Superintendencia de Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2014

(Marzo 25)

Asunto Instrucciones para la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo en las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera.

El marco legal existente en Colombia sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, tiene como base fundamental el desarrollo de herramientas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que a través de las organizaciones que los integran, sean utilizadas directamente o por intermedio de sus operaciones, como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la financiación de actividades terroristas, (en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Este tipo de operaciones se vinculan al riesgo legal, de contagio operativo y reputacional a que se expone el sector de la economía solidaria, con el consecuente efecto económico negativo que ello pueda representar para su estabilidad y la del sector en su conjunto, al ser utilizados entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros, bienes provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.

Es por esto que la Superintendencia de la Economía Solidaria, en su calidad de ente de supervisión, es responsable de velar porque las organizaciones de economía solidaria del país que se encuentran bajo su inspección, vigilancia y control, adopten esquemas de prevención y control de LA/FT y que tales esquemas operen correctamente dentro de una organización vigilada.

Lo anterior enmarcado dentro del cumplimiento de diferentes normas nacionales e internacionales tales como la Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes del año 1988, el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la represión de la financiación del terrorismo del año 2000 y las 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), las cuales fueron actualizadas en el año 2012, y que determinan la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con LA/FT.

Además de lo anterior, en la actualización de las 40 recomendaciones, el GAFI ratificó las actividades sin fines de lucro como profesiones susceptibles la LA/FT dentro de la recomendación 8, toda vez que las organizaciones de economía solidaria prestan un servicio sin ánimo de lucro y presumen la buena fe del origen lícito de los recursos movilizados a través de estos canales, convirtiéndolo en sector vulnerable para LA/FT, al ser posible que las organizaciones criminales ingresen en este sector, recursos provenientes de sus actividades delictivas.

Es así que el Estado colombiano, considera necesario establecer algunos procedimientos, controles y reportes a las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera del cooperativismo, en desarrollo de lo previsto en los artículos 2º y 3º del Decreto 1497 de 2002 reglamentario de la Ley 526 de 1999, que establece que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con el literal d) del numeral 2º del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del estatuto orgánico del sistema financiero. Así mismo, las leyes 526 de 1999 y la 1121 de 2006 le asignaron de manera expresa a la UIAF funciones de intervención del Estado en todos los sectores de la economía nacional, con el fin de detectar prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, para lo cual, de conformidad con el artículo 3º de la Ley 526 de 1999, centraliza, sistematiza y analiza la información que recauda en cumplimiento de los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero y sus normas remisorias o complementarias, las normas tributarias, aduaneras, y demás información que conozcan las entidades del Estado o privadas que pueda resultar relevante para el ejercicio de las funciones de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

La Superintendencia de la Economía Solidaria, como entidad del Estado, debe velar porque las organizaciones bajo su supervisión, no sean utilizadas para lavar dinero y/o financiar el terrorismo, razón por la cual deben acatar las 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), acogidas por Colombia con la firma del memorando de entendimiento entre los gobiernos de los estados del grupo de acción financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos (Gafisud)” firmado en Cartagena de Indias el 8 de diciembre de 2000 y aprobado por la Ley 1186 de 2008, por medio de la cual se estableció la necesidad de crear y adoptar políticas y medidas, a nivel países, con miras a intensificar y fortalecer la lucha contra el lavado de activos y financiación del terrorismo.

Es importante también hacer mención al documento Conpes 3793 del 18 de diciembre de 2013, en el cual se puso de presente la existencia de “Vacíos en la regulación de personas jurídicas, especialmente respecto de las entidades sin ánimo de lucro”, y se dispuso “Fortalecer los esquemas de supervisión de los distintos sectores de la economía y generar facultades efectivas de regulación para los mismos, de tal manera que se impartan instrucciones a todos los sectores de la economía para la prevención y detección de LAFT, así como el envío a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)” (cit. págs. 26 y 28 del documento Conpes 3793 del 18 de diciembre de 2013).

De otro lado y de conformidad con lo establecido en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, es facultad de la Superintendencia de la Economía Solidaria para el logro de sus objetivos, instruir a las instituciones vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que rigen su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

Por lo expuesto y en uso de las facultades señaladas, se considera que los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas y demás organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento a las recomendaciones del GAFI, deben establecer en desarrollo de su autonomía y autodeterminación, controles y procedimientos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (LNFT) y el envío de reportes de operaciones sospechosas, de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en los términos que a continuación se exponen:

1. Definiciones.

Para la interpretación y aplicación de la presente circular se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Organizaciones de primer nivel: se considera como el más alto y exigente de supervisión. En este caso la supervisión, vigilancia y control aplicará para todas las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998 y las que a juicio de la Superintendencia, sean sometidas a este nivel en uso de las atribuciones previstas en el artículo 8º del Decreto 2159 de 1999.

