Superintendencia de Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2013

(Julio 2)

Asunto: Presentación información contable y financiera y de actividades primer semestre de 2013

Con el fin de facilitar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 10 de la Resolución 62 del 10 de febrero de 2006, la cual establece el 31 de agosto como fecha máxima para la presentación de la información contable-financiera y de actividades por el semestre terminado el 30 de junio, a continuación me permito remitirles los formatos, anexos y documentos ajustados al plan único de cuentas contenido en la Resolución 537 del 6 de octubre de 2009, los cuales deben ser diligenciados en estricto orden, en miles ($ 000) de pesos y enviados a esta superintendencia:

1. Estados financieros y anexos.

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos, e informativo de aportes para terceros.

1.3 Remanentes y déficit del ejercicio.

1.4. Estado de cambios en el patrimonio.

1.5. Estado de origen y aplicación de recursos:

a) Estado de cambios en la situación financiera.

b) Estado de cambios en el capital de trabajo.

c) Estado de flujos de efectivo.

1.6. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.7. Estado de resultados de los programas de construcción de vivienda propia.

1.8. Estado de resultados de ingresos de vivienda distintos a construcción de vivienda propia.

1.9. Relación de ingresos no operacionales por cuenta y centro de costos.

1.10. Relación de gastos no operacionales por cuenta y centro de costos.

1.11. Anexo inversiones temporales y a largo plazo.

1.12. Anexo inversiones por fondos con destinación específica.

1.13. Ejecución de inversiones de acuerdo con el límite máximo de inversiones.

1.14. Estado de resultados programas de salud (EPS-S, EPS-C, IPS).

1.15. Estado de resultados consolidado programas salud (EPS-S, EPS-C, IPS).

1.16. Cartera programas de salud (EPS-S, EPS-C, IPS), clasificada por edades.

1.17. Cuentas por pagar programas de Salud (EPS-S, EPS-C, IPS), clasificada por edades.

Nota importante. Es oportuno reiterarles que para el procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta Superintendencia, las cifras reportadas deben registrarse en miles de pesos ($ 000).

2. Aspectos legales - administrativos.

Es indispensable que adicional a los Estados y anexos se remita la siguiente información complementaria:

2.1. Informe ejecutivo y de resultados de las empresas donde la corporación tenga participación en desarrollo de programas de salud, con base en la Ley 100 de 1993, EPS-S, EPS-C, IPS.

2.2. Informe ejecutivo sobre el manejo administrativo, financiero y operativo por cada uno de los convenios de cooperación nacional e internacional suscritos.

Aquellas cajas de compensación familiar que tienen establecidos convenios de cooperación ya sea nacional e internacional, deben incluir en las notas a los estados financieros, revelación sobre hechos ocurridos durante el periodo a reportar y la afectación o no en las respectivas cuentas de balance y de resultado.

2.3. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, de manera completa y en su orden. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros aquellos hechos económicos ocurridos antes o con posterioridad a la fecha de corte, que puedan afectar la situación financiera, los resultados, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la corporación.

2.4. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que haya sido tratado y evaluado el segundo Informe trimestral de gestión, con observancia de los numerales 6º y 8º del artículo 54 y el artículo 50 de la Ley 21 de 1982 o en su defecto, copia del acto administrativo donde se aprueben los estados financieros con corte a junio 30.

2.5. La información contable - financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador que la preparó y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (D. 2649/93, art. 33, L. 222/95).

2.6. El informe semestral o intermedio de la revisoría fiscal (D. 2649/1993, art. 26 y L. 222/95, art. 38) es de presentación improrrogable a esta fecha.

Se recuerda a los revisores fiscales, la importancia de emitir dictamen a los estados financieros de periodos intermedios (jun. 30), en cumplimiento del artículo 49 de la Ley 21 de 1982 y 38 del Decreto Reglamentario 341 de 1988, Circular Externa 14 del 6 de mayo de 1998, proferida por esta superintendencia, y las disposiciones u orientaciones profesionales del Consejo Técnico de la Contaduría.

3. Otras consideraciones y forma de presentación.

3.1. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo y previa a su remisión deberá ser revisada para asegurarse de su completitud y envío en forma correcta y oportuna por parte de la corporación, de acuerdo con el plazo establecido.

3.2. Para efecto de diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico implementada por esta superintendencia.

3.3. Tenga en cuenta que algunos formatos establecidos para el reporte de la información requerirán del diligenciamiento manual, pero otros se alimentarán en forma automática con dicho diligenciamiento.

3.4. No se debe insertar ni filas ni columnas, ni cambiar los nombres de las hojas, esto será causal de devolución, ya que esto impide la validación y consolidación de la información.

3.5. La información financiera y de actividades solicitada debe enviarse de la siguiente manera:

1. El formato Excel por e-mail a cgonzalezr@ssf.gov.co,

2. En físico y medio magnético (CD-ROM), a la Dirección de Gestión Financiera y Contable de acuerdo con la nota siguiente:

Nota importante

Solo los formatos anexos en esta circular deben enviarse en forma impresa y aquellos donde haya información diligenciada de acuerdo a los programas que presta cada caja de compensación, la información adicional debe ser enviada en archivos de extensión (.PDF). Esto con el fin de cumplir la Directiva Presidencial 4 de abril de 2012 que hace referencia a cero papel en la administración pública.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a consejos directivos, directores administrativos, contadores, revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

NOTA: Los formatos anexos a la presente circular externa, los cuales no fueron promulgados en el Diario Oficial, pueden ser consultados en la Superintendencia de Subsidio Familiar.