Superintendencia de Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2010 

(Junio 9)

Asunto: Guía para la formulación de proyectos y programas

(Nota: Dejada sin efecto por la Circular Externa 14 de 2013 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

Con el fin de facilitar la formulación, presentación y evaluación de los proyectos y programas que las cajas de compensación familiar someten a aprobación y/o seguimiento de esta superintendencia, es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.

Para efectos de esta circular se considera proyectos de inversión los siguientes:

De autorización previa:

• Negociación de bienes inmuebles

• Arrendamientos de bienes inmuebles que superen 40 smmlv (Circ. Externa 4/2008).

• Construcción de instalaciones en las que se vayan a desarrollar programas de atención integral de la niñez (D. 1729/2008).

• Constitución de instituciones técnicas profesionales, instituciones tecnológicas, instituciones universitarias o escuelas tecnológicas (D. 2581/2007).

De autorización general:

• Proyectos construcción bienes inmuebles

• Proyectos construcción viviendas

• Compra y/o desarrollo de software y adquisición de hardware

• Adecuaciones y mejoras en activos fijos

• Adecuaciones y mejoras en propiedades ajenas

• Adquisición de acciones, cuotas o partes de interés social

• Creación o ampliación de fondos de capital de riesgo

• Creación o ampliación de fondos de crédito social

• Apertura, ampliación y cierre de programas y servicios sociales

• Utilización de recursos de promoción de oferta Fovis vivienda

CAPÍTULO I

Aspectos generales

1.1. Petición formal del representante legal.

El director administrativo o su suplente debidamente reconocido, suscribirá el escrito de solicitud del proyecto en el cual indicará los anexos que remite.

1.2. Copia del acta del consejo directivo.

Para los proyectos de autorización previa y general, se deberá adjuntar copia del acta de la parte pertinente y donde la superintendencia pueda verificar lo siguiente:

1.2.1. Los miembros del consejo directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.

1.2.2. Aprobación expresa del valor del proyecto o programa, especificando cuantía, origen de los recursos y disponibilidades (incluyendo los posibles gastos capitalizables conforme a la normatividad legal vigente).

1.2.3. La mayoría calificada para la respectiva aprobación.

1.2.4. La firma del presidente y secretario del consejo directivo en la respectiva copia del acta que contenga la parte pertinente.

1.3. Certificado del revisor fiscal.

El revisor fiscal certificará de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la ejecución del proyecto (Origen), indicando específicamente cómo están representados (Disponibilidad). Así mismo, certificar la razonabilidad del flujo de caja libre real de la corporación al último cierre contable mensual anterior a la presentación del proyecto ante esta superintendencia.

Para los programas que correspondan a los fondos de ley (Foniñez, Fovis, Fonede, L. 115/94), el revisor fiscal solamente debe certificar el origen y disponibilidad de los recursos.

Para los programas autocosteables de salud y mercadeo (L. 633/2000), el revisor fiscal deberá certificar además de lo anterior que los recursos que utilizará el proyecto provienen exclusivamente de dichos programas, o en su defecto mencionar otras fuentes de financiación permitidas en la legislación vigente.

1.3.1. Origen de los recursos: Para efectos de la certificación se debe precisar específicamente de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la realización del proyecto así:

Recursos propios (remanentes, reservas para obras y programas de beneficio social y capital de trabajo).

Recursos de fondos de ley.

Recursos de convenios de cooperación.

Recursos del crédito.

Donaciones.

Aportes de capital de terceros.

Daciones en pago.

Excedentes del 55% y exceso del cuociente departamental no transferidos.

1.3.2. Disponibilidad: En cuanto a la disponibilidad de recursos, el revisor fiscal debe certificar de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la ejecución del proyecto (Origen), indicando específicamente cómo están representados (Disponibilidad); así mismo, certificará la razonabilidad del estado de flujo de efectivo real de la caja al último cierre contable mensual anterior a la presentación del proyecto ante esta superintendencia, y los estados de flujos proyectados de efectivo del proyecto y de la caja (incluyendo el proyecto) y para el (los) períodos de ejecución de este.

1.4. Proyecto.

1.4.1. Descripción general.

a) Nombre: Establecer en forma breve lo que se proyecta realizar.

b) Localización: Delimitación espacial del proyecto o programa y la infraestructura física relevante de la zona. Aquí se señala el sitio exacto, dirección, donde se desarrollarán las actividades centrales del proyecto, ubicando social y geográficamente la obra (proyecto) o la acción (programa).

c) Servicio: Determinar el servicio o servicios que ofrecerá o generará el proyecto.

