Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2013

(Mayo 24)

Asunto: adicionar los numerales 1.3.13.4, 1.3.13.4.1, 1.3.13.4.2, 1.3.13.4.3 y 1.3.13.4.4 al capítulo primero del título VIII de la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto.

Instruir a las cámaras de comercio, con el fin de definir la forma en que se incorporarán las operaciones del registro público de veedurías ciudadanas al registro único empresarial y social (RUES).

2. Fundamento legal.

El Decreto-Ley 19 del 10 de enero de 2012, corregido por el Decreto 53 del 13 de enero del mismo año.

El 10 de enero de 2012, se expidió el Decreto-Ley 19 de 2012 “[p]or el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”, con fundamento en las precisas facultades extraordinarias otorgadas en el parágrafo 1º del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011.

En el artículo 166 del mencionado decreto se establece que al registro único empresarial (RUE) de que trata el artículo 11 de la Ley 590 de 2000, que integró el registro mercantil y el registro único de proponentes, se incorporarán e integrarán las operaciones de los siguientes registros: i) el registro de entidades sin ánimo de lucro creado por el Decreto 2150 de 1995; ii) el Registro Nacional Público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar de que trata la Ley 643 de 2001; iii) el registro público de veedurías ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003; iv) el registro nacional de turismo de que trata la Ley 1101 de 2006; v) el registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011 y vi) el registro de la economía solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, y dispuso que en adelante se denominará registro único empresarial y social (RUES)“el cual será administrado por las cámaras de comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional”.

A su vez, señaló que corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio regular la integración de los registros garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de todos los usuarios de los registros públicos y que la integración debe hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos.

Por su parte, en el artículo 3º de la Ley 850 de 2003 se establece que las organizaciones civiles o los ciudadanos procederán a elegir de una forma democrática a los veedores, luego elaborarán un documento o acta de constitución en la cual conste el nombre de los integrantes, documento de identidad, el objeto de la vigilancia, nivel territorial, duración y lugar de residencia.

Adicionalmente, en la citada disposición se señala que la inscripción de este documento se realizará ante las personerías municipales o distritales, en los cabildos indígenas o ante las cámaras de comercio.

En relación con las facultades conferidas por la ley a esta entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio y en los numerales 17, 18 y 61 del artículo 1º, del Decreto 4886 de 2011,”por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las cámaras de comercio.

Mediante la expedición de las circulares externas 8 del 27 de febrero de 2012 y 12 del 20 de junio de 2012, esta Superintendencia impartió algunas instrucciones a las cámaras de comercio, frente a los registros públicos señalados en el artículo 166 del Decreto-Ley 19 de 2012. Sin embargo, resulta necesario instruir la forma en que se integrarán e incorporarán las operaciones del registro público de veedurías ciudadanas al RUES.

3. Instructivo.

Adicionar los numerales 1.3.13.4, 1.3.13.4.1, 1.3.13.4.2, 1.3.13.4.3 y 1.3.13.4.4 al capítulo primero del título VIII de la circular única, los cuales quedarán así:

1.3.13.4. Integración e Incorporación de las operaciones del registro público de veedurías ciudadanas al registro único empresarial (RUES).

Para efectos de integrar las operaciones del registro público de veedurías ciudadanas al registro único empresarial (RUES), las personerías municipales y distritales y las autoridades indígenas respecto de las veedurías inscritas en estas entidades, deberán remitir al RUES la información correspondiente para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

1.3.13.4.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información.

— Envío de información

El envío de la información de las veedurías inscritas en las personerías municipales o distritales o autoridades indígenas se debe llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos disponga la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio —Confecámaras—, en cumplimiento de la normatividad vigente que rige el registro único empresarial y social (RUES). Para el efecto, Confecámaras contará con un plazo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de la publicación del presente instructivo en el Diario Oficial, para desarrollar el aplicativo de que trata el presente numeral.

2.3.13.4.2.(sic) Aspectos generales para el reporte de información.

(i) Nombre de la veeduría

Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá informar el nombre de la veeduría.

(ii) Identificación de la veeduría

Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá garantizar el envío de los siguientes datos mínimos obligatorios: nombre de la veeduría, número de inscripción, nombre e identificación de los integrantes de la veeduría, duración o vigencia, domicilio, nivel territorial y objeto de la vigilancia.

(iii) Estructura del reporte

Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte. Al respecto, se define que sea a través del diligenciamiento en un formato virtual de captura de datos que deberá estar habilitado en la página web del RUES. La adopción de este proceso le permitirá a las personerías municipales o distritales y a las autoridades indígenas capturar y enviar la información de las veedurías.

(iv) Medio utilizado para el envío de la información

La remisión de la información de las veedurías al RUES deberá realizarse a través de Internet. Para el efecto, Confecámaras habilitará el acceso a la página web del RUES, a la cual podrán conectarse las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales para diligenciar y enviar el reporte correspondiente, para tal fin estas entidades deberán poder acceder a las conexiones y navegadores en Internet de mayor uso en el país.

(v) Seguridad

Confecámaras establecerá los mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Se podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolos para transferencia segura de datos utilizando contraseñas seguras, certificados de firmas digitales y firmas electrónicas, esta última según lo establecido por el Decreto 2364 del 2012, o cualquier otro método que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de los procedimientos descritos en este numeral, no podrá generarse costo alguno.

