CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2009 

(Septiembre 29)

Asunto: Modificación del numeral 1.2 del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto.

Corregir algunos errores de enumeración contenidos en la Circular Externa 2 del 2009, por la cual se modificó el numeral 1.2 del capítulo primero del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio relativo al registro único de proponentes, complementar el ejemplo del reporte en formato XML sobre contratos, multas y sanciones, adicionar algunas causales de rechazo por parte de la cámara de comercio, modificar el mecanismo señalado para el reporte de información de licitaciones para ajustarlo a los medios tecnológicos actuales y modificar en anexo 4.10.

2. Fundamento legal.

El numeral 36 del artículo 1º del Decreto 3523 de 2009 permite a la Superintendencia de Industria y Comercio instruir a los destinatarios en las materias que le competen, mediante la fijación de criterios y procedimientos para su cabal aplicación.

El parágrafo 1º del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008 modificado por el artículo 2º del Decreto 2247 de 2009 establece que, "La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos en ejecución, multas y sanciones de los inscritos." La Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Circular Externa 2 de 2009 determinó las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de la información que las entidades estatales deben remitir a las cámaras de comercio sobre contratos, multas y sanciones de los proponentes.

3. Instructivo.

Modificar el numeral 1.2 del capítulo I del título VIII de la circular única, en los siguientes términos:

"(...).

1.2.5.1.3. Estructura del archivo.

1.2.5.1.3.1. Formato del encabezado.

El encabezado del archivo viene en el elemento "encabezado" y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Fecha reporteFecha en que se envía el reporteAlfanumérico8Formato AAAAMMDD
Código cámaraCódigo de la Cámara de ComercioNumérico2Código de la Cámara de Comercio destinataria del reporte.
Nit entidadNit de la entidad oficialNumérico20Nit de la entidad incluyendo dígito de verificación, justificado a la izquierda
Nombre entidadNombre de la entidad oficialAlfanumérico255Nombre de la entidad
Seccional entidadSeccional, división, departamento, unidad, área dentro de la entidad contratanteAlfanumérico128En caso de entidades con seccionales/regionales, unidades de contratación distribuidos, indicarán el nombre respectivo. Por ejemplo, una entidad tiene 3 unidades en Bogotá, denominadas Bogotá-Centro, Bogotá-sur y Bogotá-norte y la que está remitiendo en Bogotá-sur, entonces en esta parte debe ir Bogotá-sur.
Municipio entidadCódigo DANE del municipioNumérico5Corresponde al municipio en que se encuentra la entidad del Estado. Si está reportando una seccional, debe remitirse el código del municipio de la seccional. Validado contra la tabla DIVIPOLA del DANE
Dirección entidadDirección de la entidadAlfanumérico128Corresponde a la dirección de la entidad del Estado. Si está reportando una seccional, debe remitirse la dirección de la seccional.
Identificación funcionarioNúmero de identificación del funcionario que reportaNumérico20Número de cédula del funcionario responsable del reporte de la información. Debe corresponder al funcionario autorizado por el Representante Legal mediante el formato 4.10.
Nombre funcionarioNombre del funcionario que reporta la informaciónAlfanumérico128Nombre del funcionario responsable del reporte
Cargo funcionarioCargo del funcionario que reporta la informaciónAlfanumérico128Cargo del funcionario responsable por el reporte de la información
Periodo reportadoAño y mes del periodo reportadoNumérico6En formato AAAAMM donde AAAA indica el año que se está reportando y MM el mes. Para el reporte de multas y sanciones de que trata el parágrafo 3° del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, modificado por el artículo 2° del Decreto 2247 de 2009, en este campo se reportará “999999”. Para el reporte de contratos, multas y sanciones entre 1° de enero de 2009 y 30 de noviembre de 2009, deberá reportarse “200911”
Total contratosNúmero de registros reportados del tipo “contrato”Numérico3Sumatoria total de los registros tipo “contrato” que vienen en el reporte
Total multasNúmero de registros reportados del tipo “multa”Numérico3Sumatoria total de los registros tipo “multa” que vienen en el reporte
Total sancionesNúmero de registros reportados del tipo “sanción”Numérico3Sumatoria total de los registros tipo “sanción” que vienen en el reporte

Todos los campos del registro tipo "encabezado" son de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.2. Formato de contratos.

