CIRCULAR EXTERNA 100-000007 DE 2005 

(Octubre 21)

Ref.: Solicitud de información financiera año 2005.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996 y en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

Con el propósito de ofrecer información empresarial oportuna y de consolidar una vigilancia proactiva, constructiva, pedagógica, preventiva y entregar tanto al sistema empresarial como al gobierno y sus agentes de interés, información validada, con valor agregado, capacidad de proceso, respetando la privacidad que ordena la ley, la Superintendencia de Sociedades pondrá en funcionamiento el sistema de información y riesgo empresarial (Sirem), el cual podrá ser consultado en forma gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, a través de nuestra página web, como un servicio público.

Sirem, como herramienta dirigida al mejoramiento de la competitividad y la generación de confianza, requiere de información contable y financiera actualizada, para mantener y profundizar la oportunidad de su relación con un mercado que exige reacciones y respuestas eficaces e inmediatas para el logro de aquellos propósitos, razón por la cual este despacho convoca a las sociedades mercantiles a conocer, compartir y cumplir las siguientes instrucciones:

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Los estados financieros comprendidos entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de cada año, deberán ser diligenciados en los formatos diseñados por la entidad para la remisión de información financiera, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual seguirán las instrucciones impartidas en el numeral 2º de esta circular.

La información financiera requerida deberá ser enviada por las sociedades comerciales vigiladas y controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta superintendencia, aún cuando estén en concordato o en acuerdo de reestructuración.

Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud, excepto aquellas que estén en liquidación voluntaria, las cuales dentro del plazo señalado más adelante, deberán remitir al grupo de estadística un certificado de la cámara de comercio donde conste tal hecho.

Para el caso de las sociedades inspeccionadas, la Superintendencia de Sociedades, determina el envío de la información anualmente mediante este requerimiento, atendiendo lo dispuesto por el artículo 83 de la Ley 222 de 1995 que dice: “La inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la misma. La Superintendencia de Sociedades de oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas sociedades”.

2. Envío de la información financiera.

La Superintendencia de Sociedades, acatando la directiva presidencial 2 de 2000, que corresponde a la agenda de conectividad en cuanto al uso de internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de internet, de manera que las sociedades deben obtener el software de diligenciamiento ingresando al portal en internet de la superintendencia: www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56, en la sección envío de información, opción Software, aplicativo cuyo nombre es Superef.

Las sociedades deben remitir la información requerida ingresando al portal en internet, utilizando para tal efecto el NIT de la sociedad y la contraseña asignada, la cual está adherida al sticker de esta circular. Es recomendable al ingresar, el cambio de dicha contraseña y no olvidarla, ya que esta es la llave para cualquier envío o consulta de información a la superintendencia.

Las sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual quedará recibido en la entidad, únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver el instructivo adjunto).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio internet pueden solicitar la ayuda de esta superintendencia a través de los medios descritos en el último numeral de esta circular o acercarse con un disquete a una de las sedes de la entidad para copiárselo. De la misma manera, pueden proceder si encuentran dificultades para el envío del archivo resultado.

NOTA: Para el manejo del software ver las instrucciones adjuntas, las cuales también pueden obtenerse a través de internet.

3. Documentos adicionales.

Los estados financieros de fin de ejercicio remitidos deben complementarse únicamente con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:

a) La certificación de los estados financieros, del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere (en original y con las firmas autógrafas);

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Es importante incluir adicionalmente, lo relacionado con “El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad”. (Ver apéndice 9 de la guía para diligenciar el formulario oficial de estados financieros y anexos - donde encontrarán la Circular 01 de 2000 de la unidad administrativa especial dirección nacional de derechos de autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

La entrega de estos documentos adicionales debe ser realizada máximo 3 días hábiles después de la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su NIT.

Estos documentos adicionales deben llegar debidamente numerados ó foliados, totalizando el número de hojas que traen en la primera pagina; no deben venir grapados, ni argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Para la entrega de la información financiera de períodos intermedios solo aplican los literales a y d y el informe del revisor fiscal.

NOTA: Los literales c) y e) no aplican para las sucursales de sociedades extranjeras.

Para las sociedades en control debe allegar adicional a los anteriores:

• Un informe del representante legal en donde explique los avances obtenidos por la administración encaminados a superar las situaciones que originaron el sometimiento a control.

