Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2010 

(Julio 15)

Asunto: expedición nuevos formatos y ajuste de formatos vigentes para el reporte del formulario oficial de rendición de cuentas.

En concordancia con lo dispuesto en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que rigen su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

De igual forma, en el numeral 2º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 se establece que a esta Superintendencia le compete establecer el régimen de reportes socioeconómicos periódicos y ocasionales que las entidades sometidas a su supervisión deben presentarle; así como solicitar a las mismas, a sus administradores, representantes legales o revisores fiscales, cuando resulte necesario, cualquier información de naturaleza jurídica, administrativa, contable o financiera sobre el desarrollo de sus actividades.

Por su parte, el parágrafo 2º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, el artículo 2º del Decreto 186 de 2004, el artículo 5º del Decreto 1401 de 1999 y la Resolución 1427 de 2000 establecen que, en desarrollo de las facultades de inspección, vigilancia y control, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá apoyarse parcialmente en organismos de integración de las entidades de la economía solidaria para la obtención de colaboración técnica.

Con fundamento en lo anterior, y con el fin de obtener mayor información de las entidades vigiladas y optimizar el análisis de datos que se efectúa sobre las operaciones propias de cada entidad, esta Superintendencia considera necesario realizar algunas modificaciones a los formatos vigentes que hacen parte del formulario oficial de rendición de cuentas e incluir nuevos formatos.

Por este motivo, la Superintendencia de la Economía Solidaria informa a las entidades vigiladas la relación de los nuevos formatos que se incluirán en el formulario oficial de rendición de cuentas, los cuales aplicarán a partir del reporte correspondiente al cierre de ejercicio de 2010:

1. Formato 46. Deudas patronales: para todas las entidades de la economía solidaria que tienen convenio de descuento por nómina. La periodicidad de este informe es trimestral para entidades de primer nivel de supervisión, y semestral para los niveles 2 y 3 de supervisión. Se anexa el formato.

2. Formato 47. Compra o venta de cartera de crédito: para reportar la información de las entidades a las cuales la organización solidaria ha comprado o vendido cartera, teniendo en cuenta que las operaciones que realicen las cooperativas que ejercen la actividad financiera están sujetas a lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 454 de 1998. La periodicidad de este informe es trimestral. Se anexa formato.

3. Formato 48. Créditos de bancos y otras obligaciones financieras: para registrar las obligaciones contraídas por la entidad solidaria. La periodicidad de este informe es trimestral. Se anexa formato.

4. Formato 49. Cuentas por pagar diversas: para todas las entidades de la economía solidaria. La periodicidad de este informe es trimestral para entidades de primer nivel de supervisión y semestral para los niveles 2 y 3 de supervisión. Se anexa el formato.

5. Formato 50. Procesos judiciales en contra: con este formato se reemplaza el anexo 2 establecido en el numeral 3.1.9 del capítulo X de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008. La periodicidad de este informe es anual. Se anexa formato.

6. Formato 51. Ingresos recibidos para terceros: para todas las entidades de la economía solidaria. La periodicidad de este informe es trimestral para entidades de primer nivel de supervisión y semestral para los niveles 2 y 3 de supervisión. Se anexa el formato.

7. Formato 52. Contratación: para que las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado reporten la información de los contratos vigentes y los datos correspondientes a la entidad contratante. La periodicidad de este informe es semestral. Se anexa el formato.

8. Formato 53. Retiro e ingreso de asociados: para que las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado identifiquen la rotación de personal, reportando los datos de los trabajadores asociados que ingresaron y se retiraron en el período de fecha del reporte. La periodicidad de este informe es trimestral. Se anexa formato.

9. Formato 54. Salario, compensaciones y seguridad social: para que las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado reporten los pagos fiscales y parafiscales de ley. La periodicidad de este informe es mensual. Se anexa el formato.

10. Formato 55. Promotoras precooperativas: para que las precooperativas de trabajo asociado reporten información sobre sus promotoras. La periodicidad de este informe es trimestral. Se anexa formato.

11. Formato 56. Erogaciones a órganos de administración y control: con este formato se reemplaza el anexo 3 establecido en el numeral 3.1.13 del capítulo X de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008. La periodicidad de este informe es anual. Se anexa formato.

Así mismo, la Superintendencia de la Economía Solidaria informa a las entidades vigiladas que se efectuaron modificaciones a algunos formatos que actualmente hacen parte del formulario oficial de rendición de cuentas, los cuales se señalan a continuación:

1. Formato 2. Identificación: se incluyeron campos para registrar la siguiente información:

• Número de resolución y fecha mediante la cual la Superintendencia autorizó el ejercicio de la actividad financiera (se elimina del formato F5 - estadísticas).

