CIRCULAR EXTERNA 7 DE 1999 

(Agosto 20)

Asunto: Depósitos en cuentas de ahorro o corrientes e inversiones financieras de los fondos o carteras colectivas en entidades financieras, cobijadas por la medida de toma de posesión de los bienes, haberes y negocios, o de entidades que sean admitidas en un proceso concursal.

Con el propósito de facilitar el registro y tratamiento contable de los hechos económicos a que hace referencia el asunto de la presente circular, con observancia de los objetivos y cualidades de la información contable así como las normas básicas contenidas en los capítulos II y III del título primero del Decreto 2649 de 1993, esta superintendencia ha considerado pertinente impartir algunas instrucciones a efecto de que los fondos o carteras colectivas administradas por entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores, reconozcan contablemente el impacto de los riesgos financieros derivados de la presencia actual o futura en su portafolio de saldos en cuentas corrientes o de ahorros o de inversiones en valores de renta fija o renta variable, en entidades financieras cobijadas por la medida de toma de posesión para liquidación de los bienes, haberes y negocios; o en entidades que sean admitidas en un proceso concursal.

1. Registro de las pérdidas con cargo a la cartera del fondo. Una vez publicado el acto administrativo que ordenó la medida de toma de posesión de los bienes, haberes y negocios de una entidad financiera por parte de la Superintendencia Bancaria con el propósito de proceder a su liquidación, el fondo o cartera colectiva de cuyos activos hagan parte depósitos en cuentas corrientes o de ahorros deberá reconocer una pérdida con cargo a resultados por un valor equivalente al 100% de las sumas depositadas en la entidad objeto de la medida de toma de posesión.

En el sentido anotado anteriormente, y por lo que se refiere a los títulos de renta fija o de renta variable, el fondo o cartera que posea inversiones de esas entidades o en aquellas sometidas a un proceso concursal cuyos títulos hayan sido emitidos con anterioridad a su aceptación en el proceso, deberá reducir a cero (0) el valor de mercado de los títulos en mención, con cargo a los resultados del día en que acaeció la toma de posesión del establecimiento de crédito correspondiente, o se admitió en proceso concursal, circunstancia que necesariamente debe traducirse en una disminución en el valor neto del fondo, en el valor de la unidad de participación y desde luego en la rentabilidad del mismo.

Lo expuesto anteriormente no se tendrá en cuenta para las inversiones representadas en títulos de renta fija cuya emisión se encuentre avalada total o parcialmente por una o más entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria. Para el efecto, si lo considera conveniente, el administrador de la cartera solicitará instrucciones a la Superintendencia de Valores.

Desde la perspectiva de los suscriptores, adherentes o afiliados al fondo o cartera colectiva respectiva, el registro del efecto de los riesgos arriba indicados, produce como consecuencia inmediata una disminución en el valor de las unidades o derechos de todos y cada uno de los suscriptores, adherentes o afiliados que hacían parte del fondo o cartera en el día en que se efectúe el reconocimiento de las mencionadas pérdidas o del ajuste negativo por la valoración de esas inversiones a precios de mercado.

El registro se realizará según la descripción y dinámica de las cuentas correspondientes incluidas en el plan único de cuentas “PUC” para las entidades vigiladas, así:

a) El reconocimiento de las pérdidas del fondo o cartera colectiva por la tenencia de valores emitidos por una entidad cobijada por la medida de toma de posesión, o admitida en un proceso concursal se hará reduciendo a cero (0) el valor del mercado de dichos títulos, con cargo a la cuenta de “ingresos operacionales - ajuste por valoración de inversiones a precios de mercado”, código 74112, y

b) Tratándose de los saldos en cuentas corrientes o de ahorros que posean las carteras colectivas en las entidades mencionadas anteriormente los saldos vigentes en la fecha de la medida en comento, deberán cancelarse contablemente con cargo a los resultados del respectivo fondo, debitando para tal efecto la cuenta “otros gastos operacionales”, código 7519095.

En cada caso se debe afectar la subcuenta correspondiente.