Por cada contrato que se reporte deberá enviarse un elemento denominado "contrato" que contiene los siguientes datos:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Inscripción proponenteNúmero de inscripción del proponenteNumérico10Número interno que la Cámara de Comercio asigna al proponente. Este campo es de obligatorio diligenciamiento
Numero contratoNúmero del contratoAlfanumérico120Número único dentro de la entidad estatal que identifica el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento
Nit proponenteNit del proponente y para las personas jurídicas extranjeras el NIT de su sucursal en ColombiaNumérico20Nit del proponente a quien se adjudicó el contrato. Incluye el dígito de verificación. Campo de obligatorio diligenciamiento
Nombre proponenteNombre del proponenteAlfanumérico128Nombre del proponente a quien se adjudicó el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento
Fecha adjudicaciónFecha en que fue adjudicado el contratoAlfanumérico8En formato AAAAMMDD. Siempre deberá venir reportada. Campo de obligatorio diligenciamiento
Fecha inicioFecha en que se dio inicio al contratoAlfanumérico8En formato AAAAMMDD. Podrá venir en blancos si el contrato no ha sido iniciado.
Fecha terminaciónFecha en que se termina el contratoAlfanumérico8En formato AAAAMMDD. Podrá venir en blancos si el contrato no ha terminado
Clasificación contratoClasificación del contratoAlfanumérico1024Corresponde al código en el cual se clasificó el contrato de acuerdo con el Decreto 4881 de 2008 y las Resoluciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de las cuales se autoriza la creación provisional de especialidades y grupos, dentro de la actividad que le corresponde. Códigos de clasificación del contrato, separados por comas. Deberá venir por lo menos una clasificación, de acuerdo con lo establecido en las normas mencionadas. Ejemplo, 31501,31602 donde el primer dígito corresponde a la actividad, el segundo y tercer dígito a la especialidad y el cuarto y quinto dígito al grupo. Cuando no se encuentre definido el código del grupo en la norma, se reportará “00”, ejemplo, 14100.
Tipo contratistaTipo de contratistaNumérico11.- Contratación individual
2.- Contratación con un consorcio
3.- Contratación con una unión temporal
Valor contratoValor del contratoNumérico20Valor Inicial del contrato EN PESOS, sin puntos, comas, ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento. El valor reportado debe incluir el IVA
Valor pagado contratoValor final pagado del contratoNumérico20Valor final pagado del contrato EN PESOS, sin puntos, comas, ni decimales. En este valor si incluyen las adiciones o disminuciones a que tuvo lugar el contrato. Si no hubo adiciones ni disminuciones, se reportará el mismo valor del contrato. Este valor debe reportarse únicamente cuando el estado del contrato cambie a terminado. Mientras el contrato no sea reportado como terminado el valor de esta etiqueta deberá enviarse con contenido vacío. El valor reportado debe incluir el IVA.
Indicador cumplimientoIndicador de cumplimiento del contratoAlfanumérico1S.- Indica que el contrato se cumplió a satisfacción o se viene ejecutando cumplidamente.
N.- Indica que el contrato no se cumplió a satisfacción o no se viene ejecutando cumplidamente. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Estado contratoEstado del contratoNumérico10.- Adjudicado (no ha iniciado la ejecución)
1.- En ejecución (inició la ejecución y no ha terminado)
2. Ejecutado / terminado. Campo de obligatorio diligenciamiento
Indicador envíoIndicador de envío del contratoNumérico10.- Indica que el contrato que se está reportando No se está modificando y corresponde a un contrato nuevo.
1. Indica que el contrato que se está reportando cambió en alguna de las condiciones de este (indicador de cumplimiento o el estado).
2. Este código solo puede ser usado cuando en un contrato se haya reportado erróneamente información. Se debe indicar la información objeto de modificación. Este código no es aplicable en los casos que el objeto de la corrección sea el Nit del proponente y/o el número del contrato, en atención a que estos hacen parte del identificador de un contrato (llave).
    3. Este código solo puede ser usado para corregir el Nit del proponente y/o el número de contrato. Al usar este código se indica que el contrato debe ser eliminado del reporte y se sustituye por el nuevo que sea reportado en el mismo envío con el indicador “0”. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.3. Formato de multas.

