualAnual
23. Red de oficinasAnualAnualAnual
24. Informe individual de parentescosTrimestralAnualAnual
25. UsuariosMensualSemestralAnual
26. Evaluación de cartera de créditosTrimestralAnualAnual
27. Fondo de liquidezMensualN.A.N.A.
28. Endeudamiento administradores y vinculadosTrimestralAnualAnual
29 Riesgo de liquidez(**)N.A.N.A.

(*) Los fondos de empleados que no hayan sido clasificados en el primer nivel de supervisión y las asociaciones mutuales que presenten captación de ahorros, deberán presentar los formatos 6 y 18 con la periodicidad establecida para su nivel de supervisión.

(**) La periodicidad será trimestral durante el año 2002. Para el año 2003 en adelante, será mensual.

Las cooperativas clasificadas en primer nivel de supervisión y que no ejercen actividad financiera, no deben reportar los formatos Nº 4, 6, 18, 27 y 29.

Los fondos de empleados clasificados en el primer nivel de supervisión no deberán presentar los formatos 4, 27 y 29, en tanto que el formato 6 sí debe ser reportado, con una periodicidad trimestral.

1.3. Fechas de presentación.

Entidades de primer nivel de supervisión: La fecha de presentación del formulario oficial de rendición de cuentas, previsto en el numeral 1.1 de la presente circular, por parte de las entidades del primer nivel de supervisión, será única y corresponderá al último día hábil de la tercera semana siguiente a la fecha de los cortes de marzo, junio y septiembre. Para el caso del cierre de ejercicio a diciembre 31, la fecha límite del reporte será el último día hábil del mes de enero. Los formatos 18, 27 y 29, cuya periodicidad de reporte será mensual, serán presentados igualmente el último día hábil de la tercera semana siguiente al respectivo mes.

Entidades de segundo y tercer nivel de supervisión: Estas entidades deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas, con corte a junio y diciembre de las de segundo nivel y con corte a diciembre las de tercer nivel, teniendo en cuenta el último dígito del NIT, así:

Último dígito del NIT Fecha de presentación después del respectivo corte
0 - 1Sexto lunes
2 - 3Sexto martes
4 - 5Sexto miércoles
6 - 7Sexto jueves
8 - 9Sexto viernes

En el evento que alguno de los días señalados para la presentación de la información coincida con un día festivo, las entidades deberán efectuar el reporte el primer día hábil siguiente.

2. Información financiera de cierre de ejercicio.

Se entenderá como información financiera de cierre de ejercicio, la relacionada con el corte del ejercicio económico a diciembre 31 de cada año.

2.1. Presentación de documentos. Los siguientes serán los documentos a remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

2.1.1. Estados financieros básicos. Los siguientes estados financieros básicos con corte a diciembre 31, se deberán remitir debidamente certificados, dictaminados y comparados con el ejercicio inmediatamente anterior:

— Balance general

— Estado de resultados

— Estado de cambios en el patrimonio

— Estado de cambios en la situación financiera

— Estado de flujos de efectivo

2.1.2. Notas a los estados financieros. Son aquellas explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando de todos modos las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

2.1.3. Dictamen del revisor fiscal. El revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en el pronunciamiento 7 del consejo técnico de la contaduría pública y las demás normas legales relacionadas con el ejercicio de la actividad profesional.

En aquellas entidades que por acto administrativo están exoneradas de la revisoría fiscal, la junta de vigilancia o quien haga sus veces, deberá elaborar un informe sobre este tema.

2.1.4. Copia del acta de asamblea general. El acta deberá estar suscrita por el presidente y secretario y por la comisión designada para la aprobación de la misma, cuando se designe, observando lo previsto en la Circular Externa 02 de 2002 expedida por esta superintendencia.

2.1.5. Informe de gestión. Este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, su situación económica, social, administrativa y jurídica.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la entidad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad.

2.1.6. Aplicación de excedentes. Con base en la decisión tomada por la asamblea general, el representante legal y el revisor fiscal suscribirán el formato anexo Nº 01.

