CIRCULAR EXTERNA 65 DE 2001

 

CIRCULAR EXTERNA 65 DE 2001 

(Diciembre 28)

Ref.: Cambios de domicilio, direcciones para notificaciones y apoderados.

Esta superintendencia ha considerado necesario realizar algunas precisiones en materia de cambios de domicilio, direcciones para notificaciones y apoderados, que deberán observarse en el trámite de las diversas actuaciones administrativas ante esta entidad.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica el capítulo décimo del título primero de la circular básica jurídica —Circular Externa 007 de 1996— para lo cual se anexan las hojas pertinentes que sufrieron modificaciones.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales de entidades vigiladas y público en general.

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Título I

Tratándose de miembros de junta o consejos directivos o de administración, la vacancia establecida en el numeral 4º del artículo 73 del estatuto orgánico del sistema financiero, modificado por el artículo 105 de la Ley 510 de 1999, deberá ser avisada por el presidente de dicho órgano societario al grupo de registro de esta entidad, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ocurrencia.

1.6. Eventos en los que no se requiere posesión:

No se requiere posesión en los siguientes casos:

a) Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembro de junta directiva o representante legal.

b) Cuando se presente un cambio de condición de miembro de junta directiva de principal a suplente o viceversa.

c) Cuando se presenta cambio en la condición de revisor fiscal pero únicamente de principal a suplente.

d) Aquellos funcionarios públicos que por disposición legal deben tomar parte de juntas directivas, trátese de delegados o representantes.

e) Suplentes del representante legal, siempre y cuando no haya vocación de permanencia, no dure tal situación más de seis meses y haya tomado posesión para el cargo que desempeña actualmente.

En caso de no requerirse posesión deberá adjuntarse una comunicación informando la designación suscrita por cualquier representante legal de la entidad y el documento donde conste dicho nombramiento.

1.7. Hoja de vida.

La Superintendencia Bancaria ha desarrollado una base de datos con el propósito de conservar actualizada la información de las personas que se desempeñan como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de todas las entidades vigiladas.

Todas las entidades vigiladas deben diligenciar y remitir, la información de todos sus representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales, principales y suplentes. Se exceptúa de la aludida remisión a los gerentes de sucursal. En tal sentido, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

a) La denominación de los cargos debe realizarse con sujeción estricta a los estatutos sociales.

b) Las fechas de posesión y renuncia deben ser precisas, y

Las personas obligadas a tomar posesión del cargo, en el momento de hacerlo, deberán indicar al menos una dirección para notificaciones personales diferente a la de la entidad vigilada, sin perjuicio de la indicación de la dirección de ésta. En caso de desvinculación del posesionado se utilizará la dirección personal para efectos de cualquier notificación o comunicación de acuerdo con los numerales 2.1, 2.2 y 2.4 siguientes.

2.Reportes de cambio de domicilio y dirección para notificaciones

2.1. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones.

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en esta superintendencia, deben informar a la oficina de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:

— Nombre y documento de identidad.

— Entidad y cargo en ejercicio.

— Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

2.2. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones, posterior a la desvinculación de la entidad.

Las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en esta superintendencia, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar a la oficina de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres años siguientes a la desvinculación indicando:

— Nombre y documento de identidad.

— Fecha de retiro.

— Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.

— Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

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Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante esta superintendencia pueden resultar afectadas en forma directa, deberá citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se enviará comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, de conformidad con lo indicado en el presente numeral y en los numerales 1.7 y 2.1, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se procederá a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional y en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo Superintendencia Bancaria, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 14, 15 y 28 del Código Contencioso Administrativo.

2.3. Información sobre antecedentes laborales.

En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la Superintendencia Bancaria en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas.

De acuerdo con el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en esta superintendencia, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica sólo es válida para ese trámite determinado.

En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta indicará al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se indicará la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso deberá indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos que han tomado posesión del cargo con arreglo a lo dispuesto en los numerales 1.7, 2.1 y 2.2.

El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que podrá ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente podrá ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general de acuerdo con los numerales 2.1 y 2.2.