Cuando el proyecto afecta dos o más servicios se deberán indicar la participación porcentual y/o monetaria de cada servicio.

d) Modalidad de la inversión: Definido de acuerdo con lo establecido en el límite máximo del monto anual de las inversiones:

Proyectos nuevos: Todos los proyectos que son nuevos para la caja, como compra de bienes inmuebles, apertura de servicios, construcciones físicas de inmuebles, inversiones de capital. Si la ejecución de estos proyectos no se inicia dentro de la vigencia para la cual han sido aprobados por el consejo directivo y presentado a esta superintendencia no podrán pasar a la siguiente como proyecto en realización sino que perderán su aprobación y requerirán para su ejecución de una nueva autorización.

Proyectos en realización: Se debe contemplar en el límite máximo de inversiones el valor por ejecutar de aquellos proyectos que cuentan con la aprobación del consejo directivo y que hayan sido presentados a la Superintendencia del Subsidio Familiar para autorización, o control y seguimiento en vigencias anteriores y/o se realiza por etapas.

Su inclusión dentro del límite máximo obedece básicamente a razones de ordenamiento financiero, y no necesitará de nueva aprobación siempre y cuando no se modifique su monto o especificaciones técnicas; se deberán presentar comparativamente las obras ejecutadas y por ejecutar en cantidad y valor.

Tanto para proyectos nuevos como para proyectos en realización, se deben incluir las dotaciones iniciales como parte integral de dichos proyectos (muebles y enseres, maquinaria y equipo, elementos de oficina, entre otros).

Ampliación de infraestructura: Representan los proyectos referidos a ampliación física de las sedes actuales, con el fin de incrementar la capacidad instalada de los mismos.

Modificaciones, adecuaciones y mejoras: Representan los proyectos referidos a inversiones que incrementan el valor o vida útil de activos fijos (instalaciones locativas). Para su seguimiento se deberá remitir el presupuesto detallado de obras a ejecutar, explicando el origen de los recursos, los cuales deben estar certificados por el revisor fiscal.

Dotaciones: No requieren de proyecto de inversión, en razón a que son aprobados por el consejo directivo e incluidas en el cuadro límite del monto máximo de inversiones. Para su seguimiento deberán remitir la relación de los elementos a adquirir especificando el centro de costo, descripción del activo, cantidad, valor unitario, valor total, explicando el origen de los recursos, los cuales deben estar certificados por el revisor fiscal.

Fondos de crédito: Proyectos relacionados con la aprobación de recursos para la constitución o ampliación de los fondos de crédito en cada uno de los servicios.

Los fondos de créditos que proyecten establecer y que en la actualidad tengan establecidos las cajas de compensación familiar deberán estar definidos por montos específicos de fondos para la concesión de créditos. La actividad crediticia desarrollada en cada uno de los fondos de crédito que constituyan las corporaciones, deberá estar limitada por los montos por los cuales se hayan constituido los mismos así como por la dinámica de colocación y recuperación de cartera generada por estos fondos. En ningún caso la disponibilidad de recursos de tesorería, puede constituir fuente de recursos prestables, ya que con ello se estaría afectando la disponibilidad de recursos del sistema con destinación específica que deben contar con respaldo y disponibilidad efectiva.

Los intereses generados por estos fondos podrán alimentar los mismos y periódicamente incrementar el monto máximo disponible que deberá ser actualizado mediante aprobación expresa del consejo directivo de la corporación.

Cuando la corporación proyecte crear o ampliar el monto de los fondos de crédito deberá remitir el límite máximo de inversiones en donde se refleje el valor a invertir y copia de la parte pertinente del acta del consejo directivo en el que conste la aprobación respectiva.

Adicionalmente para estos proyectos se debe informar:

Base presupuestal total del fondo: Tasas de interés expresadas en tasas efectivas anuales o su equivalente mensual con las cuales se están colocando los recursos o se prevea colocar los recursos del fondo, continuando la caja con la potestad de modificar las tasas diferenciales por categoría, como respuesta al entorno.

Para su control y seguimiento, las cajas de compensación deberán constituir un fondo por servicio de acuerdo a la demanda y no se aceptará la constitución ni el manejo de fondos comunes.

1.4.2. Objetivo general: Enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira llegar, convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistema de seguimiento y evaluación como para la construcción de indicadores.

