CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2003 

(Marzo 12)

Asunto: Presentación de los estados financieros año 2002.

A efecto de obtener el oportuno cumplimiento en la presentación de la información contable - financiera y de actividades por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2002, de conformidad con el artículo 2º de la Resolución 412 de 1988, que establece como fecha máxima hasta el 31 de marzo de cada año. Me permito recordar la información que debe ser tramitada y reportada a esta superintendencia, en los formatos, anexos y otros, detallados a continuación.

1. Estados financieros y anexos

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos, informativo de aportes para terceros y saldos de pasivo por aportes para terceros.

1.3. Estado de origen y aplicación de recursos:

a) Estado de cambios en la situación financiera;

b) Estado de cambios en el capital de trabajo;

c) Estado de flujo de efectivo.

1.4. Anexo al estado de egresos - Ley 633 de 2000.

1.5. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.6. Estado de resultados de los programas de vivienda.

1.7. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda, Fovis.

1.8. Valor cuota mensual de subsidio monetario.

1.9. Anexo para inversiones temporales.

1.10. Anexo para inversiones por fondos con destinación específica.

1.11. Informe general de ejecución de inversiones en servicios y administración.

Nota: Para efectos del procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta superintendencia, les reiteramos que las cifras deben registrarse en miles de pesos ($ 000).

II. Aspectos legales - administrativos

Igualmente, es indispensable se remita la siguiente información complementaria:

2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneración por cargos, por centros de costos y totalizada.

2.2. Información sobre el manejo administrativo - operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS, IPS, ARS y AFP, y copia de los estados financieros específicos de los mismos.

2.3. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto 2649 de 1993, de manera completa y en su orden:

Artículo 113. Ámbito de aplicación.

Artículo 114. Notas a los estados financieros.

Artículo 115. Norma general sobre revelaciones.

Artículo 116. Revelaciones sobre rubros del balance general.

Artículo 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados.

Artículo 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.

Artículo 119. Estado de cambios en la situación financiera.

Artículo 120. Estado de flujos de efectivo.

Artículo 121. Revelación de las cuentas de orden.

2.3.1. Conciliación entre rubros contables y fiscales. En una nota independiente deberán registrarse las conciliaciones entre el patrimonio fiscal y el patrimonio contable, entre los excedentes provenientes de las actividades comerciales, industriales y financieras distintas a la inversión de su patrimonio (mercadeo, E.T., art. 19-2) y entre las cuentas de corrección monetaria fiscal y contable. En todos los casos, deberá identificarse el concepto que da origen a la diferencia, su cuantía y sus efectos en los gastos por impuesto de renta y en los impuestos diferidos.

2.3.2. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situación financiera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la corporación.

2.4. Informe del director administrativo y/o consejo directivo.

2.5. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u objetados los estados financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de los informes generales y especiales que presenta el director administrativo para su remisión a la asamblea general, conforme al numeral 5º del parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1982, con observancia de los numerales 5º, 6º y 8º del artículo 54 de la citada ley.

2.6. La información contable - financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (D. 2649/93, art. 33 y L. 222/95, art. 37).

2.7. El informe y dictamen de la revisoría fiscal (D. 2649/93, art. 26 y L. 222/95, art. 38) con sujeción a los artículos 37 y 38 del Decreto 341 de 1988 son de presentación improrrogable a esta fecha.

El revisor fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las disposiciones profesionales del consejo técnico de la contaduría pública y la Circular Externa 14 del 6 de mayo de 1998 emitida por esta superintendencia.

III. Algunas consideraciones

3.1. Por parte de la corporación se deben diligenciar los anexos relacionados con la apropiación para el Fovis en los componentes de vivienda, jornada escolar complementaria y atención integral a la niñez, cuando a ello hubiere lugar.

3.2. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterisco (*) en los formatos de los estados financieros requieren la presentación de relaciones; en cuanto a los egresos por costos y gastos deben detallarse las subcuentas que los componen.

3.3. Por considerarse de especial importancia debe cumplirse con la presentación de la relación específica estipulando los valores aplicados como “costos y gastos indirectos” a los programas y servicios sociales por concepto de administración, informando sobre el estudio técnico previo establecido para el efecto y la aprobación del mismo por parte del consejo directivo.

Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de publicidad, propaganda y avisos, cargados a los diferentes servicios sociales y a la administración.

3.4. En el estado consolidado de egresos deben clasificar adecuadamente los costos de los diferentes programas y servicios sociales, de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas vigente.

3.5. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna por parte de la corporación, considerando el amplio plazo vigente desde los registros (D. 2649/93, art. 56) y cierre contable hasta la fecha máxima de presentación.

IV. Forma de presentación de los informes.

4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico implementada por esta superintendencia.

4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en diskette en formato excel, y en forma impresa, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal. Adicionalmente se deberá diligenciar la información en los archivos planos que para el efecto ha diseñado esta superintendencia.

4.3. De las celdas que conforman los cuadros en excel, algunas están protegidas y aquellas que carecen de seguridad son las disponibles para digitar la información correspondiente. Por lo tanto, para que la información sea cargada en la base de datos y analizada por esta superintendencia, se requiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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