CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2005 

(Mayo 11)

Referencia: Revelación de información a través de la ficha técnica.

La Superintendencia de Valores en uso de su poder de instrucción considera necesario establecer una ficha técnica que deberán diligenciar y publicar las sociedades administradoras de fondos de valores y de fondos de inversión para cada uno de los fondos que administran, en desarrollo de las obligaciones contenidas en el artículo 2.4.2.1 de la Resolución 400 de 1995 expedida por la sala general de la Superintendencia de Valores, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.4.2.2 de la misma resolución y según las siguientes instrucciones:

a) La ficha técnica que hace parte integral de la presente circular (anexo) deberá diligenciarse en el formato anexo y sólo se admitirán variaciones que comprendan la adición del color institucional y el logotipo de cada sociedad administradora en el lugar para ello autorizado. Los gráficos que se incluyen deberán presentarse en las mismas condiciones señaladas en el formato anexo, conservando la misma forma de presentación para los rótulos de los datos.

b) La ficha técnica deberá actualizarse y publicarse mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes. La fecha de corte de la información será el último día calendario del mes anterior.

La publicación se hará para cada fondo en la página de Internet habilitada por la sociedad, creando un icono independiente, sobresaliente, visible y fácil de encontrar en la página de inicio de la sociedad administradora, bajo el nombre de fondos, el cual al accederse deberá desplegar una ventana con los nombres de los fondos que administra, permitiendo que el usuario seleccione el icono del fondo del cual se requiera la información.

El vínculo de cada fondo, a su vez, deberá abrir una nueva ventana, en la que se encuentre el respectivo icono que permita acceder de manera directa a la información de la ficha técnica y al histórico de las mismas.

La obligación de publicar la ficha técnica no se exceptúa por el hecho que la página Web de la sociedad administradora se encuentre en construcción o actualización, caso en el cual se deberán adoptar todas las medidas que sean necesarias para que dicha información pueda ser consultada en forma permanente.

Se debe garantizar que la información contenida en la ficha técnica pueda ser fácilmente grabada e impresa.

c) Además, de la publicación de la ficha técnica en la respectiva página Web de la sociedad administradora, la misma deberá mantenerse a disposición de los suscriptores, a través de documentos impresos que deberán encontrarse en cada una de las oficinas de servicio al público y en las entidades con las cuales hubiere celebrado contratos de corresponsalía o de uso de red.

d) Sin perjuicio de lo establecido en la ley y con el fin de mantener informados a los inversionistas, la sociedad administradora podrá optar por enviar al suscriptor del fondo, en las fechas y oportunidades que estime conveniente y a la dirección que éste haya suministrado, la ficha técnica en material impreso.

e) La página web y demás datos necesarios para ubicar la ficha técnica, deberán informarse a los suscriptores en el extracto de cuenta individual que la sociedad administradora debe remitir en los términos del artículo 2.4.6.11 de la Resolución 400 de 1995 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.

f) El formato anexo, así como la denominación “ficha técnica”, no podrán utilizarse para presentar datos diferentes a los señalados en la presente circular.

La información contenida en la ficha técnica no podrá ser duplicada en otros formatos o documentos publicados en la página de Internet de la sociedad administradora, salvo que se trate de una reproducción idéntica sin incluir notas adicionales.

g) El icono habilitado para la consulta de la ficha técnica deberá permitir la consulta histórica de los últimos 6 meses.

h) En tratándose de fondos que se encuentren en proceso de liquidación, la ficha técnica únicamente deberá estar disponible en medios impresos, en cada una de las oficinas de servicio al público de la sociedad administradora y en las entidades con las cuales hubiere celebrado contratos de corresponsalía o de uso de red.

Para estos efectos, solo se deberá relacionar la información pertinente teniendo en cuenta el proceso de liquidación.

i) Para efectos de diligenciar el formato de ficha técnica deberá tenerse en cuenta el presente instructivo:

1. Nombre de la sociedad administradora del fondo o de la cartera colectiva.

Señalamiento del nombre o razón social de la sociedad que administra el fondo respecto del cual se está revelando la información.

