CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2002 

(Diciembre 16)

Asunto: Reunión bimestral de monitoreo y vigilancia a empresas intervenidas.

Para ello, y en desarrollo de las facultades conferidas a la Superintendencia en el Decreto 990 de 2002 en particular las otorgadas en el artículo 5º numerales 6º, 17 y 27 y como instrumento de la estrategia de fortalecimiento a que se ha hecho referencia, a partir de la fecha se llevará a cabo una reunión bimestral de monitoreo, de acuerdo con las siguientes condiciones:

Objetivo

La reunión bimestral tendrá por objetivo verificar el estado o nivel de los riesgos críticos de la empresa y de las medidas adoptadas por la gerencia para mejorar el comportamiento de los indicadores que presentan mayor riesgo o que sean fundamentales en el mejoramiento de la gestión empresarial de la misma.

Con base en la información que se analice se propondrán las recomendaciones que se consideren necesarias implementar para la consecución de los fines de la toma de posesión.

Asistentes

La reunión bimestral se hará con la asistencia indelegable de las siguientes personas:

Por la superintendencia:

• El director de entidades intervenidas y en liquidación.

• Un asesor que será designado por el Superintendente de Servicios Públicos.

Por la empresa intervenida:

• El representante legal.

• El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

• El jefe financiero o quien haga sus veces.

• El directivo técnico que tenga relación directa con los factores críticos de riesgo que suscitaron la toma de posesión.

En todo caso la superintendencia podrá invitar a la reunión, de oficio o a petición de parte de la empresa intervenida, a las personas que considere necesarias para el logro del objetivo de la misma.

Periodicidad

La reunión se llevará a cabo bimestralmente, dentro de los quince primeros días del respectivo bimestre.

La superintendente podrá convocar en cualquier momento la reunión de monitoreo de oficio o a solicitud del representante legal de la empresa intervenida, cuando las condiciones o comportamiento de los riesgos de la empresa así lo obligue.

Agenda de trabajo

El director de entidades intervenidas y en liquidación y el asesor del despacho designado para el efecto, prepararán conjuntamente la agenda de trabajo de la empresa y la comunicarán al representante legal de la misma, con el fin de que este prepare la información requerida para el desarrollo de la reunión.

La agenda de trabajo incluirá como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Presentación de los indicadores aplicados a la fecha, sobre los aspectos críticos de la empresa, lo que incluye tanto los aspectos críticos que generaron la toma de posesión, como aspectos críticos sobrevinientes.

2. Presentación de los siguientes informes sobre el estado financiero de la empresa:

Flujo de caja: Debe presentarse el flujo de caja mensual proyectado de la empresa para los siguientes seis meses, señalando los principales supuestos para su construcción. Igualmente deberá contrastarse el flujo de caja proyectado para el período que finaliza, con el verdadero flujo observado en ese período.

Balances y estados de pérdidas y ganancias: En cada reunión la empresa debe presentar la proyección trimestral del balance general y estado de pérdidas y ganancias, haciendo las anotaciones pertinentes respecto a los procedimientos contables y principales variaciones de los rubros.

Informe de contratación: Debe presentarse el número de contratos celebrados en el período de análisis, clasificados por tipo o modalidad, justificando los de mayor valor. Igualmente presentarse la estimación de los contratos a suscribir para el siguiente período de análisis.

Informe de endeudamiento: Debe presentarse un informe general del estado del endeudamiento de la empresa con corte a la fecha de la reunión, en el que se discriminarán los acreedores por tipo de obligación, plazo de los compromisos, tasa de interés pactada, moneda y principales consideraciones de la obligación (si fue financiada o no). Igualmente el avance en el pago de los compromisos durante el período de análisis, al igual que un cronograma en el que se muestren las fechas y cuantías programadas para la atención futura de los compromisos. Deberá contrastarse esta programación con el flujo de caja proyectado.

Informe de cartera: Debe presentarse el estado de la cartera con corte a la fecha de reunión, clasificando la misma entre cartera activa de 30, 60, 90 o más de 180 días, e inactiva según el caso. Así mismo realizar una estimación de la cartera de difícil cobro. Finalmente debe mostrarse el avance de la gestión de cobro durante el período del análisis. Igualmente deben contrastarse los resultados observados con las metas propuestas en el plan de recuperación de cartera que debe diseñar cada empresa.

Informe de presupuesto: Debe presentarse el informe de ejecución de presupuesto y la proyección mensual de ejecución del mismo hasta finales del año. En el informe de ejecución deben considerarse las principales variables que afectaron el incumplimiento de la estimación o ingresos y si fuere el caso los rubros causantes del excedente de gastos sobre la ejecución.

Comportamiento tarifario: En cada reunión deberá presentarse una estimación de la evolución tarifaria para el siguiente período, especificada sobre cada servicio que presta la empresa y sustentada en los hechos regulatorios o decisiones empresariales que sustenten la proyección.