• Número de resolución y fecha mediante la cual se autorizó la inscripción a Fogacoop (se elimina del formato F5 - estadísticas).

• Número de resolución y fecha mediante la cual la Superintendencia autorizó el desmonte de la actividad financiera (se elimina del formato F5 - estadísticas).

• En el campo 31 - actividades económicas complementarias se modificó el nombre del campo por actividades desarrolladas secciones multiactivas o integrales, toda vez que se trata de actividades previstas en el objeto social de la cooperativa.

2. Formato 3. Aplicación de excedentes: se modificó todo el formato con el fin de incluir información y reemplazar el anexo 1 establecido en el numeral 3.1.5 del capítulo X de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008. Adicionalmente, se incluyó la modificación contenida en la Ley 1391 de julio de 2010 para la aplicación de los excedentes de los fondos de empleados.

Este formato debe ser reportado por todas las entidades vigiladas una vez al año, dentro de los primeros veinte (20) días calendario siguientes al corte del primer trimestre de cada año. Se anexa formato.

3. Formato 5. Información estadística: se adicionaron campos para incluir la siguiente información:

• Número de asociados menores de 14 años.

• Número de asociados asistentes a la última asamblea general.

• Información relacionada con la póliza de vida de deudores.

Se eliminaron los campos correspondientes al número de resolución de autorización para ejercer actividad financiera, de inscripción ante Fogacoop y desmonte de la actividad financiera, que se incluyeron en el formato F2 - identificación.

4. Formato 14. Directivos: se adiciona una columna para registrar el correo electrónico personal de cada uno de los directivos y miembros de órganos de control. Este correo debe ser válido y estar vigente con el fin de tener comunicación directa y oportuna con ellos cuando se requiera.

5. Formato 16. Relación de propiedades planta y equipo: se adicionan campos para registrar información sobre los bienes dados de baja, como código contable, descripción del bien, valor, fecha de contabilización, número y fecha del acta de aprobación.

6. Formato 18. Informe individual de captaciones: se incluyó una opción para especificar si la cooperativa tiene ahorro programado de vivienda.

Adicionalmente se ajusta el formato para que las entidades diligencien obligatoriamente el campo “plazo” en días, para los depósitos de ahorro a término CDAT y ahorro contractual.

7. Formato 19. Informe individual de cartera de crédito: se modifica el nombre del campo denominado “garantía” por “valor garantía distinta a aportes sociales” y se adiciona la columna de “valor de aportes sociales” a la fecha de corte del reporte.

8. Formato 21. Informe individual de aportes o contribuciones: se adicionan las siguientes columnas:

• Aporte ordinario: saldo de los aportes ordinarios a la fecha de corte.

• Aporte extraordinario: saldo de los aportes extraordinarios a la fecha de corte.

• Valor revalorización de aportes: valor correspondiente al porcentaje de revalorización aprobado en la última asamblea.

• Contribución: este campo solo aplica para las asociaciones mutuales.

9. Formato 23. Red de oficinas y corresponsales no bancarios: se cambió el nombre de las siguientes columnas:

• Gastos de personal por “gastos de personal directos de la oficina”.

• Gastos generales por “gastos generales directos de la oficina”.

Se incluyeron las siguientes columnas:

• Otros gastos administrativos: en la cual se debe registrar el valor de los demás gastos administrativos asignados a cada oficina, según participación definida por los órganos de administración a sus agencias.

• Valor de los excedentes: que presenta la oficina a la fecha de corte.

10. Formato 25. Usuarios: se modifica el nombre del campo “asociado, no, ex asociado” por “asociado, proveedor, empleado no asociado, ex asociado”. Se adicionan columnas para incluir la siguiente información:

• Asistencia del asociado a la última asamblea.

• Género.

• Empleado de la entidad solidaria.

• Tipo de contrato.

• Nivel de escolaridad.

• Estrato.

• Nivel de ingresos.

• Fecha de nacimiento.

• Estado civil.

• Mujer cabeza de familia.

• Ocupación.

• Sector económico.

• Jornada laboral.

• Fecha de retiro para los ex asociados.

11. Formato 27. Fondo de liquidez: se modificó todo el formato con el fin de incluir información sobre las entidades receptoras de los recursos del fondo de liquidez y unificar los formatos de reporte que venían presentado las entidades que ejercen la actividad financiera. Se anexa formato.