2. Nombre del fondo.

Identificación o nombre comercial y denominación o denominaciones que se le da al fondo.

3. Fecha de corte para la actualización de la información.

La actualización de la información contenida en la ficha técnica deberá efectuarse mensualmente con corte al último día calendario de cada mes.

4. Características del fondo.

4.1. Fecha de inicio de operaciones.

Fecha exacta, con día, mes y año, en que el fondo inició sus actividades de captación y administración de recursos de sus suscriptores.

4.2. Valor del fondo (Mill COP).

Monto del patrimonio o valor neto del fondo. Este valor en millones deberá ser expresado en pesos colombianos con (2) dos decimales, aproximados por el método de redondeo.

4.3. Valor de la unidad.

Valor neto del fondo dividido entre el número total de sus unidades en circulación. Deberá ser expresado en pesos colombianos o su equivalente, cuando la moneda empleada sea distinta de la local, caso en el cual habrá de calcularse también el valor en pesos colombianos, teniendo en cuenta la tasa representativa de mercado TRM, calculada para el día de corte. Esta cifra debe ser presentada con (2) dos decimales, aproximados por el método de redondeo.

4.4. Número de unidades en circulación.

Número total de las unidades del fondo que están en circulación. Esta cifra debe ser presentada con (2) dos decimales.

4.5. Número de suscriptores.

Número total de inversionistas que poseen unidades en el fondo. Esta cifra debe ser presentada sin decimales.

4.6. Tipo de fondo.

La identificación del fondo según la naturaleza de la respectiva sociedad administradora podrá ser:

Fondo de valores (administrado por una sociedad comisionista de bolsa)

Fondo de inversión (administrado por una sociedad administradora de inversión)

4.7. Clase de fondo.

La identificación del fondo según la forma de redención de los derechos de los suscriptores podrá ser:

a) Abierto: cuando el contrato de suscripción de derechos permita a los suscriptores redimir sus derechos en cualquier momento, con intervalos iguales o inferiores a un mes o en una combinación de estas alternativas. En este caso deberá precisarse si se trata de un fondo abierto con pacto de permanencia o sin pacto de permanencia, manifestando expresamente una u otra circunstancia.

b) Escalonado: cuando el contrato de suscripción de derechos permita a los suscriptores redimir sus derechos una vez transcurran los plazos que para el efecto se hayan determinado previamente en el contrato.

c) Cerrado: cuando el contrato de suscripción de derechos sólo permita a los suscriptores redimir sus derechos al final del plazo previsto para la duración del fondo.

4.8. Identificación del fondo según la naturaleza de los rendimientos de las inversiones.

Según la naturaleza de los rendimientos de las inversiones previstas en el contrato de suscripción de derechos, el fondo se denominará:

a) Fondo de títulos de contenido crediticio

b) Fondo de títulos participativos

c) Fondo de títulos mixtos

4.9. Inversión inicial mínima.

Monto mínimo inicial de aportes en pesos colombianos, establecido en el contrato de suscripción de derechos, con el cual un suscriptor puede adquirir unidades del fondo.

Esta cifra deberá ser expresada en pesos colombianos.

4.10. Inversión adicional mínima.

Valor establecido en el contrato de suscripción de derechos, que un suscriptor puede aportar al fondo para constituir nuevos derechos después de haber realizado la inversión inicial mínima.

Esta cifra deberá ser expresada en pesos colombianos.

4.11. Retiro mínimo.

Valor mínimo establecido en el contrato de suscripción de derechos que un suscriptor puede redimir o retirar de sus participaciones en el fondo.

Esta cifra deberá ser expresada en pesos colombianos.

4.12. Retiros parciales máximos.

Porcentaje máximo que un inversionista puede retirar de su participación en el fondo. Este monto debe ser expresado como un porcentaje con dos (2) decimales.