Organizaciones de segundo nivel: Se aplica a aquellas entidades de la economía solidaria que no adelanten actividad de ahorro y crédito con sus asociados y posean activos mayores o iguales a $ 3.254.936.375 a 31 de diciembre de 2013, valor que se ajustará anual y acumulativamente a partir del año 2015 mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total nacional que calcula el DANE.

Organizaciones de tercer nivel: Se aplica a las entidades de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y cumplan a criterio de la Superintendencia de la Economía Solidaria, con las características señaladas en el artículo 6º de la Ley 454 de 1998.

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en el sector de la economía solidaria.

Debida diligencia: Para efectos de consolidar la información necesaria en relación con el conocimiento del usuario y con el fin de prevenir y controlar las actividades de lavado de activos y financiación del terrorismo, debida diligencia es el conjunto de procesos que debe realizar la organización para la incorporación de los documentos e información exigidos por la ley y suministrados por los asociados o usuarios que hace posible el desarrollo del objeto social en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad.

Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la organización durante un intervalo particular de tiempo.

Factores de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la actividad cooperativa o solidaria.

Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal.

Grupo de acción financiera internacional (GAFI): Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos y financiación del terrorismo.

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.

Herramientas: Son los medios que utiliza la organización para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta y los aplicativos tecnológicos.

Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal.

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

Máximo órgano social: Se le conoce como asamblea de asociados o delegados y se conforma cuando se reúnen los asociados o delegados, respectivamente.

Monitoreo: Evaluación periódica de las políticas y procedimientos empleados en la organización, para optimizar la eficiencia de los reportes.

Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

Operación inusual: es aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los asociados / clientes / inversionistas, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos(1).

Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecte esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF(2).

Personas expuestas públicamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público.

Prevención de riesgo LA/FT en el sector de economía solidaria: Es la implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de lavado de activos y financiación del terrorismo, con lo cual la gestión de la organización genera una disuasión mediata, como prevención general dirigida a las personas y organizaciones involucradas en estas actividades.

Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la organización.

Reportes externos: Son los reportes que deben hacer las organizaciones ante la UIAF, esto es, ROS (negativos o positivos) y transacciones en efectivo (negativas y positivas).

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la cooperativa, según el caso, y pueden ser efectuados verbalmente o por escrito y con carácter confidencial, por cualquier empleado o miembro de la cooperativa, que tenga conocimiento de una posible operación inusual.

Riesgo de LA/FT: Es el posible impacto negativo que puede sufrir una organización por razón de la comisión de los delitos LA/FT por parte de los usuarios o asociados, por el hecho de no efectuar los reportes correspondientes ante la UIAF.

Riesgos asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: operativo, legal, reputacional y de contagio.

Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una organización por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de asociados/clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo operativo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la organización.

Señales de alerta: Son circunstancias particulares relacionadas con el proceso de los actos propios advertidas al interior de la organización y que pueden ameritar un reporte ante la (UIAF).

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa Especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

2. Alcance.

Las instrucciones contenidas en la presente circular se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, y están dirigidas a las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998 y que están bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

3. Procedimientos.

Las organizaciones de economía solidaria de primer y segundo nivel de supervisión que no ejercen actividad financiera en los términos previstos en el artículo 39 de la Ley 454 de 1998, tales como los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, entre otras, deben establecer procedimientos de ejecución y de control que permitan la implementación y funcionamiento de instrumentos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, para lo cual deben tener en cuenta como mínimo lo siguiente:

• Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.

• Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a) la detección de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones sospechosas y c) el reporte de estas últimas a la Unidad de Información y Análisis Financiero.

• Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los clientes/asociados actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por ellos. Estos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes y asociados.

• Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT.

• Definir e implementar los procesos que permitan dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.

• Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.

• Definir el cargo de empleado de cumplimiento, quien será la persona responsable entre otros, del tema de prevención y control de LA/FT al interior de la organización solidaria.