3. Derecho de petición.

3.1. Procedencia.

La Superintendencia Bancaria, organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como ente de vigilancia y control de las personas que se dediquen a la actividad financiera, aseguradora y previsional, atenderá:

a) En general, las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar, de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º y siguientes del Código Contencioso Administrativo, en relación con los asuntos que por su naturaleza legalmente le competan;

b) Las solicitudes de información que se presenten en relación con la acción de esta superintendencia y en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo;

c) Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan;

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2. La información y documentación que allegue la entidad a la comisión de visita, deberá acompañarse de la relación de los documentos que se adjuntan, y deberá ser suscrita por el representante legal de la entidad o por el funcionario que éste haya designado al efecto, y por el revisor fiscal principal en su caso, o su suplente en caso de falta temporal o absoluta del primero.

En todo caso, cuando se trate de visitas que se realicen a la revisoría fiscal de las entidades, tal funcionario dentro de los dos días siguientes a la instalación de la visita deberá poner a disposición de la misma la totalidad de los papeles de trabajo que soporten y evidencien la labor adelantada hasta tal fecha. Bajo este entendido, una vez entregados los papeles de trabajo referidos no podrá adicionarse la documentación aportada, salvo que se trate de documentos de trabajo que evidencien labores adelantadas con posterioridad a la fecha de instalación de la visita.

3. La información y documentación que sea allegada a la comisión de visita en virtud de los requerimientos que ésta formule, comprometerá institucionalmente a la entidad que la suministre, y personalmente al revisor fiscal de la entidad cuando sea tal órgano de control quien la aporte, se entenderán auténticas, y para los efectos legales del caso tendrán el carácter probatorio suficiente para la adopción de las decisiones administrativas que resulten pertinentes.

La documentación e informaciones referidas podrán ser corregidas por una sola vez, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que la información o documentación correspondientes hayan sido debidamente entregadas a la comisión de visita, excepto en los eventos previstos para las visitas a las revisorías fiscales, caso en el cual se seguirá lo previsto en el inciso final del numeral precedente.

Sin perjuicio de lo anterior, las comisiones de visita podrán solicitar la ampliación de la información allegada, o nueva documentación adicional a la que anteriormente se haya solicitado, a través del procedimiento indicado en el numeral precedente.

13.2.Correspondencia oficial.

La correspondencia oficial, consultas y demás gestiones que en ejercicio del derecho de petición se adelanten ante esta superintendencia, deberán sujetarse a las siguientes instrucciones:

a) Correspondencia con entidades vigiladas

La correspondencia oficial de las entidades sometidas a la vigilancia de esta superintendencia debe ser dirigida a esta superintendencia por conducto de los gerentes generales o presidentes, y por los subgerentes, vicepresidentes u otros funcionarios autorizados cuyas calidades aparezcan anotadas en nuestros registros oficiales.

Las informaciones que de conformidad al Código de Comercio, están obligados a remitir a esta superintendencia los revisores fiscales, deberán ser suscritas por los revisores fiscales principales, encontrándose habilitados sus suplentes solamente ante las faltas temporales o absolutas de aquellos.

b) Consultas.

Las consultas de cualquier orden que formulen las sucursales, agencias u oficinas de las entidades vigiladas, deberán ser dirigidas invariablemente a esta superintendencia por intermedio de sus representantes legales y a través de las casas principales.

c)Descargos de carácter institucional y personal.

Cuando se traslade información a una entidad vigilada o a sus funcionarios con el objeto de formular glosas u observaciones frente a las actuaciones que haya adelantado bien la institución o bien el funcionario en el desempeño de su cargo, es indispensable que la respuesta se remita acompañada de los documentos probatorios del caso, y concretamente referida a la responsabilidad personal o institucional que se esté imputando.

Cuando se trate de faltas cometidas a título personal por uno o más empleados de la entidad deberá indicarse así en los respectivos descargos.

Tratándose de contestar otro oficio o documento en el que se demanden informaciones, comentarios, aclaraciones u otro asunto en general que deba atenderse por solicitud de esta superintendencia, tal respuesta deberá ser suministrada directamente por el representante legal de la entidad, o por el funcionario responsable del caso cuando al mismo se le dirija de manera directa el requerimiento.

d)Respuesta a informes de visita.

La respuesta a todo informe de visita debe hacerse guardando el mismo orden de la formulación de cargos, dentro del término fijado en el mismo, de manera clara, concreta y objetiva. Cuando las observaciones señaladas en los informes remitidos se refieran a hechos que requieran probarse, se deberán anexar a la respuesta los documentos que soporten las explicaciones que se remitan.

