CIRCULAR EXTERNA 73 DE 1999 

(Diciembre 3)

Ref.: Creación y funcionamiento de los centros de monitoreo y gestión para la transición al año 2000.

Ante la necesidad de tener información oportuna y veraz acerca del funcionamiento del sector vigilado durante la transición al año 2000, la Superintendencia Bancaria ha estimado conveniente disponer el diseño y puesta en funcionamiento de canales de comunicación ágiles y confiables a través de la creación de los centros de monitoreo y gestión, durante la transición al año 2000, por parte de las entidades vigiladas, de tal forma que se permita una supervisión adecuada durante el cambio de milenio y a su vez, se pueda brindar, de manera eficaz y apropiada, los reportes necesarios para informar a las entidades gubernamentales, a otros entes de control nacionales y extranjeros y a la ciudadanía en general los sucesos acaecidos con la llegada del nuevo siglo.

Tomando como punto de partida las gestiones de índole gremial que se vienen adelantando por parte de algunas entidades vigiladas para crear los llamados centros de monitoreo y gestión, se considera pertinente instar a todas las entidades vigiladas para que se vinculen y coordinen con sus respectivas agremiaciones la conformación oficial de dichos centros año 2000.

Para garantizar óptimos niveles de uniformidad en cuanto al diseño de los procedimientos de reporte de información así como de los contenidos temáticos de dichos informes, se adjunta el anexo técnico con las instrucciones mínimas a ser tenidas en cuenta para el diseño e implementación de los centros de monitoreo y gestión.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Anexo técnico

Guía para el diseño e implementación de centros de monitoreo y gestión gremiales año 2000.

1. Introducción

Este documento es una guía de uso general para todas las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria y contribuirá a generar uniformidad en cuanto al diseño e implementación de los centros de monitoreo y gestión —año 2000—, que a nivel gremial conformarán las entidades vigiladas.

2. Objetivos

• Dotar a la Superintendencia Bancaria de un procedimiento ágil y eficaz para el ejercicio de sus facultades de supervisión y vigilancia frente al tema específico del riesgo tecnológico año 2000 en la población de entidades que le competen, especialmente en el escenario de la transición hacia el nuevo milenio.

• Detectar oportunamente los agentes o factores generadores de riesgo asociados al tema año 2000, que potencialmente impliquen un deterioro parcial o total a las normales condiciones de funcionamiento y de prestación de servicios al público en las entidades vigiladas, para así proceder a tomar las medidas correctivas pertinentes.

• Comunicar a los organismos de control, a algunos entes nacionales e internacionales y al público en general acerca de las condiciones en que los sectores vigilados afrontan la transición hacia el nuevo milenio, garantizando que la información suministrada sea fiel reflejo de la realidad operativa consolidada que se vive en el funcionamiento y prestación de servicios por parte de las entidades objeto de vigilancia por parte de esta superintendencia.

• Racionalizar y centralizar los reportes de información que deban generar los diferentes tipos de establecimientos vigilados por esta superintendencia, evitando desgastar innecesariamente a las entidades con la implementación de procedimientos y/o generación de reportes redundantes hacia diferentes instancias.

3. Conformación de los centros de monitoreo y gestión

• Cada institución debe vincularse y coordinar con su respectiva entidad gremial la creación del centro de monitoreo y gestión —año 2000—, de tal manera que la metodología de reporte a la Superintendencia Bancaria sea a nivel consolidado y no de índole particular por entidad.

• Se requerirá que cada entidad conforme internamente un centro de monitoreo y gestión que se encargue de controlar durante y después de la transición al cambio de milenio, el desempeño de sus diferentes operaciones tanto internas como externas, haciendo énfasis en aquellas que representan o soportan la misión empresarial de la entidad y que repercutan directa o indirectamente en los intereses de la clientela, para proceder a realizar los reportes al respectivo centro de monitoreo y gestión —año 2000— de su respectiva institución gremial.

• Los centros de monitoreo y gestión año 2000 gremiales definirán los procedimientos a seguir para monitorear y hacer la recepción de la información referente a sus entidades afiliadas, para poder así dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Superintendencia Bancaria para la generación de los reportes en la periodicidad y términos que se señalan más adelante en los numerales 4º y 5º del presente anexo técnico.