2.1.7. Procesos judiciales en contra. Cuadro resumen, según el formato anexo Nº 02.

2.1.8. Erogaciones a miembros de consejo de administración o junta directiva. Cuadro resumen según formato anexo Nº 03.

2.2. Fechas de presentación.

Las entidades pertenecientes al primer y segundo nivel de supervisión deberán presentar la información financiera de cierre de ejercicio impresa en papel y radicarla en el centro de atención al usuario, CAU, o enviarla por correo certificado a esta superintendencia a más tardar dentro de los treinta días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general en donde se aprobaron los estados financieros básicos.

Las entidades sujetas al tercer nivel de supervisión no estarán obligadas a enviar la información financiera de cierre de ejercicio, no obstante deberán conservar esta información a disposición de la superintendencia para que en el momento en que en ejercicio de la selectividad de que trata el parágrafo primero del artículo sexto del Decreto 2159 de 1999, ésta se los exija.

3. Disposiciones varias.

3.1. Publicación de los estados financieros de cierre de ejercicio.

Las entidades podrán realizar la publicación del balance general y el estado de resultados de cierre de ejercicio anual, previamente aprobados por la asamblea general.

Copia de la página del medio en el cual se efectuó la correspondiente publicación de los estados financieros, deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

3.2. Balance inicial de operaciones.

Al iniciar actividades, las entidades elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtener el registro en la cámara de comercio o la entidad que haga sus veces, el cual debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Éste debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal y se presentará, por parte de las entidades, a esta superintendencia dentro del mes siguiente al registro de la entidad.

Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar al balance inicial fotocopia de la tarjeta profesional.

3.3. Verificaciones.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

En caso de encontrar inexactitudes, esta superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente según sea el caso.

3.4. Efectos de la aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea general.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, la aprobación de los estados financieros de las organizaciones de la economía solidaria le corresponde a la asamblea general.

Dicha aprobación por parte de la asamblea, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria o de otra autoridad competente.

Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal, serán el instrumento para determinar la situación económica de la entidad, siendo por tanto responsables de sus efectos hacia el futuro.

3.5. Extemporaneidad y sanciones.

La no presentación o la presentación extemporánea del formulario oficial de rendición de cuentas y de la información financiera de cierre de ejercicio dará lugar a las sanciones legales pertinentes por parte de esta superintendencia.

4. Vigencias y derogatorias.

La presente circular deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial la Circular Externa 03 de marzo 16 de 2001, Circular Externa 05 de mayo 3 de 2001, Circular Externa 10 de diciembre 21 de 2001 y la Circular Externa 05 de marzo 21 de 2002 y rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia y revisores fiscales de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Superintendencia de la Economía Solidaria
ANEXO Nº 1
Entidad__________________________
Fecha del corte___________________
Aplicación de excedentes
Cifras en miles de $

ConceptoParcialSaldos
1. Total resultados del ejercicio
a) Excedentes de operaciones con asociados.
b) Excedentes de operaciones con terceros.
c) Pérdidas del ejercicio.
Excedentes o pérdidas del ejercicio
Aplicación
2. Aplicación en primer término:
a) Fondo especial (excedentes en operaciones con terceros)
b) Restablecimiento reserva de protección de aportes.
c) Compensación de pérdidas de ejercicios anteriores.
3. Aplicación según normas legales:
a) Reserva protección de aportes sociales o de fondo mutual.
b) Fondo de educación.
c) Fondo de solidaridad
d) Reserva de inversión social (fondos de empleados)
4. Aplicación a disposición de la asamblea:
a) Reservas estatutarias.
c) Reserva de asamblea.
d) Otras reservas.
e) Fondo para amortización de aportes.
f) Fondo para revalorización de aportes.
g) Otros fondos patrimoniales.
h) Otros fondos pasivos (comunes o seguridad social).
i) Retornos cooperativos (pasivo)
j) Reserva de inversión social (patrimonial)


$_________________

__________________


__________________




__________________



___________________

___________________

___________________
____________________
____________________
____________________


______________________
______________________
______________________
______________________

______________________
______________________
_______________________

_______________________

______________________
$




$
__________________
__________________
__________________

5. Revalorización aprobado por la asamblea:
a) Fondo para revalorización de aportes
6. Enjugue de pérdidas:
a) Pérdida acumulada.

$______________________

$
________________________
$
_______________________

$
________________________

NOTA: Los formularios de los anexos 2 y 3 pueden ser consultados en las oficinas de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

(Nota: Véase Circular Conjunta 2 de 2003 de Superintendencia de la Economía Solidarial - Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas).

_________________________________________