1.4.3. Objetivos específicos: Son la desagregación del objetivo general en los componentes del proyecto, a los cuales se llega al realizar una serie organizada y coherente de actividades.

El objetivo debe definir con precisión el qué, el cómo y el cuándo del proyecto.

1.4.4. Justificación: Establecer las motivaciones que llevan a la caja a proponer el proyecto.

1.4.5. Situación actual: Describir en forma concreta la manera cómo la ejecución del proyecto contribuye a cumplir las metas propuestas en el plan operativo de la corporación y en el plan nacional y regional de desarrollo. Se debe medir el impacto en las coberturas actuales y futuras con la realización del proyecto.

Adicionalmente señalar cómo el proyecto contribuye a la disminución de las necesidades básicas insatisfechas de la población objeto.

1.4.6. Valor de la inversión: Valor total que se proyecta ejecutar, si el proyecto contempla varias vigencias, indicar los montos para cada una de ellas, en pesos corrientes.

El valor total del proyecto debe incluir todos los posibles conceptos requeridos para hacer realidad la inversión, como: derechos, impuestos, gastos notariales, asesorías, asistencias técnicas, capacitaciones, investigaciones, diseños e interventoría, entre otros. Dicho valor total debe coincidir con lo aprobado por el consejo directivo.

1.4.7. Origen de los recursos: Especificar de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la realización del proyecto:

Recursos propios (remanentes, cuenta reservas para obras y programas de beneficio social y capital de trabajo).

Recursos de fondos de ley.

Recursos de convenios de cooperación.

Recursos del crédito.

Donaciones.

Aportes de capital de terceros.

Daciones en pago.

Excedentes del 55% y exceso del cuociente departamental no transferidos.

El origen de estos recursos se debe reflejar en el estado de flujo de efectivo de la caja.

Cuando se trate de recursos del crédito, la corporación deberá determinar el costo del crédito, la forma de amortización, plazo, periodo de gracia, tasas de interés, entre otros. Igualmente, el crédito deberá estar previamente aprobado por la entidad financiera a la fecha de presentación del proyecto.

Con respecto al uso de los excedentes del 55% y el exceso del cuociente no transferido, la caja de compensación familiar deberá tener en cuenta las directrices fijadas por esta superintendencia en las circulares externas 14, 17 de 2008 y demás directrices que se expidan por parte de este organismo de control.

1.4.8. Tiempo de ejecución: Tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto medido en años, meses, semanas o días.

1.4.9. Tiempo de recuperación: Establecer el tiempo en que se recuperará la inversión destinada para adelantar el citado proyecto.

1.4.10. Estudio de mercado: Determinar el grado de necesidad, la demanda del servicio que se pretende implementar y su impacto.

Identificar la oferta actual del servicio objeto del proyecto con su respectivo impacto tanto en los ofrecidos por la caja como la del entorno o competencia.

Determinar la demanda potencial del servicio y establecer la demanda efectiva que atenderá el proyecto de acuerdo al horizonte de tiempo seleccionado para el mismo.

1.4.11. Cobertura: Corresponde a la proyección de la población por categorías que se beneficiará del proyecto, cuantificando la cobertura actual, la potencial y la proyectada.

1.4.12. Desarrollo del proyecto: Definir las características del servicio proyectado, las políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, plan de desarrollo estratégico, entre otros.

1.4.13. Evaluación social: Busca medir el impacto social, los aportes tanto positivos como negativos de un proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto y cómo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida (Cualitativamente indicar cómo contribuye a la disminución del índice de necesidades básicas insatisfechas y cómo incide en el plan de desarrollo territorial y/o nacional correspondiente).

1.5. Estudio técnico: Definir las características técnicas del proyecto: área del terreno, área de construcción, planos y diseños, estudio de suelos, capacidad actual y futura de las instalaciones, definición de tarifas, tiempo de ejecución, plan de ordenamiento territorial e impactos ambientales, presupuestos detallados de obras, valor de arrendamientos, entre otros. Definir los aspectos técnicos de las alianzas y/o convenios, derechos y deberes de las partes, así como los valores imputables a los proyectos de capital.

1.5.1. Estudio financiero: Registrar el valor total que se proyecta ejecutar, discriminando ítems en un flujo neto de fondos tales como: Inversión inicial, ingresos del proyecto, costos directos, costos indirectos, costos financieros, gastos legales, gastos generales, diseños y estudios, imprevistos, impuestos y depreciaciones. Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta el ajuste en los precios por variación de la inflación.

