CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2009 

(Marzo 4)

Ref.: Instrucciones relativas al envío de información de carteras colectivas.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 31 de 2011 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Este despacho en ejercicio de sus facultades, en especial de las consagradas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, procede a expedir las instrucciones relativas al envío de información de carteras colectivas.

1. Información a reportar. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades administradoras de inversión que administren carteras colectivas, deberán remitir con corte diario, y para cada una de ellas, excepto para los fondos de capital privado, los estados financieros de cada cartera colectiva, de conformidad con el Plan Único de Cuentas (PUC) establecido para tal fin y de acuerdo con las instrucciones de carácter técnico contenidas en el documento denominado “Definición del sistema de envío de información contable SV-EIC-01” (en adelante SV-EIC-01 ).

El documento técnico SV-EIC-O1 se encuentra en el link de acceso directo establecido a continuación: http://www.superfinanciera.gov.co/Normativa/IndicedeReportesdeSuperf/sveic01.doc.

2. Aspectos administrativos y técnicos para el reporte de información. Las sociedades administradoras de carteras colectivas deberán observar los siguientes procedimientos:

2.1. Remisión información. Acceder al sitio web de esta superintendencia ( www.superfinanciera.gov.co ), buscar el icono “Trámites y servicios”, y seleccionar el enlace a la página “Trámites en línea de la Superintendencia Financiera de Colombia y allí se deberá escoger la opción 6-“Envío de informes financieros” seleccionando el tipo de informe 3-“Diario fondos”.

Todas las entidades deberán utilizar el mismo usuario y contraseña asignado para este efecto por esta superintendencia. El representante legal de las sociedades administradoras de las carteras colectivas será el responsable del uso y confidencialidad de la contraseña.

2.2. Retransmisiones. Las retransmisiones también se deberán hacer por internet, previa autorización de la superintendencia.

2.3. Medios de transmisión. La información deberá ser transmitida a esta superintendencia únicamente a través de internet. En ningún caso se recibirán información vía fax, en medio físico, o por cualquier otro medio.

2.4. Frecuencia y horario de transmisión. Las entidades administradoras de carteras colectivas deberán reportar con corte diario la información contable, de acuerdo a los lineamientos del documento técnico SV-EIC-O1, a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha de corte, antes de las 4:00 p.m.

3. Certificación y firma digital. El archivo que se transmita deberá estar firmado digitalmente por el representante legal de la sociedad administradora que tenga la calidad de administrador de la cartera colectiva y por el contador, a efectos de certificar que la información reportada corresponde a la real de los estados financieros y de la situación del portafolio.

Las obligaciones contenidas en la Circular Externa 12 de 1994, de la entonces Superintendencia de Valores, en lo referente a estados financieros adicionales correspondientes a la actividad de administración de carteras colectivas, con corte mensual, se cumplirá con la remisión diaria de los estados financieros transmitidos en cumplimiento de lo ordenado por la presente circular.

Los registros fuente de la información transmitida deberán permanecer a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia en los términos que para el efecto establece el Código de Comercio. Esta superintendencia podrá requerir en cualquier momento los mencionados registros, a fin de comprobar su consistencia con los datos transmitidos.

4. Disposición transitoria. Una vez entre en vigencia la presente circular, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades administradoras de inversión que administran carteras colectivas, con excepción de los fondos de capital privado, deberán transmitir, siempre y cuando no lo hayan hecho ya, la información establecida a continuación:

a) Los estados financieros correspondientes a los días 30 y 31 de diciembre de 2008 y del 1º al 16 de enero de 2009 a más tardar el 13 de marzo de 2009.

b) Los estados financieros correspondientes a los días del 17 al 31 de enero de 2009 a más tardar el 20 de marzo de 2009.

c) Los estados financieros correspondientes al 1º de febrero de 2009 al día de entrada en vigencia de la presente circular a más tardar el 3 de abril de 2009.

d) La información generada a partir de la entrada en vigencia deberá ser reportada de conformidad con lo establecido en el numeral 2.4 de la presente circular.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a sociedades comisionistas de bolsa de valores y sociedades administradoras de inversión que administran carteras colectivas con excepción de los fondos de capital privado.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 31 de 2011 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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