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Si se trata del traslado del informe con carácter institucional, su respuesta deberá surtirse invariablemente a través de las oficinas principales, y ser suscrita por los gerentes generales o presidentes, o por los subgerentes, vicepresidentes y demás funcionarios autorizados cuyas calidades estén debidamente registradas en esta superintendencia.

Cuando el traslado del informe se efectúe con carácter personal a un funcionario determinado, la respuesta deberá ser suscrita por la persona a quien se le efectúa el requerimiento, y orientarse a explicar los hechos que se registren en el informe correspondiente frente al ámbito de la responsabilidad que le resulte exigible.

Cuando el traslado del informe se efectúe al revisor fiscal de la entidad, deberá orientar su respuesta a determinar, frente a las irregularidades reportadas en el informe de visita, el cumplimiento que la revisoría habría dado a sus obligaciones legales y a las instrucciones contenidas en el numeral 3º del capítulo tercero del título I de la presente circular, acompañando los documentos probatorios del caso, particularmente tomados de los papeles de trabajo.

e) Solicitud de prórrogas

Cuando se trate de solicitar prórrogas para contestar los requerimientos formulados por esta entidad, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

1. Presentarse la debida solicitud, por escrito en papel, con anterioridad al vencimiento del plazo fijado inicialmente para dar contestación al oficio.

2. Deben fundamentarse plenamente los hechos o motivos que las justifiquen, exponiéndolos en forma correcta y objetiva.

3. Debe indicarse claramente el tiempo solicitado, el cual en ningún caso puede ser superior a 20 días, tal como lo dispone el literal b. del numeral 2º del artículo 337 del estatuto orgánico del sistema financiero.

f) Comunicaciones que deban ser sometidas al conocimiento de la junta directiva

Cuando en virtud de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 74 del estatuto orgánico del sistema financiero, debe la entidad someter al conocimiento de su junta directiva documentos o comunicaciones que le sean enviadas por esta superintendencia, deberá proceder en tal sentido, sometiendo a consideración de tal órgano la respuesta que a dicho documento dé la administración de la institución vigilada.

14.Sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia Bancaria y vía gubernativa.

Las resoluciones de esta superintendencia, entre ellas aquellas por medio de las cuales se aplican sanciones pecuniarias, gozan como todo acto administrativo de una presunción de legalidad, es decir, que se presumen ajustadas a todas las normas de jerarquía superior que las gobiernan, mientras los jueces competentes no declaren lo contrario.

En consecuencia, dichas resoluciones cobran vigencia, o sea que empiezan a producir sus efectos, una vez que se hallen legalmente notificadas y ejecutoriadas, y sin necesidad de fallo jurisdiccional acerca de su legalidad. Por lo que respecta a la ejecutoria y a la notificación de las resoluciones en mención, deben tenerse presentes las reglas que en los siguientes puntos se establecen.

14.1.Ejecutoria.

Los actos administrativos quedan ejecutoriados en los eventos previstos en el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo.

14.2.Notificación.

También es requisito para la eficacia y obligatoriedad de los actos administrativos la notificación de los mismos a sus destinatarios de conformidad con lo previsto en el Código Contencioso Administrativo.

14.3.Ejecutoriedad y ejecutividad de la sanción.

Siendo eficaces a partir de su notificación y ejecutoria, como ha quedado dicho, los actos administrativos de la Superintendencia Bancaria son inmediatamente ejecutables o aplicables, y, en todo caso, de obligatorio cumplimiento por parte de las personas o entidades que vincula. Así, en tratándose de una multa, ésta debe ser pagada dentro del plazo señalado por la providencia que la impone o, a falta de la indicación de dicho plazo, “el día en que la providencia que la aplicó ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa" (C.E., Sent., ago. 21/72), so pena de aplicársele al efecto lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 212 del estatuto orgánico del sistema financiero.

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El que al afectado le quede la posibilidad de acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa en acción de nulidad y restablecimiento del derecho para obtener la nulidad del acto sancionatorio y el restablecimiento de su derecho, no le resta eficacia ni obligatoriedad a dicho acto. Tiene la obligación legal de acatarlo. Debe pagar la multa dentro del plazo perentorio señalado en la providencia que la impone o, a falta de la fijación de dicho plazo, una vez ejecutoriada tal providencia, pues ella tiene valor por sí misma.

