CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2004 

(Febrero 23)

Ref.: Modificación a la Circular Externa 3 de 2004 y a la Circular Externa 100 de 1995.

Este despacho en uso de sus facultades legales, en especial de las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º, artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

1. Modificación al numeral 3º de la Circular Externa 3 de 2004.

El numeral 3º de la Circular Externa 3 de 2004 quedará de la siguiente forma:

“3. Se adiciona al literal c) del numeral 6.1.1 el procedimiento a seguir para establecer el margen cuando para el día de valoración no existen precios justos de intercambio ni márgenes publicados en la categoría a la cual corresponda el título a valorar. Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9º de la presente circular, la instrucción contenida en el literal c), numeral 6.1.1, capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995, modificada mediante la presente circular, entra a regir a partir del 15 de marzo de 2004”.

2. Modificación a la Circular Externa 100 de 1995.

2.1. Se modifica el acápite (ii), literal c), numeral 6.1.1 del capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995, con el fin de establecer que el margen de valoración de los títulos de una misma categoría que no cuenten con margen vigente, corresponde al promedio ponderado de los márgenes propios calculados al momento de las compras o ventas.

2.2. En concordancia con lo establecido en la Circular Externa 6 del 30 de enero de 2004, se modifica el capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, en el sentido de establecer que para efectos de la presentación de estados financieros de fin de ejercicio las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera deben ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada el último día hábil del mes y certificada por la SBC.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Circular Externa 3 de 2004 y la Circular Externa 100 de 1995.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

CAPÍTULO I-Clasificación, valoración y contabilización de inversiones

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(i) El margen (M) a utilizar debe ser el último con el cual se valoró el título. En el evento en que un título cambie a una categoría en la cual ya se tenían títulos en el portafolio, el margen a utilizar será el último con el cual se valoraron los títulos de la nueva categoría.

(ii) Cuando a la fecha de compra no haya margen vigente para la categoría a la cual corresponde el valor o título, debe calcularse un margen propio, el cual resulta de despejar “MP” de la siguiente fórmula:

 

VC:Valor de compra del título.
Fn:Flujo futuro para el período n.
TRn:Tasa de referencia de que trata el literal b) de este numeral para cada flujo, en términos efectivos anuales, calculadas para el día de la valoración.
dk:Número de días que hay entre la fecha de valoración y la del vencimiento del flujo k, calculados sobre la base de un año de 365 días, donde k = 1 ... n.
MP:Margen propio.

Cada vez que se realice una compra o una venta de un título que corresponda a una categoría que no tenga margen vigente, además de calcularse con base en la fórmula anterior un “MP” para cada una de las compras o ventas (en este caso VC será igual al valor de venta), debe actualizarse el margen de valoración para el conjunto de títulos de la misma categoría que queden en el portafolio. Para el efecto, el margen propio de valoración será el que resulte de la siguiente fórmula:

MPV = [(MPrC*C) + (MPrV*V) + (MDA*SI)]/(SI+C+V)

MPV:Margen propio de valoración
MPrC:Margen propio promedio ponderado por el valor nominal de las compras del día de la valoración
C:Valor nominal de las compras del día de la valoración
MPrV:Margen propio promedio ponderado por el valor nominal de las ventas del día de la valoración
V:Valor nominal de las ventas del día de la valoración
MDA:Margen utilizado en la valoración del día anterior
SI:Valor nominal de los títulos de la misma categoría que se encuentren en el portafolio al inicio del día de la valoración, es decir, al cierre del día anterior.

En todo caso, el margen propio de valoración, MPV, calculado de conformidad con lo dispuesto en este acápite (ii), no podrá ser inferior al margen publicado para los valores o títulos que correspondan a la misma clase, grupo de tipo de tasa, grupo de moneda o unidad y grupo de días al vencimiento del grupo de calificación de menor riesgo inmediatamente anterior.

d) Casos en los que no existen, para el día de la valoración, precios justos de intercambio determinados de acuerdo con el literal a) del numeral 2.1, ni tasas de referencia ni márgenes de acuerdo con el literal b), ídem.