• Certificación suscrita conjuntamente por el representante legal, el revisor fiscal, en la que se deje constancia si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de sus obligaciones. De existir obligaciones vencidas de este tipo, deberá indicar el concepto, la fecha de origen y de vencimiento de la obligación y el documento que la soporta. En caso que no esté en la obligación de proveer el cargo de revisor fiscal, la certificación deberá ser firmada por el contador.

Para radicar estos documentos adicionales, las sociedades que enviaron a través de internet deben relacionar el número de radicación que genera el sistema en la recepción de estados financieros.

Recepción de información vía electrónica con firma digital

La Superintendencia de Sociedades con el objetivo de facilitar el intercambio de información seguro y confiable con las sociedades comerciales y el público en general, viene adelantando el proyecto de recepción, validación y radicación de documentos firmados digitalmente a través de internet.

El proyecto de firma digital en la Superintendencia de Sociedades es soportado principalmente en las siguientes disposiciones del alto gobierno:

• Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.

• El programa de agenda de conectividad, reglamentado en la directiva presidencial 02 de 2000, el cual de impulsar el uso y masificación de las tecnologías de información y comunicación, TIC, como herramienta dinamizadora del desarrollo social y económico del país, a través de la estrategia gobierno en línea, y

• Ley 962 de 2005, cual dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Teniendo en cuenta lo anterior, las sociedades comerciales inspeccionadas, vigiladas y controladas por esta superintendencia podrán remitir los documentos adicionales a los estados financieros con firma digital a través de internet. Aquella sociedades que decidan remitir a la Superintendencia de Sociedades sus documentos adicionales firmados digitalmente, deberán adquirir un certificado digital para el representante legal, el contador y el revisor fiscal si lo hubiere, a una empresa certificadora digital abierta aprobada en Colombia por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos de la Ley 527 de 1999.

Las sociedades comerciales interesadas en remitir documentos firmados digitalmente a la Superintendencia de Sociedades deberán realizar el siguiente procedimiento:

• Tramitar y adquirir para el representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere, los certificados de firma digital, ante la certificadora digital abierta aprobada en Colombia.

• Elaborar cada uno de los documentos adicionales en formato Microsoft Word ® o Portable Document Format (PDF) ®.

• Firmar digitalmente los documentos, para lo cual debe seguir las instrucciones y utilizar el certificado digital expedido por la empresa certificadora digital abierta. En caso de tener inconvenientes en el uso del certificado de firma digital, deben dirigirse a la certificadora que emitió el respectivo certificado.

• Remitir a la Superintendencia de Sociedades los documentos adicionales firmados digitalmente por el representante legal, el contado y el revisor fiscal, según sea la exigencia de cada uno de los documentos, a través de Internet, accediendo el portal www.supersociedades.gov.co.

• Obtener el número de radicación emitido por Superintendencia de Sociedades a través de internet por la Superintendencia de Sociedades. Dicho número de radicación indica que los documentos fueron validados y recibidos correctamente.

• Es conveniente aclarar que una vez validados, recibidos y radicados a través de internet, los documentos adicionales firmados digitalmente, no requieren ser enviados en papel a la Superintendencia de Sociedades.

Las sociedades que no cuenten con los medios electrónicos o tengan inconvenientes técnicos, deberán allegar y radicar en la Superintendencia de Sociedades los documentos adicionales en medio físico (papel), con las respectivas firmas autógrafas, en los términos previstos en la presente circular.

4. Periodicidad.

Las sociedades en estado de vigilancia y control por parte de esta entidad, que no estén adelantando un proceso de liquidación voluntaria u obligatoria, además de la información financiera anual, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios con corte a marzo, junio y septiembre de cada año, comparativos con los del ejercicio del año inmediatamente anterior, debidamente certificados y acompañados de un informe del revisor fiscal y las notas a los estados financieros, utilizando para tal fin el software denominado Perinter.Exe que dispone esta superintendencia en su portal de internet.

5. Plazos.

Estados financieros de fin de ejercicio:

Deberán ser entregados en las fechas del año 2006, señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Últimos dos dígitos del NIT Envío de información Últimos dos dígitos del NIT Envío de información
01-056 de febrero51-5520 de febreroo
06-107 de febrero56-6021 de febrero
11-158 de febrero61-6522 de febrero
16-209 de febrero66-7023 de febrero
21-2510 de febrero71-7524 de febrero
26-3013 de febrero76-8027 de febrero
31-3514 de febrero81-8528 de febrero
36-4015 de febrero86-901º de marzo
41-4516 de febrero91-952 de marzo
46-5017 de febrero96-003 de marzo

