CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2003 

(Febrero 25)

Ref.: Adopción de mecanismos en cumplimiento de la Ley 795 de 2003. Modificaciones a los capítulos tercero y décimo del título I de la Circular Externa 7 de 1996.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en particular de la establecida en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), considera necesario instruir a las entidades vigiladas sobre algunas medidas que deberán tomar para dar adecuado cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 numeral 8º, 98 numeral 4.2. y 326 numeral 2º literal g) EOSF recientemente modificados mediante la Ley 795 de 2003, relativos al funcionamiento de los órganos de administración de toda entidad.

En tal sentido, mediante la presente circular se imparten instrucciones sobre la forma como en adelante deberán conformarse las juntas directivas de las entidades vigiladas a fin de dar aplicación a la regla de independencia establecida en la Ley 795 de 2003 según la cual las juntas directivas, consejos directivos o de administración de las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC) no podrán estar integradas por un número de miembros principales y suplentes vinculados laboralmente a la respectiva institución que puedan conformar por sí mismos la mayoría necesaria para adoptar cualquier decisión, otorgando para su recomposición un plazo de un año que vence el 15 de enero de 2004.

De otra parte, se imparten instrucciones relacionadas con el trámite de posesiones ante la SBC, señalando, entre otros, el procedimiento que se surtirá a través del comité de posesiones de esta entidad y el deber legal de posesión de los funcionarios de las entidades vigiladas que desempeñen el cargo de oficial de cumplimiento a que se refiere el artículo 102 numeral 3º EOSF. Respecto de estos últimos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 326 numeral 2º literal g) EOSF, el plazo para su posesión vence el próximo 15 de julio de 2003. Es importante subrayar que no requerirán nuevamente de posesión y juramento aquellos oficiales de cumplimiento que desempeñándose actualmente en la respectiva entidad hayan sido posesionados previamente por la SBC para el ejercicio de algún otro cargo dentro de la misma.

Finalmente, como quiera que el artículo 98 numeral 4.2. dispone que las entidades vigiladas por la SBC deben contar con un defensor del cliente que actúe como vocero de los clientes o usuarios de la respectiva institución y que conozca las quejas relativas a la prestación de sus servicios, mediante la presente circular se recuerda el deber que con ocasión de la expedición de la Ley 795 de 2003, tienen los accionistas en asamblea general de efectuar la designación de dicho funcionario en los términos que establece el mencionado artículo. Lo anterior, sin perjuicio de las instrucciones que en la materia se impartan una vez el Gobierno Nacional establezca las reglas a las cuales deba sujetarse la actividad del defensor del cliente.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente, los capítulos tercero y décimo del título primero de la Circular Externa 7 de 1996 – Circular Básica Jurídica -, reorganizando la estructura temática de los mismos en los apartes modificados, para lo cual se anexan las respectivas páginas.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de las entidades vigiladas.

CAPÍTULO DÉCIMO

Actuaciones ante la Superintendencia Bancaria

1. Reglas relativas a la posesión ante la Superintendencia Bancaria de Colombia de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de entidades vigiladas.

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos: 73 numeral 3º, 74 numeral 4º, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g) del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), las personas que hayan sido designadas como representantes legales, miembros de juntas directivas, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento de entidades vigiladas y representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior, deben tomar posesión de sus cargos ante la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC), para lo cual se deben atender las instrucciones contenidas en el presente numeral.

1.1. Personas que deben tomar posesión.

De conformidad con lo establecido en las normas citadas anteriormente, deben tomar posesión del cargo:

• Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades sometidas al control y vigilancia de la SBC, con excepción de los gerentes de sucursales;

• Los representantes para Colombia de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior;

• Miembros de junta directiva y/o consejo directivo o de administración, principales y suplentes,

• Los revisores fiscales, principales y suplentes,

• Los oficiales de cumplimiento

El ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la SBC se abstenga de autorizar la posesión.

1.2. Eventos en los que no se requiere posesión.

No se requiere posesión en los siguientes casos:

• Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembros de junta directiva, oficial de cumplimiento o representante legal.

• Cuando se presente un cambio de condición de miembro de junta directiva de principal a suplente o viceversa.

• Cuando se presente cambio en la condición de revisor fiscal principal a suplente.

• Cuando se trate de funcionarios públicos que por disposición legal deben formar parte de juntas directivas, trátese de delegados o representantes.

• Cuando se trate de suplentes del representante legal, siempre y cuando no haya vocación de permanencia, no dure tal situación más de seis meses y hayan tomado posesión para el cargo que desempeñan actualmente.

