CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2002 

(Mayo 10)

Asunto: Evaluación, medición y control del riesgo de liquidez de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito.

En cumplimiento de lo previsto en el Decreto 2886 de diciembre 24 de 2001, este despacho imparte instrucciones para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez de las cooperativas de ahorro y crédito y las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas e integrales.

1. Estructura organizacional para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez

1.1. Parámetros generales

Ante la necesidad de proteger el patrimonio de las cooperativas de los riesgos inherentes a la actividad financiera, y para efectos de lograr una eficiente administración del riesgo dando cumplimiento a lo previsto en el Decreto 2886 de 2001, las entidades objeto de la presente circular deberán como mínimo:

• Adoptar políticas para el manejo de la liquidez, en concordancia con los principios estipulados en el Decreto 2886 de 2001 y en el presente instructivo.

• Diseñar estrategias para el manejo de liquidez, con el fin de evitar el incumplimiento de los compromisos pactados en las operaciones, o que los costos necesarios para su cumplimiento resulten excesivos, para lo cual se deben incorporar los siguientes aspectos:

— El manejo de la liquidez en el corto, mediano y largo plazo

— Considerar aspectos estructurales y coyunturales de la entidad

— Calcular el riesgo de liquidez con diferentes escenarios de tasas y precios

— Cada entidad debe tener un sistema eficiente de control interno sobre su proceso de administración de riesgo de liquidez y un mecanismo para asegurar que exista un nivel adecuado de revelación de información de la cooperativa.

• Medir y monitorear el riesgo ocasionado por diferencias entre los flujos de efectivo proyectados en distintas fechas, considerando para tal efecto todas las posiciones activas, pasivas y fuera de balance de la institución, denominados en moneda nacional, en moneda extranjera y en unidades de inversión.

• Cuantificar la pérdida potencial derivada de la venta anticipada o forzosa de activos a descuentos inusuales para hacer frente de manera oportuna a las obligaciones contraídas por las cooperativas.

• Contar con un plan que incorpore las acciones por seguir en caso de requerimientos de liquidez.

1.2. Funciones y responsabilidades del consejo de administración

Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en el Decreto 2886 de 2001, el consejo de administración tendrá específicamente las siguientes:

• Aprobar la estrategia para el manejo del riesgo de liquidez de la entidad.

• Asegurarse de que los gerentes toman las medidas necesarias para monitorear y controlar el riesgo de liquidez.

• Nombrar el comité interno de administración del riesgo de liquidez, definiendo su estructura y composición, asignándole funciones y responsabilidades.

• Garantizar conjuntamente con los representantes legales y demás administradores de la entidad, independientemente de sus otras responsabilidades, la adecuada medición, evaluación y control de las operaciones que generan riesgo de liquidez.

1.3. Funciones y responsabilidades del representante legal

• Tomar las medidas necesarias para monitorear y controlar el riesgo de liquidez.

• Informar al consejo de administración los cambios significativos observados en el monitoreo y control del riesgo de liquidez.

• Garantizar, conjuntamente con los demás administradores de la entidad e independientemente de sus otras responsabilidades, la adecuada medición, evaluación y control de las operaciones que generan riesgo de liquidez.

1.4. Objetivos, funciones, conformación y estructura del comité interno de administración del riesgo de liquidez

1.4.1. El objetivo primordial de este comité será el de apoyar al consejo de administración y a la alta gerencia de la entidad en la asunción de riesgos y la definición, seguimiento y control de lo previsto en los artículos 2º y 3º del Decreto 2886 de 2001, para lo cual deberá, cuando menos, cumplir con las siguientes funciones:

• Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y administración del riesgo de liquidez, velar por la capacitación del personal de la entidad en lo referente a este tema y propender por el establecimiento de los sistemas de información necesarios.

• Asesorar al consejo de administración y al representante legal en la definición de los límites de exposición al riesgo de liquidez, plazos, montos e instrumentos y velar por su cumplimiento.