Cuando el precio justo de intercambio no pueda ser establecido de acuerdo con lo previsto en los literales a), b) y c) de este numeral, se debe dar aplicación a lo previsto en el literal c), del numeral 2.1 de la presente norma.

e) Aquellos valores o títulos que no se puedan valorar de conformidad con los literales anteriores de este numeral, se deben valorar en forma exponencial a partir de la tasa interna de retorno calculada con sujeción a lo previsto en el numeral 6.1.2 de la presente norma, en cuyo caso el valor por el cual se encuentra registrada la inversión se debe tomar como el valor de compra. Este procedimiento se debe mantener hasta tanto el valor o título pueda ser valorado con sujeción a algunos de los mencionados literales.

6.1.2. Valores o títulos de deuda para mantener hasta el vencimiento.

Los valores o títulos clasificados como inversiones para mantener hasta el vencimiento, se valoran en forma exponencial a partir de la tasa interna de retorno calculada en el momento de la compra.

Cuando en las condiciones de la emisión se hubiere establecido el empleo del valor del indicador de la fecha de inicio del período a remunerar, la tasa interna de retorno se debe recalcular cada vez que cambie el valor del indicador facial con el que se pague el flujo más próximo. En estos casos, el valor presente a la fecha de reprecio del indicador, excluidos los rendimientos exigibles pendientes de recaudo, se debe tomar como el valor de compra.

Cuando en las condiciones de la emisión se hubiere establecido el empleo del valor del indicador de la fecha de vencimiento del período a remunerar, la tasa interna de retorno se debe recalcular cada vez que el valor del indicador facial cambie.

CAPÍTULO I-Clasificación, valoración y contabilización de inversiones

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6.1.3. Casos especiales.

a) Bonos pensionales. Para efectos de la valoración de los bonos pensionales se debe seguir el siguiente procedimiento:

(i) Se debe actualizar y capitalizar el bono desde la fecha de emisión hasta la fecha de valoración.

(ii) El valor del bono actualizado y capitalizado a la fecha de valoración, se capitaliza por el período comprendido entre la fecha de valoración y la de redención del mismo, con base en la tasa real del título.

(iii) El valor de mercado es el que resulte de descontar a la tasa real de negociación, de acuerdo a las categorías previstas en el acápite (ii) del literal b) del numeral 6.1.1 de la presente norma, el valor de que trata el inciso anterior.

Para efectos de la actualización y capitalización se debe seguir el procedimiento establecido por la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

CAPÍTULO IX-Estados financieros de fin de ejercicio

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1. Plazo para la presentación.

Los estados financieros de fin de ejercicio de las entidades vigiladas deben transmitirse a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha de corte respectivo. En todo caso, se deben transmitir por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

El cierre de ejercicio de los negocios fiduciarios o patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía y compañías de seguros debe efectuarse con la misma periodicidad del cierre de los estados financieros de la entidad vigilada que los administre, salvo que contractualmente se haya pactado un período de corte menor.

Para efectos de la presentación de estados financieros de fin de ejercicio, las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera deben ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada el último día hábil del mes correspondiente al cierre del respectivo período y certificada por la SBC.

2. Presentación de documentos para asamblea.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral debe remitirse y radicarse por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de anexos y reportes, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, una vez confrontada con la lista de chequeo definida por la Superintendencia Bancaria. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Bancaria deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que esta superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

2.1. Estados financieros básicos.

Las entidades vigiladas deben remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estado de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de flujos de efectivo.

2.1.1. En el caso de los negocios fiduciarios, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantía, patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y compañías de seguros, así como en el de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales, la entidad administradora solo deberá elaborar el balance general y el estado de resultados, salvo que el respectivo contrato prevea la elaboración de estados financieros adicionales.

De los fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, así como de los negocios señalados en los literales a) a r) del subnumeral 2.3.11 del presente capítulo, deberán remitirse los estados financieros mencionados en el párrafo anterior y sus notas, siguiendo para el efecto las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades que administran dichos recursos, conforme a las instrucciones señaladas en el presente instructivo.

2.2. Notas a los estados financieros.

Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deben presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberán contener como mínimo la siguiente información:

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