CIRCULAR EXTERNA 60 DE 1991 

(Noviembre 28)

(Nota: Modificada por la Circular 009 de 1992 de la Superintendencia Bancaria)

Para efectos de la correcta aplicación y del debido acatamiento de las disposiciones legales que regulan la actividad de las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, este despacho se permite impartir las siguientes instrucciones, relacionadas con los temas enunciados en la referencia:

1. Consignación del auxilio de cesantía y afiliación de trabajadores

1.1. Con el objeto de recibir de los empleadores la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantía de sus trabajadores, las administradoras están en la obligación de exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un “formato de consignación” que será suministrado por ellas, el cual debera contener, al menos, la siguiente información:

a) Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignación;

b) Nombre o razón social de la empresa que efectúa la consignación y su NIT o el nombre del empleador y su documento de identificación si es persona natural;

c) La dirección y el teléfono del empleador;

d) El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías, y

e) El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo; respecto de los cheques, se debera indicar el código del banco y el número del cheque.

1.2 Los formatos de consignación deberán estar acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos:

a) El nombre y documento de identidad del trabajador;

b) La dirección de la residencia y el número del teléfono;

c) El nombre del empleador, la dirección y el teléfono, y

d) El valor de la cesantía que se consigna, con su liquidación detallada.

1.3 El valor total de la consignación que aparezca en el “formato de consignación” debera coincidir con el que de como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el numeral 1.2 anterior.

Asi mismo, al “formato de consignación” debera anexarse fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.

No sobra advertir que, teniendo en cuenta que la ley no prescribe ninguna formalidad especial, se entendera que la afiliación de los trabajadores al fondo de cesantía se producirá con la sola consignación que de sus cesantías realice el empleador. En consecuencia, no se requerirá diligenciar, adicionalmente, formularios o solicitudes de afiliación.

2. Afiliación de personas independientes. Para la afiliación al fondo de cesantías de personas independientes, las administradoras les harán diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un “formato de afiliación” en el cual se exprese:

a) Datos personales: nombre completo, documento de identidad, dirección residencia, número de teléfono, y

b) Datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de la actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente; si es empleador y labora en su propia empresa, se debera indicar el nombre o razón social, el NIT, la dirección y el teléfono.

Este formato deberá estar firmado por la persona que se afilia, quien lo presentará acompañado de una copia de su declaración de renta del año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Administración de Impuestos Nacionales, asi como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaración de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de sus cotizaciones voluntarias no podrá ser superior, en ningún tiempo, a la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaración de renta.

3. Traslado a otra administradora. La administradora que efectúe el traslado del valor de las unidades de un trabajador afiliado o de un afiliado independiente debera diligenciar un “formato de traslado”, suministrado por la administradora que recibe el traslado, el cual debera presentarlo a esta última junto con la copia auténtica de la solicitud de traslado suscrita por el afiliado y de una fotocopia auténtica del documento de identidad de éste.

Si se trata del traslado de un trabajador afiliado, dicho formato contendrá, por lo menos:

a) El nombre de la administradora que realiza el traslado;

b) El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado;

c) El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidación;

d) La información personal del afiliado: nombre y documento de identidad, dirección de su residencia y teléfono, y

e) La información laboral del afiliado: nombre o razón social del empleador, NIT o documento de identificación, dirección y teléfono.

Si el traslado es de un afiliado independiente se podrá utilizar otro formato que contenga, además de la información señalada anteriormente en las letras a), b), c) y d), la siguiente:

— Los datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de su actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente; si es empleador y labora en su propia empresa, se debera indicar el nombre o razón social de ésta, el NIT, la dirección y el teléfono.

A este formato debera adjuntarse, no solamente los documentos mencionados al comienzo de este acápite, sino también, la copia de la declaración de renta del afiliado correspondiente al año inmediatamente anterior, debidamente presentada a la Administración de Impuestos Nacionales. En caso de que el afiliado no acompañe la declaración de renta, por no estar obligado a presentarla conforme a la ley tributaria, el monto total de las cotizaciones voluntarias no podrá exceder, en ningún tiempo, la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para que no exista dicha obligación.

Por último, cabe observar que la administradora que realice el traslado estara en la obligación de comunicarle inmediatamente por escrito al afiliado los datos relacionados con el traslado.

4. Extractos y libreta de información de saldos. Los extractos sobre el movimiento del fondo y de la cuenta de capitalización individual del afiliado contendrán, como mínimo, la información que se detalla a continuación:

a) El valor de la unidad al comienzo de cada trimestre;

b) La rentabilidad obtenida por el fondo en el trimestre, la cual no podrá ser inferior a la DTF;

c) El saldo anterior del afiliado, en unidades y en moneda legal colombiana;

d) El abono del auxilio de cesantía, la fecha, el monto en unidades y en moneda legal colombiana;

e) Los retiros parciales, la fecha y el monto en unidades y en moneda legal colombiana;

f) El saldo en unidades y en moneda legal colombiana a la fecha de corte, y

g) Las comisiones causadas y debitadas, en unidades y en moneda legal colombiana, asi como su valor porcentual.

En lo atinente a la libreta o al instrumento destinado a informar al trabajador afiliado o al afiliado independiente sobre el número de unidades y su valor en pesos a la fecha que lo solicite, las administradoras podrán utilizar cualquier sistema o mecanismo, siempre y cuando cumplan con su obligación de suministrar permanentemente dicha información.

5. Programas publicitarios. Los programas publicitarios que adelanten las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía se sujetarán a lo previsto en la Circular Externa 049 de 1991 y demás que la adicionen o reformen. No obstante, cuando se haga referencia al rendimiento generado por un fondo, éste debera expresarse en términos de tasa efectiva anual, indicándose con precisión el período tomado como base para su determinación. Asi mismo, dicho rendimiento se expresara en términos netos, de tal forma que para su cálculo deberán haberse efectuado todas las deducciones a que haya lugar.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 026 de 1992 numeral 3 de la Superintendencia Bancaria)

6. Vigencia. La presente circular rige desde la fecha de su publicación.

(Nota: Modificada por la Circular 009 de 1992 de la Superintendencia Bancaria)

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