CIRCULAR EXTERNA 64 DE 2001

 

CIRCULAR EXTERNA 64 DE 2001 

(Diciembre 28)

Ref.: Modificación del capítulo décimo del título primero de la Circular Externa 07 de 1996 - Circular básica jurídica.

Este despacho, en uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, ha considerado oportuno fijar plazos para la presentación de los documentos necesarios para adelantar el trámite de posesión y la información sobre renuncias y demás documentos relacionados con los representantes legales, miembros de juntas o consejos directivos o de administración y revisores fiscales de las instituciones vigiladas.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el aparte primero y la letra c del numeral 1.5 del capítulo décimo del titulo primero de la Circular Externa 007 de 1996 -Circular básica jurídica.

En consecuencia, se solicita adoptar las medidas necesarias encaminadas a la observancia de las instrucciones aquí impartidas.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de entidades vigiladas.

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Capítulo Décimo

Actuaciones ante la Superintendencia Bancaria

1. Posesión de administradores y revisores fiscales

Con el objeto de racionalizar los procedimientos relacionados con la obligación de surtir el trámite de posesión que le asiste a todas las personas que han sido designadas como representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales de las entidades vigiladas, y que se adelantan ante esta entidad, para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 79 y al ordinal g) del numeral 2º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, es necesario observar las siguientes indicaciones:

1.1. Personas que deben tomar posesión.

De conformidad con lo establecido en las normas citadas anteriormente, deben tomar posesión del cargo, sin excepción:

— Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, con excepción de los gerentes de sucursales;

— Los representantes para Colombia de instituciones financieras y compañías de seguros y reaseguros del exterior;

— Miembros de junta directiva, principales y suplentes, y

— Los revisores fiscales, principales y suplentes.

El ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la Superintendencia Bancaria se abstenga de autorizar la posesión.

El acto de posesión de directores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, no requerirá de las presentación personal ante esta entidad de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995.

Para el trámite de la posesión deberán enviar al grupo de registro de esta superintendencia los documentos que se señalan en la lista de chequeo proforma 0000-18 contenida en la circular básica contable y financiera.

1.2.Designación de representantes legales.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 del Código de Comercio, los representantes legales de las sociedades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de esas entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.

Así mismo, resulta pertinente señalar que si la facultad de designación de los representantes legales en mención no se encuentra expresamente contemplada en los estatutos sociales, ha de efectuarse una reforma de los mismos, toda vez que el contrato social de cada entidad debe ajustarse a lo establecido en las normas del Código de Comercio a que hemos hecho referencia.

Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por esta superintendencia, la designación de los mencionados representantes legales deberá efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido por el artículo 37 de la Ley 79 de 1988.

Lo previsto en el presente numeral se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.

Es preciso aclarar que lo expuesto anteriormente no se refiere desde luego a los actos de apoderamiento general a través de los cuales el representante legal dota al mandatario de una serie de facultades manteniendo en su cabeza la potestad de obligar a la respectiva institución, pues en ese evento no se está en frente de la representación legal que le corresponde certificar a la Superintendencia Bancaria, sino ante un típico acto de representación voluntaria que debe acreditarse mediante la presentación del respectivo poder ante la secretaría general de esta superintendencia.

1.3.Otorgamiento de poderes con facultades de representación.

Con frecuencia, los representantes legales de algunas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria otorgan poderes de carácter general o de gran amplitud, a personas que habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo.

Como quiera que dicha conducta constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, la Superintendencia Bancaria en virtud de las facultades conferidas por el artículo 325 numeral 3º subnumeral 19, califica como práctica no autorizada el otorgamiento de poderes como los descritos.

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Por lo anterior, debe recordarse la necesidad de remitir con la debida antelación la documentación a que hace alusión la presente circular, con miras a que las personas designadas no ejerzan sus funciones sin haber tomado posesión de sus cargos.

1.4.Suplencias y encargos.

Deberán posesionarse ante el Superintendente Bancario o los superintendentes delegados en cumplimiento de lo previsto en la ley las personas designadas como suplentes del representante legal de la entidad cualquiera que sea la denominación que se le dé a dicha suplencia vb.gr. vicepresidentes o subgerentes, entre otros, siempre que estos cargos estén previstos en los estatutos y apenas se produzca el nombramiento.

Cumplido el requisito de posesión y una vez se produzca la falta del principal los suplentes podrán entrar de inmediato a ejercer las funciones de representación legal, sin que para ello se requiera adelantar nuevamente las diligencias propias de la posesión.

En relación con los encargos con antelación a su iniciación, se enviará al grupo de registro comunicación en tal sentido, acompañada del documento de designación respectiva y de la carta de aceptación del cargo.

1.5. Trámite para las posesiones.

Es responsabilidad de la entidad vigilada, a través de su representante legal, solicitar ante esta superintendencia la respectiva posesión dentro de los sesenta (60) días siguientes, contados a partir de la designación, presentando todos los documentos señalados en la lista de chequeo - Proforma 0000-18 y los formatos dispuestos para tal fin, los cuales deben estar debida y completamente diligenciados.

No obstante lo anterior, el mismo postulante podrá solicitar que se adelante el trámite respectivo adjuntando los documentos que correspondan.