Todo proyecto que requiera inversión debe estar incluido dentro del límite máximo del monto anual de las inversiones, clasificado en la modalidad y servicio que corresponda; incluyendo los programas de vivienda Ley 21 de 1982, los cuales deben tener identificada las fuentes de recursos.

1.5.2. Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto: Se estimará un período de tiempo no inferior al de recuperación de la inversión para la proyección de los ingresos y egresos de operación del proyecto.

Se debe discriminar costos: directos, indirectos, financieros, gastos: legales, generales, diseños y estudios, imprevistos, impuestos.

Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta el ajuste en los precios por variación de la inflación.

Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de programas como mercadeo, salud y vivienda, en términos de autosostenibilidad, es decir en la no utilización de recursos del 4% de aportes, por lo tanto las cajas de compensación familiar en estos servicios podrán competir en igualdad de condiciones a los demás agentes que participan en el mercado.

La superintendencia no tramitará la solicitud de proyectos que involucren únicamente la ejecución de estudios, diseños ni anteproyectos en forma independiente; estas actividades deberán quedar incluidas dentro de la inversión total que se presente en el proyecto definitivo para el respectivo pronunciamiento. En caso de que no se apruebe dicho proyecto los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.

1.5.3. Flujo de efectivo: El flujo se estimará por períodos de tiempo de ejecución del proyecto. También se deberá calcular un flujo proyectado de efectivo de la caja (incluyendo el proyecto) para el (los) períodos de ejecución de este.

1.5.4. Indicadores de evaluación económica: Como resultado del flujo de efectivo la corporación debe calcular y presentar los siguientes indicadores:

— VPN: Valor presente neto

— TIR: Tasa interna de retorno

— TIO: Tasa de oportunidad de la corporación: Cuando se trate de recursos del crédito la tasa de oportunidad del proyecto deberá corresponder al costo del empréstito contratado

— Tiempo de recuperación de la inversión

— Valor de salvamento.

En ningún caso se tramitarán proyectos cuya proyección sea inferior al tiempo de recuperación de la inversión.

Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de programas como mercadeo, salud y vivienda, en términos de rentabilidad para lo cual se establecerán los anteriores indicadores.

En aquellos proyectos que involucren servicios sociales destinados al subsidio de la oferta, podrán reflejar resultados económicos negativos pero deberán estar sustentados con el análisis de impacto social.

1.5.5. Estados financieros proyectados: Proyección del presupuesto de ingresos y egresos de la corporación que reflejen el efecto del proyecto en las vigencias en que se ejecute.

Se proyectarán los respectivos balances (incluyendo indicadores financieros de liquidez y endeudamiento) con y sin la afectación del proyecto por las vigencias de la recuperación de la inversión.

Este numeral aplicará para aquellos proyectos cuyo monto de la inversión supere el 5% del valor de los activos totales de la corporación.

CAPÍTULO II

Aspectos específicos

Los requerimientos contemplados en este capítulo son complementarios a los enunciados anteriormente.

2.1. Proyectos de construcción.

— Presupuesto de obra detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total

— Planos arquitectónicos generales del proyecto

— Licencia de construcción: opcional en el caso de disponerse a la fecha de presentarse el proyecto, o certificación en la cual conste que la respectiva licencia se encuentra en trámite, en este caso, el inicio de obra de un proyecto aprobado quedará condicionada a la obtención de esta licencia

— Cronograma de ejecución del proyecto

— Licencia ambiental - (Plan de manejo ambiental decretos 1220/2005 y 500/2006)

— Interventoría. Todo proyecto de construcción debe contar con una interventoría ya sea en forma directa o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión

— Estudio de suelos

— Uso del suelo: En los proyectos de construcción la corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelo para la zona en donde se va a ejecutar el proyecto, definida dentro del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).

2.2. Negociación de bienes inmuebles.

Para efectos de la negociación de bienes inmuebles, las cajas de compensación familiar, deberán acreditar los siguientes aspectos:

2.2.1. Compra de bienes inmuebles: En relación con la compra de bienes inmuebles, las cajas de compensación familiar deberán soportar la decisión de compra a partir de la proyección de la actividad futura a desarrollar y anexar:

— Avalúo comercial realizado por peritos inscritos ante las lonjas de propiedad raíz; con vigencia no superior a un año, el cual debe incluir entre otros, un estudio de títulos, linderos, precio, ubicación y método valuatorio.

