CIRCULAR EXTERNA 64 DE 2008 

(Octubre 8)

Asunto: Responsabilidades en el proceso de implantación de la automatización de los certificados de nacido vivo y de defunción.

La implantación del mejoramiento tecnológico del diligenciamiento de los certificados de nacido vivo y defunciones se inició en noviembre del año 2007, con la adopción de los nuevos certificados en papel, a través de la Circular Conjunta 081, expedida por el Ministerio de la Protección Social y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE. La continuidad de este proceso, da paso a la automatización de los certificados, con el uso del módulo de nacimientos y defunciones (ND), el cual hace parte del sistema del registro único de afiliados, RUAF.

El proceso de automatización de la información de los certificados permite el uso de los siguientes mecanismos de ingreso:

1. Acceso directo a la web (en línea).

2. Acceso en plataforma local, para usarse en aquellas instituciones que cuentan con infraestructura tecnológica pero no con internet permanente debiendo realizar un proceso de sincronización controlado.

3. Diligenciamiento en físico de los certificados de nacido vivo y de defunción, para quienes, previa verificación del ente territorial, no cuentan con ningún tipo de infraestructura tecnológica.

La implantación del módulo de nacimientos y defunciones requiere entre otros la participación de los comités de estadísticas vitales o comités de vigilancia epidemiológica según sea el caso.

A las acciones que vienen adelantando los encargados de la direcciones territoriales de salud en la gestión de las estadísticas vitales, las cuales están definidas en el artículo 4º de la Resolución 3114 de 1998, deben establecerse las siguientes precisiones:

4. El proceso de capacitación del personal de salud y administrativo, en el diligenciamiento de los certificados de nacido vivo y defunción, el cual continúa siendo responsabilidad directa del ente territorial, debe considerar los mecanismos definidos para el mejoramiento de las estadísticas vitales, garantizando el uso del módulo de automatización de los certificados.

5. Las acciones definidas a velar por el cumplimiento de los procedimientos de expedición de los certificados de nacido vivo y defunción, deben garantizar la operación del sistema en cada uno de los niveles regionales, promoviendo el registro en línea del 100% de los hechos vitales.

6. Los mecanismos que se establezcan para la revisión y selección de los certificados que presenten problemas en su diligenciamiento automatizado o en físico, a fin de evaluar irregularidades y tomar acciones correctivas del caso, deben garantizar la calidad, oportunidad y cobertura de la información suministrada en el proceso de mejoramiento de las estadísticas vitales.

7. Los mecanismos que permitan contar con la totalidad de la información de nacimientos y defunciones que se realizan para complementarla a nivel territorial, deben contemplar como responsabilidad del ente territorial el registro en línea de la información de los certificados de nacido vivo y defunción que lleguen en físico, cuando las instituciones prestadoras de servicios de salud no cuenten con los medios tecnológicos para automatizarlos, así como la incorporación de la información registrada por los médicos particulares, quienes en este proceso deben continuar con el uso del formulario estadístico en papel.

8. El proceso de participación activa de los entes territoriales de salud, estos deberán asegurar en el POA, los recursos presupuestales respectivos para cumplir con las labores de mejoramiento de las estadísticas vitales.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a las direcciones territoriales de salud.

_______________________________