CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2003 

(Noviembre 11)

Asunto: Envío de información financiera vía internet.

Con el propósito fundamental de unificar los mecanismos de envío y recepción de los estados financieros intermedios mensuales y de fin de ejercicio, correspondientes a las entidades sujetas a su inspección y vigilancia de esta superintendencia, este despacho ha considerado necesario que las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, sus miembros y los organismos de compensación y liquidación de operaciones que se celebren por conducto de dichas bolsas, reporten sus estados financieros a través del sitio web de la superintendencia, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1. Información a reportar.

Las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, sus miembros y los organismos de compensación y liquidación de operaciones que se celebren por conducto de dichas bolsas deberán reportar, vía internet, sus estados financieros, esto es, el balance general, el estado de resultados y los estados financieros de aquellas actividades o negocios que desarrollen e impliquen la administración temporal de recursos de terceros o de clientes.

2. (Modificado).* Frecuencia de los reportes.

Las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de esta superintendencia, destinatarias de esta circular deberán remitir sus estados financieros mensualmente, dentro de los veinte días siguientes al fin de cada mes.

No obstante lo anterior, tratándose de los estados financieros de cierre o fin de ejercicio (anual o semestral), los estados financieros correspondientes se remitirán dentro de los treinta días comunes siguientes al cierre del respectivo ejercicio.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 1 de 2004 de la Superintendencia de Valores)

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 7 de 2004 artículo 2º de la Superintendencia de Valores)

3. Identificación de los estados financieros adicionales de las entidades reportadas.

Según sea el caso, para la remisión de los estados financieros adicionales a los de la sociedad (originados por las actividades o negocios que realicen con recursos de terceros) la superintendencia asignará un código numérico de cinco dígitos, que identifique de manera única e indefinida dichos estados financieros.

Los códigos se asignarán en forma consecutiva a partir del número 00001 y su único propósito será el de identificar ante la superintendencia el estado financiero adicional reportado.

A más tardar diez días antes a la primera transmisión de un estado financiero adicional, las entidades deberán enviar una comunicación escrita a la superintendencia, en la cual se relacionen los tipos y nombres de los balances adicionales a reportar. A vuelta de correo la superintendencia informará los códigos asignados.

4. Horarios de transmisión.

La recepción de los archivos vía internet se hará las 24 horas del día, a partir del quinto día hábil previo a la fecha límite para el envío. El día límite para la transmisión se recibirán los archivos en el mismo horario fijado para la recepción de documentos, es decir, hasta las 6:00 p.m.

5. Envío oficial.

A partir de los estados financieros de octubre de 2003, que se transmitirán en noviembre de este mismo año, la información sobre estados financieros de las entidades destinatarias del presente instructivo se considerará como válida para todos los efectos.

6. Pruebas.

Las entidades a que hace alusión el numeral primero de la presente circular deberán reportar en calidad de prueba los estados financieros correspondientes al mes de octubre de 2003, entre el 13 y el 18 de noviembre de 2003.

Dentro de las fechas señaladas anteriormente podrán efectuarse todas las transmisiones que se consideren necesarias. En todo caso, a más tardar el 20 de noviembre de 2003 debe haberse efectuado la transmisión de los estados financieros del mes de octubre, libre de errores.

7. Dirección electrónica.

En el sitio web de la superintendencia (www.supervalores.gov.co), bajo el icono “trámites ante la superintendencia”, se encuentra el enlace a la página “trámites por internet” y allí la opción “envío de informes financieros”, la cual se deberá utilizar para reportar los estados financieros intermedios mensuales y de fin de ejercicio.

Para la realización de las respectivas transmisiones deberán observarse los parámetros y directrices de que trata el documento técnico SV-EIC-01, el cual se podrá consultar en el sitio web de la superintendencia, bajo el icono “trámites ante la superintendencia”, en el enlace “guía básica vigilados”.

8. Usuario y contraseña.

Todas las entidades se deberán identificar ante el sistema de la superintendencia con un código de usuario y una contraseña, los cuales serán asignados por la división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de la superintendencia.

El representante legal de la sociedad es el responsable de la administración y confidencialidad de la contraseña, la cual podrá cambiar todas las veces que lo requiera utilizando la opción “cambiar contraseña”.

9. Procedimiento para el reporte de los estados financieros.

Después de ingresar al sistema de la superintendencia, con el respectivo código de usuario y contraseña asignado para este trámite, se deberá seleccionar el tipo de informe a reportar y el período al cual corresponde.

A continuación se deberá seleccionar el archivo a remitir, indicar si la transmisión es para validación o definitiva y proceder a su envío. En cualquier caso el computador de la superintendencia validará la información recibida y generará un archivo con los resultados de la misma, que contendrá el código de transmisión, CT, si la validación fue exitosa y el envío es definitivo o, la lista de los errores encontrados, en caso contrario.

Terminada la validación el sistema informará al usuario para que proceda a consultar el archivo de resultado en su computador.

La información recibida por internet será publicada en el sitio web de la superintendencia, dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su recepción.

Las retransmisiones de los estados financieros también se deberán efectuar por internet, previa solicitud de la sociedad interesada y autorización de la Superintendencia de Valores.

Las entidades no deberán remitir vía módem, por fax, en forma impresa, o por cualquier otro medio, la información transmitida por internet a la superintendencia.

10. Firmas digitales de los informes financieros.

A partir de noviembre 20 de 2003, las entidades arriba citadas, deberán enviar sus informes financieros por internet, firmados digitalmente por el representante legal, el revisor fiscal y el contador, a efectos de certificar que la información transmitida corresponde a la real situación financiera de la entidad y ha sido tomada de sus registros contables.

Los registros contables de la entidad siempre deberán permanecer a disposición de la Superintendencia de Valores quien los podrá requerir para comprobar su consistencia con la información transmitida.

11. Requisitos técnicos.

La entidad que envíe sus informes financieros por internet deberá estar conectada a la red a una velocidad de al menos 56 kbps, para lograr un tiempo de respuesta adecuado.

La transferencia de archivos se hace con el protocolo FTP, por lo tanto, ese servicio deberá estar disponible para el usuario que realiza la transmisión.

12. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, de sus miembros y de los organismos de compensación y liquidación de las operaciones que se realicen a través de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales.

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