— Certificado de libertad y tradición del inmueble con una vigencia no mayor a treinta días a la fecha de radicación de la solicitud de autorización previa ante la Superintendencia del Subsidio Familiar.

— La corporación deberá verificar previamente la destinación prevista del suelo definida para la zona en donde está ubicado el inmueble objeto de la compra, definida dentro del Plan de Ordenamiento Territorial, POT.

— La caja deberá describir el resultado del estudio de suelos, previo a la compra de un terreno.

— Justificación de la transacción.

Para la compra de inmuebles será requisito enviar el flujo neto de caja.

2.2.2. Venta de bienes inmuebles: En relación con la venta de inmuebles, las corporaciones deberán aportar los criterios sobre los cuales fundamentó su adquisición ante esta superintendencia o la tenencia a cualquier otro título por ejemplo adquisición por fusión o dación en pago y establecer la imposibilidad de otorgarle usos alternos dentro de los fines del sistema. Se debe tener en cuenta que en el evento en que el bien inmueble haya sido adquirido con recursos especiales de vivienda o de educación (L. 115/94) dichos recursos deberán retornar a esos servicios.

Indicar la destinación específica que se dará a los recursos provenientes de la venta del inmueble.

En todos los casos, la corporación deberá identificar el valor en libros del inmueble en venta y determinar la utilidad o pérdida en venta de activos, y explicar esta última situación con respecto a los beneficios que justificaron originalmente su adquisición.

Se debe anexar el certificado de libertad y tradición con una vigencia no mayor a 30 días de la fecha de presentación del proyecto, incluyéndose el avalúo comercial del bien inmueble, no mayor a un año.

2.2.3. Arrendamiento de bienes inmuebles: Para el caso de arrendamiento de bienes inmuebles, la corporación deberá remitir borrador del contrato que proyecta suscribir.

Con el objeto de propiciar un flujo óptimo en los procesos de las cajas de compensación familiar, estas solamente deberán enviar a esta superintendencia para autorización de contratos de arrendamiento, aquellos que superen un canon de arrendamiento mensual de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 827 de 2003 y las circulares externas 23 de 2003 y 4 de 2008. El avalúo requerido deberá corresponder a la determinación técnica del canon mensual de arrendamiento realizado por perito adscrito a la lonja de propiedad raíz de la localidad, correspondiente al inmueble que se planee contratar. No se aceptará el avalúo comercial del inmueble en cuestión como soporte de este requerimiento.

2.2.4. Permuta de bienes inmuebles: En estos casos aplicarán los requerimientos contemplados en esta circular, tanto para venta como para compra de bienes inmuebles.

2.2.5. Comodato de bienes inmuebles: Cuando la corporación reciba bienes inmuebles en comodato, deberá anexar copia del borrador del contrato que se proyecta suscribir y tramitará con los requerimientos contenidos en los aspectos generales de esta circular con el objeto de demostrar que las inversiones realizadas sobre los bienes inmuebles recibidos en comodato proyecten el retorno de la inversión.

De conformidad con el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, las corporaciones no podrán entregar en comodato bienes pertenecientes a estas.

2.3. Proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta, Fovis.

Se entenderá por promoción de oferta de vivienda de interés social, el conjunto de actividades que adelanten las cajas de compensación familiar para:

a) Desarrollar proyectos de vivienda de interés social contratando la construcción con constructores privados, públicos, organizaciones no gubernamentales u organizaciones populares de vivienda;

b) Financiar oferentes de proyectos y programas de vivienda de interés social en las condiciones que establezca el consejo directivo de la respectiva caja y otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social, en las condiciones establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas vigentes sobre la materia;

c) Adquirir proyectos de vivienda de interés social;

d) Comprar y adecuar lotes para adelantar proyectos de vivienda de interés social.

2.3.1. Los proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta (Fovis) deben integrar los siguientes aspectos:

— El nombre del proyecto y las modalidades de solución de vivienda que el mismo contemple.

— El número de soluciones contempladas en el proyecto, el valor de venta de las mismas, el área por unidad de construcción, la disponibilidad de servicios públicos y el número y fecha de licencia de construcción.

— El plazo de ejecución del proyecto con su respectivo cronograma.

— El monto de los recursos aprobados.

— Las fechas de desembolso de los recursos.

— Las fechas de reintegro de los recursos.

— El presupuesto y flujo de caja del proyecto.

2.3.2. Proyectos financiados con recursos de promoción de oferta para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos

Debe incluirse:

— La proyección del plan anual de ejecución.

— Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

— El valor individual de los créditos hipotecarios y los microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

—  Los sistemas de amortización que se apliquen.

Las tasas de interés que se aplicarán según el caso, acordes con la reglamentación vigente sobre la materia

— El plazo de financiación para cada caso.

— Los requisitos y garantías que se requieran para la aplicación del crédito hipotecario y el microcrédito para adquisición de vivienda de interés social.

— Las estrategias de recuperación de cartera, estudio de siniestralidad y cumplimiento de las condiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas vigentes sobre la materia.

2.3.3. Para el otorgamiento de financiación a oferentes de proyectos y programas de vivienda de interés social para sus respectivos afiliados, incluir:

— La proyección del plan anual de ejecución.

— Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para el otorgamiento de financiación de proyectos de vivienda de interés social.

— Los requisitos y garantías que se requieren para la aplicación de los montos de financiación de los proyectos de vivienda de interés social; y

— Las estrategias de recuperación de cartera.

2.3.4. Para la adquisición de lotes para adelantar proyectos de vivienda de interés social, incluir:

a) Área total del lote;

b) El valor del lote a adquirir;

c) Ubicación y definición del lote;

d) Certificación emitida por la entidad territorial correspondiente en la que conste que el lote a adquirir no se encuentra ubicado en zona de alto riesgo no mitigable. De encontrarse parte del terreno ubicado en zona de riesgo mitigable, deberá presentarse copia del respectivo plan de mitigación;

e) Certificado de libertad y tradición del lote con vigencia no superior a treinta (30) días calendario;

f) Disponibilidad de servicios públicos;

g) Monto de los recursos aprobados;

h) Las fechas de desembolso de los recursos;

i) Las fechas de reintegro de los recursos;

j) Avalúo comercial.

De presentarse algún cambio en la normatividad vigente se deben tomar los requerimientos exigidos en la norma actualizada.

2.4. Fovis voluntario

Las cajas de compensación familiar que no estén obligadas a constituir el fondo para el subsidio de vivienda de interés social podrán constituir voluntariamente dicho fondo, con recursos provenientes del presupuesto de excedentes financieros, presupuesto de inversión o aporte patronal.

Ante esta superintendencia se deberá solicitar la respectiva autorización de constitución de los fondos, o en aquella presentada para el incremento de los aportes, en ambos casos, se deberá hacer explícito el porcentaje de aporte el cual no podrá variar durante la respectiva vigencia anual de recaudo del aporte.

Las cajas de compensación familiar que no estén obligadas y decidan voluntariamente constituir el fondo para el subsidio familiar de vivienda de interés social, se someterán a la reglamentación de los fondos de que trata el Decreto 2190 de 2009. Adicionalmente, la respectiva autorización deberá surtir el trámite ante esta superintendencia.

2.5. Fecha límite para la presentación de proyectos.

Las cajas de compensación podrán presentar los proyectos de inversión hasta el 30 de noviembre de cada año.

CAPÍTULO III

Aspectos específicos sobre programas

3.1. Adulto mayor y población con discapacidad.

Las cajas de compensación familiar conforme a lo previsto en el artículo 46 de la Constitución Nacional deberán ofrecer todos los servicios individuales y colectivos orientados a la búsqueda del bienestar y el desarrollo de los adultos mayores afiliados, para asegurarles su integración al entorno familiar. Facilitarán la protección y la asistencia a los adultos mayores afiliados y proveerán su integración a la vida activa y comunitaria.

Por otro lado, dentro de la política que fija el consejo directivo a su corporación, podrá establecer programas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para los menores deficientes de acuerdo con lo prescrito en la ley, incluirán en sus presupuestos los recursos necesarios, para adelantar programas de orientación y asistencia sicológicas para sus familias.

También las cajas ofrecerán oportunidades educativas a su población afiliada con discapacidad, directamente o mediante convenios con otras entidades del sector educativo.

Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, de manera que se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan sus necesidades, determinando de esta forma el tipo de servicio que se les debe prestar: sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura, y salud no POS, ofrecidos con tarifas diferenciales de acuerdo a su categoría.

La caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnica:

— Nombre

— Localización

— Valor programa

— Modalidad

— Tiempo de ejecución

— Descripción general del proyecto

— Componentes del programa integral: Salud (promoción y prevención), capacitación, recreación, turismo, cultura, entre otros.

— Cobertura: Número de personas atendidas (afiliados, no afiliados)

Anexar convenios institucionales.