12. Formato 41. Amortización de diferidos: se modificó el formato con el fin de obtener mayor información sobre los activos diferidos que permitan validar los valores contabilizados en el PUC.

13. Formato 43. Activos castigados: se adicionaron las siguientes columnas:

• Número de acta de aprobación.

• Fecha del acta de aprobación.

Finalmente, se anexa la relación de formatos vigentes con la periodicidad de reporte según las instrucciones impartidas en la presente circular, que reemplaza el cuadro registrado en el numeral 2.2 del capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008.

Los cambios definidos en la presente Circular serán incorporados por Confecoop en el módulo de reporte del formulario oficial de rendición de cuentas del programa Sigcoop mediante una nueva actualización, para ser aplicado a partir del reporte de cierre de ejercicio de 2010.

Anexo: Formatos

Formulario oficial de rendición de cuentas

Formatos vigentes

FormatoDescripciónPrimer nivel supervisiónSegundo nivel supervisiónTercer nivel supervisión
1PUCTrimestral SemestralAnual
2IdentificaciónTrimestralSemestralAnual
3Aplicación de excedentesAnualAnualAnual
4Cuentas no PUC para el cálculo de la relación solvencia (solo cooperativas que ejercen actividad financiera)TrimestralN.A.N.A.
5Información estadísticaTrimestralSemestralAnual
14DirectivosTrimestralSemestralAnual
15Relación de bienes recibidos en pagoTrimestralSemestralAnual
16Relación de propiedades planta y equipoTrimestralSemestralAnual
17InversionesTrimestralSemestralAnual
18Informe individual de captaciones (solo cooperativas que ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales)TrimestralSemestralAnual
19Informe individual de cartera de crédito(1)Trimestral Semestral(1)Anual(1)
20Deudoras por ventas de bienes y serviciosTrimestral SemestralAnual
21Informe individual de aportes o contribucionesTrimestralSemestralAnual
23Red de oficinas y corresponsales no bancarios(3)Trimestral(3)SemestralAnual
24Informe individual de parentescoTrimestralAnual Anual
25UsuariosTrimestralSemestralAnual
27Fondo de liquidez(2)TrimestralTrimestralTrimestral
29Riesgo de liquidez(2)TrimestralTrimestralTrimestral
36Subsidio familiar de vivienda urbana - asignación, desembolsos, renuncias y vencimiento y población vulnerableTrimestralTrimestralTrimestral
37Inversión en programas de educación formalAnualAnualAnual
38Relación de información no reportadaTrimestralSemestralAnual
39Estadística de importaciones y exportacionesAnualAnualAnual
40Información relacionada con grupos de interésAnualAnualAnual
41Activos diferidosTrimestralNANA
42Operaciones de corresponsales no bancariosMensualNANA
43Activos castigadosTrimestralSemestralAnual
44Paz y salvo de pago seguridad social en las CTAS y PCTA (deberá reportarse los cinco primeros días de cada trimestre)TrimestralTrimestralTrimestral
45Información de operaciones por producto (solo cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualNANA
46Deudas patronales TrimestralSemestralSemestral
47Compra y venta de cartera de créditosTrimestralTrimestralTrimestral
48Obligaciones financieras y con tercerosTrimestralTrimestralTrimestral
49Cuentas por pagar diversas TrimestralSemestralSemestral
50Procesos judiciales en contra AnualAnualAnual
51Ingresos recibidos para terceros TrimestralSemestralSemestral
52ContrataciónNANATrimestral
53Retiro e ingreso de asociadosTrimestralTrimestralTrimestral
54Salarios, compensaciones y seguridad socialMensualMensualMensual
55Promotoras precooperativasTrimestralTrimestralTrimestral
56Erogaciones órganos de administración y controlAnualAnualAnua

(1) El formato 19 será de reporte trimestral obligatorio para las entidades que presenten créditos de vivienda, dentro de los 20 primeros días calendario del mes inmediatamente siguiente a la fecha de corte.

(2) De conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, las cooperativas que ejercen actividad financiera deberán reportar a la Superintendencia el formato 27 del fondo de liquidez y 29 riesgo de liquidez en medio magnético en formato tif de acuerdo con lo estipulado en el inciso 1º del numeral 1.6 del capítulo XIV de la presente circular, dentro de los veinte primeros días de cada mes.

(3) El formato 23 será de reporte mensual, para las cooperativas que ejercen actividad financiera, cuando tengan corresponsales no bancarios.

N del D.: la presente circular va dirigida a órganos de administración y control de organizaciones de la economía solidaria.