2. Derechos a favor del fondo en el proceso de liquidación. Simultáneamente a la realización de los registros anteriores, las carteras colectivas deberán contabilizar en cuentas de orden deudoras de control, el valor de los saldos en cuentas de ahorro o corriente y el de las inversiones siniestradas. Esto por cuanto las carteras colectivas que hayan registrado en sus estados financieros las pérdidas o ajustes por valoración de inversiones a precios de mercado, como consecuencia de la materialización del riesgo de insolvencia, de crédito o de falta de pago, tienen la posibilidad hacia futuro de recuperar el total o parte de sus depósitos o inversiones, por lo que se requiere reconocer tal situación en los estados financieros del fondo o cartera correspondiente. Para tal fin deberá efectuarse un registro contable que considere las cuentas, subcuentas y cuentas auxiliares apropiadas, según lo dispuesto en el plan único de cuentas de las entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores, así:

Código Cuentas Débito Crédito
78195Otras cuentas de orden deudoras de control$ XXXXX 
78305Deudoras por contra (CR)XXXXXX 

Es de aclarar, que los derechos deberán registrarse por el valor de las pérdidas registradas en los estados financieros del fondo o cartera sin que posteriormente la cuenta de orden correspondiente pueda ser actualizada a valor de mercado toda vez que existe incertidumbre no sólo sobre el valor a recuperar sino sobre la oportunidad en que se pueda dar la recuperación de los saldos en cuentas corrientes o de ahorros y, obviamente, de las inversiones.

3. Obligaciones del fondo a favor de los suscriptores afectados. Registrados los derechos en favor del fondo, deberá registrarse en cuentas de orden acreedoras, las obligaciones del fondo para con los suscriptores que hacían parte del mismo en el momento en que se reconoció la pérdida, en el caso de saldos en cuentas de ahorro o corrientes, o en el que se registró el ajuste negativo por valoración de inversiones a precios de mercado, en el caso de valores; quienes tendrán derecho a que se les restituya a prorrata de su participación en el fondo correspondiente, cualquier ingreso derivado del proceso de liquidación forzosa administrativa de la entidad en la cual se poseían saldos en cuentas de ahorro o corrientes o inversiones en títulos emitidos por éstas, o bien de una sociedad admitida en proceso concursal. El registro contable de tales acreencias por parte del fondo o cartera de inversiones es como se indica a continuación:

Código Cuentas Débito Crédito
78405Acreedoras por contra$ XXXXX 
78295Otras cuentas de orden acreedoras (CR)$ XXXXXX 

El administrador del fondo o cartera, deberá llevar a nivel de registros auxiliares, el control de las sumas o valores que corresponderían a los suscriptores, adherentes o afiliados que se encontraban en el fondo en la fecha en que se produjo la toma de posesión de la entidad financiera o cuando se admite el proceso concursal que dio lugar al registro de los derechos y acreencias que se controlarán a través de cuentas de orden.

4. Registro de los recursos recibidos por la cartera colectiva en el proceso de liquidación o proceso concursal de la entidad emisora. Si en el transcurso del correspondiente proceso, el fondo recibe la devolución de los depósitos o de las inversiones, se requiere efectuar los siguientes registros contables afectando las cuentas y subcuentas apropiadas acorde con lo dispuesto en el plan único de cuentas para entidades vigiladas, así:

a) Ingreso de los recursos al balance del fondo:

El importe de lo recibido se registrará en caja o bancos, según corresponda, con abono a la cuenta “acreedores varios”, a nombre de los suscriptores que hacían parte del fondo en la fecha en que se produjo la medida de toma de posesión o de admisión en un proceso concursal;

Código Cuentas Débito Crédito
711Disponible (caja o bancos)$ XXXXXX 
  $ XXXXXX 
7236005Acreedores varios$ XXXXX 

b) Registro del desembolso efectuado a los suscriptores del fondo o cartera colectiva:

Código Cuentas Débito Crédito
7236005Acreedores varios$ XXXXXX 
7111505Bancos – moneda nacional$ XXXXXX 

c) Los registros que se hagan para controlar los derechos del fondo y las obligaciones del fondo para con los suscriptores, adherentes o afiliados, según el caso, deberán revertirse en las fechas en que se produzca la devolución total o parcial de los depósitos en cuentas de ahorro o corrientes o la devolución total o parcial del valor de las inversiones y en las fechas en que se realice el pago a los suscriptores, adherentes o afiliados al fondo, y

d) Finalmente si al fondo o cartera colectiva no se le restituye la totalidad de los depósitos o inversiones, en el curso del proceso de liquidación o proceso concursal, contablemente se optará solamente por cancelar los saldos de las cuentas de orden, en las que se hayan efectuado registros para el control de derechos y acreencias del fondo.