• Proveer a los órganos decisorios de la entidad de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales variables económicas y monetarias y recomendar estrategias sobre la estructura del balance en lo referente a plazos, montos, tipos de instrumento y mecanismos de cobertura.

1.4.2. El comité interno de administración del riesgo de liquidez tendrá la siguiente conformación y estructura:

• Será nombrado por el consejo de administración y su estructura se definirá de conformidad con el esquema organizacional de la institución.

• En el acta de su creación se deberán señalar sus integrantes, y dejar constancia de su estructura y funciones. Copia de esta acta deberá mantenerse a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Así mismo, deberán estar disponibles las actas en las que se realicen modificaciones al comité en lo que se refiere a su composición, funciones y responsabilidades.

• El consejo de administración debe tener en cuenta que los integrantes de este comité deben tener la idoneidad, experiencia y formación necesarias para asegurar el cumplimiento de sus funciones.

• Su nombramiento, así como los cambios posteriores, serán comunicados a la Superintendencia de la Economía Solidaria por el representante legal, dentro de los 10 días hábiles siguientes, indicando la fecha y número de acta de la correspondiente sesión.

• El comité interno de administración del riesgo de liquidez deberá reunirse ordinariamente por lo menos una vez al mes y en forma extraordinaria cada vez que la situación lo amerite. Podrán asistir como invitados a las sesiones del comité interno de administración del riesgo de liquidez, los miembros del consejo de administración y de la junta de vigilancia de la entidad cooperativa.

2. Objeto y alcance de la evaluación del riesgo de liquidez

2.1. Definición

Para efectos de la evaluación y medición del riesgo de liquidez, éste se define como la contingencia de que la entidad incurra en pérdidas excesivas por la venta de activos a descuentos inusuales y significativos, con el fin de disponer rápidamente de los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones contractuales.

2.2. Obligatoriedad de la evaluación

Las cooperativas de ahorro y crédito y las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas e integrales, objeto de la presente circular deberán efectuar una gestión integral de la estructura de sus activos, pasivos y posiciones fuera de balance, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con objeto de protegerse de eventuales cambios que ocasionen pérdidas en los estados financieros.

3. Criterios para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez

3.1. Las entidades objeto de la presente circular, deberán establecer su grado de exposición al riesgo de liquidez mediante el análisis de la maduración de las posiciones activas, pasivas y fuera de balance. Para tal efecto, se deberán distribuir los saldos registrados en los estados financieros con cierre a la fecha de evaluación, de acuerdo con sus vencimientos contractuales o esperados.

Este análisis no deberá contener proyecciones de futuras captaciones y colocaciones respecto de las cuales no exista un compromiso contractual.

Se entiende por vencimiento esperado aquel que es necesario estimar mediante análisis estadísticos de datos históricos, debido a que para algunos elementos de los estados financieros no se conocen las fechas ciertas de vencimiento.

3.2. Las posiciones fuera de balance deudoras deberán clasificarse para cada banda de tiempo como posiciones activas y las acreedoras como posiciones pasivas.

Se entiende como posición fuera de balance, los valores que son contabilizados en cuentas de orden pero que generan derechos y obligaciones para ejercer o cumplir en fechas determinadas. Entre otros, se deben tener en cuenta los créditos aprobados, no desembolsados, los intereses por recibir o por pagar soportados en contratos y, en general, las diferentes posiciones activas o pasivas soportadas contractualmente.

3.3. La determinación del grado de exposición al riesgo de liquidez deberá efectuarse de la siguiente forma:

El horizonte de análisis será mínimo de un año, en el interior del cual la Superintendencia de la Economía Solidaria establece las siguientes bandas de tiempo:

• Menor o igual a 1 mes

• Mayor de un mes y menor o igual a 2 meses.

• Mayor de 2 meses y menor o igual a 3 meses

• Mayor de 3 meses y menor o igual a 6 meses

• Mayor de 6 meses y menor o igual a 9 meses.

• Mayor de 9 meses y menor o igual a 12 meses.

• Mayor a 12 meses.

