CIRCULAR EXTERNA 72 DE 1999

 

CIRCULAR EXTERNA 72 DE 1999 

(Diciembre 3)

Ref.: Plan de contingencia año 2000 en intercambio de información.

Esta superintendencia previniendo que la llegada del año 2000 pudiera ocasionar trastornos en las operaciones normales para el intercambio de información entre las entidades vigiladas y esta entidad, ha establecido como plan de contingencias el envío de información de archivos electrónicos a través de medios magnéticos, durante el período que dure la contingencia.

En caso de que la Superintendencia Bancaria active el plan de contingencias, las entidades vigiladas podrán conocer dicha decisión a través del centro de monitoreo y gestión año 2000 del sector financiero. Esta entidad está próxima a emitir una circular externa informando los procedimientos a seguir para el intercambio de información con este centro.

El procedimiento establecido para el intercambio de información, en estado contingente, es el siguiente:

1. Preparación de la información a remitir a la Superintendencia Bancaria

Para el envío de los diferentes informes a la Superintendencia Bancaria utilizando el proceso contingente, las entidades vigiladas deben conformar un único archivo de datos, que contendrá todos los tipos de registros, conservando las diferentes estructuras y definiciones de la información, de conformidad con lo establecido en los documentos técnicos SB-DS-003 V3.0 y SB-DS-007 V2.0.

El nombre del archivo debe mantener la siguiente estructura estándar:

CCCCCCDDMMAAAA00

En donde:

CCCCCC: Corresponde al código de la entidad asignado por la Superintendencia Bancaria.

DD: Es el día de corte de la información que se envía.

MM: Es el mes al cual corresponde la información.

AAAA: Es el año al cual corresponde la información.

00: Dos ceros que se mantienen fijos.

El medio magnético debe ir anexo a la proforma F.0000-01, modificada a través de la Circular Externa 59 de octubre 21 de 1999.

2. Recepción y validación de la información

La división de operaciones de la Superintendencia Bancaria (oficina 211, zona A), será la encargada de recibir directamente los archivos en medio magnético. Por lo tanto, se requiere que el personal de las entidades vigiladas designado para el transporte de los medios magnéticos esté debidamente identificado con su respectivo carné.

La división de operaciones validará de inmediato la información. Si los archivos electrónicos y/o la información misma presenta inconsistencias, la Superintendencia Bancaria da por no recibido el informe; por la tanto se requiere que el personal de la entidad vigilada permanezca en la superintendencia hasta conocer el resultado final de validación de la información.

La división de operaciones registrará en la copia de la proforma F.0000-01 el CIDT asignado manualmente y los resultados de la validación de la estructura de los archivos, con la respectiva firma del operador que ejecuta el proceso contingente; copia que servirá de soporte a las vigiladas del envío de la información a esta superintendencia.

La Superintendencia Bancaria mantendrá a disposición de las entidades vigiladas microcomputadores, para que si lo desean, puedan corregir las inconsistencias en nuestras instalaciones. Adicionalmente, mientras dure la contingencia, ampliará el horario para la recepción de medios magnéticos según el tipo de informe así:

El informe correspondiente a la tasa básica de la superintendencia (informe 12): se iniciará la recepción a las 6:30 a.m. y finalizará a las 10 a.m.

El informe de la tasa representativa del mercado (informe 10): se iniciará la recepción a las 3 p.m. y finalizará a las 7 p.m.

Para los demás tipos de informe se conserva el horario de atención al público.

3. Entrega de productos generados en estado de contingencias

La Superintendencia Bancaria entregará copia de los archivos electrónicos de la tasa representativa, del mercado y de la tasa de la Superintendencia Bancaria calculadas diariamente, a través de los medios tradicionales así como por intermedio de los centros gremiales de monitoreo y gestión año 2000.

4. Retorno a una situación normal de operación

Cuando se finalice la situación que generó la aplicación del plan de contingencias, las entidades vigiladas deberán reiniciar el envío información a través de los medios tradicionales.

Cualquier aclaración en cuanto a lo establecido en la presente circular, comunicarse con los teléfonos 350 6061 ó 350 8186 extensiones 1318, 1314, 1212.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D. : Esta circular externa va dirigida a los representantes de las entidades vigiladas.

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