5. Información. En caso de ocurrir cualquiera de las situaciones descritas en el numeral primero de la presente circular, la sociedad administradora deberá informar mediante comunicación escrita dirigida a cada uno de los suscriptores, adherentes o afiliados que hacían parte del fondo en la fecha en que se produjo la toma de posesión de la entidad financiera, o cuando fue admitido el proceso concursal, dentro de los cinco (5) días de sucedido el hecho, las pérdidas sufridas por el fondo, así como sobre el monto y porcentaje que ello representa para el suscriptor. De igual forma deberá suministrarles información en cuanto al derecho que adquieren sobre las sumas que pueden ser recuperadas por razón del reconocimiento de las pérdidas a que se hace alusión en esta circular.

Ahora bien, en caso de recibirse la devolución total o parcial de los depósitos, o de las inversiones, se deberá informar a los suscriptores adherentes o afiliados que tienen derecho a los mismos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, con el propósito de que se acerquen a la sociedad administradora para reclamar las sumas respectivas.

La sociedad administradora deberá enviar a la Superintendencia de Valores, dentro de los mismos plazos fijados en el presente numeral, una certificación firmada por un representante legal y el revisor fiscal de la sociedad, en la que se ratifique el cumplimiento de los requisitos de información señalados en la presente disposición.

6. Disposiciones finales. Si en el lapso comprendido entre la adopción de la medida de toma de posesión o admisión en proceso concursal y el reconocimiento de las pérdidas o registro del ajuste negativo por valoración de inversiones a precios de mercado, según sea el caso, se presentan retiros de suscriptores, afiliados o adherentes que hayan ocasionado la liquidación de los derechos o unidades por un mayor valor del que se ha debido reconocer, deberá el administrador de la cartera colectiva gestionar la devolución de los mayores valores pagados.

En caso de que en el lapso antes mencionado se presenten nuevos aportes al fondo o cartera colectiva, que hayan significado para el suscriptor, afiliado o adherente el pago de un mayor valor por los derechos o unidades respectivas deberá el administrador del fondo o cartera efectuar la devolución de los valores pagados de demás por los suscriptores afiliados o adherentes.

En cualquiera de los eventos descritos anteriormente, el administrador deberá iniciar los trámites de cobro o devolución dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del reproceso de la contabilidad del fondo. De igual manera y dentro del mismo plazo, deberá informar a todos los suscriptores del fondo mediante comunicación escrita, los ajustes que se le deben realizar a la contabilidad del mismo y el monto de los valores que se pretenden reclamar o devolver, explicando en detalle las causas que los originaron, así como los trámites que pretende realizar para su recuperación. Copia de la mencionada comunicación deberá ser enviada, dentro del mismo plazo, a la Superintendencia de Valores.

No obstante lo anterior, la sociedad administradora obrando como agente oficioso del suscriptor o en cualquiera otra calidad, podrá reconocer a la cartera colectiva los valores a que se hace referencia, caso en el cual no será necesario informar a los suscriptores de la misma en los términos del inciso anterior.

Ahora bien, en el evento en que se establezca que el administrador pagó un menor valor a los suscriptores que realizaron movimientos durante este período de tiempo, la sociedad administradora del fondo deberá gestionar su devolución a los inversionistas afectados, informándoles de tal hecho mediante comunicación dirigida a su residencia, dentro de los cinco días siguientes al reproceso de la información contable. Copia de la mencionada comunicación deberá ser enviada, dentro del mismo plazo, a la Superintendencia de Valores.

Lo dispuesto en el presente numeral se entiende sin perjuicio de las sanciones de carácter administrativo a que hubiere lugar.

7. Vigencia y aplicación. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras de carteras colectivas.

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