Por cada multa que se reporte deberá enviarse un elemento denominado "multa" que contiene los siguientes datos:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Número contratoNúmero del contrato afectadoAlfanumérico120Número del contrato que se afecta con la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento
Inscripción proponenteNúmero de inscripción del proponenteNumérico10Número interno que cada Cámara de Comercio asigna al proponente. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Nit proponenteNit del proponente y para las personas jurídicas extranjeras el NIT de su sucursal en ColombiaNumérico20Nit del proponente afectado con la multa. Incluye el dígito de verificación. Campo de obligatorio diligenciamiento
Nombre proponenteNombre del proponenteAlfanumérico128Nombre del proponente afectado con la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento
Acto administrativoNúmero del acto administrativo con el cual se impone la multaAlfanumérico40Número del acto administrativo con el cual se impone la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento
Fecha acto administrativoFecha del acto administrativoAlfanumérico8En formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento
Valor multaValor de la multaNumérico15Valor de la multa en pesos, sin puntos, comas ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento
Valor pagado multaCuantía pagada de la multaNumérico15Valor pagado de la multa en pesos, sin puntos, comas ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento para cuando el estadoMulta sea Pagada.
Estado multaEstado de la multaNumérico10.- En firme (la multa será certificada)
1.- En firme sin pago multa y se encuentra en mora (la multa será certificada)
2.- Pagada (la multa se certificará)
3.-Revocada (la multa no será certificada). Campo de obligatorio diligenciamiento
Acto revocaciónNúmero de Acto Administrativo de revocación de la multaAlfanumérico40Número de Acto Administrativo a través del cual se revoca la multa, solo en caso de multas revocadas. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la multa sea revocada.
Fecha acto revocaciónFecha del Número de Acto Administrativo que revoca la multaAlfanumérico8En formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la multa sea revocada.
Indicador envíoIndicador de envío del contratoNumérico10.– Indica que la multa que se está reportando No se está modificando y corresponde a una multa nueva.
1.- Indica que la multa que se está reportando cambió en alguna de las condiciones de esta (datos de revocatoria o acreditación de la multa).
2. Este código solo puede ser usado cuando la multa se haya reportado con información errónea. Se debe indicar la información objeto de modificación. Este código no es aplicable en los casos que el objeto de la corrección sea el Nit del proponente y/o el número del contrato, en atención a que estos hacen parte del identificador de un contrato (llave).
    3. Este código solo puede ser usado para corregir el Nit del proponente y/o el número de contrato. Al usar este código se indica que la multa debe ser eliminada del reporte y se sustituye por la nueva que sea reportada en el mismo envío con el indicador “0”. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.4. Formato de sanciones.

