Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2015 

(Abril 6)

Ref.: Instrucciones para el reporte en lenguaje XBRL (eXtensible Business Reporting Language) de los estados financieros intermedios y de cierre (individuales y/o separados y consolidados bajo NIIF).

(Nota: Véase Circular Externa 38 de octubre 19 de 2015 de la Superintendencia Financiera)

(Nota: Modificada por la Circular Externa 11 de mayo 27 de 2015 del Banco de la República)

Con la expedición de los Decretos 2784 de 2012 y sus modificatorios, reglamentarios de la Ley 1314 de 2009, se adoptaron las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en Colombia para los preparadores de información financiera que hacen parte del Grupo 1, a su turno la Contaduría General de la Nación (CGN) expidió la Resolución 743 de 2013 y sus modificatorias, para las entidades y negocios bajo su competencia.

Teniendo en cuenta que de acuerdo con el cronograma establecido en el artículo 3º del Decreto 2784 de 2012 y el artículo 3º de la Resolución 743 de 2013 de la CGN, respectivamente, se previó que la aplicación de las NIIF para las entidades del grupo 1 iniciaría a partir del 1º de enero de 2015, resulta necesario impartir instrucciones en relación con la presentación y reporte de la información financiera de manera estandarizada, teniendo en cuenta como marco de referencia la taxonomía XBRL expedida por el IASB, versión 2013, que permita la utilización de dicha información financiera de manera comprensible, transparente y comparable para cualquier inversionista o usuario de dicha información a nivel nacional e internacional.

Así las cosas, esta Superintendencia en ejercicio de sus facultades, en especial de las establecidas en el literal a) numeral 3º del artículo 326, numeral 5 del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las señaladas en los numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2, artículos 5.1.1.1.3, 5.2.4.1.1, 5.2.4.1.2, 5.2.4.1.3 y 5.2.3.1.9 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:

1. Fases de aplicación de la taxonomía XBRL. La Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) permitirá a las entidades sujetas a su inspección, vigilancia y control la aplicación gradual de la taxonomía XBRL, con el fin de garantizar su adecuada implementación operativa y tecnológica. La fase I de aplicación tendrá lugar durante el año 2015, período en el cual las entidades deben emplear la estructura establecida para la presentación de los estados financieros y las notas relacionadas con la declaración de cumplimiento de las NIIF, la adopción de las NIIF por primera vez; los comentarios de la gerencia y la información general sobre estados financieros e información financiera intermedia.

Las notas distintas a las mencionadas anteriormente y que se publican mediante la presente circular externa, serán optativas de reportar en XBRL para las entidades que consideren pertinente su utilización. Las entidades que no hagan uso de las notas optativas en XBRL deberán remitir la información de dichas notas mediante formato Excel, con el fin de que puedan cumplir los requisitos de revelación establecidas en las NIIF.

Para la fase II de la adopción de la taxonomía XBRL la SFC evaluará durante el segundo semestre de 2015, la aplicación de las demás notas de dicha taxonomía que serán de utilización obligatoria a partir de los estados financieros que deban presentarse durante el 2016.

Finalmente, para la fase III de la implementación de la taxonomía XBRL esta Superintendencia prevé tener en cuenta las modificaciones que realice el IASB cuando las mismas sean pertinentes y se ajusten al marco normativo que resulte aplicable a las industrias supervisadas por la SFC y los requerimientos de supervisión prudencial.

2. Fase I de implementación de la taxonomía XBRL. Taxonomía XBRL versión 2013 para la presentación de estados financieros y sus notas respectivas, así:

1. Las entidades y negocios sometidos a inspección, vigilancia y control por la SFC, durante el año 2015 deben reportar de acuerdo con la taxonomía XBRL los siguientes estados financieros y sus notas, a saber:

• [210000] Estado de situación financiera, corriente/no corriente.

• [220000] Estado de situación financiera, orden de liquidabilidad.

• [310000] Estado de resultado integral, resultado del periodo, por función de gasto.

• [320000] Estado de resultado integral, resultado del periodo, por naturaleza de gasto.

• [410000] Estado del resultado integral, componentes ORI presentados netos de impuestos.

• [420000] Estado del resultado integral, componentes ORI presentados antes de impuestos.

• [510000] Estado de flujos de efectivo, método directo.

• [610000] Estado de cambios en el patrimonio.

Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio que se presenten y remitan durante el año 2015 a esta Superintendencia en XBRL, deben acompañarse, de las siguientes notas en la taxonomía XBRL:

• [105000] Comentarios de la gerencia.

• [110000] Información general sobre estados financieros.

• [810000] Información de la entidad y declaración de cumplimiento con las NIIF.

• [813000] Información financiera intermedia.

• [819100] Adopción de las NIIF por primera vez.

2. El reporte de los estados financieros en XBRL bajo NIIF deberá realizarse de la siguiente manera:

2.1. Las entidades sujetas a vigilancia por parte de esta Superintendencia deberán utilizar el estado de situación financiera, orden de liquidabilidad; Estado de resultado integral, resultado del periodo, por naturaleza de gasto, el estado de flujos de efectivo, método directo y el estado de cambios en el patrimonio.

2.2. Los emisores de valores sujetos a control de esta Superintendencia deberán hacer uso del estado de situación financiera corriente/no corriente, Estado de resultado integral, resultado del periodo, por función de gasto, estado de flujos de efectivo, método directo y el estado de cambios en el patrimonio.

2.3. Las entidades vigiladas y controladas por parte de esta Superintendencia deberán reportar el Estado del resultado integral, componentes ORI presentados netos de impuestos; en adición, podrán utilizar también el Estado del resultado integral, componentes ORI presentados antes de impuestos.

2.4. En virtud de régimen especial del Banco de la República, previsto en la Ley 31 de 1992 y en el Decreto 2520 de 1993 y en sus estatutos, podrá utilizar los estados financieros y notas de la taxonomía XBRL que le resulten aplicables, conforme su naturaleza y régimen de Banco Central.

2.5. Las entidades vigiladas o controladas que a la fecha de transmisión de los estados financieros intermedios de marzo, junio y septiembre de 2015, no hayan terminado su proceso operativo y tecnológico para el reporte en XBRL tanto de los estados financieros obligatorios como de las notas obligatorias, podrán reportar esta información financiera en el archivo en Excel publicado en la página web www.superfinanciera.gov.co, en la sección Interés del Vigilado>Trámites>Trámites en Línea y Remisión de Información >27 Remisión de información bajo Taxonomía SFC, siguiendo los lineamientos definidos en el manual de transmisión.

3. Notas optativas en XBRL.

Quienes no consideren el reporte bajo XBRL de las notas optativas, deberán remitirlas en formato Excel publicado en la página web www.superfinanciera.gov.co, en la sección interés del vigilado>trámites>trámites en línea y remisión de información >27 Remisión de información bajo Taxonomía SFC, siguiendo los lineamientos definidos en el manual de transmisión.

Son notas optativas en XBRL o requeridas en Excel las siguientes:

• [800100] Notas - Subclasificaciones de activos, pasivos y patrimonio

• [800200] Notas - Análisis de Ingresos y Gastos

• [800300] Notas - Estado de flujos de efectivo, información a revelar adicional

• [800400] Notas - Estado de cambios en el patrimonio, información a revelar adicional

• [800500] Notas - Lista de notas

• [800600] Notas - Lista de políticas contables

• [811000] Notas - Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores

• [815000] Notas - Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa

• [817000] Notas - Combinaciones de negocios

• [818000] Notas - Partes relacionadas

• [822100] Notas - Propiedades planta y equipo

• [822200] Notas - Exploración y evaluación de recursos minerales

• [822390] Notas - Instrumentos financieros

• [822390-1] Información a revelar sobre activos financieros

• [822390-2] Información a revelar sobre pasivos financieros

• [822390-3] Información a revelar sobre activos financieros transferidos que no se dan de baja en cuentas en su totalidad

• [822390-5] Información a revelar sobre activos financieros en mora o deteriorados

• [822390-6] Información a revelar detallada sobre coberturas

• [822390-7] Información a revelar sobre la naturaleza y alcance de los riesgos que surgen de instrumentos financieros

• [822390-8] Información a revelar sobre la implicación continuada en activos financieros dados de baja en cuentas

• [822390-9] Información a revelar sobre el análisis de vencimientos de pasivos financieros que no son derivados

• [822390-10] Información a revelar sobre el análisis de vencimientos de pasivos financieros derivados

• [822390-12] Información a revelar sobre el análisis de vencimientos de activos financieros mantenidos para gestionar el riesgo de liquidez