Por último, obsérvese que la instauración de demanda de nulidad y restablecimiento del derecho por la vía contencioso administrativa no suspende la eficacia de la resolución punitiva ni releva al sujeto multado del pago de la sanción. Sobre el particular ha dicho el Consejo de Estado: “(...) cuando dicha sanción (la multa) es aplicada por alguna autoridad administrativa, ha de entenderse también que el plazo para el pago de la multa vence el día en que la providencia que la aplicó ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa (...). La impugnación de aquella o aquellas providencias punitivas ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo que intente el sancionado será trámite distinto que no interrumpe el plazo hábil para cobrar compulsivamente el valor de la multa, puesto que el simple hecho de ser demandados ante los tribunales de lo contencioso no priva a los actos de la administración de la eficacia que les sea propia en cada caso, salvo, claro está, en el evento de que dichos tribunales lo suspendan provisionalmente por manifiesta ilegalidad (CCA, art. 94) (...). Precisamente, la existencia de esa facultad excepcional para los organismos de lo contencioso administrativo corrobora la tesis de que la impugnación que se haga ante tales organismos no deja por sí sola en suspenso la vigencia de los actos de los funcionarios gubernamentales, desde luego que si ello fuera así, resultaría redundante, superfluo e inútil el poder que la Constitución y el código de la materia le confieren a esta jurisdicción para dejar sin efecto de modo provisto los actos administrativos que halle ostensiblemente contrarios a un texto de rango jurídico superior" (Sent. citada del ago. 21/72).

15.De los recursos en la vía gubernativa.

15.1. Procedencia.

Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante la Superintendencia Bancaria, procederán los recursos previstos en el artículo 50 del Código Contencioso Administrativo, con excepción de los actos expedidos por el Superintendente Bancario o los superintendentes delegados, contra los cuales sólo procederá el recurso de reposición.

15.2.Oportunidad y presentación.

Los recursos de reposición contra actos de la Superintendencia Bancaria deberán interponerse dentro del plazo legal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 del Código Contencioso Administrativo y serán recibidos exclusivamente por la secretaría general de la Superintendencia Bancaria.

La presentación del recurso debe ser personal ante el secretario general o ante otra autoridad que esté facultada por la ley para tal efecto (juez o notario) pero, en todo caso, el término dentro del cual debe presentarse sólo se interrumpe por el recibo del recurso por parte de la Superintendencia Bancaria y la consecuente anotación de su presentación en el registro que lleva la secretaría general.

Después de radicados los recursos, éstos serán repartidos a la dependencia a la que corresponda su estudio.

16.Apoderados.

a) Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento

Las actuaciones ante la Superintendencia Bancaria podrán ser adelantadas directamente por el interesado —tratándose de personas naturales—, por intermedio de sus representantes legales —tratándose de personas jurídicas o incapaces—, o mediante apoderado.

Cuando se impulse una actuación por intermedio de apoderado, estos deberán ser abogados inscritos (D. 196/71, art. 35). Cuando una misma persona sea apoderado de varias sociedades o compañías, deberá indicar claramente a nombre de quién actúa.

b) Trámite

Los poderes generales para toda clase de actuaciones deberán conferirse por medio de escritura pública. Una vez aceptado el poder expresamente o por su ejercicio, la secretaría general de esta entidad elaborará el auto de reconocimiento respectivo. Estos autos, los poderes y las constancias de vigencia, reposarán en la secretaría general, donde podrán ser consultados por los funcionarios y particulares interesados. En caso de que el poder general sea aportado únicamente para una actuación específica, como una notificación, no será necesario elaborar auto de reconocimiento.

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Los poderes especiales para un trámite específico podrán conferirse por escritura pública o por documento privado; los que sean para varios procesos separados deberán conferirse por escritura pública. Del poder especial otorgado mediante documento privado deberá hacerse presentación personal por el otorgante ante notario, juez o en la secretaria general de esta entidad y su aceptación por el apoderado podrá ser expresa o por su ejercicio. Hecha la presentación por el otorgante o tratándose de poder especial otorgado por escritura pública, la secretaría general enviará el poder a la dependencia ante la cual se va a surtir el trámite o trámites respectivos, la cual decidirá si cumple o no con los requisitos legales y lo incorporará al expediente pertinente.

Si el poder especial es para varias actuaciones separadas que cursen o deban cursarse ante diferentes dependencias de la superintendencia, la secretaría general elaborará auto de reconocimiento, el cual se regirá por lo previsto para los autos de reconocimiento de apoderados generales.

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