Por cada sanción que se reporte deberá enviarse un elemento denominado "sanción" que contiene los siguientes datos:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Número contratoNúmero del contrato afectadoAlfanumérico120Número del contrato que se afecta con la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento
Inscripción proponenteNúmero de inscripción del proponenteNumérico10Número interno que la Cámara de Comercio asigna al proponente. Campo de obligatorio diligenciamiento
Nit proponenteNit del proponente y para las personas jurídicas extranjeras el NIT de su sucursal en ColombiaNumérico20Nit del proponente afectado con la sanción. Incluye el dígito de verificación. Campo de obligatorio diligenciamiento
Nombre proponenteNombre del proponenteAlfanumérico128Nombre del proponente afectado con la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento
Acto administrativoNúmero del acto administrativo con el cual se impone la sanciónAlfanumérico40Número del acto administrativo con el cual se impone la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento
Fecha acto administrativoFecha del acto administrativoAlfanumérico8Formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento
Descripción sanciónDescripción de la sanciónAlfanumérico512Descripción de la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento
Estado sanciónEstado de la sanciónNumérico10.- En firme (Se certifica)
1.- Revocada (No se certifica) Campo de obligatorio diligenciamiento.
Cumplimiento sanciónIndicador de cumplimiento de la sanciónAlfanumérico10 – Cumplió Sanción
1 – No cumplió la Sanción impuesta.
2 – Pendiente de cumplimiento (No se ha vencido aún el tiempo para cumplir la sanción).
Campo de obligatorio diligenciamiento.
Acto revocaciónNúmero de Acto Administrativo de revocación de la sanciónAlfanumérico40Número de Acto Administrativo a través del cual se revoca la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la sanción sea revocada.
Fecha acto revocaciónFecha del Acto Administrativo que revoca la sanciónAlfanumérico8Formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la sanción sea revocada.
Indicador envíoIndicador de envío de la sanciónNumérico10. Indica que la sanción que se está reportando No se está modificando y corresponde a una sanción nueva.
1. Indica que la sanción que se está reportando cambió en alguna de las condiciones de esta (datos de revocatoria o cumplimiento de la sanción).
2. Este código solo puede ser usado cuando la sanción se haya reportado con información errónea. Se debe indicar la información objeto de modificación. Este código no es aplicable en los casos que el objeto de la corrección sea el Nit del proponente y/o el número del contrato, en atención a que estos hacen parte del identificador de un contrato (llave).
3. Este código solo puede ser usado para corregir el Nit del proponente y/o el número de contrato. Al usar este código se indica que la sanción debe ser eliminada del reporte y se sustituye por la nueva que sea reportada en el mismo envío con el indicador “0”. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.4. Ejemplo del reporte en formato XML

1.2.5.1.5. Causales de rechazo por parte de la cámara de comercio

a) Si es un documento XML que no está bien formado de acuerdo con las especificaciones técnicas y de contenido establecidas en la presente circular;

b) Cuando el número de la cámara de comercio no sea un código válido;

c) Cuando el funcionario que reporta la información no concuerde con el funcionario que se encuentre en la base de datos (funcionario autorizado para realizar el reporte). Esta validación se hace contra el número de identificación reportado en el registro encabezado;

d) En caso de contratos:

— Cuando el número del contrato esté en blanco o vacío.

— Cuando la fecha de adjudicación esté en blanco, vacío o no concuerde con el formato establecido.

— Cuando el número de inscripción del proponente sea reportado en ceros, vacío o no corresponda con un número de proponente que exista en la base de datos de la cámara de comercio.

— Cuando el número de inscripción del proponente no esté registrado en la cámara de comercio o esté diligenciado en blanco, vacío o cero.

— Cuando el NIT del proponente sea reportado vacío, en ceros o no corresponda con el NIT que repose en la base de datos de la cámara de comercio para el número de proponente indicado.

— Cuando el nombre del proponente esté en blanco o vacío.

— Cuando se reporte el estado como terminado y la fecha de terminación esté en blanco, vacío, en ceros o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha.

— Cuando no se reporten códigos de clasificación o no correspondan con los códigos establecidos en el Decreto 4881 de 2008 y resoluciones expedidas por la SIC.

— Cuando el valor del contrato esté vacío, en ceros o contenga caracteres diferentes a números (comas, puntos, signos pesos, etc.).

— Cuando el indicador de cumplimiento sea diferente de 0, 1, 2, 3.

— Si falta alguno de los tags (etiquetas) establecido en el formato.

— Cuando el indicador de cumplimiento sea diferente de S o N.

— Cuando se reporte en la etiqueta de estado que un contrato ya ha sido ejecutado o terminado, y no se reporte la fecha de terminación y/o el valor pagado.

— Cuando el tipo de contratista sea diferente de 1, 2 ó 3.

— Cuando el estado del contrato sea diferente de 0, 1 ó 2.

— Cuando el indicador de envío sea diferente de 0, 1, 2 ó 3.

— Cuando la fecha de adjudicación no sea válida.

— Cuando se reporte el estado del contrato como adjudicado y la fecha de adjudicación no sea válida.

— Cuando se reporte el estado del contrato como en ejecución y la fecha de adjudicación o de inicio no sea válida.

— Cuando se reporte el estado del contrato como ejecutado y la fecha de adjudicación o de inicio o de terminación no sea válida.

