CIRCULAR EXTERNA 62 DE 2004 

(Abril 16)

Asunto: Implantación módulo Comex importaciones del sistema informático aduanero.

Teniendo en cuenta que el próximo 19 de abril del presente año, entrará a producción el módulo Comex importaciones del sistema informático aduanero, de conformidad con lo previsto en la Resolución 505 del 20 de agosto de 1999 de la DIAN, me permito precisar lo siguiente:

Las direcciones de acceso al módulo Comex importaciones del sistema Informático, serán:

http:// importaciones1.dian.gov.co,

http:// importaciones2.dian.gov.co,

http:// importaciones3.dian.gov.co,

http:// importaciones4.dian.gov.co, o

http:// importaciones5.dian.gov.co,

A partir del 19 de abril del año 2004, la administración de aduanas de Buenaventura, en aras de garantizar el apoyo y soporte permanente al módulo Comex importaciones, deberán contar con un grupo mesa de ayuda, el cual operará de la siguiente manera:

1. Características generales del grupo mesa de ayuda.

• Ser un grupo interdisciplinario integrado por funcionarios de la correspondiente administración de aduanas y del proyecto SYGA de Bogotá, con diferente conocimiento (normatividad y procedimientos aduaneros, técnicos informáticos, navegación en el sistema y sus alcances).

• Tener una ubicación dentro del CESA con el fin de poder ser localizado con facilidad y contar con buenas condiciones logísticas y de comunicaciones.

• Tener la capacidad de analizar la problemática presentada y proponer estandarizar algún nuevo procedimiento para aprobación de la administración.

Tener el conocimiento para proponer trámites por fuera del sistema Comex importaciones, por problemas de software o de información, ajustados al manual de contingencia para aprobación de la administración.

• El horario de atención del grupo mesa de ayuda será

— 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:30 p.m.

2. Funciones del grupo mesa de ayuda.

• Resolver cualquier inquietud que se presente respecto del módulo de importaciones del sistema informático, en la operación del sistema, en los procedimientos y en la norma vigente.

• Proponer trámites por fuera del sistema, por problemas de software o de información para aprobación de la administración (jefe de división servicio de aduanas).

• Canalizar, a las instancias pertinentes (administración, grupo SYGA subdirección de comercio exterior, OSI), la problemática que no pueda ser resuelta por el grupo mesa de ayuda, siguiendo las líneas de soporte establecidas.

• Orientar permanentemente a los diferentes usuarios del sistema informático (internos y externos).

• Crear y utilizar mecanismos periódicos de evaluación y seguimiento a la problemática presentada, elaborando informes de ajustes y recogiendo y retransmitiendo inquietudes.

• Crear una bitácora de registro para la recopilación de problemas y soluciones, la cual debe servir como información en las evaluaciones del proceso y se den de esta forma soluciones oportunas a los usuarios.

• Presentar informes y estadísticas a las directivas, sobre cifras de control, volúmenes de datos, avance del proceso y su comportamiento.

3. Personal requerido para grupo mesa de ayuda.

CESA administración

— 1 funcionario para soporte técnico y de comunicaciones.

— 1 Responsable del CESA.

— 2 funcionarios de apoyo normativo y procedimental.

— 1 funcionario de soporte del proyecto SYGA Bogotá.

El responsable del CESA hará las veces de coordinador del grupo mesa de ayuda.

4. Requerimientos técnicos y logísticos.

• Una línea telefónica, con disponibilidad de fax, para atención de llamadas y recepción de fax con inconsistencias en las instalaciones del CESA.

• Línea magneto o extensión, para atención usuarios internos.

• Vehículo disponible para eventuales visitas.

• Papelería, fotocopias, formatos para control consultas y estadísticas.

• Dos libros en el CESA, uno para llevar la bitácora y otro para el registro de las solicitudes escritas y autorizaciones de trámites manuales.

• Una mesa de trabajo CESA.

• Equipos PC conectados a la red.

• Carpetas con la normatividad, manuales de procedimientos, de usuario y de contingencia que utiliza cada usuario (transportador - agentes de carga - división comercio exterior - depósitos - declarantes - inspectores, etc.).

5. Procedimiento para servicio de atención de la mesa de ayuda.

La atención de los usuarios internos y externos se dará en dos formas:

• Personalizada en el CESA dentro de los horarios establecidos.

• Telefónica en las líneas habilitadas por la división de servicio de aduanas dentro de los mismos horarios en que funcione el grupo mesa de ayuda.

El grupo mesa de ayuda, en cada caso, recepcionará las solicitudes presentadas por los usuarios, diligenciando el “formato de atención SYGA”. Una vez analizado el tema en cuestión y de acuerdo con la complejidad, lo resolverá inmediatamente o dentro del menor tiempo posible, informando de ello al solicitante.