No obstante, esta superintendencia podrá modificar las bandas de tiempo dentro del horizonte mínimo de análisis por tipo de cooperativa, con base en los estudios que al respecto efectúe.

3.4. Valor en riesgo por liquidez.

Cuando la brecha de liquidez acumulada para el plazo de tres meses sea negativa, ésta se denominará valor en riesgo por liquidez. No obstante, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá modificar, por tipo de entidad, el plazo que determina el valor en riesgo por liquidez, con base en los estudios que al respecto efectúe.

3.5. Exposición significativa del riesgo de liquidez.

Las entidades objeto de la presente circular en ningún caso podrán presentar en dos evaluaciones consecutivas un valor en riesgo por liquidez mayor en términos absolutos, al de los activos líquidos netos, entendidos éstos como la sumatoria del disponible, las inversiones temporales, fondo de liquidez, compromisos de reventa menos compromisos de recompra. En el evento de presentarse esta situación, las cooperativas deberán informar a esta superintendencia, durante los siguientes diez (10) días hábiles, un detalle de las acciones encaminadas a recuperar la estabilidad de su manejo de riesgo de liquidez.

4. Metodología para la evaluación del riesgo de liquidez

En el proceso de evaluación del riesgo de liquidez se deberán considerar los siguientes aspectos:

4.1. Los flujos de efectivo de los activos, pasivos, patrimonio y las posiciones fuera de balance deberán incluir los intereses o dividendos que se recaudarán o pagarán, sobre las posiciones actuales en cada uno de los períodos considerados.

Para tal fin, deberán emplearse, cuando sea necesario, las metodologías para la determinación de flujos futuros estimados mediante análisis estadísticos de datos históricos, teniendo en cuenta que para algunos elementos de los estados financieros no se conocen fechas ciertas de vencimiento.

4.2. Las posiciones activas, pasivas, patrimoniales y de fuera de balance deberán clasificarse de acuerdo con sus vencimientos, contractuales o esperados, en las bandas de tiempo definidas y establecidas en la presente circular.

4.3. Los activos con fecha cierta de vencimiento o maduración contractual se clasificarán según el momento en que se esperan recibir las respectivas amortizaciones, totales o parciales. Los activos con maduración superior a un año deberán clasificarse en la banda de tiempo máxima considerada. De acuerdo con los parámetros establecidos en esta circular, la banda de tiempo máxima considerada es mayor a 12 meses.

4.4. La entidad deberá establecer, mediante análisis estadísticos, la porción permanente del disponible, así como los flujos que ocurrirán en cada uno de los períodos.

4.5. Las inversiones temporales de renta fija y variable se clasificarán por madurez según lo pactado contractualmente o en una fecha anterior si la entidad tiene la intención de realizarlas anticipadamente.

4.6. Las inversiones permanentes de renta fija y variable deberán clasificarse por madurez según lo pactado contractualmente.

4.7. Para el caso de las cooperativas que manejan la cuenta de inventarios, éstos se tomarán en la banda de tiempo correspondiente de acuerdo con los ingresos por ventas estimados con base en análisis estadísticos.

4.8. Para la clasificación de la cartera de créditos según madurez deberá considerarse lo pactado contractualmente. Sin embargo, las entidades deberán establecer, mediante análisis estadísticos, el efecto de aspectos tales como la mora en el pago de créditos, los prepagos, las reestructuraciones y las refinanciaciones.

4.9. Las cuentas por cobrar se clasificarán siguiendo los criterios generales definidos en los numerales anteriores.

4.10. Los bienes realizables y recibidos en pago y los activos fijos deberán incluirse en la banda de tiempo máxima considerada. Sin embargo, aquellos activos sobre los cuales exista un contrato de venta perfeccionado deberán clasificarse según las fechas en las que se hayan pactado los flujos de efectivo correspondientes.

4.11. Las otras cuentas que componen el grupo de otros activos se madurarán en la banda de tiempo máxima considerada, salvo aquellos rubros que generen un ingreso de efectivo y sobre los cuales existan fechas ciertas de recuperación.