— Cuando el número total de contratos indicados en la etiqueta total contratos, sea diferente a la cantidad de contratos reportados.

e) En caso de multas

— Si alguno de los campos (tags) del formato falta o es reportado vacío o en ceros.

— Cuando el número de inscripción del proponente sea reportado en ceros, vacío o no corresponda con un número de proponente que exista en la base de datos de la cámara de comercio.

— Cuando el NIT del proponente sea reportado vacío, en ceros o no corresponda con el NIT que repose en la base de datos de la cámara de comercio para el número de proponente indicado.

— Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada en ceros, vacío o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha.

— Cuando el número del acto administrativo sea reportado en blanco, vacío o ceros.

— Cuando el valor de la multa sea reportado en ceros, vacío o contenga caracteres no numéricos (puntos, comas, guiones, signos, letras).

— Cuando el estado de la multa sea diferente de 0, 1, 2 ó 3.

— Cuando siendo 3 el estado de la multa, no se reporte la fecha del acto de revocación o esta sea reportada en un formato erróneo.

— Cuando siendo 3 el estado de la multa, no se reporte el número del acto de revocación.

— Cuando el valor pagado de la multa sea reportado en ceros, vacío o contenga caracteres no numéricos (puntos, comas, guiones, etc).

— Cuando el indicador de envío sea diferente de 0, 1, 2 ó 3.

— Cuando el número total de multas indicadas en la etiqueta total multas, sea diferente a la cantidad de multas reportadas.

f) En caso de sanciones

— Si alguno de los campos (tags) del formato falta o es reportado vacío o en ceros.

— Cuando el número de inscripción del proponente sea reportado en ceros, vacío o no corresponda con un número de proponente que exista en la base de datos de la cámara de comercio.

— Cuando el NIT del proponente sea reportado vacío, en ceros o no corresponda con el NIT que repose en la base de datos de la cámara de comercio para el número de proponente indicado.

— Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada en ceros, vacío o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha.

— Cuando el número del acto administrativo sea reportado en blanco, vacío o ceros.

— Cuando la descripción de la sanción sea reportada en blancos o vacío.

— Cuando el estado de la sanción sea diferente de 0 ó 1.

— Cuando siendo 1 el estado de la sanción no se reporte la fecha del acto de revocación o esta sea reportada en un formato erróneo.

— Cuando el indicador de envío sea diferente de 0, 1, 2 ó 3.

— Cuando el número total de sanciones indicadas en la etiqueta total sanciones, sea diferente a la cantidad de sanciones reportadas.

Un contrato podrá ser reportado tantas veces como sea necesario en reportes o meses diferentes dado que cambien las condiciones del mismo en cuanto al estado del contrato (adjudicado, en ejecución y ejecutado/terminado) y el cumplimiento (Si cumple o No).

En todos los casos un reporte (archivo XML) será tratado en forma completa, es decir, si alguno de los registros no cumple con las especificaciones técnicas o de contenido, el reporte será rechazado por completo, no se harán recepciones parciales de un reporte.

1.2.5.1.7. Reporte de multas y sanciones de los últimos cinco años

Para el reporte de esta información, las entidades del Estado deberán utilizar las mismas especificaciones técnicas definidas en los numerales 1.2.5.1.3.1, 1.2.5.1.3.3 y 1.2.5.1.3.4 del presente capítulo.

1.2.5.1.8. Reporte de contratos, multas y sanciones del período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de noviembre de 2009

Para el reporte de esta información, las entidades del estado deberán utilizar las mismas especificaciones técnicas definidas en los numerales 1.2.5.1.3.1, 1.2.5.1.3.3 y 1.2.5.1.3.4 del presente capítulo.

1.2.5.2. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre licitaciones

a) (...).

ii. Datos especiales

— Fecha aproximada de apertura de la licitación;

— Objeto de la licitación con indicación de la actividad, especialidad y grupo;

— Requisitos generales para participar;

— Cuantía; y

— Lugar y fecha aproximada de las propuestas

c) La remisión de la información de los procesos licitatorios podrá realizarse utilizando los medios electrónicos adecuados y seguros dentro de los plazos correspondientes.

d) Descripción general de los registros: (…).

e) Reglas generales.

f) Ejemplo.