4.13. Saldo mínimo.

Valor mínimo en pesos colombianos establecido en el contrato de suscripción de derechos, que un suscriptor debe mantener en su cuenta individual de aportes para no cancelar definitivamente su vínculo con el fondo.

4.14. Tiempo de preaviso para retiro.

Corresponde a la antelación expresada en días calendario, prevista en el contrato y de conformidad con la ley, con la que el suscriptor debe avisar la redención o retiro de aportes, a cuyo vencimiento la sociedad administradora debe atender la solicitud de reembolso.

4.15. Remuneración máxima por administración.

Es el porcentaje “fijo” o “máximo”, expresado en puntos efectivos anuales, que la sociedad administradora percibe por su gestión de administración conforme a lo establecido en el contrato de suscripción de derechos.

4.16. Remuneración efectivamente cobrada por administración.

Valor de la remuneración que efectivamente percibió la sociedad administradora durante el respectivo periodo. Se deberá calcular tomando el valor de la remuneración cobrada durante el mes, dividido por el valor promedio neto del fondo.

Esta cifra se expresará en términos efectivos anuales, de manera porcentual y con dos decimales.

4.17. Base de remuneración.

Corresponde al concepto sobre el cual se calcula la remuneración de administración a favor de la sociedad administradora y a cargo del fondo para el periodo objeto de información. Las alternativas son:

• Sobre el valor total del fondo

• Sobre el total de activos

• Sobre los rendimientos

• Mixto

4.18. Sanción por retiro anticipado.

Valor porcentual de la penalización sobre aportes, pactado en el contrato de suscripción de derechos, si lo hubiere, por retiro anticipado de las participaciones del suscriptor y a cargo del mismo, antes del cumplimiento de los plazos de permanencia de la inversión establecidos en dicho contrato.

4.19. Gastos totales del fondo.

Son los gastos o expensas a cargo del fondo, necesarios para su correcta gestión, de conformidad con lo señalado en la normatividad y en el contrato de suscripción de derechos. Deben calcularse tomando los valores registrados en la cuenta 751 del PUC durante el último año (12 meses corridos), sobre los activos promedio del fondo para el mismo período.

Esta cifra deberá ser expresada en términos porcentuales y con (2) dos decimales.

5. Calificación del fondo (si la hubiere).

5.1. Tipo de riesgo.

5.1.1. Riesgo de administración y operacional:

Según lo establecido en las normas correspondientes y en el contrato de suscripción de derechos, es la calificación otorgada al fondo por parte de una sociedad calificadora de valores respecto del riesgo de administración y operacional.

5.1.2. Riesgo de mercado:

Según lo establecido en las normas correspondientes y en el contrato de suscripción de derechos, es la calificación otorgada al fondo por parte de una sociedad calificadora de valores, respecto del riesgo de mercado.

5.1.3. Riesgo de crédito:

Según lo establecido en las normas correspondientes y en el contrato de suscripción de derechos, es la calificación otorgada al fondo por parte de una sociedad calificadora de valores, respecto del riesgo crediticio.

5.2. Fecha de la última calificación.

Comprende la fecha de la última calificación del fondo otorgada por una Sociedad Calificadora de Valores debidamente autorizada por la Superintendencia de Valores.

5.3. Entidad calificadora.

Nombre o razón social de la sociedad calificadora de valores que emitió la calificación sobre el fondo.

6. Política de inversión.

Indicación resumida de los objetivos de inversión, las estrategias de inversión, la política general de riesgo y el perfil de riesgo de los inversionistas que corresponde al fondo administrado conforme a la política de inversión aprobada por la Superintendencia de Valores.

7. Evolución del valor del fondo.

7.1. Evolución de COP 100.000 invertidos hace 3 años.

Representación gráfica de la evolución que ha tenido una inversión de COP 100.000 en un fondo, durante un periodo de 3 años o desde que el fondo inició su operación, si este fuera inferior, en términos corrientes.

La gráfica contendrá un eje vertical (Y) expresado en COP que comience en 80.000 y termine con 200.000, y un eje horizontal (X) expresado en unidades de tiempo.