3.2. Atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

Las cajas de compensación familiar destinarán los recursos previstos en el literal b) del artículo 64 de la Ley 633 de 2000, al Fondo para la Atención Integral de la Niñez y Jornada Escolar Complementaria, creado por el artículo 16 numeral 8º de la Ley 789 de 2002.

Los programas que ejecuten las cajas de compensación familiar para la atención de la niñez —primera infancia—, deberán cumplir integralmente con los siguientes objetivos establecidos en el artículo 4º del Decreto 1729 de 2008, en el marco de la política pública de la primera infancia:

a) Educación;

b) Salud y nutrición;

c) Recreación;

d) Protección;

e) Prevención.

La ficha técnica deberá incluir:

— Nombre

— Plan anual

— Convenios

— Localización

— Valor del proyecto

— Tiempo de ejecución

— Descripción general del proyecto

— Modalidades del programa

— Cobertura: Número de niños matriculados

— Evaluación anual por parte de los actores.

Para la jornada escolar complementaria la caja deberá incluir la ficha técnica teniendo en cuenta la modalidad de los programas establecidos en los lineamientos de la circular institucional MEN - Superintendencia del Subsidio Familiar del 11 de mayo de 2009:

Medio ambiente, escuelas deportivas, artística y cultural, ciencia y tecnología, articulándolos al proyecto educativo institucional, PEI, del plantel educativo. Estos programas deben ofrecerse en la Jornada contraria al horario escolar.

— Nombre

— Plan anual

— Convenios

— Localización

— Valor del proyecto

— Tiempo de ejecución

— Descripción general del proyecto

— Modalidades del programa

— Cobertura: Número de jóvenes escolarizados en sectores de mayor vulnerabilidad

— Evaluación anual por parte de los actores.

Se deberá tener en cuenta que de acuerdo con el Decreto Reglamentario 1729 de 2008, los recursos del Fondo para la Atención Integral de la Niñez y Jornada Escolar Complementaria, se podrán destinar para construcción, mejora, adecuación o dotación de instalaciones, siempre y cuando sean de propiedad de las cajas de compensación familiar, en las que se desarrollen los programas de atención integral de la niñez.

Las cajas en el desarrollo de los programas de Foniñez deberán dar cumplimiento a las circulares interinstitucionales de mayo 11 y agosto 24 de 2009, y las posteriores.

Las actividades concernientes a la celebración del niño institucionalizadas con la Ley 724 de 2001 y reglamentadas con el Decreto 1621 de 2002, deberán ser incluidas dentro de los programas Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar Complementaria, a fin de que sean impartidas a la misma población vulnerable y con los recursos del Foniñez.

3.2.1. Foniñez voluntario: Las cajas de compensación familiar obligadas a destinar recursos al Fondo para la Atención Integral de la Niñez y Jornada Escolar Complementaria y aquellas que no estén obligadas y decidan voluntariamente hacerlo, podrán, previa autorización de la Superintendencia del Subsidio Familiar, destinar de los remanentes presupuestales de cada ejercicio, recursos para los programas del Foniñez; para tal fin deberán atender lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 43 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el artículo 62 de la misma ley.

4. Convenios de cooperación nacional e internacional

En atención a lo impartido por la Superintendencia del Subsidio Familiar en la Circular Externa 31 del 26 de diciembre de 2007, es viable la participación de estas corporaciones en la ejecución de programas y convenios de cooperación nacional e internacional, bajo los siguientes parámetros:

• Las cajas de compensación familiar podrán celebrar convenios y alianzas en materia de cooperación nacional e internacional, con el fin de buscar la consecución de recursos con entidades del orden nacional e internacional que favorezcan la realización de las actividades y el desarrollo de programas y proyectos enmarcados en la misión del sistema nacional de cajas de compensación familiar y conforme a las políticas fijadas por el Gobierno Nacional, respetando los principios y parámetros establecidos en las leyes 21 de 1982 y la Ley 789 de 2002.

• Con el fin de coadyuvar en la ejecución de las políticas públicas que en materia de protección y desarrollo social adopte el Gobierno Nacional, las cajas de compensación familiar, podrán adelantar las gestiones necesarias ante las diferentes entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, para convenir y ejecutar programas de cooperación.

• Las cajas de compensación familiar podrán presentar como aportes de contrapartida para la ejecución de proyectos de cooperación internacional, los recursos en dinero o en especie cuantificados como talento humano, capacidad instalada, infraestructura, equipos, experiencia y know how para la viabilización en la consecución de recursos, debiendo en todo caso, respetar la destinación específica que tienen los recursos del 4% cuya administración les fue encomendada por el legislador a estas corporaciones.