• El Consejo de administración o junta directiva deben prever mecanismos y procedimientos adecuados de prevención y control de riesgos asociados al lavado de activos y la financiación del terrorismo.

3.1. Funciones y responsabilidades.

Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en la ley, en la Circular Básica Jurídica y las consagradas en sus propios estatutos, los órganos de administración y control tienen las siguientes funciones específicas en relación con la prevención de LA/FT:

3.1.1. Funciones y responsabilidades del órgano permanente de administración.

Al consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, como órgano permanente de administración de la organización, le corresponde entre otras, las siguientes funciones:

• Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se aplicarán en la organización en relación con la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Nombrar al empleado de cumplimiento, en las organizaciones en las que se exija, de conformidad con lo que se señalará más adelante.

• Pronunciarse sobre los informes presentados por el empleado de cumplimiento y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

• Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/FT, teniendo en cuenta las características y el tamaño de la organización.

• Designar el funcionario o la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación del cliente/asociado.

3.1.2. Funciones y responsabilidades del representante legal.

El representante legal, como ejecutor de las decisiones de la asamblea general y del consejo de administración o junta directiva tiene a su cargo las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT:

• Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el consejo de administración o quien haga sus veces.

• Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención del LA/FT, según la aprobación impartida por el consejo de administración o junta directiva.

• Brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento.

• Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de administración y control y la revisoría fiscal.

• Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgos de LA/FT y garantizar la confidencialidad de dicha información.

3.1.3. Funciones y responsabilidades de la revisoría fiscal.

En aquellas organizaciones que de conformidad con la Ley 79 de 1988 estén obligadas a tener revisoría fiscal, a esta le corresponde, entre otros deberes, velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades de conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio.

En consecuencia, dicho órgano deberá establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las instrucciones contenidas en esta circular sobre prevención y control de LA/FT y presentar un informe trimestral al consejo de administración o junta directiva, sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones sobre esta materia, igualmente deberá poner en conocimiento del empleado de cumplimiento las deficiencias e incumplimientos detectados.

3.2. Mecanismos.

Las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera del cooperativismo, tales como los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, entre otras, deben contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT, entre los cuales deben incluirse los siguientes:

3.2.1. Acreditar procesos de debida diligencia.

Las organizaciones solidarias deben solicitar a sus asociados y a las personas jurídicas y naturales con las que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual (clientes), el diligenciamiento del formato de conocimiento del cliente, sin perjuicio de los requisitos de información y documentación adicionales que establezca la organización solidaria, de acuerdo con las características particulares de sus asociados, de los productos y/o servicios que ofrezca.

La organización solidaria debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del cliente, que por su naturaleza puedan variar. Para tal propósito en el formulario se debe informar al asociado/cliente la obligación de actualizar sus datos, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos.

En lo posible, la vinculación de los asociados debe realizarse personalmente y se debe dejar constancia de ello con fecha y hora en el formato de conocimiento del cliente/asociado. Así mismo, se deben dejar consignadas en el citado documento las observaciones sobre el potencial asociado/cliente, por parte de la persona que realizó dicho trámite.

Si bien el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica. En este evento, la organización solidaria deberá contar con los procedimientos de control que garanticen la adecuada utilización de los medios contemplados en la citada ley. En el caso de fondos de empleados que están conformados por trabajadores vinculados a una o varias empresas, podrán en el documento de vinculación, recaudar la suficiente información que permita tener el adecuado conocimiento del asociado, información que deberá ser verificada por cualquier medio idóneo.

3.2.1.1. Conocimiento de los asociados.

La debida diligencia en el conocimiento de los asociados será implementada según las características particulares de los servicios que presta la organización solidaria, esta deberá contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de los asociados, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente. Así mismo, debe permitirle conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie.

Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del asociado y cuando la transacción así lo permita, la organización solidaria deberá recaudar y conservar información (formato conocimiento del cliente/asociado) que permita identificar a la persona natural o jurídica y deberá contener como mínimo la siguiente información, la cual debe ser diligenciada por el cliente/asociado:

PN: identificación requerida del cliente persona natural.