1.2.5.3. Publicación del boletín sobre licitaciones

1.2.6. Efectos de la no inscripción en el registro de los proponentes registrados con anterioridad al 1º de abril de 2009

1.2.7 Efectos de la no renovación de la inscripción en el registro

(…).

1.2.8. Certificaciones

(…).

1.2.9. Horario y lugar de atención al público

(…).

1.2.10. Factor de paridad internacional

(…)”.

4. Vigencia

La presente circular externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

N del E.: La presente circular externa va dirigida a cámaras de comercio.

Anexo número 4.10

Solicitud uso de medios electrónicos para el servicio de remisión de información de contratos, multas y sanciones por parte de las entidades del Estado

La Ley 1150 de 2007 en el artículo 6º numeral 6.2, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la cámara de comercio de su domicilio la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

Por su parte, el Decreto 4881 de diciembre 31 de 2008 en su artículo 14, establece la información que deberá ser remitida por medios electrónicos a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el domicilio del inscrito e indica que tal información debe enviarse en forma mensual, a más tardar el día 15 de cada mes.

Para la remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas, que deberá realizarse a través de Internet, las cámaras de comercio proporcionan un servicio web al cual podrán conectarse las entidades estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.

Señores Cámara de Comercio de ______________________________________ solicitamos la creación de un usuario para la remisión de la información de contratos, multas y sanciones en cumplimiento al artículo 14 del Decreto 4881 de 2008. Los datos relacionados con el funcionario que remitirá la información, según documento que acredita su vinculación con la entidad, son los siguientes:

Nombre completo de la entidad: _____________________________________

Seccional, área o dependencia: _____________________________________

Nit de la entidad: _________________________________________________

Dirección de la entidad: ____________________________________________

Teléfono: _______________________________________________________

Municipio del domicilio de la entidad: _________________________________

Nombre del servidor púbico encargado de remitir la información:

_______________________________________________________________

Tipo de Identificación del servidor público (cédula, pasaporte, cédula de extranjería, etc.): _________________________________________________

Número de Identificación del servidor público: __________________________

Cargo del funcionario: _____________________________________________

Dirección de correo electrónico: _____________________________________

Nombre del representante legal: ____________________________________

Cédula del representante legal: _____________________________________

Cargo del representante legal: ______________________________________

La entidad y el funcionario comprenden que el objetivo de esta clave es proporcionar seguridad en la realización de cualquier transacción que involucre el traspaso de información confidencial. El funcionario entiende que la confidencialidad de la información depende también de él, por lo que se compromete por medio de la presente a cuidar y resguardar adecuadamente la clave secreta, asumiendo la divulgación que de ella haga a un tercero, el cual se asumirá que ha sido autorizado por el funcionario para remitir la información respectiva.

Una vez que se ingrese la clave secreta, toda la información transmitida y recibida viaja en forma segura a través de un sistema confiable y de una tecnología llamada “encriptación”, que codifica los datos con código secreto de manera que nadie puede encontrar sentido al mensaje mientras se está transmitiendo. Cuando el mensaje llega a su destino, el programa decodifica la información.

El servidor público asume la responsabilidad total del uso, tanto de la clave de usuario, así como de la veracidad de la información en el cumplimiento de sus obligaciones, otros deberes formales y la utilización de los servicios que se ponga a su disposición a través de Internet para el reporte de la información a que hace mención el artículo 14 del Decreto 4881 de 2008.

La suscripción y envío del presente documento implica la aceptación de todas y cada una de las disposiciones establecidas para el uso adecuado de servicio de envío de información a las cámaras de comercio y la responsabilidad indicada en el numeral 6.2 del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007.

Adjunto a esta solicitud se incluye la acreditación de la representación legal de la entidad y de la vinculación del funcionario que por medio del presente documento se designa como remisor de la información.

Firmas:

Representante legal entidad.

Aceptación:

Servidor público.

NOTAS: 1. La presente circular fue publicada en el Diario Oficial 47488 de septiembre 30 de 2009.

2. El artículo 55 del Decreto 1464 de 2010 deroga expresamente: "el Decreto 4881 de 2008, y los decretos 836, 1520, 2247 y 3083 de 2009, y las demás normas que le sean contrarias".