Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 66 DE 2017

(Octubre 27)

Asunto: Implementación indicadores de seguridad, competitividad empresarial y modelos de buenas prácticas.

La presente circular externa tiene como propósito divulgar los indicadores definidos por la Supertransporte, a través de la Superintendencia Delegada de Puertos, en ejercicio de las funciones y competencias otorgadas en la Ley 1ª de 1991, en especial los decretos 101 y 1016 de 2000 modificados por el Decreto 2741 de 2001, y al amparo del fallo de definición de competencias, proferido por el honorable Consejo de Estado según radicación C-746 del 25 de septiembre de 2001, establecidos como indicadores de seguridad, competitividad empresarial y modelos de buenas prácticas, para evaluar la prestación del servicio, de conformidad con lo ordenado en los numerales 2º y 7º del artículo 12 del Decreto 1016 de 2000, modificado por el Decreto 2741 de 2001, que dice: “ART. 12.—Superintendencia Delegada de Puertos. Son funciones de la Superintendencia Delegada de Puertos las Siguientes: (…) 2. Velar por el cumplimiento de los principios de libre acceso, calidad y seguridad en la prestación del servicio de transporte e infraestructura marítima, fluvial y portuaria. (…) 7. Adoptar los mecanismos de supervisión de las áreas objeto de vigilancia. (…)”.

Con el propósito de velar por la observancia de lo dispuesto en los numerales 2º y 7º del artículo 12 de la citada norma, esta superintendencia delegada, en documento anexo, definió cuatro (4) indicadores de seguridad, tres (3) para competitividad empresarial y tres (3) modelos de buenas prácticas, buscando con ello garantizar la oportuna y eficiente prestación del servicio al amparo de los principios rectores del transporte, a saber, seguridad, calidad y libre acceso, lo cual redundará sin duda en el mejoramiento de la competitividad.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y en el portal web de la Superintendencia de Puertos y Transporte, siendo de obligatorio cumplimiento y su inobservancia, dará lugar a las acciones administrativas procedentes.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de octubre de 2017.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a sociedades portuarias, operadores portuarios, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y de autorizaciones portuarias.

Anexo Circular Externa 66 de 2017

Indicadores de seguridad, competividad empresarial y modelos de buenas prácticas sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias, titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios.

1. Indicadores de seguridad.

El propósito de estos indicadores es gestionar la seguridad en las operaciones, garantizando el buen estado de los equipos y la infraestructura portuaria.

1.1. Estado del equipo. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias, titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios, el propósito del mismo es garantizar la seguridad en las operaciones portuarias, verificando el buen estado y correcto funcionamiento del equipo antes y después de cada operación.

Tipo de indicadorGestión en seguridad equipo
Nombre del indicadorEstado del equipo
InstrumentosLista chequeo
DescripciónIndica el estado del equipo
ObjetivoVerificar estado de funcionamiento de los equipos utilizados para las operaciones portuarias
DefiniciónAntes del inicio de cada operación se realiza verificación del estado del equipo por el área de operaciones, para determinar su correcto funcionamiento. Al finalizar la operación se repite el procedimiento y se adoptan las medidas que puedan requerirse.
ResponsableSociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias. Operadores portuarios.
Nivel de referenciaCorrecta operación del equipo
FrecuenciaAntes y después de cada operación
Fórmula de cálculo o resultados del indicadorBuen estado o con averías
ObservacionesAnte cualquier avería se deben realizar las reparaciones necesarias y si es el caso cambiarlo por uno en correcto funcionamiento

1.2. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias, titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios, el propósito del mismo es garantizar la seguridad en las operaciones portuarias, verificando el buen estado y correcto funcionamiento del equipo siguiendo un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.

Tipo de indicadorGestión en seguridad equipo
Nombre del indicador Plan de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo.
Instrumentos Manual del fabricante Lista de chequeo
Descripción Indica las condiciones que deben darse para realizar el mantenimiento preventivo al equipo.
Objetivo Mantener el equipo en las mejores condiciones para su correcto funcionamiento en las operaciones portuarias.
Definición Establecer mecanismo de alertas, que permitan identificar el momento preciso de realizar el mantenimiento preventivo, que garantice el correcto funcionamiento del equipo.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias. Operadores portuarios.
Nivel de referencia Correcta operación del equipo
Frecuencia La indicada en el manual del fabricante o la recomendada por casa clasificadora.
Fórmula de cálculo o resultados del indicador. Fecha de ejecución y tipo de mantenimiento realizado.
Observaciones Condiciones requeridas para realizar próximo mantenimiento.