4.12. Los pasivos con fecha cierta de vencimiento o con maduración contractual se clasificarán según el momento en el cual deba hacerse efectivo el desembolso. Sin embargo, las entidades podrán establecer, mediante análisis estadísticos, la proporción de renovaciones o reinversiones que se presenten sobre éstos.

4.13. Para la maduración de pasivos sin fecha contractual de vencimiento, como los depósitos de ahorro, se deberán realizar análisis estadísticos que permitan establecer los retiros máximos probables que se presentarán en cada período, así como la porción que tiene carácter permanente. No obstante, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá fijar límites mínimos al porcentaje de retiros estimado para cada banda de tiempo, de acuerdo con los estudios que para el efecto realice.

4.14. La maduración de los activos y pasivos, pactados a tasa fija deberán clasificarse de acuerdo con lo estipulado contractualmente, incluyendo en cada caso las amortizaciones de capital y los rendimientos o costos.

4.15. La maduración de los activos y pasivos pactados a tasa variable deberán clasificarse de acuerdo con sus fechas de repreciación. Se entiende por fecha de repreciación el momento en el cual se revisa la tasa de interés, según lo pactado contractualmente, para ajustarla a las condiciones vigentes en el mercado.

De esta manera, si el instrumento financiero presenta un único flujo conocido a ocurrir en la fecha de repreciación, éste deberá clasificarse en la banda de tiempo que contenga esta fecha, incluyendo la totalidad del capital y los rendimientos proyectados para el respectivo período.

Por otra parte, si el instrumento presenta flujos conocidos previos a la fecha de repreciación, éstos deberán clasificarse en las bandas en que efectivamente ocurran y el saldo de capital más los rendimientos proyectados para el respectivo período, en la fecha de repreciación.

4.16. Los depósitos permanentes se entenderán con carácter de permanencia por lo que deberán clasificarse en la banda de tiempo máxima considerada. Sin embargo, los intereses deberán incluirse en los períodos en que efectivamente ocurran los desembolsos. Mediante análisis estadísticos deberá calcularse el valor de los depósitos permanentes que es necesario desembolsar por retiros de los asociados.

4.17. Los aportes sociales deben clasificarse de la siguiente manera:

• En cooperativas donde los aportes sociales sean continuos y provengan de descuentos por nómina, se clasificarán en la banda de tiempo en que se esperan recibir.

• En cooperativas donde los aportes sociales, no obstante ser obligatorio estatutariamente su pago periódico, no estén soportados por una autorización para descuento por nómina en períodos determinados, los ingresos se calcularán con base en análisis estadísticos, con el fin de determinar el ingreso probable por este concepto en las diferentes bandas de tiempo determinadas, teniendo en cuenta comportamientos progresivos en línea recta, continuos pero variables y ciclos especiales.

• De la misma manera, mediante análisis estadísticos deberá calcularse el valor de los aportes sociales que es necesario desembolsar por retiros de los asociados.

4.18. Las cuentas patrimoniales deberán clasificarse en la banda de tiempo máxima considerada. No obstante, los resultados del ejercicio deberán clasificarse según el patrón de periodicidad y reparto observado en ejercicios anteriores. Las pérdidas acumuladas deberán clasificarse en la banda de tiempo máxima considerada. Las reservas de la entidad deberán clasificarse de acuerdo con los planes de ejecución respectivos.

4.19. Para la maduración de las posiciones fuera de balance, deudoras y acreedoras, deberán considerarse los mismos criterios seguidos para el tratamiento de los activos y los pasivos. Para todos los casos deberán incluirse los derechos y obligaciones adquiridos por la entidad a la fecha de corte del balance general.

4.20. Para la maduración de activos situados en el extranjero se deberán considerar factores tales como las restricciones de giro y otros que determinen la disposición de los respectivos flujos de efectivo.

5. Determinación de la brecha de liquidez

5.1. Una vez clasificados los activos, pasivos y posiciones fuera de balance por madurez, se determinará la brecha de liquidez para cada período, la cual será igual a la suma de los activos, más las posiciones deudoras fuera de balance menos la suma de los pasivos y las posiciones acreedoras fuera de balance. Para efectos de este análisis, las cuentas patrimoniales se entenderán como operaciones pasivas.