PJ: Identificación requerida del cliente persona jurídica

DescripciónPNPJ
Nombre y apellidos completos o razón social según el casoXX
Número de identificación: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, carné diplomático, pasaporte o NITXX
Nombre y apellidos completos del representante y número de identificación para el cliente persona jurídica. X
Ciudad, Dirección y teléfono del representante para el cliente persona jurídica X
Lugar y fecha de nacimiento para el cliente persona naturalX 
Ciudad, Dirección y teléfono residencia para el cliente persona naturalX 
Ocupación, oficio o profesión para el cliente persona naturalX 
Declaración voluntaria de origen de los fondos para el caso del clienteXX
Declaración del cliente de si tiene o no la condición de persona políticamente expuesta (PEP), es decir si es servidor públicoX 
Firma y huella del cliente. Será la del representante en caso de las personas jurídicas.XX
Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e identificación del funcionario de la empresa que lo diligenciaXX

La información suministrada por el asociado, así como el nombre de la persona que la verificó debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia. Para el análisis de las operaciones con asociados, la organización solidaria debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar señales de alertas presentes o futuras.

3.2.1.2. Conocimiento de personas expuestas públicamente.

Si la organización solidaria celebra operaciones con personas expuestas públicamente, como aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, se debe indagar sobre la autorización, para contratar o negociar, otorgada por el órgano competente para el caso en que los servicios adquiridos no sean para su beneficio personal, así como establecer el origen de los recursos. En todo caso, los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, y en lo posible la negociación ser aprobada por una instancia superior al interior de la organización. En este tema lo importante es que la organización solidaria tome las medidas necesarias, para no ser utilizada en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, del lavado de activos y de la financiación del terrorismo. La organización debe acoplar como mínimo la información mencionada en el numeral 3.2.1.1 de esta circular.

3.2.1.3. Conocimiento de las personas jurídicas y naturales con las que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual (cliente-proveedor).

La organización solidaria debe contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de las personas jurídicas y naturales con la que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual (clientes y proveedores de bienes, de servicios y de recursos financieros), confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente, construir una base de datos que le permita consolidar e identificar señales de alerta presentes o futuras. Así mismo, debe permitirle conocer la procedencia de los recursos en dinero o en especie, como también de los recursos financieros destinados al apalancamiento del negocio, para lo cual se deberán requerir los documentos que garanticen el origen lícito de los mismos. La organización debe tener como mínimo la información mencionada en el numeral 3.2.1.1 de esta circular.

3.2.1.4. Conocimiento de trabajadores o empleados.

La organización solidaria debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Cuando se detecten operaciones inusuales en cualquier persona que labore en la organización, se debe analizar tal conducta con el fin de aclarar la situación presentada, la cual deberá quedar documentada. La organización debe acoplar como mínimo la información mencionada en el numeral 3.2.1.1.

En todo caso, las organizaciones deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado de los diferentes asociados, el mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en el formato de conocimiento del cliente/asociado y según las propias políticas de mercadeo de cada organización solidaria.

3.2.1.5. Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas.

La organización solidaria deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. Dichas herramientas pueden consistir en aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas electrónicas cuya información pueda ser consolidada periódicamente o indicadores a partir de los cuales se pueda inferir la existencia de situaciones que escapan al giro ordinario de sus operaciones. Estas herramientas deben diseñarse de acuerdo con la naturaleza específica de cada organización solidaria, teniendo en cuenta sus características particulares, tamaño, ubicación geográfica, las diversas clases de servicios que ofrece, o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.

— Para detectar operaciones inusuales o sospechosas es necesario conocer el día a día del negocio, así como a sus asociados y clientes, con el fin de identificar lo que no se ajusta a circunstancias normales.

— Una vez identificada y analizada una operación inusual o sospechosa, deben conservarse los soportes que dieron lugar a calificarla en una u otra categoría.

3.3. Instrumentos.

Las organizaciones solidarias de las que trata esta circular deben soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos previstos para la prevención y control del LA/FT, entre ellos los que se señalan a continuación:

3.3.1. Empleado de cumplimiento.

El empleado de cumplimiento debe ser un trabajador de confianza y con poder de decisión en la organización, con conocimientos básicos en prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, debidamente certificados, y será designado por el consejo de administración o junta directiva. En este punto se hace la salvedad que no podrá contratarse con terceros las funciones asignadas a este cargo. Así mismo, para efectos de reporte de operaciones a través del sistema Sirel, el empleado de cumplimiento y el representante legal en las organizaciones de tercer nivel de supervisión, debe ser registrado ante la UIAF en el momento de solicitar el código para la entidad en la página web de la UIAF en el siguiente enlace https://www.uiaf.gov.co/?idcategoria=6995, y/o en la eventualidad de solicitar actualización de datos a través del módulo de peticiones quejas y reclamos en el siguiente enlace http://www.uiaf.gov.co/index.php?idcategoria=3543.