Cuando la respuesta no sea inmediata, el grupo mesa de ayuda acudirá a las instancias superiores, que tengan que ver con el particular y tomará los datos del usuario con el fin de poder enviar la respuesta en un momento posterior.

Para casos especiales que no pueda resolver el grupo mesa de ayuda, un comité conformado al interior de la administración decidirá en cada caso el procedimiento a seguir, sea este trámite por el sistema Comex importaciones o contingencia manual. En este último caso la autorización deberá ir firmada por el jefe de la división de servicio de aduanas o el coordinador de CESA respectivo.

6. Comité de implantación Comex importaciones.

Deberá crearse la figura de comité implantación Comex importaciones, el cual tendrá como función principal analizar los casos pendientes del grupo mesa de ayuda y definir el procedimiento a seguir en cada uno de los casos. El comité estará conformado por los siguientes integrantes:

• Jefe de división de servicio de aduanas o su delegado.

• Coordinador de CESA.

• Funcionarios del grupo mesa de ayuda.

• Otros: jefes de división que se requieran dependiendo del caso.

7. Tiempo de vigencia.

De acuerdo con la experiencia y grado actual de desarrollo de la aplicación se hace un estimativo que el grupo mesa de ayuda debe prestar el servicio por el término de quince (15) días inicialmente, a partir de la hora cero, y una vez cumplido, el CESA debe asumir tales funciones en los términos y horarios que la administración de aduanas disponga.

8. Seguimiento-reportes.

Semanalmente el grupo mesa de ayuda consolidará la información de las consultas de los usuarios y presentará un reporte al jefe de división de servicio al comercio exterior de la respectiva administración, para que este a su vez lo reporte ante las instancias pertinentes y se analicen los principales problemas y las soluciones dadas. Del mismo informe se decidirá la permanencia del grupo mesa de ayuda.

Reportes sugeridos:

• Número de consultas por tipo de medio.

• Número de consultas por tipo de usuario.

• Número de consultas de acuerdo con la oportunidad de respuesta.

• Reporte por clasificación del problema:

— Procedimiento.

— Funcionalidad del sistema.

— Técnico.

— Otros.

Se ha establecido como principio general que a partir del 19 de abril del año 2004, a las 8:00 a.m. horas, todas las operaciones de importación previstas en la Resolución 505 del 20 de agosto de 1999 de la DIAN, se deberán realizar por el sistema Comex importaciones. Los trámites que se presenten en forma manual con posterioridad a la fecha del inicio de la implantación del sistema Comex importaciones y que correspondan a operaciones contempladas en él, serán rechazadas por el funcionario competente de la división de servicio al comercio exterior.

Las operaciones que se hayan iniciado manualmente con anterioridad a la hora cero, se tramitarán y terminarán en forma manual. La numeración de dichos trámites seguirán con numeración manual y se continuará con el consecutivo respectivo.

La numeración de: manifiestos de carga, planillas globales de envío, planillas de recepción, aceptaciones de la declaración de importación, actas de inspección, actas de aprehensión, levantes, etc., empezarán con un consecutivo a partir del 01, de acuerdo con la codificación prevista para cada uno de ellos, para las operaciones que se realicen en la jurisdicción de la administración de aduanas de Buenaventura, con vigencia 2004.

9. Uso instalaciones CESA.

En atención a posibles fallas que en materia de comunicaciones se presenten en la jurisdicción de la administración de aduanas de Buenaventura y con el objeto de garantizar el éxito de la entrada a producción del componente de importaciones del sistema informático aduanero, las administraciones en mención por intermedio del coordinador del CESA, podrán autorizar la utilización de los equipos disponibles en sus instalaciones de acuerdo con los turnos que se establezcan a aquellos usuarios aduaneros que lo soliciten en razón a que en sus propias instalaciones la plataforma tecnológica y de comunicaciones presenta dificultades, independientemente de otras autorizaciones contempladas en el manual de contingencias.

Los usuarios deberán presentar la solicitud de autorización de utilización de los servicios en el CESA con la antelación necesaria para prevenir vencimientos de términos y para que este programe sus turnos de atención.

Los usuarios aduaneros que a la fecha de puesta en operación del sistema informático no tengan la plataforma tecnológica necesaria, deben comprometerse a realizar la actualización tecnológica con el fin de cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la DIAN.

N del D: Esta circular externa va dirigida al administrador de aduanas de Buenaventura, jefes de división de servicio al comercio exterior de las administraciones de aduanas de Buenaventura, u suarios de las operaciones de importación de la administración de aduanas de Buenaventura.

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