• [822390-14] Información a revelar sobre categorías crediticias internas

• [822390-15] Información a revelar sobre compensación de activos financieros

• [822390-16] Información a revelar sobre compensación de pasivos financieros

• [822390-17] Información a revelar de instrumentos financieros por tipo de tasa de interés

• [822390-18] Información a revelar sobre reclasificación de inversiones durante el período

• [822390-20] Políticas cartera de crédito y operaciones de leasing

• [822390-21] Cartera de Créditos

• [822390-22] Operaciones de leasing financiero

• [822390-23] Información a revelar detallada sobre coberturas filiales en el exterior

• [822390-24] Información a revelar de la posición abierta en instrumentos financieros derivados de las filiales en el exterior

• [823000] Notas - medición del valor razonable

• [823180] Notas - Activos intangibles

• [824180] Notas - Activos biológicos

• [825100] Notas - Propiedades de inversión

• [825480] Notas - Estados financieros separados

• [825500] Notas - Participaciones en negocios conjuntos

• [825600] Notas - Inversiones en asociadas

• [825700] Notas - Participaciones en otras entidades

• [825900] Notas - Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones discontinuadas

• [826380] Notas - inventarios

• [827570] Notas - Otras provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes

• [831110] Notas - Ingresos de actividades ordinarias

• [831710] Notas - Contratos de construcción

• [832410] Notas - Deterioro del valor de activos

• [832600] Notas - Arrendamientos

• [834120] Notas - Acuerdos con pagos basados en acciones

• [834480] Notas - Beneficios a los empleados

• [835110] Notas - Impuestos a las ganancias

• [836200] Notas - Costos por préstamos

• [836500] Notas - Contratos de seguro

• [838000] Notas - Ganancias por acción

• [842000] Notas - Efectos de las variaciones en las tasas de cambio en la moneda extranjera

• [851100] Notas - Estado de flujos de efectivo

• [861000] Notas - Análisis de otro resultado integral por partida

• [861200] Notas - Capital en acciones, reservas y otras participaciones en el patrimonio

• [868500] Notas - Aportaciones de socios de entidades cooperativas e instrumentos similares

• [871100] Notas - Segmentos de operación

• [880000] Notas - Información adicional

3. Instrucciones para la transmisión de la información completa de los estados financieros bajo NIIF.

1. Además de la remisión de la información financiera en XBRL o en Excel, las entidades y negocios con títulos inscritos en el registro nacional de valores y emisores, deben remitir al registro nacional de valores y emisores (RNVE) en formato PDF los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio preparados bajo NIIF (individuales y/o separados y consolidados) y sus notas, atendiendo las instrucciones establecidas en los numerales 2.1, 2.2 y 2.3 del Anexo I Capítulo I Título V Parte 3 de la Circular Básica Jurídica (Cir. Externa 29/2014), usando el Sistema de transmisión de archivos vía web www.superfinanciera.gov.co, en la sección Interés del Vigilado>Trámites>Trámites en Línea y Remisión de Información >27 Remisión de información bajo Taxonomía SFC, siguiendo los lineamientos definidos en el manual de transmisión.

2. Las entidades vigiladas no emisores deben preparar y presentar en formato PDF los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio preparados bajo NIIF (individuales y/o separados y consolidados) y sus notas, en formato XBRL y en Excel dando cumplimiento a las NIIF, en especial la NIC 1- Presentación de Estados Financieros y NIC 34 Estados Financieros Intermedios, usando el Sistema de transmisión de archivos vía web www.superfinanciera.gov.co, en la sección Interés del Vigilado>Trámites>Trámites en Línea y Remisión de Información >27 Remisión de información bajo Taxonomía SFC, siguiendo los lineamientos definidos en el manual de transmisión.

3. La información de los Estados Financieros Intermedios de las entidades y negocios supervisados deberá cumplir con los requisitos de preparación, presentación y revelación de las NIIF que les resulten aplicables, en especial con lo dispuesto en la NIC 34 Información Financiera Intermedia y la NIIF 1 correspondiente a la Aplicación por Primera Vez (para los primeros estados financieros intermedios).

4. La información de los Estados Financieros Intermedios que se remita en PDF, XBRL y Excel, deberá ser firmada digitalmente por el representante legal, el contador público y el revisor fiscal.

5. Los estados financieros de fin de ejercicio (individuales y/o separados y consolidados) y las notas que exige cada una de las NIF, deberán ser debidamente certificados por el representante legal y el contador público y dictaminados por el revisor fiscal, tanto en la información que se remita en formato PDF, en Excel y/o en XBRL.