Así mismo, el empleado de cumplimiento será el encargado de enviar los reportes de que trata esta circular a la UIAF, a través del sistema de reporte en línea Sirel.

El empleado de cumplimiento en las organizaciones de primer y segundo nivel de supervisión no podrá pertenecer a los órganos de control (contador o auditoría interna), áreas comerciales ni ser el tesorero.

En las organizaciones de tercer nivel de supervisión, no se requiere la figura de empleado de cumplimiento, no obstante, estas deben reportar las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo previstas en el numeral 4º de la presente circular, a través de su representante legal.

Al empleado de cumplimiento, y el representante legal en las organizaciones de tercer nivel de supervisión, les corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones:

1. Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza la organización solidaria.

2. Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se realizan ante la organización solidaria.

3. Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos establecidos.

4. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT de la organización solidaria.

5. Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

6. Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la UIAF el reporte de las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo.

7. Si es una entidad reportante nueva deberá realizar la inscripción ante la UIAF a través de la página web en la siguiente ubicación: Reportantes - nuevos usuarios - solicitud de código en línea.

8. Deberá solicitar el usuario, clave y matriz de autenticación, información necesaria para ingresar al sistema de reporte en línea- Sirel- a través de la página web en la siguiente ubicación: Reportantes- nuevos usuarios- solicitud de acceso a Sirel.

9. Mantener actualizados los datos de la entidad y/o empresa con la UIAF.

10. Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del sistema de reporte en línea - Sirel, opción informes- certificado de cargue.

11. Revisar periódicamente como fuente de consulta la página web de la UIAF, donde se publicarán los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las entidades del sector.

Los numerales 3º y 5º no son obligatorios para los representantes legales de las organizaciones de tercer nivel de supervisión.

La designación de estas funciones al empleado de cumplimiento o representante legal según corresponda, no exime a los demás empleados sobre la obligación de comunicarle internamente a este, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales o sospechosas.

El empleado de cumplimiento de las organizaciones destinatarias de la presente circular no requiere de posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.

3.3.2. Señales de alerta.

Las señales de alerta son los indicadores cualitativos y/o cuantitativos (tales como hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros, razones financieras) que le permiten a la organización solidaria, inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales. Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como, cualquier otro criterio que a juicio de la organización solidaria resulte adecuado.

A modo de ejemplo ilustrativo tenemos las siguientes:

• Creación de organizaciones solidarias o comerciales por personas que no justifican su actividad económica.

• Crecimiento inusitado de las actividades y/o ventas de una organización solidaria.

• Organizaciones solidarias que, a pesar de haber sido creadas recientemente, reciben frecuentemente grandes sumas de dinero desde el exterior.

• Organizaciones solidarias cuya actividad u objeto social no es acorde con las características del lugar donde se encuentra domiciliada.

• Representantes legales de entidades sin ánimo de lucro que reciben dinero de aportes a nombre de la organización o manejan el dinero en sus cuentas personales.

• Organizaciones solidarias que no cuentan con la infraestructura necesaria para desarrollar las actividades que dicen desarrollar.

• Organizaciones solidarias que solamente realizan operaciones en efectivo para financiar las actividades propias de su objeto social.

• Vinculación de los asociados a la organización en un sinnúmero de proyectos que logran ser financiados, pero la organización solidaria no desembolsa equitativamente los recursos. Por el contrario, los recursos son entregados a individuos que no tienen relación alguna con el proyecto.

• Utilización de empleados como asociados para justificar un gran número de aportes o volumen de operaciones que son realizadas por otras personas.

• Información de asociados que no es actualizada o una vez actualizada no puede confirmarse.

• Personas naturales o jurídicas que llevan recursos a las organizaciones de economía solidaria a manera de inversión o a título de préstamo, que no justifican su actividad económica.

La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, debe constituir una señal de alerta para la organización.

3.3.3. Capacitación.

Las organizaciones solidarias o el empleado de cumplimiento deben ofrecer capacitación como mínimo, una vez al año, a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para prevenir el LA/FT. Como resultado de esta capacitación, el personal de la organización solidaria, debe estar en la capacidad de identificar cuándo una operación es inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién. Una herramienta de ayuda puede ser el curso e-learning ofrecido por la UIAF en su página web https://www.uiaf.gov.co/index.php?idcategoria=7479. Cabe anotar que, para el empleado de cumplimiento y representante legal cuando corresponda, este curso es de carácter obligatorio.

