CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2001 

(Diciembre 10)

Ref.: Envío de información eventual a través de internet.

Con el propósito de hacer oportuna y eficiente la divulgación de la información eventual, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 1.1.3.1 y 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995, a partir del 17 de diciembre de 2001, los emisores de valores deberán enviar a través de la página web de la superintendencia, la información requerida en el numeral 3º de esta circular, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1. Dirección.

Los emisores de valores deberán enviar la información eventual a partir del 17 de diciembre de 2001, con el objeto que el mercado se informe de manera inmediata de los hechos relevantes o de trascendencia, a la siguiente dirección en el sitio web de la superintendencia www.supervalores.gov.co, bajo el icono “Trámites ante la superintendencia”, en donde encontrará el enlace a la página “Trámites por internet” y allí la opción “Información eventual”.

2. Usuario y contraseña.

Las entidades que suministren información eventual por este medio se deberán identificar con un usuario y una contraseña, los cuales serán suministrados por la superintendencia. El representante legal de la entidad emisora será el responsable de la administración y confidencialidad de la contraseña. La contraseña podrá ser modificada por el representante legal de la entidad emisora cuando lo considere necesario, ingresando a la opción “Cambiar contraseña”.

3. Procedimiento.

Una vez se haya accesado a la página web tal como se describe en el numeral 1º de esta circular y se haya registrado el usuario y su contraseña se deberá seleccionar del listado de temas aquél que corresponda al hecho objeto de información eventual.

Si el hecho que pretende ser enviado como información eventual no se encuentra dentro del listado previamente seleccionado, el representante legal de la entidad emisora podrá solicitar la creación del nuevo tema, previa evaluación sobre su procedencia que efectuará la división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios.

En el campo resumen usted deberá describir en forma sucinta y concreta el hecho objeto de información eventual, considerando que dicho campo cuenta con una capacidad de 250 caracteres. En el campo anexo usted podrá adjuntar copia completa del documento donde conste la totalidad de los hechos que pretendan ser divulgados a título de información eventual. Los archivos podrán ser enviados en formatos word, excel, tif, pdf, txt.

Para enviar los archivos el sistema le preguntará si está seguro de enviarlos. Al digitar el botón aceptar su información quedará publicada inmediatamente, por lo tanto recomendamos que de manera previa verifique la totalidad de la información que se pretende divulgar, junto con sus anexos.

Transmitida la información, el sistema generará un número de radicación, especificando la fecha y hora del envío.

Si el emisor solicita reserva sobre la información eventual deberá procederse de conformidad con lo previsto en el parágrafo 1º del artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995, según el cual el emisor deberá indicar las razones que justifican la reserva de la información, mediante comunicación debidamente radicada en esta entidad.

4. Oficial de cumplimiento.

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, el representante legal de la entidad emisora deberá nombrar un oficial de cumplimiento, quien será el encargado de transmitir la información eventual conforme al procedimiento previsto en esta circular. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que asiste al representante legal de la entidad emisora, conforme a las normas que regulan el régimen de información eventual.

El nombre del oficial de cumplimiento, junto con su correo electrónico y teléfono deberán ser informados al registro nacional de valores e intermediarios.

5. Vigencia.

La presente circular rige a partir del 17 de diciembre de 2001.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de emisores con títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios.

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