1.3. Estado de la infraestructura. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias, el propósito del mismo es garantizar la seguridad en las operaciones portuarias, verificando el buen estado de la infraestructura.

Tipo de indicadorGestión en seguridad infraestructura
Nombre del indicador Estado de infraestructura
Instrumentos Lista chequeo
Descripción Indica el estado de la infraestructura
Objetivo Verificar estado en que se encuentra la infraestructura portuaria para la prestación de los servicios portuarios.
Definición Periódicamente se debe aplicar la lista de chequeo a toda la infraestructura portuaria, para verificar el estado de la misma.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias.
Nivel de referencia Buen estado de la infraestructura, permite determinar acciones de mantenimiento o reparaciones.
Frecuencia Semestral
Fórmula de cálculo o resultado del indicador Buen estado o con deterioros
Observaciones Ante cualquier deterioro que evidencie la lista de chequeo se deben tomar los correctivos a que haya lugar.

1.4. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios, el propósito del mismo es garantizar la seguridad en las operaciones portuarias, verificando el buen estado de la infraestructura, siguiendo un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.

Tipo de indicadorGestión en seguridad infraestructura
Nombre del Indicador Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura
Instrumentos Manual de mantenimiento preventivo lista chequeo
Descripción Indica el estado de la infraestructura.
Objetivo Mantener la infraestructura portuaria en excelentes condiciones para la prestación de los servicios portuarios.
Definición Establecer mecanismo de alertas, que permitan identificar el momento oportuno para realizar el mantenimiento preventivo, que garantice que la infraestructura siempre estará de excelentes condiciones.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias.
Nivel de referencia Buen estado de la infraestructura, permite determinar acciones de mantenimiento o reparaciones.
Frecuencia La indicada en el manual de mantenimiento de infraestructura.
Fórmula de cálculo o resultados del indicador. Fecha de ejecución y tipo de mantenimiento realizado.
Observaciones Fecha estimada para realizar el próximo mantenimiento.

2. Indicadores de competitividad empresarial.

El propósito de estos indicadores es garantizar la competitividad empresarial, realizando operaciones portuarias bajo las más estrictas condiciones de seguridad para las personas, la carga y las instalaciones, generar confianza y consolidar mayor competitividad.

2.1. En el trabajo. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias, titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios, el propósito del mismo es garantizar la competitividad empresarial realizando operaciones portuarias bajo las más estrictas condiciones de seguridad para las personas.

Tipo de indicadorCompetitividad empresarial
Nombre del Indicador Seguridad en el trabajo
Instrumentos Reglamento de seguridad industrial
Descripción Garantiza que las operaciones se realicen cumpliendo condiciones o estándares de seguridad.
Objetivo Verificar y garantizar que las operaciones propias de la actividad portuaria en todo momento se realicen bajo las más estrictas condiciones de seguridad, para las personas.
Definición Permite identificar falencias, acciones de mejora y planes de mitigación de accidentalidad laboral.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias. Operadores portuarios.
Nivel de referencia Accidentalidad laboral
Frecuencia Mensual
Fórmula de cálculo o resultados del indicador. Número de accidentes en el mes.
Observaciones Diseño de programas de seguridad en el trabajo basados en comportamientos preventivos.

2.2. De las instalaciones y la carga. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias, titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios, el propósito del mismo es garantizar la competitividad empresarial realizando operaciones portuarias bajo las más estrictas condiciones de seguridad para las instalaciones y la carga.

Tipo de indicadorCompetitividad empresarial
Nombre del indicador Seguridad de las instalaciones y la carga
Instrumentos Reglamento de condiciones técnicas de operación
Descripción Que las operaciones no generen daños o averías a la carga.
Objetivo Verificar y garantizar que las operaciones propias de la actividad portuaria no produzcan daños ni averías a las instalaciones y la carga que se manipula en el puerto.
Definición Permite identificar falencias, acciones de mejora y planes de mitigación en el manejo de la carga.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias. Operadores portuarios.
Nivel de referencia Incidentes con la carga y/o las instalaciones y costos
Frecuencia Mensual
Fórmula de cálculo o resultados del indicador Número de incidentes con la carga y/o las instalaciones y costos generados en el mes.
Observaciones Diseño de programas de seguridad en el manejo de las instalaciones y la carga basados en comportamientos preventivos.