• Para efectos de oficializar la conformación de los centros de monitoreo y gestión —año 2000— cada agremiación, en representación de sus entidades afiliadas reportará a la secretaría de desarrollo de la Superintendencia Bancaria, el esquema con que operará su respectivo centro de monitoreo y gestión —año 2000—, remitiendo a más tardar el día 15 de diciembre del año en curso dicha información con los siguientes datos, por lo menos:

• Estructura del centro de monitoreo y gestión.

• Infraestructura de personal.

• Infraestructura en medios de comunicación.

• Procedimientos de monitoreo.

• Formatos de los reportes que se utilizarán.

• Basados en la necesidad de optimizar los flujos de información, se debe tener en cuenta que sólo debe operar un centro de monitoreo y gestión —año 2000—, por cada agremiación; lo anterior implica, que cada entidad vigilada debe estar vinculada exclusivamente a un sólo centro de comando de monitoreo y gestión.

4. Información a reportar a la Superintendencia Bancaria

• Para el logro de los objetivos propuestos en el numeral 2º, la Superintendencia Bancaria considera necesario que las entidades vigiladas, a través de su agremiación diseñen el formato que será reportado por cada uno de los centros de monitoreo y gestión de las instituciones gremiales a la Superintendencia Bancaria en los términos que se señalan en el siguiente numeral.

Los bancos y las corporaciones de ahorro y vivienda han diseñado el reporte año 2000 que efectuarán a su gremio —La asociación bancaria y de entidades financieras—, y que ésta enviará a la Superintendencia Bancaria. Las otras entidades vigiladas pueden tomar como modelo el diseño del reporte desarrollado por estos establecimientos crediticios.

• El contenido de los reportes debe incluir, cuando menos, información acerca de:

1. Sistemas de misión crítica.

• Operación del software aplicativo de misión crítica.

• Operación del hardware central de misión crítica.

• Operación de la infraestructura de comunicaciones.

• Operación de los servicios provistos por terceros.

• Prestación del servicio al público.

• Operación del plan de contingencias.

2. Demanda de efectivo.

• Situación de demanda de efectivo en oficinas y cajeros automáticos

5. Procedimiento para reportar a la Superintendencia Bancaria

El procedimiento para reportar la información de los centros de monitoreo y gestión —año 2000— a la Superintendencia Bancaria incluye la definición de las fechas y horas de envío de los reportes y los medios de comunicación que en su orden de prioridad se deben utilizar de acuerdo a la posibilidad de su uso.

Fecha de reporte Horas de reporte 

1. Pruebas del reporte

Diciembre 20 y 21 Antes de las 3 p.m. 

2. Reportes de sistemas de misión crítica

Diciembre 22 y 29 Antes de las 11 a.m. 

Enero 1º y 2 del 2000 Antes de las 11 a.m. 

Enero 3, 4, 5, 6 y 7 del 2000 Antes de las 11 a.m. 

Por lo menos dos reportes y de las 5 p.m. 

3. Reporte sobre demanda de efectivo

En el caso particular de los bancos y las corporaciones de ahorro y vivienda se debe reportar la situación de demanda de efectivo de las oficinas y de los cajeros automáticos para monitorear y supervisar su evolución.

Diciembre 20 a enero 5, inclusive antes de las 11 a.m.

Los medios de comunicación que se deben utilizar en orden de prioridad de acuerdo a sus posibilidades de uso son los siguientes:

1. Correo electrónico.

y2k@superbancaria.gov.co

2. Fax.

Al siguiente número pueden enviar sus informes: 2428720

3. Teléfonos.

Estará disponible un PBX de 6 líneas cuyo número es: 3501477

4. Correo directo a través de mensajeros.

En caso de falla de los anteriores medios de comunicación, se usará el correo directo a través de mensajeros.

6. Entidades que no están afiliadas a ningún gremio

Las entidades vigiladas que no estén agrupadas a ningún gremio para el reporte de información a los centros gremiales de monitoreo y gestión año 2000 deberán informarlo por escrito a la secretaria de desarrollo de la superintendencia, a más tardar, el próximo 15 de diciembre.

La superintendencia coordinará con cada una de estas entidades los reportes que deben enviar, su periodicidad y en general, todos los aspectos relacionados con la transición al año 2000.

_______________________