Los límites del eje vertical (Y) se podrán modificar cuando el comportamiento del valor del fondo exceda los extremos COP mínimo y máximo señalados.

7.2. Evolución del valor de la unidad del fondo en los últimos 3 años.

Representación gráfica del valor de la unidad del fondo durante un periodo de tres (3) años o desde que el fondo inició su operación, si este fuera inferior.

8. Rentabilidad neta del fondo.

8.1. Rentabilidad efectiva.

Corresponde a la tasa de interés efectiva para el periodo de 30, 180, 365 días, año corrido, y cada uno de los cuatro (4) años anteriores, obtenida en función del valor de la unidad del fondo del día en que se va a determinar y el valor histórico de la unidad del periodo objeto de cálculo. En los casos en los cuales el fondo hubiere sido constituido con inferioridad a cuatro (4) años, deberá relacionarse la información a partir de su constitución.

Para realizar el cálculo con base en el año corrido, se deberá realizar el cómputo desde el 1º de enero del año en curso hasta la fecha de realización del cálculo.

La cifra obtenida como rentabilidad efectiva deberá presentarse en formato porcentual con (3) tres decimales.

El anterior cálculo se llevará a cabo mediante la siguiente fórmula:

 

*Depende de la periodicidad del cálculo de la tasa.

8.2. Volatilidad de la rentabilidad.

Se constituye en una medida de riesgo ya que informa sobre la dispersión de las rentabilidades obtenidas por un fondo respecto al promedio para el periodo de análisis.

Se debe determinar mediante el cálculo de la desviación estándar de las tasas de rentabilidad del fondo dado un periodo histórico de 30, 180, 365 días, año corrido, y cada uno de los cuatro (4) años anteriores o el periodo que corresponda si es inferior.

Para el realizar el cálculo con base en el año corrido, se deberá realizar el cómputo desde el 1º de enero del año en curso hasta la fecha de realización del cálculo.

La cifra obtenida como volatilidad de la rentabilidad deberá presentarse en formato porcentual con (3) tres decimales.

El anterior cálculo se llevará a cabo mediante la siguiente fórmula:

 

Donde:

I = rentabilidad periódica a una fecha dada considerando como período el plazo de inversión en el fondo.

__

I = rentabilidad periódica promedio para el número de días reportados

n = número de días o periodo de tiempo objeto de análisis

9. Información de plazos y duración

9.1. Información de inversiones por plazo:

Comprende las inversiones del fondo categorizadas por rangos de plazos de maduración (días al vencimiento) según la conformación del portafolio a la fecha de corte, expresadas en porcentaje de participación del total del portafolio.

9.2. Información del fondo según su duración:

Según el contrato de suscripción de derechos, comprende el tiempo promedio ponderado del vencimiento de los títulos de los activos del fondo, el cual deberá ser expresado en días promedio al vencimiento y en años promedio al vencimiento sobre la base de 365 días. Estas cifras deberán expresarse con (2) dos decimales y tres (3) decimales, respectivamente.

Se deberá calcular con base en la siguiente fórmula:

 

Donde:

n = número de títulos en el portafolio.

VMi = valor de mercado del iésimo título del portafolio.

VMP = valor de mercado del portafolio.

Pi = plazo o días al vencimiento del iésimo título del portafolio.

10. Composición del fondo.

Mediante gráficos de pastel se ilustrará la composición del portafolio de títulos de deuda por:

10.1. Composición portafolio por calificación: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos de deuda que componen el portafolio del fondo, según la calificación de riesgo asignada por las sociedades calificadoras de riesgo.

Para efectuar la clasificación se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• Títulos de acuerdo a la calificación, incluyendo los títulos cuyo emisor es la Nación y están calificados por corresponder a operaciones de endeudamiento externo.

• Títulos cuyo emisor es la Nación y no están calificados, se incluyen en el grupo “Nación sin calificación”.

• Los demás títulos que no requieren calificación se clasifican en el grupo “No requiere”.

