CIRCULAR EXTERNA 61 DE 1997 

(Septiembre 3)

Ref.: Fechas para el reporte de estados financieros intermedios y de fin de ejercicio.

Con el propósito de otorgar al mercado financiero y al público en general mayor oportunidad en la obtención de la información suministrada por las entidades vigiladas, la Superintendencia Bancaria en ejercicio de las facultades consagradas en el literal b) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, ha considerado conveniente modificar las fechas de presentación de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, así como de los formatos que acompañan esta información.

Para tal efecto, se deben seguir los siguientes lineamientos:

1. Los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros deberán presentar a partir del reporte correspondiente al mes de enero de 1998, los estados financieros intermedios junto con sus respectivos formatos, dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al del corte respectivo.

2. Los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros deberán presentar a partir del reporte correspondiente al mes de enero de 1998, los estados financieros de fin de ejercicio con sus respectivos formatos, a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente al del corte respectivo.

En consecuencia, se anexan las páginas 1 del capítulo VIII-estados financieros intermedios, 1 del capítulo IX-estados financieros de fin de ejercicio, de la circular básica contable y financiera (Circ. Externa 100/95)

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, modifica en lo pertinente la Circular Externa 100 de 1995 y aplica a partir de los estados financieros del mes de enero de 1998.

CAPÍTULO VIII

(pág. 1)

Estados financieros intermedios

De conformidad con el artículo 26 del Decreto 2649 de 1993, los estados financieros de períodos intermedios han sido definidos como “los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

“Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre de ejercicio”.

1. Períodos de presentación.

1.1. Los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros presentarán mensualmente el balance general y el estado de ganancias (excedentes) y pérdidas, dentro de los primeros veinte días comunes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo, hasta los estados financieros correspondientes al mes de diciembre de 1997. A partir de los estados financieros del mes de enero de 1998 su presentación debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte respectivo, según la codificación, que se establece en el plan único de cuentas para el sistema financiero.

1.2. Las sociedades fiduciarias que administren negocios fiduciarios constituidos bajo la modalidad de encargo fiduciario o de patrimonio autónomo, deberán transmitir trimestralmente a esta superintendencia, vía módem, los códigos de la clase 7 del plan único de cuentas indicados en el formato 169 de la proforma F.7000-05 del anexo I “Remisión de información”, dentro de los primeros diez (10) días comunes del mes inmediatamente siguiente al corte respectivo.

En cuanto a los fondos comunes especiales en moneda extranjera, deberán enviar un informe adicional, vía papel, en el cual se describa en forma detallada la composición del portafolio del fondo al último día calendario del mes inmediatamente anterior, presentando separadamente los activos financieros emitidos por entidades del exterior, o títulos emitidos o garantizados por el Gobierno de Colombia, naciones miembros de la Comunidad Económica Europea, o por Canadá, Corea del Sur, Dinamarca, Estados Unidos de América, Finlandia, Japón, Noruega, Singapur, Suecia o Taiwán, con sus respectivas fechas y precios de adquisición, plazos de vencimiento y precios de mercados al cierre del mes.

Las sociedades fiduciarias deberán transmitir a esta superintendencia, vía módem y en forma diaria, los estados financieros del fondo común ordinario correspondiente al día respectivo de conformidad con la codificación señalada para la clase 7 en el plan único de cuentas del sistema financiero.

1.2.1. Consideraciones generales: Las sociedades fiduciarias deberán transmitir aquellos negocios fiduciarios, cuyo monto total de activos sea mayor o igual al 50% del total de activos de la sociedad fiduciaria o en todo caso cuando el monto total de activos del fideicomiso respectivo sea mayor o igual a quinientos millones de pesos ($ 500.000.000). Este último valor se debe ajustar por el índice de precios al consumidor, IPC, anualmente, a partir del 1º de enero de 1997.

No obstante, debe tenerse en cuenta que una vez se inicie la remisión de la información correspondiente a un determinado negocio fiduciario, la sociedad fiduciaria está obligada a seguir realizando la transmisión trimestral respectiva, hasta la liquidación del negocio, aun cuando el monto de sus activos disminuya del monto inicial.

Si en el momento de iniciarse el negocio fiduciario el monto de los activos no califica para la transmisión vía módem, pero en el curso del desarrollo del negocio se llegase a alcanzar los montos mínimos exigidos, deberá empezar a efectuarse la transmisión respectiva.

CAPÍTULO IX

(pág. 1)

Estados financieros de fin de ejercicio

1. Períodos de presentación.

1.1. Los estados financieros de fin de ejercicio de los establecimientos de crédito y de las sociedades de servicios financieros deberán transmitirse a partir del reporte correspondiente al mes de enero de 1998 a más tardar el día veinte del mes siguiente a la fecha del corte respectivo. En todo caso se transmitirán por lo menos con un mes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

1.2. Las entidades aseguradoras, reaseguradoras y sociedades de capitalización transmitirán los estados financieros de fin de ejercicio a más tardar el 1º de febrero o el 1º de agosto en el evento de tratarse de corte semestral.

Mensualmente, a más tardar el último día hábil de cada mes se remitirá el cálculo detallado del margen de solvencia, y patrimonio técnico de las entidades aseguradoras y relación de solvencia de las sociedades de capitalización, correspondiente al mes inmediatamente anterior, de conformidad con las instrucciones que para el efecto se impartan.

PAR. TRANS.—La primera transmisión de la información contable en las condiciones y términos aquí señalados deberá realizarse a partir de los estados financieros con corte a junio 30 de 1996.

1.3. Los intermediarios de seguros y de reaseguros deberán transmitir los estados financieros a diciembre 31, dentro de los treinta días comunes siguientes a dicho corte.

1.4. Con relación a los negocios fiduciarios que correspondan a los fideicomisos de inversión integrados bajo la modalidad de fondos comunes y los fideicomisos para la administración de fondos de pensiones, los estados financieros del fin de ejercicio de los respectivos fondos deberán presentarse dictaminados y en forma comparativa con los del año o corte precedente, acompañados de sus respectivas notas siguiendo en lo pertinente las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades fiduciarias y conforme a las instrucciones señaladas en el presente documento y la Resolución 4980 de 1987; no obstante, esta superintendencia podrá solicitar el dictamen y las notas sobre los fideicomisos que estime pertinentes.

El Revisor Fiscal deberá pronunciarse e informar las observaciones y salvedades que hubiere detectado en cualquiera de los fideicomisos administrados por la sociedad fiduciaria al respectivo corte.

2. Anexos y reportes

Los anexos, reportes e información se remitirá por lo menos con un mes de antelación a la celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período a la cual corresponde.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral debe quedar radicada 1 mes antes de la fecha de celebración de la asamblea. Conviene advertir que el incumplimiento a la antelación señalada ocasionará que esta superintendencia se abstenga de pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

2.1. Estados financieros básicos. Las entidades deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estados de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de flujos de efectivo.

— Estado de cambios en la situación financiera.

2.2. Notas a los estados financieros. Con los estados financieros básicos es necesaria la presentación —comparativa con el período inmediatamente anterior— de las notas a los estados financieros, como parte integrante de los mismos, debidamente identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros, teniendo en cuenta su importancia relativa o material e incluyendo como mínimo (a menos que se encuentre adecuadamente revelada en los estados financieros) la siguiente información:

2.2.1. Entidad reportante. Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad (privada, mixta, oficial); fecha de constitución, clase de documento que la crea (escritura pública, número y notaría o ley), acto administrativo que la organiza, reformas estatutarias más representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad; número.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades usuarias del plan único de cuentas para el sistema financiero.

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