Debe recordarse que la veracidad de la información de los estados financieros publicados en el SIMEV- RNVE, así como los efectos que se produzcan como consecuencia de su divulgación, son de exclusiva responsabilidad de quienes la suministren al sistema, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 5.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

4. Instrucciones para el reporte de la información de acuerdo con la taxonomía XBRL y en Excel.

La información remitida haciendo uso de la taxonomía XBRL o en Excel deberá ser transmitida a esta Superintendencia a través del sistema de transmisión de archivos vía web www.superfinanciera.gov.co, en la sección Interés del Vigilado>Trámites>Trámites en Línea y Remisión de Información >27 Remisión de información bajo Taxonomía SFC.

El manual para la transmisión puede ser consultado en la página Web: www.superfinanciera.gov.co, en la sección Normativa>Convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera NIIF y de Auditoría y Aseguramiento de la Información, a partir de la fecha de la publicación de la presente circular externa.

Cuando algún requerimiento de las NIIF no resulte aplicable dentro de la estructura financiera de la entidad, se deberá remitir la información en formato XBRL o en Excel en ceros (0).

5. Plazos de transmisión y pruebas. Los reportes de los estados financieros intermedios y sus notas, rigen a partir de la presentación de los primeros estados financieros con corte a marzo 31 de 2015 estableciéndose los siguientes plazos para la transmisión de información durante el año 2015 y realización de pruebas:

1. La transmisión de los estados financieros intermedios y notas obligatorias, correspondientes a los trimestres de marzo y junio de 2015, en formato PDF, XBRL y en Excel, podrá efectuarse dentro de los 60 días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

2. A partir del tercer trimestre, correspondiente al corte del mes de septiembre de 2015, la transmisión de los estados financieros y sus notas obligatorias en PDF XBRL y en Excel se deberán ajustar a los plazos e instrucciones establecidos en los numerales 2.1, 2.2 y 2.3 del Anexo I Capítulo I Título V Parte 3 de la Circular Básica Jurídica. En el caso de las entidades vigiladas no Emisores esta información deberá remitirse dentro de los mismos plazos definidos en la en la norma antes citada.

3. Las entidades y negocios que hayan realizado la transmisión de esta información financiera en formato Excel, deberán realizar la retransmisión de esta información correspondiente a los trimestres de marzo, junio y septiembre en XBRL durante los primeros 15 días del mes de diciembre de 2015.

4. Las pruebas oficiales de la transmisión de la información financiera de acuerdo con la taxonomía XBRL se realizarán a partir del día 8 de abril de 2015 y hasta el 25 de mayo de 2015.

La taxonomía desarrollada bajo XBRL, y sus instructivos se encuentran a disposición de las entidades vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, en la página Web: www.superfinanciera.gov.co, en la sección Normativa>Convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera NIF y de Auditoría y Aseguramiento de la información. Lo anterior, con el propósito que las entidades y negocios sometidos a inspección, vigilancia y control por la SFC, puedan realizar las validaciones de dicha taxonomía.

6. Formatos Adicionales. En adición a la información remitida en XBRL o en Excel las entidades y negocios supervisados con títulos inscritos en el registro nacional de valores y emisores, RNVE, deberán transmitir la información requerida en los formatos que se relacionan a continuación en los términos y condiciones establecidos en la Circular Externa 2 de 2001 expedida por la anterior Superintendencia de Valores.

• Formato 034 20 principales accionistas por tipo de acción

• Formato 140 Información económica general sobre acciones y accionistas

• Formato 141 Información económica general

• Formato 058 Reporte sobre consolidación – entidades con las cuales la matriz ha consolidado

• Formato 059 Reporte de consolidación - entidades con las cuales la matriz ha dejado de consolidar

• Formato 183 Sector CGN – información sobre los 20 principales accionistas por tipo de acción.

• Formato 186 Sector CGN – información económica general sobre acciones y accionistas.

• Formato 187 Sector CGN – información económica general sobre patrimonio y otros rubros

7. Otros emisores. Los emisores de valores a los que se refiere el parágrafo 1º del artículo 2 de la Resolución 743 de 2013 de la CGN deberán reportar la información de los estados financieros y sus notas a esta Superintendencia en los términos establecidos en el numeral 2.4 del Anexo 1 Capítulo I Título V Parte 3 de la Circular Básica Jurídica.