10.2. Composición portafolio de tipo de renta: corresponde a un gráfico en forma de pastel que ilustre el porcentaje de participación de las inversiones del fondo incluyendo títulos de renta fija, DTF, IPC, UVR, acciones, cuentas de ahorros y cuentas corrientes

10.3. Composición portafolio de sector económico: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que conforman el portafolio del fondo según el sector económico al que pertenezcan los diferentes emisores de los títulos.

Para efectuar esta clasificación se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• En el grupo “Financiero” se incluyen todos los títulos emitidos por las entidades que hacen parte del sector financiero, con independencia que la entidad sea de naturaleza pública o privada.

• En el grupo “entidades públicas” se incluyen todos los títulos emitidos por la Nación, por las entidades territoriales y por las entidades descentralizadas con participación del estado superior al cincuenta por ciento (50%) que no formen parte del sector financiero.

• En el grupo “real” se incluyen las demás inversiones.

10.4. Composición portafolio de país emisor: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de títulos que conforman el portafolio del fondo de acuerdo con el país donde se realice la inversión.

11.(Modificado).* Composición del activo del fondo.

Mediante gráficos de pastel se ilustrará la composición del activo del fondo incluyendo únicamente las cuentas mayores de los principales activos según el plan único de cuentas, PUC (inversiones, repos, disponibles y otros activos).

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 19 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

12. Principales inversiones del fondo.

En este ítem deberán incluirse únicamente los diez (10) principales emisores de títulos, de mayor a menor, que conforman el portafolio de inversión del fondo, expresando en forma porcentual su participación frente al valor total del portafolio. Este valor total del portafolio debe ser calculado teniendo en cuenta la sumatoria del valor registrado en las cuentas 12 (denominada Inversiones) y 11 (denominada disponible) del PUC.

En el total de las principales inversiones del fondo se deberá relacionar únicamente la sumatoria porcentual que corresponda a las diez (10) inversiones relacionadas, sin incluir el porcentaje que representen las demás inversiones no descritas.

Los porcentajes obtenidos deberán presentarse con dos (2) decimales.

13. Empresas vinculadas y relacionadas con la sociedad administradora.

Nombre o razón social de las empresas o sociedades vinculadas o relacionadas con la sociedad administradora del fondo, indicando su condición de matriz o controlante, filial, subsidiaria y todas aquellas señaladas por la ley.

14. Hoja de vida del administrador del fondo.

Datos generales de la persona natural que en su condición de funcionario de la sociedad administradora, tiene asignada la responsabilidad de la administración del fondo, entre los cuales se encuentran el nombre, la profesión, los estudios especializados, la experiencia relacionada con sus funciones en número de años, idoneidad e identificación de las carteras colectivas que han estado bajo su cargo.

15. Información del contacto del revisor fiscal.

Datos necesarios que permitan contactar, al revisor fiscal o auditor de la sociedad administradora del fondo, ya sea por los inversionistas como por el público en general.

Régimen sancionatorio

La inobservancia de los artículos 2.4.2.1 y 2.4.2.2 de la Resolución 400 de 1995, dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas en el artículo 6º de la Ley 27 de 1990 y demás normas aplicables.

Vigencia

La presente circular rige a partir del mes siguiente de la fecha de su publicación, y deroga las normas que le sean contrarias en especial la Circular Externa 6 de 2004 de la Superintendencia de Valores.

PAR.—La obligación de suministrar la información contenida en la ficha técnica, se consagra sin perjuicio de lo establecido en el artículo 2.4.2.5. de la Resolución 400 de 1995 expedida por la sala general de la Superintendencia de Valores, en los artículos 3.3.2.1. y 3.3.2.2. de la Resolución 1200 de 1995 expedida por el Superintendente de Valores y en la Circular Externa 3 de 2004 de la Superintendencia de Valores.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a mayo 2 de 2005.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de sociedades administradoras de fondos de valores y de fondos de inversión.

NOTA: El anexo que hace parte de la presente circular externa puede ser consultado en la Superintendencia de Valores.

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