La capacitación debe ser implementada como una cultura de la organización solidaria, debe ser considerada en los procesos de inducción de los empleados nuevos. Se debe dejar constancia de las capacitaciones realizadas, donde se indique como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.

4. Reportes.

Corresponde a las organizaciones de economía solidaria de primer, segundo y tercer nivel de supervisión que no ejercen actividad financiera del cooperativismo, tales como los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, entre otras, realizar los reportes a que se refiere los numerales 4.2 y 4.3 de la presente circular, de conformidad con los anexos técnicos número 1º y 2º disponibles en la página web de la UIAF.

En el caso de las organizaciones de tercer nivel de supervisión, corresponde al representante legal, realizar los reportes a que se refiere el presente numeral, quien tendrá a su cargo las funciones previstas en el numeral 3.3.1 con las excepciones allí consagradas.

4.1. Reportes internos.

Los informes internos son de uso exclusivo de la organización solidaria.

4.2. Reportes externos.

Corresponde a los sujetos obligados reportar a la UIAF la información sobre las operaciones sospechosas, en efectivo, en la forma y según la periodicidad que para el efecto se determine en esta circular.

4.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS).

Corresponde a las organizaciones solidarias reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con las condiciones que establezca la UIAF.

Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral, los sujetos obligados deberán entender por reporte de manera inmediata, el lapso que transcurre entre el momento en que el sujeto obligado advierte la operación y aquel en el que toma la decisión de catalogar esta operación como sospechosa y documentarla, plazo que en ningún caso puede exceder de quince (15) días calendario. Si en cualquier momento, se conoce de una operación sospechosa ella se reportará con la inmediatez precitada. En estos casos, no se requiere que la organización solidaria tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

El reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la organización solidaria reportante, ni para los directivos o empleados que hayan participado en su detección y/o reporte, de acuerdo con lo señalado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

4.2.2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas.

Las organizaciones solidarias que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas, deberán informar sobre tal hecho a la UIAF de manera trimestral.

Si se detectan operaciones sospechosas, estas deben reportarse de manera inmediata como se indica en el numeral precedente el cual reemplazará el reporte de ausencia de operaciones sospechosas en los periodos establecidos en el numeral 4.4 de esta circular.

4.3. Reporte de transacciones en efectivo.

Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera.

El reporte de transacciones en efectivo se compone de:

a) Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Las organizaciones deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante el trimestre inmediatamente anterior, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas.

b) Reporte de transacciones individuales en efectivo: Las organizaciones deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas, durante el trimestre inmediatamente anterior.

Tanto las transacciones múltiples como las transacciones individuales en efectivo se deben reportar en un solo archivo.

En el evento que no se realicen tales transacciones, la organización debe, enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del sistema de reporte en línea en los plazos establecidos en el numeral 4.4. de esta circular.

4.4. Periodicidad de los reportes.

Los reportes de ausencia de operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo, contemplados en esta circular deberán ser enviados a través del sistema de reporte en línea, en los siguientes periodos:

Julio-septiembre: fecha de envío octubre 11 al 20

Octubre-diciembre: fecha de envío enero 11 al 20

Enero-marzo: fecha de envío abril 11 al 20

Abril-junio: fecha de envío julio 11 al 20

5. Sanciones.

El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en la presente circular, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, numerales 1º y 2º del artículo 2º del Decreto 186 de 2004, en concordancia y con lo previsto en el artículo 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.

6. Disposiciones finales.

Las disposiciones contenidas en la presente circular se aplicarán sin perjuicio de aquellos sectores y/o actividades económicas que también tienen una obligación de reporte específica de acuerdo con la normatividad vigente.

7. Vigencia.

La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Las organizaciones deberán diseñar e implementar los controles y procedimientos para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) a más tardar el 30 de septiembre del año 2014.

La información sobre la adopción de los mecanismos de prevención y control, deberá estar a disposición de esta Superintendencia en la organización a partir de la fecha indicada para su verificación en una carpeta o archivo que se denominará “instrumentos de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo”.

Así mismo, el primer reporte a la UIAF se efectuará del 11 al 20 de octubre de 2014.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a las cooperativas que no ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales.

(1) Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(2) Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Ministerio de Hacienda y Crédito Público.