• Las cajas de compensación familiar que realicen programas y actividades de cooperación tendrán que acreditar independencia contable, financiera y operativa para el manejo de los mismos, sin que puedan comprometer con la ejecución de los respectivos programas sociales, los recursos provenientes del 4% o de cualquier otra unidad o negocio de la caja, pues se debe tener presente la prohibición expresa contenida en el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, concordante con el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002.

• Esta actividad podrá financiarse con recursos del crédito, o aportes de capital de terceras personas o con cualquier otro mecanismo que permita la viabilidad del programa. Se reitera que no pueden colocar recursos de contrapartida en dinero que tengan su fuente en aportes del 4% o de cualquier otra unidad de negocio de la caja de compensación familiar.

• En materia de cooperación nacional e internacional, la población objetivo en los programas que ejecuten las cajas de compensación familiar puede ser afiliada o no afiliada a la respectiva corporación, desempleados, población vulnerable o desplazada y en general, toda la comunidad, debiéndose, en todo caso, respetar la normatividad vigente que regula el funcionamiento de las cajas de compensación familiar, en cuanto a la prestación social subsidio familiar se refiere frente a su población afiliada.

• Las cajas de compensación familiar son autónomas para acordar o fijar las contraprestaciones a cargo de las partes que suscriben el respectivo convenio.

Una vez suscritos los respectivos convenios de cooperación, las cajas de compensación familiar deberán enviar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su celebración una copia de los mismos a la Superintendencia del Subsidio Familiar, con la respectiva aprobación del consejo directivo y el concepto de revisor fiscal de la respectiva caja en cuanto al origen y disponibilidad de recursos y detallar el aporte de contrapartida cuantificado de la corporación de los recursos aportados en especie e incluir en los informes de gestión y resultados, la información correspondiente a la ejecución de dichos convenios, con el fin de efectuar el seguimiento y control correspondiente.

CAPÍTULO V

Observaciones a tener en cuenta

5.1. Las cajas deberán dar cumplimiento a la Ley 37 de 1990 y su Decreto Reglamentario 2890 de 1991 cuando exige la participación de un economista con matrícula profesional.

5.2. El envío de la información debe hacerse físicamente y a través de medio magnético, internet o CD. La información financiera-contable debe ser diligenciada en hoja de cálculo.

5.3. La solicitud de aprobación y/o presentación. La copia del acta del consejo directivo, el certificado del revisor fiscal, los planos, avalúos, certificados de libertad deben venir en medio físico.

5.4. Adecuaciones y mejoras a instalaciones no propias. La corporación puede presentar proyectos de inversión que involucren adecuaciones y mejoras a inmuebles no propios siempre y cuando el proyecto garantice la recuperación de esa inversión en el periodo de tiempo analizado.

5.5. Los proyectos o programas que presenten las cajas y que no se ajusten a las directrices que se establecen en esta circular, no serán atendidos, por lo tanto se devolverán en forma inmediata.

5.6. Las cajas de compensación deberán procurar por ejecutar el 100% de las inversiones inicialmente programadas justificando al final del año las razones por las cuales no se cumplió con las metas propuestas.

5.7. Todos los proyectos descritos en esta circular independientemente se califiquen como de aprobación general o particular (previa) deben presentarse con la información general y específica ya detallada, ante el consejo directivo de la corporación para su correspondiente aprobación y posterior remisión a la superintendencia en unos casos para el análisis y aprobación previa si a ello diere lugar y en otros para su control y seguimiento. Para ambos casos, tanto proyectos de aprobación particular o autorización general, la remisión a la superintendencia debe ser del mismo contenido de acuerdo a lo establecido, de lo contrario no se dará el trámite y se devolverá para que se complemente la información y documentación.

5.8. Frente a cada uno de los programas o proyectos mencionados, se remitirá la información correspondiente a la Superintendencia del Subsidio Familiar o a la entidad que haga sus veces, para efecto de adelantar su seguimiento, dentro de los 15 días siguientes a su aprobación por parte del consejo directivo, en concordancia con lo establecido en el Decreto Reglamentario 827 de 2003.

5.9. Esta circular deja sin efecto la Circular Externa 31 de 2009 y rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales.

(Nota: Dejada sin efecto por la Circular Externa 14 de 2013 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)