Vencido el término para solicitar y remitir debidamente diligenciados los documentos requeridos, el grupo de registro de esta superintendencia se abstendrá de iniciar el trámite respectivo.

Los anterior no obsta para que transcurrido el plazo aludido, el trámite se surta, supeditado, en todo caso, a que el órgano competente ratifique la designación.

a)Evaluación.

Una vez que se presenta la documentación requerida en la “lista de chequeo”, el grupo de registro efectúa el análisis correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en el estatuto orgánico del sistema financiero, y demás normas pertinentes, así como la información aportada.

No obstante lo anterior, cuando la Superintendencia Bancaria lo considere prudente, podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales que estime necesarios.

b) Comunicación de autorización.

De conformidad con el artículo 28 de la Decreto 2150 de 1995, la posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta el funcionario competente. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.

c)Renuncias.

Las entidades vigiladas deben informar a esta superintendencia las renuncias de sus representantes legales, miembros de junta o consejo directivo o de administración y de sus revisores fiscales, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aceptación por parte del órgano competente, mediante la remisión de la parte pertinente del documento o del acta donde conste dicha aceptación o constancia expedida por el representante legal que acredite la aceptación de la renuncia presentada.

De igual forma procederá cuando quiera que se produzca la remoción o la separación de la persona, informando adicionalmente, los motivos que dieron lugar a tal decisión, junto con los documentos de soporte respectivos.

Sobre el particular, se encuentra conveniente aclarar que el órgano societario competente para tales efectos es aquel a quien le corresponde realizar el nombramiento.

En los eventos en que se disponga la remoción o se produzca la separación del cargo, el órgano competente deberá proceder a designar su remplazo, cumpliendo, si hay lugar a ello, las exigencias establecidas en el siguiente capítulo.

No obstante, los representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas que se encuentren inscritos, lo seguirán siendo, para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o con la indicación que efectúe el órgano societario competente de que el cargo queda suprimido o que no se designará remplazo alguno, siempre que dicho evento se encuentre permitido en las normas y en los estatutos, de acuerdo con lo previsto en los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, y cuando se trate de separación inmediata del cargo.

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Tratándose de miembros de junta o consejos directivos o de administración, la vacancia establecida en el numeral 4º del artículo 73 del estatuto orgánico del sistema financiero, modificado por el artículo 105 de la Ley 510 de 1999, deberá ser avisada por el presidente de dicho órgano societario al grupo de registro de esta entidad, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ocurrencia.

1.6. Eventos en los que no se requiere posesión:

No se requiere posesión en lo siguientes casos:

a) Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembro de junta directiva o representante legal.

b) Cuando se presente un cambio de condición de miembro de junta directiva de principal a suplente o viceversa.

c) Cuando se presenta cambio en la condición de revisor fiscal pero únicamente de principal a suplente.

d) Aquellos funcionarios públicos que por disposición legal deben tomar parte de juntas directivas, trátese de delegados o representantes.

e) Suplentes del representante legal, siempre y cuando no haya vocación de permanencia, no dure tal situación más de seis meses y haya tomado posesión para el cargo que desempeña actualmente.

En caso de no requerirse posesión deberá adjuntarse una comunicación informando la designación suscrita por cualquier representante legal de la entidad y el documento donde conste dicho nombramiento.

1.7. Hoja de vida.

La Superintendencia Bancaria ha desarrollado una base de datos con el propósito de conservar actualizada la información de las personas que se desempeñan como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de todas las entidades vigiladas.

Todas las entidades vigiladas deben diligenciar y remitir, la información de todos sus representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales, principales y suplentes. Se exceptúa de la aludida remisión a los gerentes de sucursal. En tal sentido, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

a) La denominación de los cargos debe realizarse con sujeción estricta a los estatutos sociales, y

b) Las fechas de posesión y renuncia deben ser precisas.

2.Reportes cambio de domicilio.

2.1.Suministro de información sobre cambio de domicilio posterior a la desvinculación de la entidad.

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa que tiene toda persona, esta superintendencia considera oportuno solicitar a las entidades vigiladas instruir a las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en esta superintendencia, para que una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado informen a la oficina de registro cualquier cambio de domicilio que se suceda dentro de los tres años siguientes a la desvinculación indicando:

— Nombre y documento de identidad.

— Fecha de retiro.

— Cargo ejercido a la fecha de retiro.

— Nuevo domicilio y dirección.

En el evento en que se suministre la información aludida y no sea posible comunicar al interesado la actuación administrativa que se está surtiendo dándole traslado del pliego de cargos, se procederá a efectuar la publicación correspondiente en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo Superintendencia Bancaria, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 14, 15 y 28 del Código Contencioso Administrativo.

2.2.Información sobre antecedentes laborales.

En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la Superintendencia Bancaria en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

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3. Derecho de petición.

3.1. Procedencia.

La Superintendencia Bancaria, organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público como ente de vigilancia y control de las personas que se dediquen a la actividad financiera, aseguradora, y provisional, atenderá:

a) En general, las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar, de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º y siguientes del Código Contencioso Administrativo, en relación con los asuntos que por su naturaleza legalmente le competan;

b) Las solicitudes de información que se presenten en relación con la acción de esta superintendencia y en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo;

c) Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan;

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