CIRCULAR EXTERNA 66 DE 2001 

(Diciembre 28)

Ref.: Reporte de contingencias pasivas y reclamaciones.

Este despacho en uso sus facultades legales y en especial de las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, ha considerado oportuno solicitar a los destinatarios del presente instructivo un reporte sobre las contingencias pasivas, provisiones derivadas de procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones presentadas. Además de las contingencias pasivas y provisiones derivadas de reclamaciones no presentadas de la entidad vigilada.

Este archivo debe ser enviado en papel y en medio magnético (en excel) cuando el informe sea superior a 10 páginas.

La presente circular rige a partir de su publicación y adiciona la Circular 100 de 1995.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

ANEXO I

Remisión de información

PARTE I

Proformas F.0000

Pág. 179

Tema:Contingencias pasivas y provisiones
Nombre de proforma:Reporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones presentadas
Número de proforma:F.0000-81
Número de formato:N. A.
Objetivo:Unificar la información que se reporta a esta superintendencia, relacionada con las contingencias de procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones presentadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas.
Trámite: 
Periodicidad:Cada cierre de ejercicio (por lo menos una vez al año)
Fecha de reporte:Con treinta (30) días comunes de anticipación a la fecha de celebración de la asamblea de accionistas o junta de socios
Fecha de corte de la información:La misma del respectivo corte de fin de ejercicio
Documento técnico:N. A.
Tipo y número del informe:N. A.
Medio de envío:Papel y medio magnético cuando el reporte sea superior a 10 páginas
Dependencia usuaria:Direcciones técnicas
Instructivo

Encabezado:

Entidad: Identificación de la entidad vigilada reportante que diligencia este formato. Con este fin indique el código del tipo de entidad al que pertenece, el código de la entidad, asignado por la Superintendencia Bancaria y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de corte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de corte a la que corresponde la información reportada.

Fecha de reporte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de reporte a la que corresponde la información reportada.

Cuerpo del formato

1. Reporte individual de las contingencias iguales o superiores al 1% del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad.

En esta parte deben relacionarse los procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones cuyas pretensiones estimadas por el actor sean iguales o superiores al uno por ciento (1%) del patrimonio técnico o patrimonio contable al cierre del ejercicio. En los casos en que no exista estimación del valor de las pretensiones por parte del actor, se tendrá como referencia la valoración de la contingencia efectuada por la entidad vigilada.

Columna 1 Orden: Se registra el número consecutivo de cada uno de los procesos judiciales, pronunciamiento judicial o administrativo, etc.; siempre debe comenzar en 1.

Columna 2 Clase de proceso: Se debe señalar la clase de actuación que se adelanta contra la entidad, de acuerdo con la siguiente clasificación: 1. Civil ordinario, 2. Ejecutivo, 3. Laboral, 4. Parte civil en proceso penal, 5. Administrativo en vía gubernativa, 6. Administrativo en etapa contenciosa, 7. Arbitramento, 8. Reclamación, 9. Otros.

ANEXO I

Remisión de información

PARTE I

Proformas F.0000

Pág. 180

Columna 3 Instancia de proceso: Se debe indicar la instancia en la que se encuentra el proceso, así: 1. Primera instancia, 2. Segunda instancia, 3. Casación, 4. Única (para procesos judiciales y reclamaciones).

Columna 4 Fecha de proceso: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de presentación de la demanda o reclamo.

Columna 5 Actor: Se debe indicar el nombre de la persona natural o jurídica que actúa contra la entidad.

Columna 6 Pretensiones: Se relaciona una síntesis de las pretensiones del actor, mencionando el fundamento normativo de las mismas. Para el caso de las multas impuestas por las autoridades administrativas se deberá indicar el origen de la sanción mencionando su fundamento normativo.

Columna 7 Valoración: Se debe indicar en millones de pesos el valor estimado de la contingencia.

Columna 8 Resumen de la contingencia: Se hace una síntesis de los argumentos de derecho y de hecho más importantes que dieron origen a la contingencia; los factores que inciden a favor y en contra de la entidad, y la sustentación del concepto del abogado.

Columna 9 Clasificación motivos: Si no ha habido pronunciamiento en una instancia previa, se relacionan las razones de índole fáctico, probatorio, jurisprudencial, etc., por las cuales la entidad clasifica la contingencia como probable, eventual o remota.

En el evento en el que se haya producido fallo en una instancia anterior, bastará con indicar en letras mayúsculas si fue favorable o no a la entidad y la fecha de la providencia, vr. gr. FALLO FAVORABLE EN PRIMERA INSTANCIA 30/03/2000. Sin embargo, en el caso en el que existiendo un pronunciamiento favorable en la instancia previa, la entidad concluya que existe probabilidad de pérdida, se deberán relacionar las razones que motivan tal conclusión.