Entonces:

Brecha de liquidez k = (ACT K +CD K ) - (PAS K +CA K )

donde:

— Brecha de liquidez k = Exceso o defecto de liquidez para la banda k

— ACTk = Flujos generados por los activos que maduran en la banda k

— PASk = Flujos generados por los pasivos que maduran en la banda k

— CDk = Flujos generados por las contingencias deudoras que maduran en la banda k

— CAk = Flujos generados por las contingencias acreedoras que maduran en la banda k

— K = k-ésima banda de tiempo y k=1,..., q, donde q es el número de bandas

5.2. Una vez obtenida la brecha de liquidez en cada banda de tiempo, se puede calcular la brecha de liquidez acumulada para cada período, la cual será igual a la suma de la brecha de liquidez del respectivo período y la brecha acumulada obtenida en la banda de tiempo inmediatamente anterior, así:

Brecha acumulada de liquidez k = Brecha de liquidez k + Brecha acumulada de liquidez k-1

5.3. Para establecer si una entidad presenta una exposición significativa al riesgo de liquidez según lo establecido en el numeral 3.5 de esta circular, deberá compararse el valor absoluto del valor en riesgo por liquidez con los activos líquidos netos madurados en las bandas de tiempo superiores a tres meses.

6. Disposiciones generales y vigencia

6.1. Métodos alternativos para la medición de los riesgos considerados.

Teniendo en cuenta que los parámetros para la medición de riesgos de liquidez aquí establecidos, constituyen estándares mínimos, las entidades podrán adoptar otros métodos previa aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

6.2. Con el propósito de asegurar que los resultados de las evaluaciones reflejen realmente el riesgo de liquidez, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá, en cualquier tiempo, revisar de manera global las metodologías aplicadas en desarrollo de lo previsto en esta circular. En los casos en los cuales, como producto de esta revisión, la superintendencia establezca que no se reflejan adecuadamente los riesgos mencionados, podrá ordenar que se efectúen las correcciones necesarias a las metodologías utilizadas.

6.3. Períodos de observación para los análisis estadísticos.

Las estimaciones realizadas mediante modelos estadísticos deberán considerar tendencias, estacionalidades, ciclos y comportamientos irregulares. Sin embargo, los valores determinados de esta manera podrán ser complementados con análisis económicos de modo que los resultados obtenidos reflejen con un mayor grado de certeza las expectativas futuras sobre las variables en consideración.

En todos los casos en los cuales, para determinar el comportamiento de alguna variable, sea necesario efectuar análisis estadísticos con base en datos históricos, el período mínimo de observación será de dos años.

6.4. Frecuencia de la evaluación.

La evaluación del riesgo de liquidez, se hará trimestralmente durante el año 2002 y mensual a partir del mes de enero de 2003. La primera evaluación del riesgo de liquidez, deberá realizarse con corte a 30 de junio de 2002.

Una vez efectuada la evaluación de junio, las cooperativas informarán a esta superintendencia, las dificultades encontradas en la aplicación de la metodología, las cuales deberán ser observadas para la siguiente evaluación. En este caso, con posterioridad a la evaluación de septiembre, la entidad informará las acciones adelantadas en tal sentido e indicará las medidas a adoptar para perfeccionar la metodología en la evaluación de diciembre.

Los reportes se harán con la misma periodicidad, en el formato diseñado para tal efecto, de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 06 de 2002.

6.5. Disponibilidad de las evaluaciones realizadas.

Las evaluaciones del riesgo de liquidez, deberán permanecer a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en la sede principal de la entidad.

6.6. Informe a la asamblea general de asociados.

El consejo de administración y el representante legal de la entidad, informarán en cada asamblea general ordinaria los mecanismos adoptados para la administración y control del riesgo de liquidez.

6.7. Vigencia y derogatorias

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia y revisores fiscales de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, que ejercen actividad financiera.

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