En todo caso, siempre debe enviarse una comunicación al grupo de registro suscrita por cualquier representante legal de la entidad, informando la designación junto con el documento donde conste dicho nombramiento.

1.3. Suplencias y encargos.

Las personas que se desempeñen como suplentes pueden ejercer las funciones de representación legal una vez cumplido el requisito de posesión, cuando se produzca la falta del principal, sin que para ello deban adelantar de nuevo dicho trámite ante la SBC.

En relación con los encargos, con antelación a su iniciación se debe enviar al grupo de registro comunicación en tal sentido, acompañada del documento de designación respectiva y de la carta de aceptación del cargo.

1.4. Reglas relativas al trámite de posesiones.

Es deber de cada entidad vigilada, a través de su representante legal, solicitar ante la SBC la posesión dentro de los sesenta (60) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante, presentando todos los documentos señalados en la lista de chequeo contenida en la proforma F.0000-18 y la hoja de vida contenida en la proforma F.0000-19, los cuales deben estar completamente diligenciados. Con todo, dentro del término señalado, el mismo aspirante podrá solicitar que se adelante el trámite respectivo adjuntando los documentos que correspondan.

Vencido el plazo de sesenta (60) días indicado en el inciso anterior sin que se haya presentado solicitud de posesión y remitido debidamente diligenciados los documentos requeridos, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante a fin de que el trámite pueda surtirse.

Una vez presentada la documentación requerida en la “Lista de chequeo”, el grupo de registro efectuará el análisis correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en el EOSF y demás normas pertinentes, así como la información aportada.

No obstante lo anterior, cuando la SBC lo considere prudente, puede solicitar los documentos y aclaraciones adicionales que estime necesarios.

De acuerdo con lo previsto en el literal g) del numeral 2º del artículo 326 EOSF, el Comité de Posesiones de la SBC decidirá sobre las solicitudes de posesión y revocatorias de posesión de los miembros de junta o consejos directivos, representantes legales, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, representantes legales (excepto los gerentes de sucursales) y todos aquellos funcionarios de las instituciones vigiladas respecto de las cuales la ley exija dicho requisito para desempeñar sus funciones.

De conformidad con el artículo 28 de la Decreto 2150 de 1995, la posesión se entiende surtida con la autorización que imparta el comité de posesiones. El acto de posesión de directores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por la SBC no requiere de la presentación personal ante esta entidad de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995. De acuerdo con lo previsto en el artículo 8º de la Ley 153 de 1887, lo señalado anteriormente será aplicable de igual manera para el acto de posesión de los funcionarios a los que hace referencia el inciso primero del numeral 3º del artículo 102 del EOSF. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.

1.5. Reglas relativas a las renuncias de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento.

Las entidades vigiladas deben informar a la SBC las renuncias de sus administradores, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior y de todos aquellos funcionarios de las instituciones vigiladas respecto de los cuales la ley exija el acto de posesión para desempeñar sus funciones, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aceptación de la misma por parte del órgano competente, mediante la remisión de la parte pertinente del documento o del acta donde conste dicha aceptación o constancia expedida por el representante legal que acredite la aceptación de la renuncia presentada.

De igual forma se debe proceder cuando quiera que se produzca la remoción o la separación de la persona, informando adicionalmente, los motivos que dieron lugar a tal decisión, junto con los documentos de soporte respectivos.

El órgano societario competente para aceptar una renuncia es aquel a quien le corresponde realizar el nombramiento.

En los eventos en que se disponga la remoción o se produzca la separación del cargo, el órgano competente deberá proceder a designar su reemplazo.

No obstante, los representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas que se encuentren inscritos, lo seguirán siendo, para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o con la indicación que efectúe el órgano societario competente de que el cargo queda suprimido o que no se designará reemplazo alguno, siempre que dicho evento se encuentre permitido en las normas y en los estatutos, de acuerdo con lo previsto en los artículos 164 y 442 Código de Comercio, y cuando se trate de separación inmediata del cargo.

Tratándose de miembros de junta o consejos directivos o de administración, la vacancia establecida en el numeral 4º del artículo 73 EOSF debe ser comunicada por el presidente de dicho órgano de gobierno al grupo de registro de la SBC, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ocurrencia.

2. Reglas sobre cambio de domicilio.

2.1. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones.

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:

• Nombre y documento de identidad.

• Entidad y cargo en ejercicio.

• Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

2.2. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones, posterior a la desvinculación de la entidad.

Para los efectos del artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:

• Nombre y documento de identidad.

• Fecha de retiro.

• Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.

• Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SBC pueden resultar afectadas en forma directa, deberá citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se enviará comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se procederá a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d) e) y f) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF, sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003.

2.3. Información sobre antecedentes laborales.

En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SBC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas.

De acuerdo con lo previsto en el literal d) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003 y el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica sólo es válida para ese trámite determinado.

En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta indicará al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se indicará la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso deberá indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos que han tomado posesión del cargo.

El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que podrá ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente podrá ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general.

3. Derecho de petición.

3.1. Procedencia.

La SBC, organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como ente de vigilancia y control de las personas que se dediquen a la actividad financiera, aseguradora y previsional, atenderá:

a) En general, las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar, de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º y siguientes del Código Contencioso Administrativo, en relación con los asuntos que por su naturaleza legalmente le competan;

b) Las solicitudes de información que se presenten en relación con la acción de esta superintendencia y en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo;

c) Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan;

CAPÍTULO TERCERO

Órganos de administración, dirección y control

1. Asamblea general de accionistas.

1.1. Información sobre la convocatoria a la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC).

El artículo 190 del Código de Comercio (C.Co.) dispone que “las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces”, a la vez que el artículo 186 establece: “Las reuniones se realizarán con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum".

Las entidades vigiladas deben comunicar a la SBC la fecha, hora y lugar en que se verificará la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de los 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso

De otra parte, para los propósitos establecidos en el artículo 326, numeral 2º, literal i) EOSF, debe remitirse y radicarse ante la SBC, con no menos de treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, la documentación que se señala en el capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de la documentación a que hace referencia el anexo 1, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, conforme la respectiva lista de chequeo. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la SBC deba rendir y/o realizar la entidad. El incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que la SBC no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

Aquella información no solicitada en el capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995 y que se encuentre contenida en los artículos 291 y 446 Código de Comercio, debe permanecer en la respectiva entidad a disposición de la SBC para el momento en que sea requerida.

2. Junta directiva.

2.1. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades.

El régimen de incompatibilidades e inhabilidades aplicable a los establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, sociedades de capitalización, aseguradoras, intermediarios y agencias colocadoras de seguros y sociedades de servicios técnicos o administrativos, es el previsto en los artículos 75, 76, 77 y 78 del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), respectivamente.

Igualmente, debe recordarse que las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades tienen carácter restrictivo, razón por la cual se hace imposible extender su aplicación a entidades diferentes de las aquí mencionadas.

2.2. Independencia de las juntas directivas.

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 73 numeral 8º EOSF, las entidades vigiladas no podrán designar como miembros principales y suplentes de sus juntas directivas o consejos de administración a un número de personas vinculadas laboralmente a la respectiva entidad que, reunidas en sesión y en ejercicio de los cargos de miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias generales o especiales, de acuerdo con la ley y los respectivos estatutos.

A continuación se señala a manera de ejemplo el número máximo de miembros vinculados laboralmente con la entidad que podría tener una junta o consejo, en función de la regla anterior:

Número de integrantesQuórum deliberatorio artículo. 437 Código de ComercioMayoría de los miembros artículo 437 Código de ComercioNúmero máximo posible de miembros vinculados
5321
6432
7432
8532
9532
10643
En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad, se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 437 Código de Comercio, es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.

3. Representación legal.

3.1. Delegación de la representación legal mediante el otorgamiento de poderes.

La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima al amparo y con los efectos previstos en los artículos 832 y siguientes del Código de Comercio, actos que al igual que pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.

El otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido de que los mismos no constituyen delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 440 Código de Comercio, ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. Tal representación voluntaria derivada del apoderamiento no tiene tampoco los alcances prescritos en el artículo 196 y siguientes del Código de Comercio.

Por ello, en los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas se deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia) en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aun en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.

Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo, constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, razón por la cual la SBC en uso de las facultades conferidas en el artículo 326 numeral 5º literal a) EOSF, califica como práctica no autorizada el otorgamiento de este tipo de poderes.

3.2. Designación de representantes legales.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 Código de Comercio, los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SBC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de esas entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.

Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SBC, la designación de los mencionados representantes legales deberá efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la Ley 79 de 1988.

Lo anterior se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.

4. Revisoría fiscal.

4.1. Importancia de la revisoría fiscal.

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