2.3. Código de buen gobierno. El presente indicador está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias, titulares de autorizaciones portuarias y operadores portuarios, el propósito del mismo es generar confianza y consolidar mayor competitividad.

Tipo de indicadorCompetitividad empresarial
Nombre del indicador Código de buen gobierno
Instrumentos Ética empresarial
Descripción Disponer de políticas gerenciales para la adopción y consolidación de mejores prácticas.
Objetivo Orientar las actuaciones para mantener la ética empresarial.
Definición Permite generar confianza y consolidar una mayor competitividad.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias. Operadores portuarios.
Nivel de referencia Aumento en las ventas
Frecuencia Anual
Fórmula de cálculo o resultados del indicador Nivel de ventas comparado con el año anterior
Observaciones Contribuye a definir acciones para el mejoramiento continuo.

3. Modelos de buenas prácticas.

El propósito con estos modelos es la mejora continua en la atención a clientes y usuarios del puerto.

3.1. Otorgamiento de citas a camiones en línea. El presente modelo está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias, el propósito del mismo es descongestionar la entrada al puerto como al interior de las instalaciones, permitiendo además conocer qué actividad realiza cada camión que se encuentre en la terminal portuaria.

Modelos de buenas prácticas
Nombre del indicadorOtorgamiento de citas a camiones en línea.
Instrumentos Aplicativos tecnológicos
Descripción Disponer de un aplicativo en el sistema que facilite el enturnamiento de camiones que ingresan al puerto.
Objetivo Descongestionar la entrada al puerto por filas de camiones o al interior de las instalaciones.
Definición Permite el ingreso ordenado de camiones a las instalaciones portuarias sin filas ni congestiones.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias.
Nivel de referencia Conocimiento del propósito de los camiones que circulan en el puerto.
Frecuencia Diaria
Fórmula de cálculo o resultados del indicador Disminución de camiones en las instalaciones portuarias.
Observaciones Aporta orden y seguridad en el puerto.

3.2. Simplificación de trámites. El presente modelo está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias, el propósito del mismo es facilitar y agilizar los trámites a clientes y usuarios.

Modelos de buenas prácticas
Nombre del indicadorSimplificación de trámites
Instrumentos Manual de procesos y procedimientos
Descripción Disponer de manuales de procesos y procedimientos acordes con las necesidades y requerimientos de clientes y usuarios.
Objetivo Generar valor a clientes y usuarios mediante procesos ágiles y sencillos.
Definición Permite la mejora continua y aplicación eficaz de la tecnología.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias.
Nivel de referencia Disminución de tiempos en trámites.
Frecuencia Trimestral
Fórmula de cálculo o resultados del indicador Menores tiempos para la realización de trámites que se debe reflejar en los niveles de satisfacción de los usuarios del puerto.
Observaciones Genera confianza en clientes y usuarios.

3.3. Planeación óptima de las operaciones. El presente modelo está dirigido a las sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias, el propósito del mismo es coordinar con todos los actores de la operación, la prestación de servicios ágiles y oportunos.

Modelos de buenas prácticas
Nombre del indicadorPlaneación óptima de las operaciones
Instrumentos Manual de procesos y procedimientos
Descripción Disponer de manuales de procesos y procedimientos acordes con las necesidades y requerimientos de las operaciones que se realizan en el puerto.
Objetivo Coordinar con todos los actores de la operación las actividades, para una prestación ágil y oportuna del servicio.
Definición Permite la mejora continua y aplicación eficaz de la tecnología en las operaciones portuarias.
Responsable Sociedades portuarias, muelles homologados, titulares de licencias portuarias y titulares de autorizaciones portuarias.
Nivel de referencia Mejora en las ratas de rendimiento operacional.
Frecuencia Diaria
Fórmula de cálculo o resultados del indicador. Aumento en el rendimiento de las operaciones portuarias.
Observaciones Genera confianza en clientes y usuarios.