1.3.13.4.3. Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web.

Las autoridades indígenas y personerías deberán enviar a Confecámaras, la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de veedurías”. Documento que deberá ser descargado de la página web del RUES, para que sea diligenciado en su totalidad, firmado por el personero o por el representante de la autoridad indígena, remitido en original, adjuntando a esta solicitud los documentos que acrediten tal condición.

Confecámaras, una vez verificada la información del anexo y sus documentos adjuntos, incluirá en el RUES los datos indicados en el anexo.

Confecámaras enviará la respuesta con el nombre de usuario y la clave o contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información a la dirección de correo electrónico indicada en el anexo. Esta respuesta deberá ser remitida máximo 3 días hábiles después de haber recibido la solicitud.

(i) Revocación de los permisos

Cuando a la persona autorizada le sean revocados los permisos para el envío del reporte, sea por retiro, por cambio de funciones o por cualquier otro motivo que implique la eliminación de esta responsabilidad, el personero o responsable de la autoridad indígena deberá hacer llegar a Confecámaras, una comunicación en la cual le indique que el permiso de acceso al RUES ha sido revocado para el reporte de información de veedurías.

Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otra persona, deberá seguirse el procedimiento establecido en el punto “Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web” de esta circular.

(ii) Constancia de la información recibida

Como constancia de la remisión de la información relacionada con las veedurías por parte de las autoridades indígenas y personerías, Confecámaras a través del registro único empresarial (RUES), enviará al correo electrónico informado en la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de veedurías” a la persona designada de reportar esta información, la constancia de recibo de la misma.

De todas formas el mecanismo implementado por Confecámaras a través del RUES para el reporte de las veedurías, debe permitirle a la persona designada realizar la consulta histórica de todos los reportes realizados previamente.

(iii) Formato utilizado para el envío de la información

Para el envío de la información de las veedurías, se establece el proceso de captura de datos a través de internet. El formato está compuesto por 2 elementos: Encabezado e información de veedurías.

1.3.13.4.4. Estructura del reporte.

(i) Reporte

Una vez el interesado ingresa con su usuario y contraseña y este sea autorizado, podrá visualizar las veedurías que han sido anteriormente reportadas (si las hay) y que se encuentren vigentes.

Al frente de cada veeduría el usuario podrá editar o eliminar.

Para ingresar el reporte de una nueva veeduría, existirá la opción de ingresar información de una nueva veeduría.

El formulario de adición o edición de las veedurías deberá presentar los siguientes datos:

a) Información general de la veeduría

— Número de inscripción de la veeduría (obligatorio)

— NIT (opcional)

— Objeto de la vigilancia (obligatorio, resumen)

— Nombre de la veeduría (obligatorio)

— Dirección de notificación judicial (obligatorio)

— Municipio de notificación judicial (obligatorio)

— Dirección comercial (obligatorio)

— Municipio comercial (obligatorio)

— Actividad económica (opcional)

— Nivel territorial (obligatorio)

— Teléfono comercial (puede ser número celular)

— Fax (opcional)

— Correo electrónico (obligatorio)

— Fecha de constitución o de creación de la veeduría (formato AAAAMMDD) (obligatorio)

— Fecha de vigencia o duración (formato AAAAMMDD) (obligatorio);

b) Información de representantes legales principales y suplentes

— Tipo y número de identificación (obligatorio)

— Nombres y apellidos (obligatorio)

— Condición de representación (principal o suplente) (obligatorio);

c) Información de los integrantes de la veeduría (obligatorio)

— Tipo y número de identificación (obligatorio)

— Nombres y apellidos (obligatorio)

Una veeduría podrá ser modificada después de enviada inicialmente tantas veces como sea necesario en reportes de modificación posteriores.

Solamente podrán ser modificadas las veedurías por la personería o autoridad indígena que las reportó inicialmente.

(ii) Manejo de la información recibida por el RUES

En el RUES deberá existir una base de datos única y centralizada de las veedurías reportadas por las personerías y autoridades indígenas.

El RUES deberá habilitar una consulta específica para el registro público de veedurías ciudadanas, en la cual se puedan examinar la información de las veedurías inscritas en las cámaras de comercio, personerías y autoridades indígenas.

La información remitida por las personerías o autoridades indígenas no será verificada por Confecámaras. Por lo tanto, las controversias respecto de la información remitida por las personerías o autoridades indígenas deberán surtirse ante la personería o autoridad indígena correspondiente y no podrán debatirse ante Confecámaras o las cámaras de comercio.

Confecámaras deberá almacenar en el RUES la información capturada, sin alteraciones de la misma y garantizar su permanencia en el tiempo.

Cuando la personería o autoridad indígena determine que se deba corregir o modificar una veeduría reportada con anterioridad, deberá reportar una modificación.

Las correcciones o modificaciones que realicen las personerías o autoridades indígenas serán responsabilidad directa de las personerías o autoridades indígenas.

La información reportada por las personerías distritales o municipales o autoridades indígenas se podrá consultar en la página web del RUES.

Para efectos del reporte de veedurías, Confecámaras deberá prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el RUES.

4. Vigencia. La presente Circular entrará a regir a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a las cámaras de comercio.