Estados financieros de períodos intermedios

Para las sociedades vigiladas y controladas, deberán ser entregados en las fechas del año 2006, señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Último dígito del NIT A marzo 31 de 2006 A junio 30 de 2006 A septiembre 30 de 2006
015 de mayo14 de agosto14 de noviembre
116 de mayo15 de agosto15 de noviembre
217 de mayo16 de agosto16 de noviembre
318 de mayo17 de agosto17 de noviembre
419 de mayo18 de agosto20 de noviembre
522 de mayo22 de agosto21 de noviembre
623 de mayo23 de agosto22 de noviembre
724 de mayo24 de agosto23 de noviembre
825 de mayo25 de agosto24 de noviembre
926 de mayo28 de agosto27 de noviembre

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, por cuanto el término para que esta entidad ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las intendencias regionales y el envío a través de internet estará disponible, a partir de la fecha, las veinticuatro (24) horas del día.

6. Presentación de los estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2005.

Las sociedades vigiladas y controladas que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el aplicativo diseñado por la superintendencia para tal efecto a más tardar el tercer día hábil del mes de mayo, de acuerdo con las instrucciones para el diligenciamiento y presentación de la información dada mediante Circular Externa 165-004 del 2 de marzo de 2004.

7. Presentación de estados financieros de las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración o estén adelantando un proceso concordatario.

Además de la información de fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración ante esta entidad o estén adelantando un concordato, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios a marzo, junio y septiembre conforme a lo establecido en el numeral 5º de la Circular Externa 01 del 12 de febrero de 2003, la cual puede ser consultada en nuestra página de internet.

8. Presentación de los estados financieros consolidados.

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado ante esta superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán enviar el certificado de la cámara de comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento que hayan modificado la situación de control o grupo empresarial (par. 2º del citado art.), remitirán el certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deberán enviar, la información correspondiente a los estados financieros de propósito general consolidados, en forma comparativa con el ejercicio anterior y remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas a 31 de diciembre del último año, tanto de las filiales como subsidiarias.

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en el tipo de informe “estados financieros consolidados”, utilizando el sistema de información financiera-dataSIFI, disponible en el sitio de internet www.supersociedades.gov.co, o en la dirección física 216.72.6.56, siguiendo las indicaciones contenidas en el instructivo guía para el diligenciamiento.

De conformidad con la Circular Externa 05 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 2005, fueron sometidos a consideración del máximo órgano social. En caso de grupo empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

Plazo: La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de cada año.

9. Sanciones.

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.

Debe recordarse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a sanciones, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico, las cuales tienen carácter pedagógico y correctivo.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia debe venir certificada por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, (si lo hubiere) serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión determine la entidad y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la ley.

10. Generalidades.

1. Es importante recalcar que la información enviada a esta superintendencia por cualquiera de los medios, internet o disquete, mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

2. No serán recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así como, los disquetes que presenten daños físicos.

3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito o documento con firma digital, mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circular Externa 17 del 30 de octubre de 1997).

4. Cuando el envío sea en medio magnético (CD o disquete), este deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad, sucursal o empresa unipersonal a la cual corresponde la información y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros.

5. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (L. 222 de 1995, art. 43).

En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos, con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Sociedades, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el coordinador del grupo de estudios e investigación contable o el intendente regional respectivo. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

7. Es importante consultar en nuestro portal en internet la sección envío de información-vínculo preguntas frecuentes, las respuestas a las preguntas más frecuentes, así como los errores en que más incurren al diligenciar la información.

8. Para aquellas sociedades que van a ser requeridas por primera vez, la entidad, programará capacitaciones para el manejo del aplicativo, cuyas fechas les serán dadas a conocer oportunamente y podrán ser consultadas en la página web de la entidad y en los números telefónicos al final del documento.

10. (sic) Las sociedades que tengan inconvenientes, inquietudes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado y documentos adicionales, pueden solicitar asesoría a los siguientes números telefónicos, los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a.m. a 4 p.m.:

• Bogotá: 3245050

• Barranquilla: 3454495 y 3454506;

• Bucaramanga: 6454266 y 6321541;

• Cartagena: 6646051 y 6642429;

• Cali: 5141674 y 5141791;

• Cúcuta: 5716190 y 5717985;

• Medellín: 2518854 y 2518855

• Manizales: 8847393 y 8847810.

• los siguientes correos electrónicos:

efinancieros1@supersociedades.gov.co

efinancieros2@supersociedades.gov.co

efinancieros3@supersociedades.gov.co

Publíquese y cúmplase,

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos. Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

____________________________