Si dentro del proceso existen varios fallos proferidos por diferentes instancias, se deberán relacionar ambos en la forma indicada en el inciso anterior, para lo cual se deberá justificar la clasificación de la contingencia como probable, eventual o remota.

Para el caso de las multas impuestas por las autoridades administrativas y que fueron demandadas ante la jurisdicción contencioso administrativa sin que se haya producido pronunciamiento en primera instancia, bastará con indicar en letras mayúsculas el número y la fecha del acto administrativo que agotó la vía gubernativa confirmando la multa.

Columna 10 Calificación clase: Se indica la categoría en la que con fundamento en los motivos relacionados en la columna 9 se calificó la contingencia como: 1. Probable, 2. Eventual ó 3. Remota.

Columna 11 Monto provisión: Se debe indicar en millones de pesos el monto de la provisión registrada.

2. Reporte consolidado de las contingencias inferiores al 1% del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad.

En esta parte deben relacionarse en forma consolidada, los procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones cuyas pretensiones estimadas por el actor individualmente sean inferiores al uno por ciento (1%) del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad, pero que consideradas en conjunto superan este porcentaje, para este efecto se tendrá en cuenta las instrucciones impartidas para cada columna en el numeral 1º de este instructivo.

Superintendencia Bancaria de ColombiaPágina 181
Reporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de procesos judiciales en contra de pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales o de reclamaciones presentadas

Circular Externa 66 de 2001

Entidad:     
 Tipo Código Nombre
Fecha del corte:   Fecha del reporte: 
  DD/MM/AAAA  DD/MM/AAAA
Nº OrdenProcesoActorPretensionesValoraciónResumen de la contingenciaCalificaciónMonto provisión
ClaseInstanciaFechaMotivosClase
1. Reporte individual de procesos iguales o superiores al 1% del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
2. Reporte consolidado de procesos inferiores al 1% del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
 
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Diciembre 2001       F.0000-81
ANEXO I

Remisión de información

PARTE I

Proformas F.0000

Pág. 182

Tema:Contingencias pasivas y provisiones
Nombre de proforma:Reporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de reclamaciones no presentadas.
Número de proforma:F.0000-82
Número de formato:N. A.
Objetivo:Unificar la información que se reporta a esta Superintendencia, relacionada con las contingencias pasivas derivadas de reclamaciones no presentadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas
Trámite: 
Periodicidad:Cada cierre de ejercicio (por lo menos una vez al año)
Fecha de reporte:Con treinta (30) días comunes de anticipación a la fecha de celebración de la asamblea de accionistas o junta de socios
Fecha de corte de la información:La misma del respectivo corte de fin de ejercicio
Documento técnico:N. A.
Tipo y número del informe:N. A.
Medio de envío:Papel y medio magnético cuando el reporte sea superior a 10 páginas
Dependencia usuaria:Direcciones técnicas
Instructivo

Encabezado:

Entidad: Identificación de la entidad vigilada reportante que diligencia este formato. Con este fin indique el código del tipo de entidad al que pertenece, el código de la entidad, asignado por la Superintendencia Bancaria y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de corte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de corte a la que corresponde la información reportada.

Fecha de reporte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de reporte a la que corresponde la información reportada.

Cuerpo del formato

Columna 1 Orden: Se registra el número consecutivo de cada una de las reclamaciones no presentadas; siempre debe comenzar en 1.

Columna 2 Posible actor: Se debe indicar el nombre de la persona natural o jurídica que puede tener interés en presentar la reclamación a la entidad.

Columna 3 Causa: Se hace mención a las circunstancias que pueden dar origen a la reclamación.

Columna 4 Valoración: Se debe indicar en millones de pesos el valor que pueden alcanzar las pretensiones de la reclamación no presentada.

Columna 5 Resumen de la contingencia: Se hace una síntesis de los argumentos de derecho y de hecho más importantes que dieron origen a la contingencia; los factores que inciden a favor y en contra de la entidad, y la sustentación del concepto del abogado.

Columna 6 Clasificación motivos: Se relacionan las razones de índole fáctico, probatorio, jurisprudencial, etc., por las cuales la entidad clasifica la contingencia como probable, eventual o remota.

Columna 7 Clasificación clase: Se indica la categoría en la que con fundamento en los motivos relacionados en la columna 6 se clasificó la contingencia como: 1. Probable, 2. Eventual ó 3. Remota.

Columna 8 Monto provisión: Se debe indicar en millones de pesos el monto de la provisión registrada.

Superintendencia Bancaria de ColombiaPágina 183
Reporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de reclamaciones no presentadas

Circular Externa 66 de 2001

Entidad:     
 Tipo Código Nombre
Fecha del corte:   Fecha del reporte: 
  DD/MM/AAAA  DD/MM/AAAA
Nº OrdenPosible actorCausaValoraciónResumen de la contingenciaCalificaciónMonto provisión
MotivosClase
 
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
 
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