Plan de compras y gastos: Cada empresa deberá diseñar y proyectar un plan de compras para el período de análisis y el siguiente período. En cada reunión la empresa mostrará cómo ha sido su evolución y justificará de manera concisa los principales gastos planeados para el siguiente período.

Estimación de contingencias jurídicas: Deberá presentarse el estado jurídico y situación de cada una de las reclamaciones en contra de la empresa, el avance de las mismas en el período de análisis y la actualización probabilística del fallo en contra de la empresa.

Nómina de la empresa: La empresa deberá presentar un estado de la nómina con corte a la fecha del informe, en donde se muestre el número de empleados activos por área y costo, tipo de vinculación, número de vacantes existentes o variación de las mismas y justificación. Igualmente deberá mostrar el número de jubilados a la fecha y la estimación del cálculo actuarial y proyectar contingencias especiales respecto al tema para los siguientes 2 períodos de análisis.

Convención colectiva: Debe presentarse el estado de los principales compromisos de la convención colectiva, su costo estimado y la proyección del costo y fechas de críticas sobre el tema en lo que resta del año.

3. Presentación de los indicadores sobre el comportamiento de los núcleos de negocio de la empresa.

4. Presentación de los indicadores técnicos de la empresa, de acuerdo con el señalamiento expreso que le haga previamente la superintendencia. Sin embargo, como mínimo se analizarán los indicadores de cobertura y calidad y continuidad del servicio, en los que de manera resumida la empresa deberá mostrar la actualización de los principales indicadores exigidos en el plan de gestión, referentes a la cobertura, calidad y continuidad del servicio. Igualmente una descripción de actividades y estimación de los recursos necesarios y para el cumplimiento de las metas establecidas en los programas de gestión.

5. Estado actual del plan de gestión suscrito por la empresa intervenida, con precisión de los aspectos críticos.

6. Estado del sistema de control interno de la empresa, precisando el comportamiento de los principales riesgos de la empresa, tanto los exógenos como los endógenos, con señalamiento de los agentes generadores del riesgo, la causa o causas relevantes detonantes del riesgo, la calificación del riesgo, y las recomendaciones para su prevención o corrección.

7. Si la empresa está sujeta a la vigilancia de la Contraloría General de la República, el pronunciamiento o calificación sobre el nivel del riesgo que otorga el ente de control fiscal sobre el sistema de control interno, debe ser presentado en la reunión del respectivo bimestre en que se reciba el concepto, por el jefe de la oficina de control interno de la empresa. En la reunión se señalarán las acciones correctivas, de mejoramiento o preventivas según el caso.

Si la empresa, con ocasión del concepto del órgano de control fiscal debe suscribir el plan de mejoramiento, las metas del plan deben ser sometidas en la reunión bimestral para su concepto. El jefe de control interno deberá presentar en cada reunión un informe sobre el estado de estado de avance del plan de mejoramiento, con identificación concreta de los riesgos en su ejecución y las recomendaciones del caso en materia preventiva y correctiva.

Metodología para presentación de la información

Con la finalidad de facilitar la preparación y presentación de la información que será objeto de la reunión, a partir de febrero del año 2003 la superintendencia diseñará y enviará a los representantes legales de las empresas intervenidas, los formatos que habrán de servir para el suministro de la información solicitada con los respectivos instructivos de diligenciamiento, sin perjuicio de modificaciones posteriores.

No obstante mientras estos formatos son entregados, el programa de seguimiento se iniciará a partir del mes de enero del año 2003, razón por la cual las empresas deberán hacer llegar la información atrás relacionada a la dirección de entidades intervenidas y en liquidación a más tardar el próximo 10 de enero, bajo estricto cumplimiento de las características mencionadas.

En lo que se refiere al sistema de control interno se diseñará y enviará a más tardar el próximo 27 de diciembre la metodología para el análisis, calificación del riesgo y presentación del esquema de alertas, con el fin de que sea suministrada en esta entidad en la misma fecha.

Ayudas de memoria

La superintendencia elaborará la ayuda de memoria de cada reunión, en la que se precisarán las conclusiones de cada uno de los temas de la agenda de trabajo y los compromisos y decisiones adoptadas.

Se anexarán a la ayuda de memoria los formatos diligenciados aportados por la empresa.

Con base en la información por la empresa, el director de entidades intervenidas y en liquidación y el asesor del despacho de la superintendente elaborarán y presentarán mediante cuadros comparativos, en la reunión bimestral, un informe trimestral sobre el comportamiento de los indicadores críticos que son objeto del monitoreo y en el que mostrarán la evolución de los temas críticos que originaron la toma de posesión.

N. del D.: La presente circular va dirigida a gerentes de entidades intervenidas.

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