8. Vigencia y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación modifica el numeral 2.4 y deroga el numeral 2.5 del Anexo 1 Capítulo I Título V Parte 3 de la Circular Básica Jurídica.

Se anexa la página correspondiente.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de La Superintendencia Financiera de Colombia.

(Nota: Modificada por la Circular Externa 11 de mayo 27 de 2015 del Banco de la República)

Parte III - Título V – Capítulo I – Anexo 1

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Anexo I: Manual actualización de información básica de emisores.

1. Informaciones de fin de ejercicio de emisores: Los emisores de valores, deberán presentar y/o publicar ante la Superintendencia Financiera de Colombia como informaciones de fin de ejercicio en los casos a que haya lugar:

1.1. Información previa a la asamblea:

Los emisores de valores, deberán publicar como relevante el proyecto de distribución de utilidades o informe de pérdidas del ejercicio y la convocatoria a la asamblea general de accionistas o del órgano que cumpla similares funciones al menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha fijada para la reunión de la asamblea, y en todo caso, cumpliendo los términos previstos para el suministro de información relevante.

1.2. Información posterior a la asamblea:

Los emisores de valores deberán radicar, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio, los siguientes documentos:

i) Copia completa del acta de la asamblea general o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones con todos sus anexos incorporados, los cuales deben ser como mínimo los siguientes:

— Informe presentado por el representante legal

— Informe en cumplimiento del numeral 3º del artículo 446 del Código de Comercio.

— Estados financieros individuales y consolidados acompañados de sus respectivas notas, debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

— Certificación del representante legal en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005.

— Informe suscrito por el representante legal del emisor sobre los resultados de la evaluación a los sistemas de control interno sobre los procedimientos de control y revelación de la información financiera en cumplimiento del artículo 47 de la Ley 964 de 2005.

ii) Certificado de existencia y representación, que no debe tener una fecha de expedición anterior a tres (3) meses.

Las titularizadoras deberán remitir junto con sus estados financieros los de las universalidades que administren, en los términos del numeral 3.2 de la presente.

Los emisores de valores deberán publicar en el registro nacional de valores y emisores (RNVE), a través de la siguiente ruta en la página Web www.superfinanciera.gov.co/ icono trámites/ servicios y pagos/ trámites en línea y remisión de información/opción 3/ingresar/ tema: informe fin de ejercicio, la siguiente información en formato PDF:

— Estados financieros de fin de ejercicio individuales y consolidados debidamente aprobados por la asamblea general de accionistas

— Notas a los estados financieros

— Dictamen del revisor fiscal

— Certificación del representante legal y contador público, en los términos del artículo 37 de la Ley 222 de 1995

— Certificación del representante legal, en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005

La anterior información deberá publicarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones, en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio.

2. Transmisión de la Información: Las entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), deberán transmitir trimestralmente a la Superintendencia Financiera de Colombia los estados financieros y los anexos de información financiera, dentro de los términos que a continuación se indican y de conformidad con la guía del anexo 1 de Parte III Título V Capítulo I de la CBJ:

2.1 La información financiera con corte a 31 de diciembre deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente, incluyendo las notas a los estados financieros.

2.2 La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, deberá transmitirse al registro nacional de valores y emisores (RNVE), dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre.

2.3 La información financiera trimestral con corte a marzo, junio y septiembre, deberá transmitirse al registro nacional de valores y emisores (RNVE), dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

2.4. La información financiera de las entidades que reportan a la Contaduría General de la Nación definidas en el parágrafo 1º del artículo 2º de la Resolución 743 de 2013 expedida por dicha institución, será suministrada a la Superintendencia Financiera directamente por dicho organismo del Estado. No obstante lo anterior, las referidas entidades y negocios deberán radicar en la SFC, en forma trimestral, los formatos de información complementaria que hasta la fecha han venido presentando.

2.5. Derogado por la Circular Externa 007 de 2015 de la Superintendencia Financiera.

3. Información de fin de ejercicio de procesos de titularización, fideicomisos y patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores y emisores (RNVE): Los agentes de manejo de procesos de titularización, voceros, administradores de fideicomisos y sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores y emisores (RNVE), deberán radicar en la

(Nota: Modificada por la Circular Externa 11 de mayo 27 de 2015 del Banco de la República)

(Nota: Véase Circular Externa 38 de octubre 19 de 2015 de la Superintendencia Financiera)